Bật mí cho bạn 6 cách theo dõi công nợ khách hàng doanh nghiệp

Theo dõi các công nợ khách hàng một phần quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Việc giữ cho các khoản công nợ được theo dõi một cách chính xác và hiệu quả. Giúp đảm bảo rằng các khoản tiền đang được thu lại đúng hẹn. Và giữ được dòng tiền ổn định cho doanh nghiệp. Khi một doanh nghiệp bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng, công nợ sẽ hình thành. Điều này xảy ra khi khách hàng mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ và không thanh toán ngay lập tức. Để tìm hiểu về việc theo dõi công nợ khách hàng hiệu quả thì cùng NextX  theo dõi bài viết dưới đây nhé!

Khái niệm công nợ khách hàng là gì?

Theo dõi công nợ khách hàng

Xem thêm Phần mềm CRM – Giải pháp quản lí chăm sóc khách hàng tốt nhất

Công nợ khách hàng được hiểu là số tiền mà khách hàng đang nợ lại cho một tổ chức hay doanh nghiệp. Sau khi đã mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ từ doanh nghiệp đó. Nó là khoản tiền mà khách hàng phải trả cho doanh nghiệp. Trong một khoảng thời gian nhất định theo điều khoản và điều kiện đã được thỏa thuận.

Khi khách hàng mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ từ một doanh nghiệp. Họ thường sẽ nhận được hóa đơn hoặc bất kỳ tài liệu nào xác nhận số tiền mà họ phải trả. Nếu khách hàng không thanh toán ngay lập tức. Số tiền đó sẽ trở thành theo dõi công nợ khách hàng. Công nợ này có thể có thời hạn thanh toán cụ thể. Ví dụ như 30 ngày, 60 ngày hoặc theo thỏa thuận giữa khách hàng và công ty.

Việc theo dõi công nợ khách hàng là một phần quan trọng của quản lý tài chính doanh nghiệp. Nó ảnh hưởng đến dòng tiền của công ty và có thể ảnh hưởng đến khả năng thanh toán. Các khoản nợ của doanh nghiệp, chi phí vay và lợi nhuận. Do đó, việc theo dõi và quản lý công nợ khách hàng doanh nghiệp là không thể thiếu hiện nay. 

Các cách hiệu quả khi theo dõi công nợ khách hàng 

Theo dõi công nợ khách hàng

Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra: 

NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS,  phần mềm quản lý telesale,… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty. 

Thiết lập hệ thống theo dõi công nợ khách hàng

Bộ phận kế toán cần có file theo dõi công nợ thì đây có thể là file Excel hoặc phần mềm quản lý theo dõi công nợ khách hàng. Và cập nhật nhanh chóng diễn biến liên quan đến công nợ.

Bộ phận cần phải liên tục theo dõi công nợ khách hàng một cách thường xuyên. Căn cứ vào các thông tin như hợp đồng, tờ khai hải quan, lệnh thanh toán, chiết khấu, sao kê ngân hàng, hàng trả lại, hoá đơn, phiếu kho xuất/nhập kho…Cổng kế toán sẽ tự động cập nhật, cập nhật bảng file để theo dõi công nợ của khách hàng.

Việc thu nợ sẽ liên quan chặt chẽ đến hồ sơ/chứng từ kế toán. Nên người kế toán cần nắm rõ các quy trình kế toán, thanh toán, luân chuyển chứng từ…Đặc biệt là trong các phòng ban nhân sự cách quản lý khách hàng hiệu quả khi có khoản nợ. Kế toán đang cập nhật số liệu trong file lên bảng tính Excel. Để tránh trường hợp thiếu hoặc thiếu khoản phải thu của khách hàng.

Duy trì mối quan hệ với khách hàng

Các doanh nghiệp nên phát triển mối quan hệ chặt chẽ và mật thiết với khách hàng của mình. Và phải thành thạo trong quá trình thu hồi nợ từ khách hàng. Doanh nghiệp có thể đưa ra chính sách ưu đãi tạo điều kiện cho khách hàng. Được hưởng chiết khấu nếu doanh nghiệp hoàn thành việc trả nợ đúng hạn/ trước hạn.

Để duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng, công ty không nên quá khắt khe khi thu nợ khách hàng. Tạo cảm giác thoải mái nhưng vẫn thúc giục khách hàng trả hết nợ. Một số khách hàng không muốn bị nhắc nhở nhiều lần về khoản nợ của mình.

Gửi hóa đơn, chứng từ nhanh chóng cho khách hàng

Theo dõi công nợ khách hàng

Xem thêm Top 11 phần mềm quản lý công việc được sử dụng nhiều nhất hiện nay

Việc gửi hoá đơn cho khách hàng là rất quan trọng và người bán nên chú ý đến vấn đề này. Bộ phận kế toán cần giám sát chặt chẽ quá trình xuất hóa đơn bán hàng. Để đảm bảo khách hàng nhận được hóa đơn đúng hạn. Tránh sai sót, thất thoát hoặc chậm trễ.

Trước khi gửi hóa đơn, kế toán nợ phải thông báo trước cho người có trách nhiệm lập hóa đơn. Khách hàng có thể được thông báo qua điện thoại hoặc email.

Để tránh tình trạng mất hóa đơn, giao hóa đơn chậm ảnh hưởng đến quá trình thanh toán đúng hạn, một số doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán kết nối với phần mềm quản lý bán hàng hóa đơn để lập ứng dụng điện tử theo Nghị định số 119/2018/ND-CP của Chính phủ.

Thực tế đã chứng minh việc thay thế hóa đơn giấy bằng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích:

  • Hóa đơn điện tử được phát hành nhanh hơn hóa đơn giấy và quy trình phát hành hóa đơn giấy có thể lâu hơn 70% so với các bước phát hành hóa đơn điện tử.
  • Sử dụng hóa đơn giấy có chi phí cao hơn nhưng hóa đơn điện tử có thể tiết kiệm tới 80% so với hóa đơn giấy.
  • Hóa đơn điện tử chính xác hơn và tránh được những tranh chấp do sai sót trong hóa đơn.

Thường xuyên kiểm soát những khoản phải thu

Bộ phận kế toán cần lập báo cáo công nợ định kỳ để kiểm soát thời gian đáo hạn của các khoản phải thu. Một số loại báo cáo nợ cần phải được chuẩn bị:

  • Báo cáo tổng hợp các công nợ khách hàng
  • Báo cáo thực hiện hợp đồng
  • Báo cáo bảng theo dõi công nợ khách hàng quá hạn
  • Lập bảng theo dõi nợ quá hạn để thuận tiện cho việc quản lý hạn mức nợ và tuổi nợ.

Thông báo với khách hàng các khoản nợ qua trực tiếp điện thoại

Ngoài việc đặt ra mốc thời gian cụ thể phải trả nợ trước thời hạn. Thì bộ phận chăm sóc khách hàng trong kế toán của doanh nghiệp cũng cần liên tục gọi điện thoại. Nhắc nhở khách hàng về những khoản thu chi còn thiếu cần trả về doanh nghiệp. Tuy nhiên không nên thúc nợ khách hàng quá lâu bằng điện thoại. Sẽ rất phiền phức đối với khách hàng, lựa chọn những khung giờ gọi điện thoại thích hợp. Tránh những thời điểm quan trọng như mùng một hay đầu giờ. Ngoài ra tránh những khoảng thời gian trong giờ làm việc của khách hàng. Cần lưu ý những điểm cần tránh để không gây ra khó chịu với khách hàng và việc thu nợ cũng dễ dàng và thuận lợi.

Lưu trữ và theo dõi công nợ khách hàng tình hình thu nợ

Kế toán nội bộ cần phải ghi chép lại các khoản nợ quá hạn trong sổ nhật ký. Để lưu lại những cuộc gọi hay email đã được gửi đi. Cùng với những hồ sơ của khách hàng xem phản ứng của họ. Và những vấn đề rất khó khăn trong quá trình đang thu nợ như: thiếu hàng, thiếu hóa đơn, ngày hẹnkhách hàng hứa trả tiền,…. Ghi chép lại để phản ánh với các bộ phận liên quan. Từ đó đưa ra những phương án xử lý nhanh chóng và kịp thời.

Các lưu ý trong bảng theo dõi công nợ khách hàng 

Theo dõi công nợ khách hàng

Xem thêm Phần mềm quản trị dữ liệu khách hàng NextX CRM

  • Bạn có đầy đủ thông tin của khách hàng như tên khách hàng, số hóa đơn, ngày mua hàng, số tiền nợ, thời hạn thanh toán.
  • Luôn cập nhật bảng đối chiếu công nợ khách hàng thường xuyên. Để những thông tin được đảm bảo cập nhật và chính xác nhất. Có thể làm điều này theo một lịch trình cố định.
  •  Kiểm tra lại các thông tin được nhập liệu để đảm bảo tính chính xác. Điều này bao gồm việc kiểm tra các số liệu, các công thức tính toán. Và sự khớp nhau giữa bảng đối chiếu và thông tin. Từ hệ thống theo dõi quản lý công nợ khách hàng.
  • Ghi nhận các khoản thanh toán từ khách hàng và cập nhật số tiền nợ còn lại một cách chính xác. Điều này giúp bạn biết được tình trạng thanh toán của khách hàng. 
  • Các khoản công nợ quá hạn và xử lý một cách nhanh chóng. Theo dõi các khoản nợ chưa thanh toán và xem xét áp dụng biện pháp nhắc nhở. Tính phí trễ hạn hoặc các biện pháp pháp lý khác nếu cần thiết.
  • Sử dụng các ghi chú để ghi lại các chi tiết quan trọng về công nợ của khách hàng. Đồng thời, phân loại khi theo dõi công nợ khách hàng với các tiêu chí khác nhau. Như khách hàng, thời gian, loại hóa đơn để dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu.
  • Sắp xếp và tổ chức bảng đối chiếu công nợ khách hàng một cách cẩn thận. Để tìm kiếm và xem thông tin dễ dàng. Có thể sắp xếp theo thứ tự ngày, số hóa đơn, tên khách hàng hoặc bất kỳ tiêu chí nào phù hợp với nhu cầu của bạn.

Phần mềm quản lý bán hàng NextX theo dõi công nợ khách hàng

Theo dõi công nợ khách hàng

Xem thêm Khó khăn trong quản lý dữ liệu khách hàng CRM điều cần được bảo mật 

NextX quản lý bán hàng cho phép được theo dõi công nợ công nợ cần thu với những khách hàng hay khoản nợ phải thanh toán. Đối với các nhà cung cấp từ đó sẽ tăng uy tín cho doanh nghiệp, cửa hàng. Cảnh báo các công nợ của Khách hàng – Nhà cung cấp đang sắp quá hạn ngay trên thiết bị điện thoại di động nhà quản lý. Để hiệu quả khi có kế hoạch thu hồi công nợ hay thanh toán kịp thời.

 Quản lý nhập, xuất và tồn kho 

NextX trong theo dõi công nợ khách hàng được biết đến với các tính năng hỗ trợ trong quản lý, xuất, nhập và tồn một cách hiệu quả tối ưu. Giải quyết các bài toán khó trong quá trình quản lý kho như: Quản lý xuất trước, nhận trước, quản lý tồn kho, quản lý chuyển kho, quản lý nhiều kho khác nhau. Đồng bộ dữ liệu hệ thống kho của chuỗi cửa hàng.

Giao diện đơn giản dễ sử dụng

NextX bán hàng được đội ngũ thiết kế giao diện riêng, phù hợp với nhu cầu hiện tại của người dùng. Với tiêu chí thiết kế rõ ràng, chi tiết, logic và đơn giản. NextX bán hàng hướng tới tất cả mọi người đều có thể sử dụng được phần mềm, kể cả những người không rành về công nghệ. Chỉ cần 10 phút hướng dẫn là có thể sử dụng được các tính năng cơ bản của phần mềm.

Công nghệ Cloud thông minh

Theo dõi công nợ khách hàng

Xem theêm TOP 7 phần mềm quản lý nhân sự miễn phí tốt nhất hiện nay

Phần mềm quản lý công nợ khách hàng của NextX bán hàng được xây dựng theo mô hình SaaS và nền tảng Cloud. Tất cả các dữ liệu kinh doanh sẽ được đồng bộ trong ngay lập tức. NextX bán hàng có thể hoạt động bình thường kể cả khi mất kết nối Internet. Khi có kết nối lại, phần mềm quản lý kinh doanh sẽ tự động đồng bộ các dữ liệu. Giúp quy trình bán hàng được tối ưu, thông tin được quản lý chặt chẽ, tránh thất thoát dữ liệu.

Tương thích với nhiều thiết bị

Phần mềm quản lý bán hàng NextX bán hàng có thể tương thích với nhiều thiết bị ngoại vi khác nhau như: máy in hóa đơn, máy quẹt mã vạch, máy in bill, ngăn kéo đựng tiền, máy quẹt thẻ thanh toán,… giúp quy trình bán hàng trở lên dễ dàng hơn

Ngoài ra, phần mềm NextX bán hàng quản lý công nợ khách hàng còn có thể sử dụng được trên nhiều nền tảng khác nhau. Như Laptop, điện thoại thông minh, máy PC, máy tính bảng… Giúp bạn có thể bán hàng, xem báo cáo mọi lúc mọi nơi.

Kết luận

Bài viết dưới đây NextX nói cho bạn về việc theo dõi công nợ khách hàng. Với những cách để nhắc nhở việc doanh nghiệp nợ. Cần có sự cẩn thận và chính xác hơn trong việc quản lý nợ với khách hàng. Nếu có khối lượng công nợ lớn hoặc phức tạp, hãy xem xét sử dụng phần mềm quản lý công nợ NextX. Để giúp tự động hóa quá trình và tối ưu hóa hiệu suất. Hãy theo dõi trang tin NextX nắm rõ hơn kiến thức về cấp độ trải nghiệm khách hàng hiệu quả nhé!

Có thể bạn quan tâm 6 Cách nói chuyện với khách hàng tiềm năng lôi cuốn, tạo ấn tượng tốt

Rate this post

BÀI VIẾT LIÊN QUAN
BÀI VIẾT LIÊN QUAN

BÀI VIẾT LIÊN QUAN
CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM