Khách hàng

Phía trên cùng là 4 thẻ thống kê nhanh giúp bạn nắm tình hình tổng quan:

• Tổng khách hàng – tổng số liên hệ hiện có.
• Khách hàng VIP – số khách được gắn nhãn VIP.
• Đã là khách hàng – số liên hệ đã chuyển thành khách hàng thực sự.
• Khách hàng Premium – số khách hạng Premium.

Ngay dưới thẻ thống kê là dải tab giúp lọc khách hàng theo giai đoạn vòng đời:

• Tất cả
• Subscriber
• Tiềm năng
• MQL (khách tiềm năng đạt chuẩn marketing)
• SQL (khách tiềm năng đạt chuẩn bán hàng)
• Đang deal
• Khách hàng
• Khách hàng trung thành

Nhấn vào một tab để chỉ hiển thị nhóm khách hàng tương ứng.

• Khách hàng / Kanban / Bảng: chuyển đổi kiểu hiển thị danh sách.
• Ô tìm kiếm "Tìm khách hàng..." để tìm nhanh theo tên, số điện thoại, email...
• Tất cả khách hàng: bộ lọc thả xuống theo nhóm.
• Chỉ khách hàng trùng lặp: bật để chỉ hiển thị các liên hệ nghi trùng (phục vụ việc gộp).
• Thêm bộ lọc: thêm các điều kiện lọc nâng cao.

Bảng khách hàng mặc định gồm các cột:

• Mã / Vòng đời – mã khách hàng và trạng thái vòng đời (ví dụ: Tiềm năng).
• Tên – tên khách hàng / liên hệ.
• Liên hệ – số điện thoại, email.
• Đại diện / Công ty / Phụ trách.
• Địa chỉ.
• Giai đoạn.
• Ngày tạo.
• Nguồn / Nhóm / Ngành.
• Cột thao tác bên phải có nút gọi và nút chat nhanh.

Góc trên bên phải của module gồm các nút:

• Trường tùy chỉnh – định nghĩa thêm các trường thông tin riêng.
• Cột hiển thị – chọn các cột hiện/ẩn trên bảng.
• Gộp khách hàng – gộp nhiều liên hệ trùng lặp thành một.
• Nhập Excel – nhập danh sách khách hàng từ file Excel.
• Xuất Excel – xuất danh sách hiện tại ra file Excel.
• Thêm khách hàng – tạo khách hàng mới.

1. Nhấn nút Thêm khách hàng ở góc trên bên phải.
2. Bảng nhập liệu trượt ra từ bên phải. Trước tiên chọn Loại liên hệ \* (bắt buộc): Cá nhân (khách hàng là cá nhân) hoặc Doanh nghiệp (công ty là chủ thể chính).
3. Điền các nhóm trường:

Thông tin chính

• Họ tên \* (bắt buộc)
• Email
• Điện thoại
• Điện thoại 2
• Ngày sinh
• Giới tính
• LinkedIn URL
• Công ty
• Chức danh
• Ngành nghề

Địa chỉ

• Tìm kiếm địa chỉ (gõ tên đường, khu nhà... để tìm nhanh)
• Tỉnh / Thành phố
• Quận / Huyện
• Phường / Xã
• Địa chỉ chi tiết
• Quốc gia (mặc định Việt Nam)

Thông tin bán hàng

• Nguồn liên hệ (có thể tạo nhanh nếu chưa có)
• Người phụ trách
• Giá trị ước tính
• Giai đoạn pipeline

Phân loại

• Tag (có thể tạo nhanh)
• Nhóm khách hàng (có thể tạo nhanh)

Ghi chú nội bộ

• Ô nhập ghi chú nội bộ về khách hàng.

1. Các trường có dấu \* là bắt buộc. Sau khi điền xong, nhấn Thêm khách hàng ở cuối bảng để lưu, hoặc Hủy để bỏ qua.

1. Nhấn Trường tùy chỉnh trên thanh công cụ (hoặc vào Cài đặt hệ thống › Thiết lập khách hàng › Trường tùy chỉnh).
2. Tại màn hình Định nghĩa trường tùy chỉnh - Khách hàng, chọn loại đối tượng (Khách hàng, Cơ hội, Nhiệm vụ, Lịch hẹn, Báo giá...) ở dải tab phía trên.
3. Nhấn Thêm trường (hoặc Thêm trường tùy chỉnh) để tạo trường mới; bạn cũng có thể nhấn Áp dụng bộ trường có sẵn để dùng mẫu sẵn.
4. Mỗi trường có các thuộc tính: Thứ tự, Nhãn hiển thị, Tên trường, Loại trường, Tùy chọn, Bắt buộc, Kích hoạt và cột Thao tác để sửa/xóa.
5. Lưu lại; trường mới sẽ xuất hiện trong form thêm/sửa khách hàng.

1. Nhấn Cột hiển thị trên thanh công cụ.
2. Hộp thoại Cột hiển thị liệt kê toàn bộ cột: Mã / Vòng đời, Tên, Liên hệ, Đại diện / Công ty / Phụ trách, Địa chỉ, Giai đoạn, Ngày tạo, Nguồn / Nhóm / Ngành, Thẻ...
3. Bật/tắt công tắc bên phải mỗi cột để hiện hoặc ẩn cột đó.
4. Nhấn Xong để áp dụng, hoặc Đặt lại để trở về cấu hình mặc định.

Dùng khi có nhiều liên hệ trùng lặp (cùng một người/công ty).

1. Nhấn Gộp khách hàng trên thanh công cụ.
2. Trong hộp thoại Gộp khách hàng, dùng ô Tìm khách hàng (tìm theo tên, email, số điện thoại hoặc công ty) để tra cứu.
3. Chọn Khách hàng chính – đây là bản ghi sẽ được giữ lại làm gốc.
4. Tại danh sách Khách hàng cần gộp, tích chọn các liên hệ cần gộp vào khách hàng chính. Tối đa 10 khách hàng trong một lần gộp.
5. Nhấn Gộp khách hàng để thực hiện, hoặc Hủy để thoát. Dữ liệu của các liên hệ được gộp sẽ dồn về khách hàng chính.

• Nhập Excel: nhấn Nhập Excel, tải lên file theo mẫu để thêm hàng loạt khách hàng.
• Xuất Excel: nhấn Xuất Excel để tải danh sách khách hàng hiện tại (theo bộ lọc đang áp dụng) ra file Excel.

Hiển thị thông tin định tính của khách tiềm năng: trạng thái chất lượng lead (Mới, Đủ tiêu chuẩn, Đang nhắm đến, Đang chuyển đổi), điểm lead, các trường như giá trị ước tính (USD), giai đoạn pipeline, người phụ trách, nguồn... Giúp đội bán hàng đánh giá độ "nóng" của khách.

Hiển thị Timeline hoạt động – nhật ký toàn bộ tương tác với khách hàng. Nhấn vào một dòng để mở Chi tiết nhật ký (Thời gian, Trạng thái, Người thực hiện, Địa chỉ IP, Hành động, Loại tài nguyên, ID đối tượng...). Đây là nơi truy vết mọi thay đổi và sự kiện liên quan đến khách hàng.

Quản lý cơ hội kinh doanh của khách. Nhấn để mở form Tạo cơ hội với các trường: Tên cơ hội, Khách hàng, Tiềm năng liên quan, Giai đoạn pipeline, Giá trị cơ hội, Ngày đóng dự kiến, Xác suất, Người phụ trách, Nguồn, Mô tả. Theo dõi tiến độ deal theo pipeline bán hàng.

Tạo và quản lý báo giá cho khách. Form Tạo báo giá gồm: Thông tin báo giá (Tiêu đề báo giá \*, Khách hàng, Nhân viên phụ trách \*, Cơ hội liên quan, Hiệu lực đến), Giá & chiết khấu (Loại chiết khấu, Giá trị chiết khấu, Thuế suất %) và phần Sản phẩm / Dịch vụ. Có thể tạo bản nháp báo giá ngay cả khi chưa gắn khách hàng.

Tạo và xem các đơn hàng của khách. Màn hình Tạo đơn hàng mới cho phép tìm và chọn sản phẩm, nhập số lượng, cấu hình Thông tin đơn hàng, Vận chuyển, Chiết khấu & VAT, rồi Lưu nháp hoặc Xác nhận & In hóa đơn.

Khởi tạo hợp đồng theo quy trình 6 bước: Thông tin cơ bản, Thông tin các bên, Điều khoản, Sản phẩm/Dịch vụ, Lịch thanh toán, Hoàn tất. Mã hợp đồng tự sinh và hợp đồng được tạo ở trạng thái DRAFT. Có thể Dùng mẫu để tạo nhanh.

Đặt lịch hẹn với khách. Form Tạo lịch hẹn gồm: Tiêu đề, Loại lịch hẹn (ví dụ Cuộc họp), Liên hệ, Thời gian bắt đầu \*, Thời gian kết thúc \*, Hình thức, Địa điểm, Nhắc trước (phút), và Người tham dự (có thể + Thêm người).

Tạo công việc cần làm liên quan đến khách. Form Tạo nhiệm vụ gồm: Tiêu đề, Mô tả, Trạng thái, Ưu tiên, Ngày bắt đầu, Ngày đến hạn, Người phụ trách, Khách hàng liên kết, Cơ hội liên kết, Ticket liên kết, Nhiệm vụ cha.

Ghi nhận yêu cầu hỗ trợ/khiếu nại của khách. Form Tạo ticket gồm: Tiêu đề, Mô tả, Khách hàng, Danh mục (mặc định Chung), Độ ưu tiên (mặc định Trung bình), Người xử lý.

Tạo và quản lý khảo sát để thu thập phản hồi của khách. Có các chỉ số nhanh (Tổng survey, Đang hoạt động, Gửi đáp, Đã đóng), ô tìm khảo sát, Bộ lọc nâng cao, cùng nút Tạo từ template và + Tạo khảo sát.

Hộp thoại hợp nhất tin nhắn từ nhiều kênh: Zalo OA, Zalo cá nhân, WhatsApp Business, Instagram Business, TikTok Shop, Widget Chat, NextX AI Chatbot... Bạn xem danh sách hội thoại, mở nội dung chat và nhắn tin trực tiếp với khách ngay trong CRM.

Hiển thị Lịch sử cuộc gọi của khách (gọi đến/đi, thời lượng, trạng thái như đã nghe / nhỡ). Nhấn Xem tất cả để mở giao diện Cuộc gọi (Call Center) đầy đủ.

Tại trung tâm Cuộc gọi: thống kê tổng số cuộc, tỷ lệ nghe máy, danh sách chi tiết từng cuộc kèm chi tiết hướng/thời gian, và phần Chế độ AI Transcript giúp tự động bóc băng và ghi chú nội dung cuộc gọi.

Lưu trữ Tài liệu đính kèm của khách hàng. Nhấn + Tải lên để thêm tệp (hợp đồng, hình ảnh, tài liệu...) từ máy tính.

Quản lý các khách hàng được khách này giới thiệu. Nhấn để mở form Tạo referral mới: chọn Khách hàng được giới thiệu (tìm theo tên hoặc email) và thêm Ghi chú nếu cần. Hữu ích để theo dõi nguồn khách từ giới thiệu.

• Tránh trùng lặp: trước khi thêm khách mới, dùng ô tìm kiếm để kiểm tra; nếu đã lỡ tạo trùng, bật bộ lọc Chỉ khách hàng trùng lặp rồi dùng Gộp khách hàng (tối đa 10 liên hệ/lần).
• Chọn đúng Loại liên hệ (Cá nhân/Doanh nghiệp) ngay từ đầu vì nó ảnh hưởng tới cách hiển thị và các trường liên quan.
• Trường bắt buộc có dấu \* (ví dụ Họ tên, Loại liên hệ) – phải điền mới lưu được.
• Tùy biến theo nhu cầu: dùng Trường tùy chỉnh để bổ sung dữ liệu đặc thù và Cột hiển thị để bảng gọn gàng, chỉ hiện thông tin bạn cần.
• Tận dụng Khách hàng 360: thay vì rời module, hãy tạo cơ hội, báo giá, đơn hàng, lịch hẹn, ticket... ngay trong hồ sơ để mọi dữ liệu tự gắn với khách hàng.
• Nguồn/Tag/Nhóm có thể tạo nhanh ngay trong form thêm khách hàng để phân loại và lọc về sau.
• Xuất Excel tuân theo bộ lọc đang áp dụng – hãy lọc trước nếu chỉ muốn xuất một nhóm khách hàng.