Quản lý hàng hóa trong kho là một việc làm mà các doanh nghiệp rất trăn trở. Điều này xảy ra khi chưa tìm được các giải pháp phù hợp. Hãy cùng NextXPhần mềm CRM cho spa tìm hiểu ngay cách quản lý hàng hóa trong kho hiệu quả mà các doanh nghiệp nên áp dụng.

1. Quản lý hàng hóa trong kho là gì?

Quản lý hàng hóa trong kho là một tập hợp các hoạt động nhằm kiểm soát và điều phối hiệu quả. Việc lưu trữ, bảo quản, xuất nhập và sử dụng hàng hóa trong kho. 

Đây là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc quản lý hàng hóa hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí. Nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường khả năng cạnh tranh. Với các đối thủ cạnh tranh khác và gia tăng lợi nhuận.

cách quản lý hàng hóa trong kho

Xem thêm: Bật mí 3 cách hạch toán kế toán xuất nhập khẩu cho doanh nghiệp

1.1 Lợi ích của việc có các cách quản lý hàng hóa trong kho

  • Tối ưu hóa chi phí lưu kho: Giảm thiểu tồn kho, tránh lãng phí do hư hỏng, mất mát. Sử dụng hiệu quả diện tích kho bãi.
  • Nâng cao hiệu quả hoạt động: Đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn để đáp ứng nhu cầu sản xuất và bán hàng. Tăng tốc độ xuất nhập kho. Giảm thiểu sai sót trong việc quản lý hàng hóa.
  • Nâng cao chất lượng hàng hóa: Bảo quản hàng hóa trong điều kiện phù hợp để đảm bảo chất lượng. Kiểm soát hạn sử dụng của hàng hóa. Phát hiện và xử lý kịp thời các hư hỏng, lỗi sản phẩm.
  • Tăng cường khả năng kiểm soát: Theo dõi và nắm bắt rõ ràng tình trạng hàng hóa trong kho. Phân tích dữ liệu về hàng hóa để đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt. 

NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng,phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm giám sát nhân viên thị trường,phần mềm quản lý telesale, phần mềm tổng đài CSKH Call Center… 

2. Các hoạt động quản lý hàng hóa trong kho bao gồm

  • Tiếp nhận hàng hóa: Kiểm tra số lượng, chất lượng và tình trạng hàng hóa khi nhập kho.
  • Lưu trữ hàng hóa: Sắp xếp hàng hóa khoa học, hợp lý trong kho để dễ dàng kiểm tra, xuất nhập.
  • Bảo quản hàng hóa: Duy trì điều kiện bảo quản phù hợp cho từng loại hàng hóa để đảm bảo chất lượng.
  • Xuất kho: Xuất hàng hóa theo đúng quy trình, thủ tục.
  • Kiểm kê hàng hóa: Định kỳ kiểm tra số lượng, chất lượng và tình trạng hàng hóa trong kho.
  • Quản lý thông tin hàng hóa: Cập nhật thông tin về hàng hóa như số lượng, giá cả, hạn sử dụng,..

cách quản lý hàng hóa trong kho

Xem thêm: 7 Thách thức và giải pháp trong công việc hành chính nhân sự cần lưu ý

3. Các cách quản lý hàng hóa trong kho hiệu quả

3.1 Phân loại các mặt và hàng và sắp xếp hàng hóa

Phân loại và sắp xếp hàng hóa trong kho là một hoạt động quan trọng trong các cách quản lý hàng hóa trong kho. Nhằm đảm bảo hàng hóa được lưu trữ. Bảo quản và sử dụng một cách hiệu quả. Tiết kiệm thời gian, nhân công và nâng cao hiệu quả xuất nhập kho. Dưới đây là một số cách phân loại và sắp xếp hàng hóa thông minh:

  • Phân loại hàng hóa: Theo nhóm sản phẩm: Phân loại hàng hóa theo nhóm sản phẩm có liên quan với nhau. Phân loại theo kích thước: Theo kích thước lớn, nhỏ để dễ dàng sắp xếp và lưu trữ. Theo mức độ sử dụng: Phân loại hàng hóa theo mức độ sử dụng thường xuyên, ít sử dụng hoặc hiếm sử dụng.
  • Sắp xếp hàng hóa: Sử dụng phương pháp LIFO: Hàng hóa nào nhập kho sau sẽ được xuất kho trước. Sắp xếp những mặt hàng sử dụng thường xuyên ở vị trí dễ lấy nhất. Sử dụng kệ hàng phù hợp: Sử dụng kệ hàng có kích thước phù hợp với kích thước của hàng hóa. 
  • Sử dụng phần mềm quản lý kho: Phần mềm quản lý kho giúp tự động hóa việc phân loại và sắp xếp hàng hóa, giúp tiết kiệm thời gian và nhân công. Cung cấp thông tin chi tiết về vị trí lưu trữ của từng mặt hàng. Giúp dễ dàng tìm kiếm và xuất nhập kho. 
  • Áp dụng các biện pháp an toàn. Sử dụng các biện pháp chống trơn trượt, chống va đập để đảm bảo an toàn cho nhân viên kho. Lắp đặt hệ thống báo cháy, chữa cháy để đảm bảo an toàn cho kho hàng.

cách quản lý hàng hóa trong kho

Xem thêm: Engagement Rate là gì? 4 cách phân tích trong Digital Marketing

3.2 Thường xuyên kiểm tra thông tin xuất nhập hàng

Kiểm tra thông tin xuất nhập hàng thường xuyên mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

  • Nâng cao hiệu quả quản lý: Giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao tình hình xuất nhập hàng. Đảm bảo hàng hóa được xuất nhập đúng quy trình, thủ tục. Phát hiện kịp thời các sai sót, gian lận trong hoạt động xuất nhập hàng. Từ đó có biện pháp khắc phục kịp thời. Nâng cao tính minh bạch trong hoạt động xuất nhập hàng, tạo dựng niềm tin cho khách hàng và đối tác.
  • Tối ưu hóa chi phí: Giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí xuất nhập hàng, tránh lãng phí do thất thoát, hư hỏng hàng hóa. Tạo điều kiện để doanh nghiệp đàm phán giá cả tốt hơn với nhà cung cấp và khách hàng. 
  • Tăng cường tuân thủ pháp luật: Giúp doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về xuất nhập khẩu. Tránh vi phạm pháp luật và các chế tài xử phạt. Bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và tạo dựng hình ảnh uy tín trên thị trường. Tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
  • Nâng cao năng suất lao động: Giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian xử lý các thủ tục xuất nhập hàng. Từ đó nâng cao năng suất lao động của nhân viên. Tạo điều kiện để doanh nghiệp tập trung vào các chiến lược tiếp thị cốt lõi khác. 

3.3 Quản lý hàng hóa trong kho đúng cách

Bảo quản hàng hóa đúng cách là một phần quan trọng trong hoạt động quản lý chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Việc bảo quản hàng hóa hiệu quả giúp đảm bảo chất lượng hàng hóa được tốt nhất. Giảm thiểu thiệt hại do hư hỏng, thất thoát, đồng thời tối ưu hóa chi phí lưu kho và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

3.3.1 Một số nguyên tắc cơ bản để bảo quản hàng hóa đúng cách

  • Xác định điều kiện bảo quản phù hợp: Mỗi loại hàng hóa có những đặc tính riêng và đòi hỏi điều kiện bảo quản khác nhau. Doanh nghiệp cần xác định chính xác điều kiện: Nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng,.. để bảo quản phù hợp cho từng loại hàng hóa
  • Sử dụng bao bì phù hợp: Bao bì đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ hàng hóa khỏi các tác nhân bên ngoài như bụi bẩn, độ ẩm, ánh sáng và va đập. Doanh nghiệp cần sử dụng bao bì phù hợp với từng loại hàng hóa và đảm bảo bao bì được đóng gói đúng cách.
  • Xếp dỡ hàng hóa khoa học: Việc xếp dỡ hàng hóa khoa học giúp tối ưu hóa diện tích kho, đồng thời giảm thiểu rủi ro hư hỏng do va đập. Doanh nghiệp cần xếp dỡ hàng hóa theo nguyên tắc “nhập trước xuất trước” (FIFO) và đảm bảo hàng hóa được xếp chồng ổn định, tránh tình trạng sập đổ.
  • Theo dõi và kiểm tra hàng hóa định kỳ: Doanh nghiệp cần theo dõi và kiểm tra hàng hóa định kỳ để phát hiện kịp thời các dấu hiệu hư hỏng, mốc meo hoặc lỗi sản phẩm. Việc kiểm tra hàng hóa định kỳ giúp doanh nghiệp có thể xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh và giảm thiểu thiệt hại.

3.4 Sử dụng phần mềm quản lý kho

Đóng vai trò quan trọng trong cách quản lý hàng hóa trong kho việc tối ưu hóa hoạt động kho bãi. Nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Việc sử dụng phần mềm quản lý kho hiệu quả mang lại nhiều lợi ích thiết thực như:

  • Tự động hóa các quy trình quản lý kho: Công nghệ quản lý kho hàng giúp tự động hóa các quy trình thủ công như nhập kho, xuất kho, kiểm kê hàng hóa, theo dõi số lượng tồn kho,… Giúp tiết kiệm thời gian, nhân công và giảm thiểu sai sót. 
  • Nâng cao hiệu quả quản lý hàng hóa: Cung cấp thông tin chi tiết về số lượng, chủng loại, vị trí lưu trữ của từng mặt hàng. Giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý hàng hóa hiệu quả.
  • Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt tình trạng tồn kho. Tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa, đồng thời tối ưu hóa diện tích kho bãi.
  • Giảm thiểu thất thoát hàng hóa: Phần mềm quản lý kho giúp theo dõi và kiểm soát chặt chẽ việc xuất nhập kho. Hệ thống báo cáo chi tiết của nó giúp doanh nghiệp xác định nguyên nhân thất thoát và đưa ra biện pháp khắc phục hiệu quả.
  • Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng: Nhờ quản lý hàng hóa hiệu quả, doanh nghiệp có thể đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, giảm thiểu tình trạng thiếu hàng hoặc giao hàng sai sản phẩm. Điều này giúp nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và tạo dựng uy tín cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Tất tần tất về hệ thống quản lý doanh nghiệp mà bạn nên biết

3.5 Đào tạo nhân viên kho để quản lý hàng hóa

Nhân viên kho đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động kho bãi diễn ra suôn sẻ, hiệu quả. Việc đào tạo nhân viên kho bài bản sẽ giúp họ nắm vững kiến thức và kỹ năng cần thiết để quản lý hàng hóa một cách chuyên nghiệp. Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

3.5.1 Nội dung đào tạo nhân viên kho

  • Kiến thức về kho bãi: Cấu trúc và chức năng của kho hàng. Các quy trình nghiệp vụ kho như nhập kho, xuất kho, kiểm kê hàng hóa,… Các phương pháp quản lý hàng hóa hiệu quả như FIFO, LIFO,… Các quy định về an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy trong kho.
  • Kỹ năng quản lý hàng hóa: Sử dụng phần mềm quản lý kho. Xác định và phân loại hàng hóa. Kiểm tra chất lượng hàng hóa. Xử lý hàng hóa hư hỏng, lỗi mốt. Lập báo cáo về tình trạng hàng hóa trong kho.
  • Kỹ năng giao tiếp và ứng xử: Kỹ năng giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp, khách hàng. Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn, khiếu nại.

3.5.2 Lưu ý khi đào tạo nhân viên kho

  • Cập nhật kiến thức thường xuyên: Ngành kho bãi luôn có những thay đổi mới, do đó doanh nghiệp cần tổ chức các khóa đào tạo định kỳ để cập nhật kiến thức cho nhân viên.
  • Động viên và khích lệ nhân viên: Doanh nghiệp cần có chế độ đãi ngộ tốt, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp để động viên và khích lệ nhân viên làm việc hiệu quả.
  • Giám sát và đánh giá hiệu quả đào tạo: Doanh nghiệp cần theo dõi, giám sát và đánh giá hiệu quả đào tạo để có thể điều chỉnh nội dung và phương pháp đào tạo phù hợp.

Xem thêm: 5+ Nguyên tắc cơ bản trong khởi sự doanh nghiệp bạn cần phải biết

4. Kết luận

Trong bài viết này, trang tin NextX đã giới thiệu cho bạn 5 cách quản lý hàng hóa trong kho. Mong rằng với những chia sẻ trên mang đến cho bạn đọc có thêm nhiều kiến thức bổ ích hơn. Hãy tiếp tục theo dõi trang để không bỏ lỡ bất kỳ bài viết nào nhé.