Trong thị trường kinh doanh, thất thoát hàng hóa không chỉ là một vấn đề tài chính mà còn là một thách thức lớn đối với doanh nghiệp. Việc mất mát hàng hóa không chỉ ảnh hưởng đến vấn đề tài chính. Mà còn gây ra những rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến sự uy tín và thành công của mỗi doanh nghiệp. Từ những sai sót trong quy trình vận chuyển đến những vấn đề liên quan đến quản lý kho. Thất thoát hàng hóa có thể xuất phát từ nhiều nguồn gốc khác nhau. Để giải quyết vấn đề này, hãy cùng NextXPhần mềm quản lý hàng hóa tìm hiểu rõ nguyên nhân và tìm ra các biện pháp hiệu quả để giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa quản lý hàng hóa.

1. Thất thoát hàng hóa là gì?

Thất thoát hàng hóa là sự mất mát hoặc tổn thất của hàng hóa. Việc này có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển, lưu trữ hoặc xử lý. Bên cạnh đó còn có nhiều nguyên nhân xảy ra khác nhau. Bao gồm việc hỏng hóc, hao hụt, mất mát hoặc đánh cắp. Thất thoát hàng hóa không chỉ ảnh hưởng lớn đến vấn đề tổn thất tài chính của doanh nghiệp. Mà còn có thể ảnh hưởng đến uy tín, hình ảnh và mối quan hệ với khách hàng. Để giảm thiểu tối đa thất thoát hàng hóa, các doanh nghiệp thường áp dụng các biện pháp như sử dụng phần mềm crm theo dõi, cải thiện quy trình quản lý kho. Không chỉ vậy mà còn đào tạo nhân viên chuyên nghiệp và tăng cường an ninh.

thất thoát hàng hóa 1

Xem thêm: Top 7 phần mềm quản lý cửa hàng showroom nội thất & gia dụng tốt nhất hiện nay

2. Nguyên nhân dẫn đến việc thất thoát hàng hóa?

2.1 Sai sót trong quy trình vận chuyển

Trong quy trình vận chuyển sẽ không tránh khỏi việc giao nhầm hàng, giao hàng trễ. Hoặc thậm chí là việc vận chuyển hàng hóa đến địa điểm không đúng. Những vấn đề này thường xuất phát từ sự thiếu sót trong hệ thống ghi nhận và quản lý đơn hàng. Không chỉ thế, việc đóng gói và vận chuyển cũng nằm trong yếu tố sai sót trong quá trình vận chuyển. Thiếu sự cẩn thận trong việc đóng gói và vận chuyển. Sẽ dẫn đến việc gây hư hỏng và mất mát trong quá trình xử lý hàng hóa. Điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc thất thoát hàng hóa của doanh nghiệp. 

2.2 Hỏng hóc và thiệt hại trong quá trình vận chuyển

Các vấn đề về hỏng hóc và thiệt hại thường xảy ra khi hàng hóa không được bảo quản tốt. Hoặc vận chuyển đến nơi một cách không an toàn. Việc vận chuyển hàng không tốt có thể xảy ra trong mọi tình huống. Ví dụ như việc vận chuyển trong điều kiện môi trường không phù hợp như mưa bão. Hoặc là thiếu các biện pháp bảo vệ và đóng gói hàng hóa không chặt chẽ. Vì điều này doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với việc tổn thất hàng hóa khá lớn. Bởi hàng hóa hỏng hóc và thiệt hại nhiều trong quá trình vận chuyển. 

2.3 Mất mát do đánh cặp, lỗi an ninh

Các vấn đề liên quan đến an ninh có thể gây ra mất mát hàng hóa do đánh cắp hoặc tiêu hủy trái phép. Ngoài ra, việc nhân viên thiếu trung thực có thể dẫn đến tình trạng bị đánh cắp hoặc bị lấy trộm hàng hóa trong kho hàng. Và trong quá trình vận chuyển hoặc lưu trữ, đặc biệt là khi hàng hóa được vận chuyển qua các khu vực có mức độ an ninh thấp hoặc không có giám sát thì sẽ không thể tránh khỏi việc có thể bị lấy cắp hàng hóa. Nếu quản lý an ninh không chặt chẽ như không có hệ thống camera, không kiểm tra nhân viên và kiểm soát quản lý kho, sẽ dẫn đến việc thất thoát hàng hóa do các hành vi trái phép. 

2.4 Thiếu kiểm soát, theo dõi không chặt chẽ

Thiếu kiểm soát và theo dõi chặt chẽ có thể dẫn đến việc không có cơ sở dữ liệu chính xác về tình trạng hàng hóa và các quy trình vận chuyển. Việc nhân viên mắc sai sót trong việc nhập liệu hàng hóa là không thể tránh khỏi. Điều này có thể dẫn đến việc nhầm lẫn, mất mát hoặc lỗi trong quản lý và vận hành hàng hóa. Bên cạnh đó, việc không kiểm soát và theo dõi chặt chẽ từ quản lý đến nhân viên kho sẽ tạo điều kiện cho các hành vi đánh cắp hoặc lạm dụng tài sản. 

thất thoát hàng hóa 2

Xem thêm: Bounce rate là gì? 4 cách làm để giảm tỷ lệ thoát trên trang?

2.5 Thiếu hiểu biết và đào tạo

Thiếu hiểu biết và đào tạo về quy trình làm việc đúng cũng có thể gây ra các vấn đề trong quản lý hàng hóa. Nhân viên không hiểu rõ các quy trình và quy định liên quan đến việc quản lý và vận hành hàng hóa, từ quy trình đóng gói và vận chuyển đến quản lý kho và xử lý hàng hóa. Khi không có hiểu biết đầy đủ về các quy trình này, có nguy cơ gây ra nhầm lẫn, lỗi và thất thoát hàng hóa. Cần đào tạo nhân viên về các quy trình cũng như biện pháp an toàn và làm thế nào để xử lý các tình huống khẩn cấp và xác định các dấu hiệu của thất thoát hàng hóa. 

3. Thất thoát hàng hóa dẫn đến hậu quá như thế nào đối với doanh nghiệp?

Thất thoát hàng hóa không chỉ là một vấn đề về tài chính mà còn dẫn đến rất nhiều hậu quả đến doanh nghiệp. 

  • Tăng chi phí: Đối với hàng hóa bị hỏng hoặc mất mát, doanh nghiệp có thể phải chi trả chi phí sản xuất hoặc mua lại hàng hóa mới để thay thế. Nếu hàng hóa không thể sử dụng được nữa, doanh nghiệp phải chịu chi phí xử lý và loại bỏ hàng hóa không còn giá trị. Và để Để đáp ứng lại nhu cầu của khách hàng hoặc nhận lại hàng hóa mới. Doanh nghiệp có thể phải chi trả chi phí vận chuyển bổ sung.
  • Mất lợi nhuận: Việc hàng hóa bị hỏng hoặc mất mát có thể không thể bán được. Bên cạnh đó việc không thể đáp ứng được yêu cầu của khách hàng về chất lượng và thời gian giao hàng. Có thể dẫn đến là mất khách hàng và mất lợi nhuận trong tương lai. 
  • Mất uy tín: Thất thoát hàng hóa cũng có thể gây ra mất uy tín với khách hàng,  các đối tác và cộng đồng do không thể duy trì được quy trình vận chuyển và lưu trữ an toàn.
  • Tác động tới hoạt động kinh doanh: Thất thoát hàng hóa có thể gây ra gián đoạn trong chuỗi cung ứng, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp. Việc phải xử lý vấn đề thất thoát hàng hóa có thể tác động đến kế hoạch kinh doanh và dự án của doanh nghiệp.
  • Tác động tới việc nhận biết thương hiệu: Nếu vụ việc thất thoát hàng hóa được phổ biến, điều này có thể gây ra mất đi nhận thức tích cực về thương hiệu của doanh nghiệp.

4. Cách giải quyết thất thoát hàng hóa hiệu quả

Để giảm thiểu thất thoát hàng hóa, các doanh nghiệp cần tập trung vào việc cải thiện. Và các giải quyết về quy trình quản lý và vận hành, đào tạo nhân viên và thực hiện các biện pháp phòng ngừa. 

4.1 Phân tích nguyên nhân dẫn đến thất thoát hàng hóa

Đầu tiên, doanh nghiệp cần phải tìm hiểu rõ nguyên nhân. Tiến hành phân tích kỹ lưỡng để xác định nguyên nhân gây ra việc thất thoát hàng hóa. Từ việc kiểm tra quy trình vận hành, lưu trữ kho và vận chuyển. Bên cạnh đó, hãy đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên như thế nào. Phân tích và đánh giá rủi ro giúp doanh nghiệp nhận biết được những nguy cơ và đưa ra biện pháp phòng ngừa. Đây một trong những yếu tố quan trọng để có thể cải thiện việc thất thoát hàng hóa. 

thất thoát hàng hóa 3

Xem thêm: 7 kỹ năng thoát hiểm quan trọng khi xảy ra cháy chung cư bạn cần biết

4.2 Cải thiện quy trình vận hành

Tối ưu hóa quy trình vận hành bằng cách đảm bảo sự linh hoạt và hiệu quả. Điều này có thể bao gồm việc tối ưu hóa quy trình đóng gói, sắp xếp kho. Và lập kế hoạch vận chuyển để giảm thiểu thời gian và rủi ro. Xem xét lại quy trình đóng gói và sắp xếp trong kho để tối ưu hóa không gian và giảm thiểu rủi ro hỏng hóc hoặc mất mát. Thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng rõ ràng và thực hiện kiểm tra định kỳ. Để đảm bảo rằng hàng hóa được sản xuất và lưu trữ đúng cách.

4.3 Đào tạo nhân viên 

Cung cấp đào tạo đầy đủ và liên tục cho nhân viên về các quy trình làm việc đúng, an toàn và hiệu quả. Đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ và tuân thủ các quy định. Và quy trình liên quan đến quản lý và vận hành hàng hóa. Hãy đo lường hiệu quả của chương trình đào tạo bằng cách theo dõi sự cải thiện. Trong hiệu suất làm việc và giảm thiểu thất thoát hàng hóa sau khi nhân viên hoàn thành chương trình.

Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra: 

NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm giám sát nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale, phần mềm tổng đài CSKH Call Center… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.

4.4 Sử dụng phần mềm 

Áp dụng các giải pháp công nghệ như hệ thống quản lý kho hàng tự động. Mã vạch hoặc hệ thống quản lý theo dõi hàng hóa. Nhằm nâng cao khả năng quản lý và giảm thiểu thất thoát. 

Để tối ưu hóa việc quản lý kho, phần mềm quản lý bán hàng NextX là một phần mềm thích hợp. Phần mềm sẽ có những tính năng hữu ích như: 

  • Quản lý kho chuyên sâu, báo cáo hàng hóa đầy đủ, danh sách hàng hóa
  • Tự cấu hình thêm mới trường hàng hóa
  • Thêm mới hàng hóa đơn giản, cấu hình thuộc tính
  • Bảng giá, cấu hình bảng giá linh hoạt
  • Kiểm tra kho kho đa nền tảng, Mobile App mạnh mẽ

4.5 Tăng cường kiểm soát và theo dõi

Thực hiện các biện pháp kiểm soát và theo dõi chặt chẽ. Để đảm bảo rằng hàng hóa được quản lý và vận chuyển một cách an toàn và chính xác từ nguồn cung đến điểm đến cuối cùng. Bên cạnh đó, quản lý chặt chẽ kho hàng, tăng cường kiểm soát và theo dõi. Để tránh không có những hành vi đánh cắp hàng hóa. 

thất thoát hàng hóa 4

Xem thêm: Giải pháp chống thất thoát hàng hóa trong siêu thị

5. Kết luận

Cuối cùng, việc giảm thiểu thất thoát hàng hóa không chỉ mang lại lợi ích về mặt tài chính. Mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và hiệu quả của doanh nghiệp trong quản lý nguồn lực và quy trình sản xuất. Để xây dựng một hệ thống quản lý hàng hóa hiệu quả. Việc đầu tư vào các biện pháp giảm thiểu thất thoát là cần thiết. Và sẽ đem lại lợi ích lớn cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Hãy theo dõi trang tin NextX để có nhiều thông tin hữu ích trong kinh doanh nhé.