Trong thời đại công nghệ 4.0, số hóa và chuyển đổi số không chỉ là xu hướng mà đã trở thành yếu tố sống còn của doanh nghiệp. Từ quản lý dữ liệu khách hàng, lưu trữ hồ sơ đến tối ưu quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng, mọi hoạt động đều đang thay đổi mạnh mẽ nhờ công nghệ. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn giữa hai khái niệm này, dẫn đến đầu tư sai hướng hoặc áp dụng không hiệu quả. Trong bài viết này, cùng NextX – Phần mềm CRM cho doanh nghiệp tìm hiểu số hóa và chuyển đổi số là gì, điểm giống và khác nhau, lợi ích và cách doanh nghiệp triển khai đúng lộ trình để bứt phá trong thời đại số.
I. Số hóa và chuyển đổi số là gì?
Xem thêm: Số hóa doanh nghiệp là gì? 7 Công nghệ cải tiếp số hóa hàng đầu
1. Số hóa là gì?
Số hóa (Digitization) là quá trình chuyển đổi dữ liệu từ dạng truyền thống (giấy, tài liệu in, hồ sơ thủ công…) sang dạng kỹ thuật số để lưu trữ, xử lý và tra cứu dễ dàng hơn. Ví dụ như scan hợp đồng giấy thành file PDF, lưu thông tin khách hàng vào Excel thay vì sổ tay, sử dụng chữ ký số thay cho chữ ký mực.
Mục tiêu của số hóa là giúp doanh nghiệp loại bỏ giấy tờ, giảm thất lạc dữ liệu, tăng tốc độ lưu trữ và tìm kiếm thông tin. Đây được xem là “bước khởi đầu” bắt buộc trước khi tiến đến chuyển đổi số toàn diện. Nếu doanh nghiệp bỏ qua giai đoạn số hóa dữ liệu, mọi hệ thống tự động hóa hay phần mềm CRM, ERP đều không thể vận hành hiệu quả.
2. Chuyển đổi số là gì?
Chuyển đổi số (Digital Transformation) là quá trình áp dụng công nghệ vào toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp từ quản lý, marketing đến bán hàng và chăm sóc khách hàng để tạo ra mô hình kinh doanh mới hiệu quả hơn. Nếu số hóa chỉ chuyển dữ liệu từ giấy sang máy, thì chuyển đổi số thay đổi cách doanh nghiệp vận hành, giao tiếp và tạo ra giá trị cho khách hàng.
Ví dụ, doanh nghiệp dùng CRM để quản lý toàn bộ lịch sử khách hàng thay vì lưu file Excel, bộ phận bán hàng sử dụng phần mềm tự động gửi email/Zalo chăm sóc khách hàng thay vì làm thủ công, hay nhà quản lý xem báo cáo doanh thu, quản lý tồn kho, hiệu suất nhân viên theo thời gian thực trên dashboard thay vì chờ nhân viên gửi file cuối tháng.
II. Điểm giống và điểm khác của số hóa và chuyển đổi số là gì?
Nhiều người vẫn cho rằng số hóa và chuyển đổi số là một, nhưng thực tế đây là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. Tuy nhiên, chúng lại có mối liên hệ chặt chẽ và bổ trợ cho nhau trong hành trình hiện đại hóa doanh nghiệp. Việc hiểu rõ điểm giống và điểm khác của số hóa và chuyển đổi số là gì sẽ giúp doanh nghiệp áp dụng đúng cách, tránh tình trạng đầu tư công nghệ nhưng không đem lại hiệu quả thực tế.
1. Điểm giống giữa số hóa và chuyển đổi số
- Đều ứng dụng công nghệ số trong hoạt động doanh nghiệp: Cả hai đều sử dụng các hệ thống phần mềm, máy móc và nền tảng số nhằm thay thế quy trình thủ công, giúp công việc nhanh hơn và chính xác hơn.
- Đều hướng đến tối ưu hiệu quả vận hành: Cả số hóa và chuyển đổi số đều giúp giảm thời gian xử lý công việc, cắt giảm chi phí, hạn chế sai sót và tăng độ chính xác trong quản lý dữ liệu, tài liệu và quy trình làm việc.
- Đều đặt nền móng cho mô hình doanh nghiệp hiện đại: Việc số hóa dữ liệu và áp dụng chuyển đổi số giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống dữ liệu tập trung, tạo nền tảng để triển khai CRM, ERP, AI hay Big Data trong tương lai.
- Đều nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng và khả năng cạnh tranh: Khi quy trình làm việc nhanh hơn và dữ liệu minh bạch hơn, khách hàng sẽ hài lòng hơn, đồng thời doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định chiến lược chính xác hơn dựa trên dữ liệu.
2. Điểm khác giữa số hóa và chuyển đổi số
Xem thêm: Chuyển đổi số trong doanh nghiệp phù hợp với những ngành nào?
- Về mục đích: Số hóa là quá trình chuyển dữ liệu từ giấy sang dạng số để dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và hạn chế thất lạc thông tin. Trong khi đó, chuyển đổi số tận dụng công nghệ để thay đổi toàn diện cách doanh nghiệp vận hành, tạo ra mô hình kinh doanh mới, nâng cao hiệu quả và giá trị mang lại cho khách hàng.
- Về phạm vi tác động: Số hóa chỉ tác động đến dữ liệu và một phần nhỏ quy trình nội bộ như lưu trữ tài liệu, quản lý hồ sơ hay nhập liệu. Ngược lại, chuyển đổi số ảnh hưởng đến toàn bộ doanh nghiệp từ quản lý, vận hành, bán hàng, marketing đến dịch vụ khách hàng, giúp mọi bộ phận kết nối và hoạt động dựa trên dữ liệu.
- Về mức độ thay đổi: Số hóa mang tính kỹ thuật, không làm thay đổi cách doanh nghiệp hoạt động; chuyển đổi số đòi hỏi thay đổi tư duy, văn hóa, chiến lược và cả mô hình kinh doanh.
- Về công cụ sử dụng: Số hóa sử dụng các công cụ như Excel, Google Drive, máy scan, chữ ký số hay hóa đơn điện tử để chuyển dữ liệu giấy sang dạng số, giúp lưu trữ thuận tiện nhưng chưa thay đổi cách vận hành doanh nghiệp. Ngược lại, chuyển đổi số ứng dụng các hệ thống hiện đại như CRM, ERP, AI, Big Data, IoT hoặc Marketing Automation để tự động hóa quy trình, phân tích dữ liệu.
III. Mối liên hệ giữa số hóa và chuyển đổi số
Xem thêm: 6 Lợi ích của CRM giúp doanh nghiệp tăng trưởng vượt bậc
1. Số hóa là nền tảng của chuyển đổi số
Số hóa và chuyển đổi số có mối quan hệ chặt chẽ, trong đó số hóa đóng vai trò như bước khởi đầu không thể thiếu. Số hóa giúp doanh nghiệp chuyển đổi dữ liệu từ giấy tờ truyền thống sang dạng số để dễ lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ. Khi dữ liệu đã sẵn sàng ở dạng số, doanh nghiệp mới có thể tích hợp vào các hệ thống phần mềm như CRM, ERP hoặc các công cụ báo cáo. Nếu bỏ qua bước này, chuyển đổi số sẽ thiếu dữ liệu và khó triển khai hiệu quả. Vì vậy, số hóa giống như nền móng của một ngôi nhà, vững chắc mới có thể xây dựng những tầng cao hơn.
2. Chuyển đổi số là bước phát triển sâu hơn từ số hóa
Nếu số hóa là chuyển đổi dữ liệu, thì chuyển đổi số là chuyển đổi cả cách doanh nghiệp vận hành. Sau khi đã có dữ liệu số hóa, doanh nghiệp bắt đầu sử dụng công nghệ như AI, Big Data, Cloud, IoT… để phân tích, tự động hóa quy trình và cách phục vụ khách hàng tốt hơn. Chuyển đổi số giúp tối ưu hiệu suất, tiết kiệm chi phí và tạo ra mô hình kinh doanh linh hoạt hơn. Ví dụ, từ dữ liệu khách hàng số hóa, doanh nghiệp có thể tự động gửi email, chăm sóc qua Zalo, hoặc dự đoán hành vi mua hàng. Chính vì thế, chuyển đổi số không thể diễn ra khi doanh nghiệp chưa hoàn thành bước số hóa hiệu quả.
3. Số hóa là điều kiện cần, chuyển đổi số là điều kiện đủ
Số hóa và chuyển đổi số là hai giai đoạn liên tiếp nhưng không thể tách rời. Số hóa là điều kiện cần để doanh nghiệp bắt đầu hành trình chuyển đổi số, trong khi chuyển đổi số là điều kiện đủ để tạo ra lợi thế cạnh tranh so với đối thủ cạnh tranh. Nếu doanh nghiệp chỉ dừng lại ở số hóa, dữ liệu sẽ chỉ được lưu trữ mà chưa tạo ra giá trị. Ngược lại, nếu muốn chuyển đổi số mà chưa số hóa dữ liệu thì sẽ thiếu nền tảng để triển khai công nghệ. Khi hai yếu tố này kết hợp, doanh nghiệp mới thật sự tối ưu quy trình, nâng cao hiệu suất và phát triển bền vững trong thời đại số.
IV. Lợi ích của số hóa và chuyển đổi số đối với doanh nghiệp
- Tối ưu quy trình, giảm chi phí vận hành: Các công việc thủ công như nhập liệu, tìm kiếm hồ sơ, tổng hợp báo cáo được tự động hóa, giúp giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí giấy tờ, nhân sự.
- Tăng năng suất và phối hợp nội bộ hiệu quả: Dữ liệu lưu trữ tập trung, cập nhật thời gian thực giúp các phòng ban truy cập dễ dàng, phối hợp nhanh chóng qua các công cụ CRM, ERP hay phần mềm quản trị công việc.
- Nâng cao trải nghiệm và giữ chân khách hàng: Doanh nghiệp nắm rõ lịch sử giao dịch, nhu cầu và hành vi khách hàng để chăm sóc đúng thời điểm, cá nhân hóa trải nghiệm và tăng khả năng gắn bó dài hạn.
- Ra quyết định nhanh và chính xác dựa trên dữ liệu: Quản lý có thể dựa vào báo cáo doanh thu, hiệu suất và xu hướng thị trường theo thời gian thực để đưa ra quyết định kịp thời, giảm rủi ro.
- Gia tăng lợi thế cạnh tranh và phát triển bền vững: Quy trình vận hành linh hoạt, dễ mở rộng quy mô và thích ứng với thay đổi giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng phát triển bằng dữ liệu và công nghệ.
V. Giải pháp giúp thực hiện số hóa và chuyển đổi số hiệu quả
Để quá trình số hóa và chuyển đổi số không chỉ dừng lại ở lý thuyết, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược thực tế, ứng dụng công nghệ phù hợp và chuẩn bị nguồn nhân lực sẵn sàng thích nghi. Đây là hành trình dài hơi, không thể hoàn thành trong một sớm một chiều, nhưng nếu đi đúng hướng sẽ giúp doanh nghiệp vận hành tối ưu, tăng doanh thu và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.
Xem thêm: 5 Vai trò của CRM đối với doanh nghiệp trong thời đại số
1. Xây dựng chiến lược và lộ trình
Doanh nghiệp cần xác định chính xác mình đang ở giai đoạn nào, gặp vấn đề gì và chuyển đổi số nhằm mục đích gì, là tối ưu vận hành, gia tăng doanh thu hay cải thiện các cấp độ trải nghiệm khách hàng. Một lộ trình bài bản thường qua các bước từ đánh giá hiện trạng, đặt mục tiêu cụ thể, lựa chọn công nghệ, triển khai thử nghiệm và nhân rộng toàn diện.
Việc lập kế hoạch giúp doanh nghiệp tránh tình trạng đầu tư dàn trải, mua phần mềm theo trào lưu nhưng không dùng hiệu quả. Khi có lộ trình rõ ràng, từng phòng ban sẽ hiểu vai trò của mình và phối hợp tốt hơn trong quá trình triển khai.
2. Số hóa dữ liệu và chuẩn hóa quy trình
Dữ liệu là nền tảng của chuyển đổi số, vì vậy doanh nghiệp cần số hóa các loại hồ sơ như thông tin khách hàng, hợp đồng, báo cáo doanh thu, chứng từ kế toán… Việc này giúp giảm thất lạc, sai sót và dễ dàng tìm kiếm khi cần. Bên cạnh đó, các quy trình vận hành như quy trình bán hàng, chăm sóc khách hàng, quản lý kho, phê duyệt nội bộ cần được chuẩn hóa trước khi đưa vào phần mềm. Nếu quy trình chưa rõ ràng hoặc còn phụ thuộc vào cá nhân, thì dù có công nghệ hiện đại, hệ thống vẫn khó hoạt động trơn tru. Đây là bước nhiều doanh nghiệp bỏ qua nên dẫn đến thất bại khi triển khai chuyển đổi số.
3. Chọn công nghệ phù hợp
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần công nghệ quá phức tạp hay chi phí cao. Điều quan trọng là lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô, ngân sách và mục tiêu phát triển. Ví dụ:
- CRM giúp quản lý khách hàng và tự động hóa chăm sóc khách hàng.
- ERP hỗ trợ quản lý tài chính, kho hàng, nhân sự, chuỗi cung ứng.
- Marketing Automation giúp gửi email, SMS, Zalo OA, chăm sóc khách hàng tự động.
- Cloud (điện toán đám mây) giúp lưu trữ dữ liệu an toàn, truy cập mọi lúc mọi nơi.
Ứng dụng đúng công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, cải thiện hiệu suất và dễ dàng mở rộng trong tương lai mà không phải xây lại từ đầu.
4. Đào tạo nhân sự và văn hóa số
Công nghệ chỉ là công cụ, con người mới là yếu tố quyết định thành bại trong chuyển đổi số. Doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo để nhân viên hiểu lợi ích của số hóa và biết cách sử dụng các phần mềm như CRM, ERP, quản lý công việc… Song song đó là xây dựng văn hóa “làm việc dựa trên dữ liệu” thay vì dựa vào cảm tính hoặc kinh nghiệm cá nhân. Khi nhân viên thay đổi tư duy, sẵn sàng áp dụng công nghệ và phối hợp giữa các bộ phận, quá trình chuyển đổi số sẽ diễn ra nhanh hơn và ít xảy ra phản kháng nội bộ.
5. Theo dõi và cải tiến liên tục
Chuyển đổi số không phải là dự án một lần rồi kết thúc, mà là quá trình lâu dài cần liên tục cải thiện. Doanh nghiệp nên đo lường hiệu quả dựa trên các chỉ số như năng suất làm việc, thời gian xử lý công việc, doanh thu, chi phí vận hành hoặc mức độ hài lòng của khách hàng. Từ kết quả này, doanh nghiệp có thể điều chỉnh phần mềm, thay đổi quy trình hoặc tiếp tục mở rộng sang các bộ phận khác như bộ phận chăm sóc khách hàng, kho vận, marketing… Đây là cách để chuyển đổi số tiến triển bền vững thay vì chỉ là phong trào.
VI. NextX CRM – Giải pháp hỗ trợ số hóa và chuyển đổi số cho doanh nghiệp
NextX CRM là nền tảng quản lý và chăm sóc khách hàng toàn diện, giúp doanh nghiệp từng bước số hóa dữ liệu và tiến tới chuyển đổi số hiệu quả. Hệ thống cho phép hợp nhất toàn bộ thông tin khách hàng từ nhiều kênh như Zalo, Facebook, TikTok, Website, Landing Page hay Optin Form vào một hồ sơ duy nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi lịch sử giao dịch, hành vi, nhu cầu và chăm sóc khách hàng chính xác hơn.
Không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ dữ liệu, NextX CRM còn giúp tối ưu quy trình bán hàng, marketing và chăm sóc khách hàng thông qua tự động hóa và phân tích dữ liệu thông minh. Đây là “trợ lý đắc lực” giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý công việc, tăng tỷ lệ chốt đơn, giảm thất thoát khách hàng và ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính.
Các tính năng nổi bật của NextX CRM:
- Quản lý khách hàng tập trung: Lưu trữ và đồng bộ dữ liệu từ đa kênh về một hệ thống duy nhất với hồ sơ 360 độ.
- Quản lý bán hàng & cơ hội (Pipeline): Theo dõi trạng thái từng khách hàng – từ lead đến khi chốt đơn.
- Tự động phân chia lead & chăm sóc khách hàng: AI hỗ trợ phân chia khách hàng đúng người, tự động gửi SMS, Email, Zalo, thông báo chăm sóc theo kịch bản.
- Marketing Automation & đa kênh: Tự động chăm sóc khách hàng theo hành vi, lịch sử tương tác.
- AI phân tích & chấm điểm khách hàng: Dự đoán khả năng mua, đánh giá cảm xúc cuộc gọi, gợi ý ưu tiên chăm sóc.
- Báo cáo trực quan & theo thời gian thực: Cung cấp dashboard về doanh số, hiệu suất, tỉ lệ chuyển đổi giúp lãnh đạo ra quyết định nhanh hơn.
- Tích hợp hệ sinh thái số: Dễ dàng kết nối với NextX Sales, NextX Call, NextX DMS, NextX Loyalty, phần mềm kế toán, ERP và các nền tảng khác qua API.
VII. Kết luận
Số hóa và chuyển đổi số không chỉ là xu hướng nhất thời mà đã trở thành chiến lược sống còn giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững. Khi hiểu đúng bản chất số hóa và chuyển đổi số, áp dụng đúng lộ trình và lựa chọn công cụ phù hợp, doanh nghiệp sẽ dễ dàng thích ứng với thị trường, tăng năng suất và phát triển dài hạn. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các giải pháp quản trị, công nghệ, marketing hay chuyển đổi số thành công cho doanh nghiệp, hãy theo dõi ngay trang tin NextX để biết thêm nhiều kiến thức hữu ích và cập nhật mới nhất.
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
