Nhịp sống hiện nay ngày càng gấp gáp, việc quản lý thời gian và công việc trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Có những lúc, bạn cảm thấy một ngày bạn bị quá tải với công việc. Và không biết nên bắt đầu làm công việc nào trước. Hoặc là cảm giác bế tắc khi không thể hoàn thành hết các nhiệm vụ trong danh sách công việc của mình. Để không để cảm giác ấy xảy ra, bạn cần học cách lập bảng kế hoạch công việc. Một công cụ quản lý đơn giản nhưng lại vô cùng hiệu quả trong việc nâng cao hiệu suất công việc của bạn. Cùng NextXPhần mềm CRM khai phá về những cách lập bảng kế hoạch công việc hoàn hảo để giúp bạn quản lý thời gian và đạt được mục tiêu một cách thông minh. 

1. Bảng kế hoạch công việc là gì?

Bảng kế hoạch công việc là một công cụ quản lý thời gian và nhiệm vụ công việc. Giúp bạn tổ chức, theo dõi và hoàn thành các công việc một cách hiệu quả và có hệ thống. Bảng kế hoạch công việc sẽ bao gồm các mục như mục tiêu cụ thể, danh sách nhiệm vụ cần thực hiện, thời gian hoàn thành và người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ đó. Đây là sự kết hợp giữa giữa việc xác định rõ ràng mục tiêu công việc và phân công nhiệm vụ chi tiết. Để đảm bảo rằng mỗi nhiệm vụ được thực hiện đúng hạn và đạt chất lượng cao. 

Ngoài ra, bảng kế hoạch công việc còn giúp phân bổ nguồn lực hợp lý, xác định các nhiệm vụ ưu tiên và theo dõi tiến độ thực hiện. Qua việc đánh giá và báo cáo tiến độ, bạn có thể phát hiện sớm các vấn đề phát sinh và điều chỉnh kế hoạch kịp thời. Sử dụng bảng kế hoạch công việc không chỉ giúp quản lý công việc cá nhân hiệu quả. Mà còn tăng cường trách nhiệm trong nhóm làm việc. 

Vậy nên, bảng kế hoạch công việc là một công cụ thiết yếu để đảm bảo mọi nhiệm vụ được thực hiện một cách có hệ thống. Giúp bạn và đội ngũ đạt được mục tiêu một cách nhất định và hiệu quả. 

bảng kế hoạch công việc 1

Xem thêm: Mách bạn 7 cách nâng cao kỹ năng quản lý công việc hiệu quả

2. Tại sao cần phải lập bảng kế hoạch công việc? 

Lập bảng kế hoạch công việc là một bước quan trọng trong quản lý dự án và công việc. Cùng điểm danh những lý do tại sao cần phải lập bảng kế hoạch công việc ngay dưới đây.

2.1 Quản lý thời gian hiệu quả

Một bảng kế hoạch công việc sẽ giúp bạn phân bổ thời gian hợp lý cho từng nhiệm vụ. Để tránh việc bạn lãng phí thời gian vào những công việc không quan trọng. Ngoài ra còn có thể giới hạn thời gian công việc. Ví dụ, như bạn muốn làm công việc này chỉ trong 1 tiếng. Thì bạn hoàn toàn có thể giới hạn thời gian cho công việc ấy chỉ trong 1 tiếng làm. Như vậy có thể giúp bạn không bị lãng phí thời gian vào công việc không mấy quan trọng.

Bên cạnh đó, hãy ưu tiên những công việc quan trọng trước để có thể có hiệu suất công việc cao hơn. Đồng thời việc này giúp bạn sử dụng thời gian một cách hiệu quả hơn. Và đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ được hoàn thành đúng tiến độ.

2.2 Tăng hiệu quả làm việc

Với một kế hoạch chi tiết, bạn và nhóm của bạn có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất và hoàn thành chúng một cách hiệu quả. Không chỉ có vậy, mọi người cũng cần phải đốc thúc nhau nếu trong quá trình làm việc có bạn có biểu hiện lười biếng hoặc không muốn làm nhiệm vụ. Tăng cường theo dõi, nhắc nhở để tăng năng suất làm việc. Và giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu quả công việc trong quá trình làm việc.

2.3 Giảm căng thẳng

Khi bạn có một bảng kế hoạch công việc rõ ràng, bạn sẽ biết chính xác mình cần làm gì và vào khi nào. Giúp bạn giảm bớt cảm giác căng thẳng và lo lắng. Bạn sẽ không lo việc mình bị quá tải công việc hàng ngày. Bên cạnh đó là không biết làm việc gì trước nhất. Vậy nên việc lập kế hoạch trước cũng giúp bạn chuẩn bị cho công việc tốt hơn. Đồng thời cũng chuẩn bị tốt hơn cho những tình huống bất ngờ. 

bảng kế hoạch công việc 2

Xem thêm: Quản lý công việc đạt năng suất cao với phần mềm CRM

2.4 Đảm bảo chất lượng và trách nhiệm với công việc

Lập kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn đảm bảo rằng mỗi nhiệm vụ sẽ được thực hiện đúng và đạt chất lượng cao. Bạn có thể theo dõi tiến độ công việc, phát hiện và khắc phục kịp thời các vấn đề phát sinh. Ngoài ra, bảng kế hoạch giúp phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng người. Đẩy trách nhiệm của mỗi người lên trong nhóm làm việc. Mỗi người sẽ biết rõ trách nhiệm của mình, điều này sẽ giúp tăng tính kỷ luật và động lực làm việc. 

2.5 Theo dõi và đánh giá tiến độ

Theo dõi và đánh giá tiến độ là bước quan trọng trong quản lý dự án và quản lý thời gian cá nhân. Bảng kế hoạch công việc cho phép bạn theo dõi tiến độ thực hiện từng nhiệm vụ. Từ đó có thể đánh giá hiệu quả làm việc. Đồng thời điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. Việc theo dõi tiến độ làm còn giúp bạn biết được những công việc nào bạn đã hoàn thành và những công việc chưa hoàn thành. Điều này sẽ giúp bạn giữ cho dự án đi đúng hướng. Và đạt được mục tiêu đã đề ra, hoàn thành đủ tiến độ dự án.

3. Cách lập bảng kế hoạch công việc hiệu quả

Lập bảng kế hoạch công việc là một bước quan trọng để tổ chức công việc của bạn một cách có hệ thống và hiệu quả. Dưới đây là một số bước bạn có thể thực hiện để lập bảng kế hoạch công việc hiệu quả.

3.1 Xác định mục tiêu và ưu tiên công việc

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong việc lập bảng kế hoạch công việc là xác định rõ mục tiêu của bạn. Bạn cần xác định mục tiêu mà mình muốn đạt được như thế nào trong công việc. Ngoài ra mục tiêu không được mơ hồ và quá xa vời với bạn thân. Cần xác định một mục tiêu thực tế. Khi thiết lập mục tiêu, bạn có thể sử dụng mô hình SMART để xác định mục tiêu. Mô hình SMART chính là một mô hình có thể giúp xác định và thiết lập mục tiêu cụ thể dựa trên 5 tiêu chí.

  • Specific (Cụ thể): Phải hiểu rõ điều cần đạt được không mơ hồ
  • Measurable (Có thể đo lường được): Biết thời điểm đáp ứng kế hoạch hành động bằng cách nào? Biện pháp đo lường rõ ràng, đo lường bằng những công cụ nào hay những chỉ số nào?
  • Achievable (Có thể đạt được): Nguồn lực, ngân sách, kinh nghiệm, con người, kỹ năng, hiện trạng. Thiết lập kế hoạch thực tế đạt được mục tiêu
  • Relevant (Có sự liên quan): Liên quan đến mục đích, tầm nhìn dài hạn. Và tình trạng hiện tại. 
  • Time (Thời gian): Khi nào? Kế hoạch cần một khung thời gian và một mốc thời gian cụ thể. 

Đồng thời, việc lập mục tiêu kế hoạch công việc sẽ giúp bạn có động lực hơn khi làm việc. Ngoài ra, bạn còn sẽ biết cách sử dụng nguồn lực hợp lý hơn để thực hiện mục tiêu kế hoạch của mình. 

bảng kế hoạch công việc 3

Xem thêm: 6 bước lập mẫu kế hoạch kinh doanh đơn giản trong tích tắc

3.2 Liệt kê các nhiệm vụ cần thực hiện

Việc liệt các nhiệm vụ trong bảng kế hoạch công việc cũng rất quan trọng. Chia nhỏ các mục tiêu lớn thành các nhiệm vụ và công việc cụ thể. Bạn có thể lập bảng kế hoạch liệt kê các nhiệm vụ trong một ngày, hoặc một tuần và một tháng. Như vậy bạn sẽ biết được bạn cần phải làm gì. Và mỗi khi hoàn thành công việc trước đó, bạn hoàn toàn có thể đánh dấu việc bạn đã hoàn thành và chuẩn bị cho nhiệm vụ công việc tiếp theo. Liệt kê còn giúp bạn ghi nhớ nhiệm vụ. Bạn sẽ không cần lo lắng xem là hôm nay mình làm cái gì. Hoặc hôm nay mình đã làm công việc này chưa. 

Đồng thời cũng như trong làm việc nhóm, quản lý cũng sẽ lập bảng kế hoạch rồi phân chia công việc. Đối với nhiệm vụ thì sẽ xác định rõ ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện, thời gian hoàn thành dự kiến và các tài nguyên và công cụ cần thiết. 

3.3 Thiết lập một lịch trình chi tiết trong bảng kế hoạch công việc

Mỗi một ngày hoặc một tuần bạn nên cho mình một lịch trình làm việc chi tiết. Bên cạnh đó bạn cũng cần phải đặt giới hạn thời gian rõ ràng để hoàn thành công việc. Đặt thời gian trong công việc sẽ giúp bạn không bị trì hoãn. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo công việc được hoàn thành trong giới hạn thời gian đã đặt ra cho nhiệm vụ. Đồng thời, việc đặt giới hạn thời gian cho nhiệm vụ cũng sẽ giúp tăng tính chủ động thực hiện công việc của bạn. 

Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra: 

NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm giám sát nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale, phần mềm tổng đài CSKH Call Center… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.

Với đội nhóm thì sẽ không bị chậm tiến độ của dự án. Việc thiết lập lịch trình công việc còn giúp cho các thành viên sẽ tự giác hơn trong việc làm nhiệm vụ. Từ đó, có thể cho ra kết quả dự án hiệu quả hơn. 

3.4 Sử dụng công cụ quản lý công việc

Việc sử dụng công cụ quản lý công việc là một bước quan trọng để tăng cường hiệu suất làm việc. Công cụ quản lý công việc có thể giúp bạn tổ chức, theo dõi và quản lý các nhiệm vụ, dự án và thời gian một cách hiệu quả.

Ngoài ra, đôi khi một ngày ta có thể có lượng công việc khá lớn. Nó khiến bạn không thể nhớ hết được những công việc bạn muốn làm. Bạn cũng không cần nhớ hết những nhiệm vụ ấy. Mà hãy tạo thói quan đặt lịch nhắc nhở cho những lịch trình công việc ngày hôm nay. Sử dụng những công cụ hỗ trợ công việc một cách hợp lý thì công việc của bạn cũng sẽ hoàn thành hiệu quả hơn. Đồng thời bạn cũng có thể lập bảng kế hoạch công việc ngay trên phần mềm. 

Để tối ưu bảng kế hoạch công việc một cách hiệu quả. Phần mềm quản lý công việc NextX là một giải pháp đem đến cho bạn rất nhiều tính năng tiện lợi như:

  • Quản lý công việc, quản lý dự án, quản lý tài liệu
  • Hiển thị quản lý công việc dưới dạng kanban dễ nhìn, trực quan
  • Bộ lọc thông minh theo nhiều tiêu chí công việc khác nhau
  • Có thể chụp ảnh định vị vị trí công việc ngay trên mobile app
  • Có thể tạo mới công việc đa nền tảng ngay trên mobile app và web
  • Theo dõi kanban công việc trên mobile app

bảng kế hoạch công việc 4

Xem thêm: 6 Nhiệm vụ của quản lý bán hàng mà bạn cần phải biết trong công việc

4. Kết luận

Một bảng kế hoạch công việc được thiết lập hợp lý không chỉ giúp bạn theo dõi và quản lý các nhiệm vụ hàng ngày một cách hiệu quả. Mà còn tối ưu hóa năng suất và đảm bảo rằng mọi công việc được hoàn thành đúng hạn. Sử dụng các công cụ quản lý công việc, bạn có thể tạo ra một lịch trình cụ thể, ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng, và phân bổ thời gian hợp lý cho từng hoạt động. Đừng quên thường xuyên kiểm tra và điều chỉnh bảng kế hoạch công việc của bạn.

Để đảm bảo nó luôn phù hợp với mục tiêu và tiến độ thực tế. Việc có một bảng kế hoạch công việc chi tiết và khoa học sẽ là chìa khóa giúp bạn thành công trong công việc và cuộc sống. Hãy theo dõi trang tin NextX để biết thêm nhiều thông tin hữu ích trong kinh doanh nhé.