Top 7 phần mềm quản lý dự án tốt nhất hiện nay

Việc lựa chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp với doanh nghiệp là yếu tố quan trọng góp phần làm nên sự thành công của một dự án. Tất cả giai đoạn đều phải được theo dõi và xử lý theo quy trình nếu muốn một kết quả tốt nhất. Hãy cùng Next CRM tham khảo ngay bài viết dưới đây để lựa chọn cho mình một phần mềm quản lý tốt nhất.

phan-mem-quan-ly-du-an

Có thể bạn quan tâm TOP 6 phần mềm quản lý bán hàng miễn phí tốt nhất hiện nay

Danh mục bài viết

Phần mềm quản lý dự án là gì?

Phần mềm quản lý dự án là giải pháp công nghệ được thiết kế nhằm mục đích kiểm soát, quản lý công việc. Quản lý cả những vấn đề phát sinh từ phòng ban, các vị trí làm việc cũng như cả một dự án. Nhờ có hệ thống phần mềm mà doanh nghiệp có thể giám sát toàn bộ quy trình, từ bước hình thành ý tưởng, lập kế hoạch, tính toán chi phí, nhân lực cho đến tiến độ hoàn thành công việc.

Thực trạng quản lý dự án ở Việt Nam hiện nay

Theo sự phát triển của nền kinh tế, Việt Nam được công nhận là một trong những điểm đến hàng đầu của các nhà đầu tư trên thế giới. Bởi có sự bình ổn về kinh tế, chính trị, các chính sách thông thoáng mà hiện tại Việt Nam thu hút được nhiều dự án đầu tư với nhiều lĩnh vực từ xây dựng, nông nghiệp, công nghệ, giáo dục, giải trí…

Mặc dù có nhiều dự án được phát triển thành công nhưng vẫn còn tồn tại nhiều vấn đề bất cập trong quy trình quản lý công việc, dự án. Vì vậy mà có khá nhiều dự án không đáp ứng được mục tiêu, thậm chí là phải bỏ dở giữa chừng vì không có phương án quản lý tốt nhất.

Thực tế có nhiều dự án bị kéo dài thời gian thi công so với kế hoạch ban đầu. Điều này cực kỳ ảnh hưởng đến tiến độ và kết quả công việc. Có nhiều hồ sơ dự án, công việc chưa thực hiện đúng theo quy định Pháp luật. Đối với những dự án công trình xây dựng, nhà đầu tư không tập trung vào xây dựng kế hoạch hồ sơ dự án, điều này khiến việc phân bổ thời gian cho các giai đoạn không phù hợp, không có sự phân công công việc rõ ràng chính xác.

Một số công trình xây dựng còn bị xuống cấp nghiêm trọng do không có sự giám sát công việc chặt chẽ khi triển khai. Vấn đề này gây ra thiệt hại lớn về an toàn công cộng, thiệt hại người và tài sản.

Hơn nữa, nhiều dự án không sử dụng phần mềm công nghệ vào quản lý. Khiến việc giám sát trở nên khó khăn, vấn đề về nhân sự không được giải quyết triệt để. Một số cơ quản hành chính giải quyết hồ sơ giấy tờ còn chậm ảnh hưởng đến thời gian thực hiện dự án.

9 nguyên nhân khiến quá trình quản lý dự án thất bại

Thực trạng quản lý và điều hành dự án tại Việt Nam vẫn còn gặp nhiều khó khăn, rủi ro. Dưới đây là một số nguyên nhân dẫn tới thất bại trong quản lý dự án.

nguyên nhân thất bại

Xem thêm: Top 7 phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng tốt nhất hiện nay

Thiếu kinh nghiệm quản lý

Quản lý dự án về bản chất không phải là một nhiệm vụ dễ dàng vì nó đòi hỏi sự chăm chỉ. Đây là một kỹ năng quản lý tốt để tạo ra được các dự án chất lượng. Việc quản lý trở nên khó khăn hơn nếu người quản lý dự án thiếu kỹ năng quản lý công việc và kinh nghiệm thực địa.

Để điều hành được các dự án, phát triển tốt kế hoạch thì người quản lý phải có kinh nghiệm làm việc trước đó. Khi dự án gặp rủi ro, nhà quản lý phải ngay lập tức vạch ra được chiến lược quản trị, đàm phán với các bên liên quan để đi đến kết quả thành công của dự án.

Người quản lý không phù hợp với dự án

Thường thường những người quản lý dự án được lựa chọn dựa trên năng lực, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm của họ. Tuy nhiên hiện vẫn còn một số trường hợp, người quản lý dự án được lựa chọn chỉ dựa vào kiến thức ngành nghề của họ điều này dẫn đến nhiều rủi ro quản lý.

Không chỉ cần chuyên môn giỏi, nghiệp vụ tốt mà doanh nghiệp cần phải dựa vào tiêu chí lựa chọn người quản lý có kỹ năng làm việc nhóm tốt, phối hợp với các thành viên để hoàn thành tốt công việc. Bất kể dự án hay công việc hằng ngày, mọi thành viên trong nhóm phải đoàn kết để dự án được thực hiện thành công, đáp ứng kỳ vọng của khách hàng.

Không có kỹ năng lập kế hoạch dự án

Những người lãnh đạo dự án không có nhiều kinh nghiệm thường bỏ qua bước vạch ra kế hoạch. Điều này khiến nhân viên cảm thấy hoang mang về những nhiệm vụ trước mắt nếu không có phần mềm quản lý dự án hỗ trợ. Nếu một dự án được triển khai mà không có buổi họp chi tiết để trao đổi vấn đề công việc thì dự án rất dễ bị trật nhịp, gặp nhiều rủi ro.

Nhóm thực hiện dự án cần nắm rõ mục tiêu, các mốc thời gian thực hiện, các nguồn lực và những nội dung công việc quan trọng cần chuẩn bị trước khi dự án chính thức bắt đầu. Nhiệm vụ này cần được lập kế hoạch và phổ biến một cách rõ ràng, nhất quán từ chính người chịu trách nhiệm chính cho dự án.

Không tập hợp đầy đủ thông tin dữ liệu

Có nhiều dự án bắt đầu với danh sách các hạng mục sơ sài, thu thập thông tin khách hàng, nhà cung ứng, chi phí hoạt động không được đầy đủ, thống nhất.

Thực tế, một dự án có thể có nhiều người quản lý và bao gồm nhiều nhân viên thực thi. Kết quả của dự án có đem lại thành công hay không đều phụ thuộc rất nhiều ở các bước thu thập dữ liệu, lập kế hoạch cho dự án.

Mục tiêu và tiêu chí đo lường không rõ ràng

không có mục tiêu quản lý dự án

Xem thêm:  Top 7 phần mềm quản lý kinh doanh tốt nhất hiện nay

Mặc dù một dự án gặp thất bại có nhiều nguyên nhân gây ra. Nhưng trong số đó gồm cả việc thiết lập mục tiêu còn hạn chế, thiếu sót, không có các công cụ đo lường để giám sát tiến độ công việc. Hiện có rất nhiều nhà quản lý phạm phải sai lầm nghiệm trọng này khi bắt đầu triển khai dự án.

Dự báo thời gian và ngân sách không chính xác

Thời gian triển khai và dự trù ngân sách là hai vấn đề quan trọng mà mỗi người quản lý dự án cần lưu tâm. Tuy nhiên làm sao để dự báo chính xác, không có sự chênh lệch lớn, điều này yêu cầu người quản lý phải vạch ra được mục tiêu, kế hoạch trước khi triển khai. Việc xác định thời gian và ngân sách sẽ là yếu tố chính để quyết định kết quả cuối cùng của dự án. Hơn nữa dự trù ngân sách giúp giảm nhiều rủi ro và ngăn chặn những lỗi phát sinh.

Nếu trong quá trình quản lý dự án mà người quản lý gặp vấn đề về thời gian triển khai và ngân sách. Thì người lãnh đạo nên gặp và xin ý kiến tham khảo từ các chuyên gia hoặc từ những người đã có kinh nghiệm triển khai các dự án tương tự. Luôn luôn phải đảm bảo được thời gian thực hiện hợp lý, không nên kéo dài vì sẽ gây tốn kém thêm chi phí cho doanh nghiệp.

Không có sự linh hoạt khi thay đổi phạm vi

Nguyên nhân chính yếu nhất gây ra sự thất bại là sự mâu thuẫn khi phải thay đổi phạm vi hoạt động. Theo khảo sát, nhiều nhà điều hành không có quyết định rõ ràng về phạm vi dự án tới các thành viên thực hiện và các bên liên quan. Điều này gây ảnh hưởng ít nhiều đến quá trình thực thi công việc và nhiệm vụ sắp tới.

Không áp dụng công nghệ vào quản lý

Trong thời kỳ chuyển đổi số, các phần mềm quản lý dự án được thiết kế và trở thành một trong những giải pháp tốt nhất trong việc giải quyết bài toán năng suất công việc. Mặc dù các công cụ mang lại nhiều tính năng ưu việt, nhưng một số doanh nghiệp còn chậm trong quá trình chuyển đổi số, còn chưa áp dụng công nghệ vào thực thi dự án, công trình. Điều này gây ra sự lãng phí nguồn nhân lực. Thậm chí là tiến độ dựa án giậm chân tại chỗ, chi phí phải bỏ ra là quá lớn nếu không có sự quản lý chặt chẽ.

Kỹ năng cần có khi quản lý dự án

Nâng cao năng lực chuyên môn, có trách nhiệm

Khi thuần thục về kỹ năng quản trị dự án, nhân viên thực hiện công việc tốt hơn. Kể cả việc lưu giữ kết quả công việc theo file tài liệu, văn bản. Do đó, nhà quản lý cần trau dồi kiến thức chuyên môn, kỹ năng lưu trữ kết quả công việc để hoàn thành tốt nhiệm vụ của một người quản lý.

Thường xuyên tương tác với đồng nghiệp

kỹ năng làm việc nhóm

Có thể bạn quan tâm CRM là gì? Top 7 phần mềm CRM tốt nhất hiện nay tại Việt Nam

Những cuộc họp trước mỗi dự án là điều cần thiết. Tuy nhiên, vấn đề hay gặp phải là cách quản lý thông tin như thế nào cho hợp lý nếu không sử dụng phần mềm quản lý dự án. Điều phối công việc như nào cho nhân viên cấp dưới một cách thống nhất và minh bạch. Để dự án được phát triển thuận lợi thì luôn luôn có sự tương tác trao đổi vấn đề giữa người quản lý và nhân viên và giữa những nhân viên với nhau.

Kỹ năng quản lý các thành viên làm việc hiệu quả, đoàn kết

Các thành viên trong nhóm thường có những ý kiến khác nhau, dễ xảy ra tình huống xung đột. Để cùng nhau đạt được mục tiêu chung, người quản lý cần đưa ra trọng tâm rõ ràng. Thay vì quan tâm đến quan điểm của từng cá nhân thì hãy định hướng cho nhân viên của mình cùng nhau làm việc để cùng nhau đạt được mục tiêu đã đề ra trước mắt.

Tất cả thành viên nhóm đều phải hiểu rõ được mục tiêu trước mắt và mục tiêu dài hạn. Và cùng nhau cam kết phấn đấu để hoàn thành tiến độ công việc. Việc đưa ra định hướng và mục đích của dự án là điều cần thiết và quan trọng để hình thành một teamwork hiệu quả, dự án được thành công hơn.

Luôn đảm bảo tiến độ công việc

Nếu không đảm bảo được đúng thời gian hoàn thành dự án thì gây ra nhiều sự lãng phí cho doanh nghiệp. Gây lãng phí thời gian, lãng phí nguồn nhân lực, lãng phí ngân sách của doanh nghiệp. Các kỹ năng quản lý dự án tập trung vào việc duy trì tiến độ công việc với chất lượng cao nhất nên khi làm chủ được điều này. Bạn sẽ được mọi thành viên của nhóm tôn trọng.

Bình tĩnh để kiểm soát rủi ro

Một người quản lý dự án giỏi cần phải biết phán đoán và nắm bắt chính xác tình hình trên cơ sở có đủ thông tin về dự án. Căn cứ vào thời điểm phải thực hiện dự án, người quản lý biết được ai đang làm việc gì, ở đâu và sẽ có các biện pháp phòng ngừa cần thiết. Nếu không may xảy ra sự cố thì phải hết sức bình tĩnh để xử lý các vấn đề nảy sinh và giữ được ổn định tình hình.

Thích ứng với những thay đổi

Không khó chịu với sự thay đổi đột ngột của dự án. Một người quản lý dự án giỏi cần phải thích nghi với các thay đổi của dự án và đưa ra những giải pháp phù hợp để kiểm soát tình hình nhằm duy trì sự thành công cho dự án đó.

Lý do doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý dự án

  • Sử dụng phần mềm quản lý dự án giúp người dùng tiện lợi theo dõi toàn bộ dự án từ khi bắt đầu cho tới khi phê duyệt. Đặc biệt là tìm kiếm thông tin sau khi hoàn thành dự án. Các bước triển khai sẽ được ghi nhận nhanh và lưu lại trên hệ thống, rất tiện cho quản lý giám sát mọi hoạt động của dự án để từ đó đưa ra quyết định phù hợp. Đồng thời tìm thấy thông tin của dự án dễ dàng khi cần tới.
  • Đây là hệ thống làm việc tập trung nên cả chủ doanh nghiệp và nhân viên đầu tư cùng làm việc trên một hệ thống duy nhất. Điều này cho phép chủ doanh nghiệp dễ quản lý và cập nhật tình hình làm việc. Mặt khác cũng có thể biết trước tiến độ dự án ở đâu, nhân viên nào quản lý để đốc thúc, hoặc ra quyết định nhanh chóng ngay trên phần mềm.

phần mềm quản lý dự án

Có thể bạn quan tâm Top 7 phần mềm quản lý kinh doanh tốt nhất hiện nay

  • Phần mềm giúp quản lý các mục công việc trong dự án và hỗ trợ người sử dụng. Trong quá trình thực thi công việc như chuyển việc, kết xuất công việc, phê duyệt công việc, xác nhận công việc.
  • Phần mềm giúp người sử dụng quản lý được thiết bị phần cứng như máy chấm công. Bên cạnh đó, tính năng chấm công online ngoài thực địa giúp người sử dụng quản lý nhân sự ở thực địa hiệu quả hơn.
  • Phần mềm giúp doanh nghiệp loại bỏ đi các công tác dư thừa trong quá trình làm việc, thời gian và chi phí cho việc quản lý. Qua đó có thể kiểm soát tốt, giảm thất thoát và tăng năng suất lao động cho toàn bộ doanh nghiệp.
  • Hỗ trợ cho những cán bộ có năng lực, trách nhiệm dễ nắm bắt một cách có hệ thống. Trao đổi, chia sẻ được kinh nghiệm và đề xuất với lãnh đạo giải quyết những khó khăn để thực hiện theo quy định các thủ tục về đầu tư xây dựng cơ bản (nội dung, trình tự, thẩm quyền…)
  • Hệ thống báo cáo chi tiết giúp người quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ cũng như các thông tin khác liên quan đến dự án.
  • Hệ thống phân quyền đọc và chỉnh sửa dữ liệu của phần mềm giúp lãnh đạo làm việc ăn ý với nhân viên nhưng cũng bảo vệ an toàn những thông tin nội bộ quan trọng.

Các chức năng của phần mềm quản lý dự án

Quản lý dự án

  • Tạo dự án mới
  • Quản lý thông tin dữ liệu của dự án chi tiết, hệ thống
  • Luôn theo sát tiến độ và cập nhật tình trạng của dự án liên tục

Quản lý nhân sự dự án

  • Tạo nhân sự cho dự án
  • Quản lý chi tiết các thông tin nhân sự dự án
  • Giao phó nhiệm vụ cho nhân sự ở mỗi dự án

Quản lý gói thầu, công việc

  • Tạo, lập gói thầu, công việc
  • Tạo, lập kế hoạch đấu thầu
  • Thiết lập, điều hành đấu thầu, lựa chọn nhà thầu
  • Quản lý thông tin các gói thầu, công việc một cách chi tiết

Quản lý nhà thầu dự án

phần mềm quản lý

Xem thêm TOP 6 phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất hiện nay

  • Phần mềm quản lý dự án giúp tạo nhà thầu dự án
  • Quản lý thông tin những nhà thầu tham gia dự thầu, người trúng thầu
  • Quản lý năng lực nhà thầu: Nhân sự, máy móc thiết bị, tài chính …

Quản lý hợp đồng

  • Khởi tạo hợp đồng
  • Quản lý hợp đồng chi tiết chính xác
  • Quản lý thanh toán, quyết toán hợp đồng

Quản lý khách hàng

  • Quản lý thông tin khách hàng
  • Tìm kiếm, lưu trữ lịch sử giao dịch của khách hàng với doanh nghiệp
  • Quản lý thông tin liên hệ của từng khách hàng
  • Giám sát lịch làm việc, các công việc liên quan tới khách hàng
  • Hỗ trợ tải và xuất file dữ liệu nhanh chóng thông qua phần mềm
  • Hỗ trợ cơ chế tìm kiếm khách hàng thông minh

Hệ thống giao việc trực tuyến

  • Tạo giao việc theo chức năng, nhiệm vụ, gói thầu, công việc
  • Quản lý, theo dõi và tương tác giao việc mọi lúc mọi nơi

Báo cáo công việc

  • Tạo báo cáo tuần, quý, năm của cá nhân, phòng ban
  • Giám giá, quản lý báo cáo của nhân viên theo chu kỳ

Quản lý tiến độ dự án

  • Lập tiến độ dự án
  • Cập nhật và theo dõi tiến độ trực tuyến mọi lúc mọi nơi
  • Báo cáo tiến độ và xử lý sự cố bất kỳ thời điểm nào

Top 7 giải pháp phần mềm quản lý dự án cho mọi lĩnh vực ngành nghề

Phần mềm quản lý dự án tốt nhất Next CRM

phần mềm Next CRM

Next CRM là ứng dụng quản lý dự án được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất. Phần mềm này nằm trong hệ sinh thái của hệ thống phần mềm CRM – Next CRM. Phần mềm ra đời nhằm giải quyết các vấn đề trong quá trình thực hiện và quản lý công việc tại doanh nghiệp. Mục tiêu cuối cùng là cải thiện chất lượng, hiệu quả công việc, giảm chi phí, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Tính năng chính:

  • Dễ dàng lên kế hoạch tổng quan cho từng dự án với các thông tin về lộ trình phát triển, các thành viên, vai trò của từng thành viên trong dự án, mục tiêu, ngày hoàn thành, tầm quan trọng của công việc…
  • Tạo nhanh dự án mới, thêm thành viên và phân quyền chi tiết cho từng thành viên trong dự án
  • Quản lý thời gian. Thêm lao động cha mẹ và trẻ em vào mọi dự án để đảm bảo không bỏ sót công việc nào.
  • Phần mềm quản lý công việc giúp giám sát và theo dõi các dự án một cách kịp thời. Cho phép người quản lý dễ dàng kiểm tra tiến độ mọi lúc, mọi nơi.
  • Đánh giá xem dự án sẽ được hoàn thành đúng thời hạn hay liệu chi phí có nằm trong ngân sách dự kiến ​​hay không.
  • Năng suất làm việc của nhân viên cũng được hiển thị rõ ràng. Cho phép người quản lý thêm căn cứ lương thưởng và ghi chép chính xác.

Quản lý dự án bằng Trello

Trello là phần mềm quản lý tiến dự án nổi tiếng trên thế giới. Đây là phần mềm quản lý miễn phí cho người dùng. Tuy nhiên ở phiên bản miễn phí có hạn chế một vài tính năng so với phiên bản trả phí. Trello có ưu điểm là giao và nhận việc cho thành viên trong dự án khoa học tức thì.

 Tính năng chính:

  •  Dễ dàng thêm và xóa người khỏi dự án
  • Cho phép nhận xét và đính kèm tài liệu vào dự án và nhiệm vụ
  • Gắn thẻ người dùng hoặc công việc để dễ theo dõi và quản lý hơn
  • Phiên bản đầy đủ cho điện thoại di động, PC, máy tính xách tay và máy tính bảng để quản lý dự án của bạn mọi lúc, mọi nơi.
  • Trello có phiên bản miễn phí (hạn chế tính năng, nhưng tương đối hiệu quả)

Phần mềm quản lý dự án Project Manager

project-manager

Đây là phần mềm quản lý dự án thời gian thực giúp bạn đo lường và theo dõi chính xác tiến độ và thời hạn công việc.

Các tính năng chính:

  • Quản lý dự án thông qua biểu đồ Gantt dễ hiểu nhất
  • Quản lý dự án dạng bảng
  • Kế hoạch dự án
  • Quản lý thời gian và lập kế hoạch công việc cần làm
  • Hệ thống báo cáo tổng thể cho toàn bộ dự án công việc
  • Quản lý công việc, phân công rõ ràng cho từng nhân viên

Phần mềm quản lý dự án Basecamp

  • Tổng quan thời gian thực
  • Quản lý tác vụ
  • Báo cáo thông tin nhanh chóng
  • Quản lý công việc của nhóm
  • Quản lý nhiều dự án
  • Timesheets

Phần mềm quản lý – Proworkflow

Proworkflow là một trong những phần mềm quản lý dự án phổ biến nhất cho các doanh nghiệp Việt Nam. Công cụ này giúp quản lý dự án trực tuyến. Hỗ trợ đắc lực cho các trưởng nhóm và nhân viên trong mỗi dự án.

Tính năng chính:

  • Trang tổng quan cung cấp tổng quan về khối lượng công việc
  • Cho phép xem lại lịch sử dự án và tự động lên lịch
  • Điện thoại di động thân thiện
  • Công cụ cộng tác dễ dàng

Phần mềm Teamwork Projects

teamwork projects

Teamwork Projects được nhiều khách hàng tin dùng và sử dụng rộng rãi. Đặc điểm chính là khả năng theo dõi chặt chẽ sự phát triển của dự án. Ứng dụng này khá linh hoạt và cung cấp hệ thống tính năng quản lý trực quan.

Tính năng chính của phần mềm:

  • Lập kế hoạch dự án nhanh chóng bằng cách sao chép từ các mẫu dự án
  • Nhanh chóng phân công công việc và điều phối nhân sự để hoàn thành công việc hiệu quả
  • Phân tích công việc theo cấu trúc WBS
  • Theo dõi tiến độ công việc và dự án của bạn mọi lúc, mọi nơi bằng web hoặc ứng dụng di động
  • Quản lý thu/chi dự án
  • Cung cấp các mẫu báo cáo tiến độ công việc đa dạng
  • Quản lý dự án mọi lúc, mọi nơi bằng điện thoại thông minh của bạn
  • Thông báo cảnh báo về tình trạng dự án

Phần mềm quản lý dự án Asana

Phần mềm quản lý dự án Asana được nhiều cá nhân/nhóm/công ty Việt Nam sử dụng. Asana cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết, bao gồm:

  • Lập kế hoạch dự án, nhiệm vụ và công việc
  • Thực hiện trao đổi dễ dàng
  • Bảng điều khiển
  • Tính năng chính mà công cụ này cung cấp cho nhiều người dùng hài lòng. Khả năng thêm các trường khách hàng và chỉ theo dõi những trường quan trọng.

Kết luận

Tình hình thực trạng quản lý dự án ở Việt Nam còn gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên để giải quyết triệt để thì việc sử dụng phần mềm quản lý dự án là điều cần thiết cho mỗi doanh nghiệp. Next CRM hi vọng rằng bài viết này hữu ích cho các bạn. Chúc dự án của các bạn thành công!

Bài viết liên quan: Top 6 phần mềm quản lý KPI Miễn phí tốt nhất hiện nay

Rate this post

BÀI VIẾT LIÊN QUAN
BÀI VIẾT LIÊN QUAN

BÀI VIẾT LIÊN QUAN
CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM