Quy trình sử dụng CRM — từ data mới đến chốt đơn | Hỗ trợ NextX

Quy trình tổng thể

Một khách hàng đi qua 6 bước chính trong CRM. Bạn làm tuần tự theo thứ tự dưới đây, mỗi bước thao tác ở một module tương ứng:

Mỗi bước dưới đây có hướng dẫn ngắn gọn; muốn chi tiết hơn, xem chương riêng của từng module ở phần sau tài liệu.

📷 Thêm khách hàng

Khi có data mới (khách tự để lại thông tin, nhập từ nguồn marketing, hoặc tự tìm được), bạn đưa vào module Khách hàng:

Menu trái → Khách hàng.
Bấm Thêm khách hàng (góc phải) để nhập 1 khách: điền Họ tên, Điện thoại, Email, Nguồn liên hệ, Giai đoạn pipeline (vd: Tiềm năng) → Thêm khách hàng.
Có nhiều data cùng lúc? Dùng Nhập Excel trên thanh công cụ để nhập hàng loạt.

📷 Khách hàng

📷 Khách hàng 360

Tại danh sách Khách hàng, dùng tab vòng đời (Tiềm năng, MQL, SQL, Đang deal, Khách hàng…) và ô tìm kiếm để lọc.
Sửa: mở khách → cập nhật thông tin; Xóa/Gộp: dùng Gộp khách hàng khi trùng lặp.
Bấm vào một khách để mở Hồ sơ Khách hàng 360 — xem toàn bộ lịch sử: hoạt động, cơ hội, báo giá, đơn hàng, hợp đồng, lịch hẹn, nhiệm vụ, ticket, cuộc gọi, chat.

📷 Phân khúc

Menu trái → Phân khúc → Tạo phân khúc mới: đặt điều kiện lọc (hạng khách, khu vực, giá trị đơn…) để nhóm khách cùng đặc điểm.
Từ một phân khúc, bấm Tạo chiến dịch để gửi chăm sóc/marketing cho cả nhóm.

📷 Tạo chiến dịch

📷 Tạo nhiệm vụ

Dùng 4 công cụ chăm sóc, tất cả đều có thể liên kết tới khách hàng:

Nhiệm vụ → Tạo nhiệm vụ: giao việc cần làm (gọi lại, gửi tài liệu…), đặt hạn và người phụ trách.
Lịch hẹn → Tạo lịch hẹn: đặt cuộc gọi/gặp/demo, đánh dấu Hoàn thành hoặc Vắng mặt.
Ticket → tiếp nhận và xử lý yêu cầu hỗ trợ của khách đến khi đóng.
Khảo sát → gửi khảo sát thu phản hồi sau khi chăm sóc/bán hàng.

📷 Tao Lịch Hẹn

📷 Tạo báo giá (Mới)

Khi khách quan tâm, bạn gửi báo giá; khi chốt được thì lên đơn hàng hoặc hợp đồng:

Báo giá → Tạo báo giá: chọn khách hàng, thêm sản phẩm/dịch vụ, chiết khấu & VAT → gửi cho khách.
Khách đồng ý, chốt đơn lẻ / bán nhanh → vào Đơn hàng → Tạo đơn hàng (tìm sản phẩm, chọn khách, Xác nhận & In hóa đơn).
Khách giá trị lớn / cam kết dài hạn → vào Hợp đồng → Tạo hợp đồng (luồng nhiều bước, có thể dùng mẫu Template).

📷 Tạo đơn hàng

📷 Tạo hợp đồng mới (1)

📷 Dashboard

Dashboard: nhìn nhanh tổng khách hàng, cơ hội, doanh thu, win rate, phễu bán hàng.
Báo cáo / Thống kê: chạy báo cáo theo nhóm và phân tích số liệu theo thời gian.
KPI: theo dõi mục tiêu của nhân viên/đội nhóm.

Luôn đặt đúng Giai đoạn pipeline cho khách để phễu bán hàng và báo cáo phản ánh đúng thực tế.
Mọi thao tác chăm sóc (nhiệm vụ, lịch hẹn, ticket, cuộc gọi) nên liên kết với khách hàng để xem được đầy đủ trong Hồ sơ 360.
Gửi Báo giá trước khi lên Đơn hàng/Hợp đồng giúp lưu vết thương lượng giá theo cơ hội.
Dùng Phân khúc + Chiến dịch để chăm sóc số lượng lớn thay vì thủ công từng người.