Ngày nay trong doanh nghiệp, việc quản lý vật tư một phần quan trọng của quản lý toàn diện trong các tổ chức và doanh nghiệp. Giúp đóng góp vào sự thành công và hiệu quả hoạt động của chúng. Tầm quan trọng của quản lý kho vật tư là rất lớn và ảnh hưởng đến sự thành công. Và hiệu quả hoạt động của tổ chức hoặc doanh nghiệp của bạn. Cùng NextX – Phần mềm quản lý bán hàng tìm hiểu về việc quản lý bật tư một cách hiệu quả hơn với các phương pháp nhé!
Định nghĩa quản lý kho vật tư là gì?
Quản lý vật tư là quá trình quản lý và điều phối các hoạt động. Liên quan đến việc mua sắm, lưu trữ, vận chuyển. Và sử dụng vật tư trong một tổ chức hay doanh nghiệp. Quản lý vật tư nhằm đảm bảo rằng các nguồn lực vật tư. Được sử dụng một cách hiệu quả và kinh tế. Đồng thời đáp ứng đúng nhu cầu của tổ chức.
Bao gồm cách quản lý vật tư hoạt động như lập kế hoạch vật tư, đặt hàng, kiểm tra và nhận hàng, lưu trữ, phân phối và kiểm soát tồn kho. Nhiệm vụ chính của quản lý vật tư là đảm bảo rằng vật tư. Được cung cấp đúng số lượng, chất lượng và thời gian. Đồng thời giảm thiểu lãng phí và tồn kho dư thừa. Quản lý kho vật tư cũng liên quan đến việc theo dõi và đánh giá hiệu suất của các nhà cung cấp. Xây dựng quan hệ hợp tác với nhà cung cấp, áp dụng các phương pháp và công cụ quản lý tồn kho. Và thực hiện các biện pháp để tối ưu hóa quá trình mua sắm và quản lý vật tư.
Tại sao doanh nghiệp cần phải quản lý kho vật tư?
Xem thêm TOP 4 phần mềm quản lý doanh thu bán hàng tốt nhất cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra:
NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm giám sát nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale, phần mềm tổng đài CSKH Call Center… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.
Đảm bảo sự liên tục vận hành
Việc quản lý kho vật tư đảm bảo rằng các nguồn tài nguyên vật tư cần thiết. Để duy trì hoạt động hàng ngày của tổ chức được cung cấp đúng lúc và đủ số lượng. Khi có sự cân đối và kiểm soát chặt chẽ về vật tư. Trong tổ chức có thể đảm bảo rằng các quy trình sản xuất, dịch vụ. Cùng với các hoạt động khác diễn ra một cách liên tục và không bị gián đoạn.
Tối ưu hóa chi phí trong quản lý kho vật tư
Quản lý kho vật tư giúp tối ưu hóa việc sử dụng vật tư và giảm thiểu lãng phí. Bằng cách lập kế hoạch mua sắm, kiểm soát tồn kho và theo dõi chi phí. Tổ chức có thể tìm kiếm các cơ hội tiết kiệm chi phí và tăng tính hiệu quả trong việc sử dụng các thiết bị, cơ sở vật liệu, tư. Điều này có thể bao gồm việc đàm phán giá cả, tối ưu hóa quy trình mua sắm. Sử dụng công nghệ để quản lý vật tư một cách hiệu quả.
Đảm bảo chất lượng
Đảm bảo rằng vật tư được mua và sử dụng đáp ứng các yêu cầu chất lượng và an toàn. Bằng cách xác định các tiêu chuẩn chất lượng, kiểm tra. Đánh giá nhà cung cấp, tổ chức có thể đảm bảo rằng vật tư. Được cung cấp đúng chất lượng, không gây nguy hiểm cho sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng.
Kiểm soát tồn kho
Việc quản lý vật chất giúp kiểm soát và quản lý tồn kho một cách hiệu quả. Điều này giúp tổ chức tránh tình trạng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt. Tồn kho dư thừa là sự lãng phí tài nguyên và gây tiêu thụ không cần thiết của vốn và không gian lưu trữ. Ngược lại, thiếu hụt tồn kho có thể dẫn đến gián đoạn. Trong hoạt động, không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp
Ngoài ra nó đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp. Mối quan hệ tốt với nhà cung cấp có thể mang lại nhiều lợi ích. Như giá tốt hơn, dịch vụ tốt hơn, ưu tiên cung cấp và hỗ trợ kỹ thuật. Quản lý vật tư đảm bảo rằng quan hệ với nhà cung cấp.
Các lợi ích trong việc quản lý kho vật tư
Xem thêm Mách bạn 6 phương pháp tối ưu vòng quay hàng tồn kho cho doanh nghiệp
Đảm bảo tuân thủ các quy định, quy trình và quy chuẩn liên quan đến việc mua sắm, lưu trữ và sử dụng vật tư. Điều này bao gồm việc tuân thủ các quy định về an toàn, môi trường, đạo đức kinh doanh và quản lý rủi ro. Quản lý vật tư giúp tổ chức duy trì sự tuân thủ pháp lý và tránh các vấn đề pháp lý và danh tiếng tiềm tàng.
Giúp tổ chức nắm bắt và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu vật tư từ các bộ phận khác nhau. Khi quá trình quản lý vật tư được thực hiện một cách hiệu quả, tổ chức có thể xử lý yêu cầu vật tư một cách linh hoạt và đáp ứng nhanh chóng cho các hoạt động sản xuất, dịch vụ và sửa chữa.
Cung cấp thông tin quan trọng để đánh giá hiệu quả của quy trình mua sắm và quản lý vật tư. Bằng cách thu thập và phân tích dữ liệu về việc sử dụng và tiêu thụ vật tư, tổ chức. Có thể xác định các cơ hội cải tiến, tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu lãng phí.
Đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an ninh và an toàn trong việc sử dụng vật tư. Qua việc kiểm soát và giám sát quy trình nhập khẩu, lưu trữ và xử lý vật tư, tổ chức có thể đảm bảo rằng không có vật tư nguy hiểm. Hoặc không phù hợp được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ khách hàng.
Những khó khăn trong quản lý kho vật tư ngày nay
- Xác định nhu cầu vật tư đúng lượng và thời điểm là một thách thức. Dự đoán sai hoặc đánh giá không chính xác có thể dẫn đến tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt. Ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp nếu không có cách quản lý vật tư hiệu quả.
- Điều chỉnh và quản lý vật tư tồn kho là một khía cạnh quan trọng của quản lý vật tư. Tồn kho dư thừa gây tốn kém và tăng rủi ro hư hỏng. Hoặc lỗi thời của vật tư, trong khi tồn kho thiếu có thể gây gián đoạn hoạt động.
- Quản lý chi phí liên quan đến vật tư là một thách thức. Theo dõi, phân tích và kiểm soát các khoản chi phí như mua hàng, vận chuyển, lưu kho.
- Quản lý quy trình đặt hàng và cung cấp vật tư có thể là một thách thức. Đặc biệt khi có nhiều nhà cung cấp và các yếu tố khác nhau. Như thời gian giao hàng, chất lượng và giá cả. Đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy trong việc xác định nhà cung cấp. Đàm phán hợp đồng và quản lý quy trình giao nhận là điều quan trọng.
- Sử dụng hệ thống quản lý kho và công nghệ thông tin phù hợp là một thách thức. Đòi hỏi sự đầu tư và triển khai hệ thống phù hợp để theo dõi. Nếu hệ thống không hiệu quả hoặc không tương thích.
- Bảo vệ vật tư khỏi mất mát, hư hỏng hoặc sử dụng trái phép là một thách thức. Đảm bảo an ninh và bảo mật của kho vật tư, kiểm soát quy trình.
Các phương pháp quản lý vật tư cho doanh nghiệp tốt nhất
Xem thêm 7 Mô hình phân phối điển hình trong kinh doanh sản phẩm dịch vụ
Quản lý vật tư tốt là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Bằng cách tối ưu hoá quy trình quản lý và sử dụng vật tư. Doanh nghiệp có thể giảm thiểu sự lãng phí, cải thiện năng suất và đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất. Dưới đây là một vài cách quản lý vật tư hiệu quả doanh nghiệp có thể tham khảo:
Sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư NextX
Xem thêm Quy trình 7 bước bán hàng dễ dàng chinh phục khách hàng ngay lập tức
Công nghệ thông tin có vai trò quan trọng trong quản lý kho vật tư. Các hệ thống quản lý kho tự động (WMS) và phần mềm quản lý chuỗi cung ứng (SCM). Giúp tổ chức quản lý và giám sát tồn kho, quy trình đặt hàng, vận chuyển và xuất kho một cách hiệu quả hơn. Sử dụng những phần mềm quản lý kho hàng đang trở thành một giải pháp hữu hiệu đối với các doanh nghiệp hiện nay.
Thay vì áp dụng các phương pháp truyền thống, sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng tiên tiến sẽ đảm bảo sự chính xác. Và đáng tin cậy trong quá trình tổng hợp số liệu. Phần mềm quản lý vật tư thiết bị NextX cung cấp khả năng phân tích chính xác và liên tục về các số liệu theo thời gian thực. Nhằm đáp ứng nhanh chóng các thay đổi và biến động trong quá trình sản xuất.
Với phần mềm NextX, không những bao gồm chức năng quản lý kho hàng. Mà còn tích hợp thêm nhiều chức năng quản lý khác như nhân sự, quản lý thu chi, quản lý hàng hoá… Và trở thành một công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp, cửa hàng của bạn phát triển một cách tối ưu nhất.
Sắp xếp các hàng hóa trong kho một cách tối ưu
Một trong các vấn đề mà các doanh nghiệp nhỏ và vừa hay gặp là vấn đề lưu trữ kho hàng cồng kềnh với diện tích hạn chế. Khi đó, sắp xếp kho hàng một cách khoa học là việc làm cần thiết để hạn chế sai sót. Doanh nghiệp bạn có thể sử dụng kệ hàng, phân loại theo mã sản phẩm. Nhằm tạo ra sự kết nối logic, không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Phương pháp này đảm bảo nhập và xuất hàng hoá nhanh chóng.
Quản lý kho vật tư qua công cụ Excel
Xem thêm Top 1 phần mềm quản lý PG hiệu quả và hot nhất trên thị trường
- Cách quản lý kho bằng bảng Excel là một phương pháp hiệu quả và đem lại nhiều tiện ích đối với các doanh nghiệp nhỏ và hộ gia đình có số lượng hàng hoá ít. Để quản lý kho bằng Excel hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm rõ những kiến thức sau:
- Tổ chức file Excel có cấu trúc và phù hợp với từng ngành nghề kinh doanh để lưu giữ dữ liệu chính xác và hiệu quả.
- Kiến thức sử dụng Excel giúp hạn chế sai sót trong quá trình sử dụng.
- Các thao tác báo cáo, thống kê hàng ngày, nhập dữ liệu, định dạng và chỉnh sửa bảng Excel.
- Thành thạo các hàm thông dụng trong Excel giúp việc quản lý kho vật tư được hiệu quả.
Việc quản lý kho vật tư với các phương pháp FIFO và LIFO
FIFO (first in, first out) và LIFO (last in, first out) là hai thuật ngữ phổ biến trong quản lý vật tư, nhất là đối với quản lý hàng hoá. Dưới đây là hai phương pháp để doanh nghiệp có thể áp dụng trong quản lý kho vật tư cho từng trường hợp như sau:
- Phương pháp FIFO chính là cách quản lý kho dựa trên nguyên tắc hàng đầu vào là hàng đầu ra trước. Theo phương pháp này, các mặt hàng được xếp chồng lên nhau theo thứ tự nhập kho và khi xuất kho. Hàng hóa được chọn từ đầu ngăn xếp trên cùng. Phương pháp FIFO thích hợp cho các mặt hàng có hạn sử dụng hoặc dễ hư hỏng. Để đảm bảo hàng hóa không bị lỗi thời hoặc hư hỏng.
- LIFO đây là phương pháp ngược lại với FIFO.Ttrong đó hàng hóa được xếp chồng lên nhau theo thứ tự nhập kho và khi xuất kho, hàng hóa được chọn từ ngăn xếp trên cùng. Phương pháp LIFO thích hợp cho các mặt hàng không bị hạn sử dụng hoặc không dễ hư hỏng.
Kiểm kê kho trong vật tư theo định kỳ
Để quản lý vật tư kho, doanh nghiệp cần định kỳ kiểm kê hàng hoá. Nhằm hạn chế sai sót và chênh lệch với báo cáo. Việc kiểm kê định kỳ giúp đảm bảo các chất lượng hàng hoá. Đồng thời được đảm bảo việc luân chuyển hàng hoá một cachs kịp thời, không hỏng hóc hoặc quá hạn sử dụng.
Sử dụng bộ chỉ số hiệu suất kết hợp các dữ liệu khác để đánh giá hoạt động trong kho vật tư. Các chỉ số như tỷ lệ tồn kho, lượt quay hàng tồn kho, thời gian chu kỳ lưu kho. Và chi phí tồn kho được sử dụng để đo lường và cải thiện hiệu quả quản lý kho.
Như vậy, quản lý vật tư sẽ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong các quá trình kinh doanh, buôn bán hàng hoá. Hy vọng rằng với những chia sẻ về cách thức quản lý vật tư trên đây, doanh nghiệp sẽ vận dụng và lựa chọn hình thức phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp.
Kết luận
Bài viết dưới đây NextX nói cho bạn biết trong việc quản lý vật tư đóng vai trò quan trọng. Đảm bảo sự liên tục vận hành để tối ưu hóa chi phí, chất lượng, kiểm soát tồn kho. Ngoài ra còn phải tuân thủ các quy định linh hoạt đáp ứng, đánh giá hiệu quả, đảm bảo an ninh và an toàn. Việc quản lý vật tư một cách hiệu quả giúp tổ chức hoạt động một cách tốt nhất để tăng cường sự cạnh tranh và đạt được mục tiêu kinh doanh. Ngoài ra để hiểu thêm về quản lý hàng hóa theo lô hãy theo dõi trang tin NextX nhé!
Có thể bạn quan tâm: Top 5 phần mềm theo dõi công nợ tiết kiệm và tối ưu nhất hiện nay
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |