Hợp đồng

Nhấn nút Tạo hợp đồng để mở luồng tạo gồm 6 bước. Thanh tiến trình ở đầu trang hiển thị bước hiện tại và phần trăm hoàn thành; bạn dùng nút Tiếp theo để đi tiếp và Quay lại để trở về bước trước.

Bước 1 — Thông tin cơ bản (0% hoàn thành) Nhập thông tin chung của hợp đồng. Mã hợp đồng được hệ thống tự động sinh và hợp đồng được tạo ở trạng thái DRAFT (nháp). Các trường gồm:

• Tên hợp đồng (bắt buộc)
• Ngày có hiệu lực
• Ngày hết hiệu lực

Nhập xong nhấn Tiếp theo.

Bước 2 — Thông tin các bên (20% hoàn thành) Khai báo thông tin pháp lý của hai bên tham gia hợp đồng:

• Bên A (Công ty): Tên công ty, Địa chỉ, Mã số thuế (MST), Người đại diện, Chức vụ.
• Bên B (Đối tác): Tên đối tác/khách hàng, Địa chỉ, Mã số thuế, Người đại diện, Chức vụ.

Điền đầy đủ rồi nhấn Tiếp theo.

Bước 3 — Điều khoản (40% hoàn thành) Nhập nội dung các điều khoản, có thể để trống và bổ sung sau:

• Điều khoản hợp đồng – nội dung điều khoản chi tiết.
• Điều khoản thanh toán – có thể Chọn mẫu điều khoản có sẵn để điền nhanh.
• Điều khoản bảo hành.

Hệ thống cho biết tất cả nội dung điều khoản ở bước này đều không bắt buộc. Nhấn Tiếp theo.

Bước 4 — Sản phẩm/Dịch vụ (60% hoàn thành) Thêm các sản phẩm hoặc dịch vụ kèm theo hợp đồng:

• Nhấn Thêm sản phẩm (hoặc Thêm sản phẩm đầu tiên nếu danh sách còn trống) và tìm sản phẩm theo tên/SKU.
• Khung tổng hợp bên phải tự tính: Tổng tiền hàng, Giảm giá đơn hàng (%), Tiền giảm giá, Sau giảm giá, VAT (%), Giá đã bao gồm VAT, và Tổng cuối cùng.

Hoàn tất rồi nhấn Tiếp theo.

Bước 5 — Lịch thanh toán (80% hoàn thành) Thiết lập các đợt thanh toán theo lịch. Nhấn Thêm đợt để thêm từng đợt thanh toán; mục Tổng giá trị sẽ cập nhật theo các đợt đã nhập. Có thể bỏ qua bước này nếu thanh toán một lần. Nhấn Tiếp theo.

Bước 6 — Xem lại & hoàn tất (100% hoàn thành) Hệ thống hiển thị lại toàn bộ thông tin đã nhập để kiểm tra. Hợp đồng vẫn ở trạng thái DRAFT; bạn có thể quay lại các bước trước để chỉnh sửa. Khi đã chắc chắn, nhấn Tạo hợp đồng để lưu.

Nếu muốn tạo nhanh, nhấn nút Tạo từ template ở màn hình danh sách. Cửa sổ Chọn template hợp đồng mở ra, áp dụng mẫu có sẵn để điền sẵn dữ liệu vào các bước tạo hợp đồng.

• Dùng ô Tìm kiếm template hoặc lọc theo nhóm: Tất cả, Bán hàng, Tư vấn, Bảo trì, Marketing...
• Mỗi mẫu hiển thị tên, mô tả, thời hạn gợi ý và nhãn (ví dụ Hệ thống). Một số ví dụ: *Hợp đồng bán lẻ Hệ thống, Hợp đồng cho thuê thiết bị, Hợp đồng cung cấp dịch vụ bảo trì, Hợp đồng dịch vụ marketing, Hợp đồng dịch vụ phần mềm, Hợp đồng dịch vụ tư vấn*.
• Nhấn Dùng template này trên mẫu phù hợp để bắt đầu (dữ liệu mẫu được điền sẵn, bạn chỉ cần chỉnh sửa lại).
• Có thể chọn Tạo từ đầu để bỏ qua mẫu, hoặc Hủy để đóng cửa sổ.

• Mã hợp đồng tự sinh: bạn không cần tự đặt mã; hệ thống tạo tự động khi sang Bước 1.
• Trạng thái DRAFT: hợp đồng được tạo ở dạng nháp xuyên suốt 6 bước, nên bạn có thể quay lại chỉnh sửa bất cứ lúc nào trước khi bấm Tạo hợp đồng.
• Các bước có thể bỏ qua: Điều khoản (Bước 3) và Lịch thanh toán (Bước 5) không bắt buộc — bỏ qua nếu hợp đồng thanh toán một lần hoặc chưa cần điều khoản chi tiết.
• Dùng mẫu để tiết kiệm thời gian: với các loại hợp đồng lặp lại (bán hàng, bảo trì, tư vấn...), hãy ưu tiên Tạo từ template thay vì nhập lại từ đầu.
• Theo dõi hạn: chú ý thẻ Sắp hết hạn (trong 30 ngày) ở màn hình chính để gia hạn kịp thời.
• Kiểm tra trước khi lưu: luôn rà soát ở Bước 6 (Xem lại & hoàn tất), đặc biệt là giá trị, VAT và lịch thanh toán, trước khi nhấn Tạo hợp đồng.