Quản lý hàng hóa là một khía cạnh quan trọng của kinh doanh hiện đại. Quản lý hàng hóa hiệu quả không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình nội bộ mà còn cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Từ đó doanh nghiệp có thể vượt trội hơn nhiều đối thủ. Bài viết này, NextXPhần mềm quản lý bán hàng sẽ cho bạn biết tầm quan trọng của việc quản lý hàng hóa.

1. Định nghĩa về quản lý hàng hóa

Quản lý hàng hóa là việc phối hợp và tổ chức các hoạt động liên quan đến việc mua, lưu trữ, bán hàng hóa. Điều này gồm lập kế hoạch tồn kho, đặt hàng, đảm bảo chất lượng, vận chuyển và giám sát tài chính liên quan đến sản phẩm. Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo quản lý hàng hóa hiệu quả trong toàn bộ quá trình, từ nhập khẩu đến bán hàng cuối cùng cho khách hàng.

quản lý hàng hóa 1

Xem thêm: Quản lý kho hàng hiệu quả bằng phần mềm NextX CRM

2. Tầm quan trọng của việc quản lý hàng hóa?

Việc quản lý hàng hóa đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của một doanh nghiệp. Vì nó ảnh hưởng đến hiệu suất và thành công chung của một doanh nghiệp. Hãy cùng xem một số điểm chính làm nổi bật tầm quan trọng của việc quản lý hàng hóa:

2.1 Duy trì việc kiểm kê sản phẩm đầy đủ và chính xác

Là mục tiêu chính của quản lý hàng hóa. Bằng cách đảm bảo rằng tổ chức luôn có sẵn đủ hàng. Điều này sẽ ngăn ngừa bất kỳ sự thiếu hụt, sai sót tiềm ẩn nào trong việc giao hàng. Từ đó giúp thúc đẩy và nâng cao mối quan hệ với khách hàng.

Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra: 

NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm giám sát nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale, phần mềm tổng đài CSKH Call Center… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty. 

2.2 Thực thi biện pháp quản lý hàng tồn một cách hiệu quả

Các tổ chức có thể giảm lãng phí trong hàng tồn kho của mình. Điều này có thể đạt được bằng cách phân tích và dự đoán cẩn thận nhu cầu. Tránh mua quá mức hoặc lưu kho quá lâu, tiết kiệm được chi phí và nguồn lực.

2.3 Giảm thiểu chi phí vận chuyển

Doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí vận chuyển một cách hiệu quả. Qua việc thực hiện các chiến lược quản lý hàng hóa thông minh. Tối ưu hóa các đơn đặt hàng, lập kế hoạch cẩn thận về các phương thức vận chuyển hiệu quả. Nhờ đó, chi phí vận chuyển giảm xuống. Cuối cùng là nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

2.4 Nâng cao chất lượng sản phẩm

Một trong những lợi ích chính của quản lý hàng hóa là khả năng nâng cao chất lượng sản phẩm. Kiểm soát chất lượng, đảm bảo rằng chỉ những sản phẩm chất lượng cao mới được giao đến tay khách hàng. Điều này không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao danh tiếng của thương hiệu.

Quản lý hàng hóa phù hợp giúp giảm thiểu rủi ro, hư hỏng hoặc sai sót trong quá trình chuyển đổi và lưu trữ kho.

quản lý hàng hóa 2

Xem thêm: Khám phá tính năng quản lý kho trên CRM phần mềm

2.5 Đáp ứng nhanh chóng

Khả năng giải quyết các yêu cầu của khách hàng được nâng cao thông qua quản lý hàng tồn hiệu quả. Nâng cao khả năng đáp ứng nhanh chóng. Doanh nghiệp sở hữu tính năng hoạt động có khả năng điều chỉnh nhanh chóng những thay đổi trên thị trường và nhu cầu của khách hàng. Từ đó nâng cao hiệu suất và năng suất.

Công việc tối ưu hóa quản lý hàng tồn có tác động sâu sắc đến việc hợp lý hóa các hoạt động và quy trình kinh doanh. Phân chia thời gian, nguồn năng lượng và công sức của mình cho các hoạt động kinh doanh nguyên lý cốt lõi, giúp tiết kiệm đáng kể.

2.6 Nâng cao trải nghiệm của khách hàng

Nâng cao trải nghiệm của khách hàng là điều quan trọng nhất. Quản lý hiệu quả hàng hóa mang lại kết quả có lợi cho sự hài lòng của khách hàng. Khả năng đáp ứng nhanh chóng và chất lượng của sản phẩm được nâng cao mang lại sự sáng tạo và hài lòng cho khách hàng.

Tóm lại, quản lý hàng hóa không chỉ là một bước quan trọng trong quá trình kinh doanh mà còn ảnh hưởng đến sự thành đạt và bền lâu của doanh nghiệp. Nó giúp tối ưu hóa quy trình, nâng cao khả năng cạnh tranh và cải thiện trải nghiệm của khách hàng, là chìa khóa để đạt được mục tiêu kinh doanh.

3. 7 biện pháp quản lý hàng hóa hiệu quả  

3.1 Kiểm tra và sắp xếp kho định kỳ

Định kỳ, bố trí công việc, kiểm tra kho là điều cần thiết. Đảm bảo hàng hóa được sắp xếp gọn gàng là một khía cạnh quan trọng của công việc quản lý tồn tại kho hiệu quả không nên bỏ qua. Cách thực hành này tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập sản xuất các mặt hàng một cách dễ dàng. Cho phép theo dõi các sản phẩm còn ít hàng và tối ưu hóa thời gian tồn tại kho. 

Nên phân loại hàng hóa thành từng phần cụ thể dựa trên mức độ phù hợp. Sắp xếp hàng theo giới hạn sử dụng để tránh việc tích tụ hàng tồn tại quá hạn sử dụng. Hơn nữa, việc kiểm tra hàng hóa thường xuyên là điều cần thiết. Để có thể ngăn chặn mọi rủi ro và hiểu biết chính xác hơn về việc tiêu thụ sản phẩm.

quản lý hàng hóa 3

Xem thêm: 4 loại báo cáo kinh doanh cần phải có trong cửa hàng bán lẻ

3.2 Lắp đặt camera quan sát

Để giám sát hiệu quả các khía cạnh khác nhau của hoạt động hàng ngày. Xem xét giới hạn hành vi của nhân viên và lưu lượng khách hàng. Cũng như phân tích môi thâm hụt tiềm ẩn, chủ doanh nghiệp nên đầu tư vào hệ thống camera. Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng tất cả các khu vực đều được bao phủ. Bằng cách lắp đủ số lượng máy ảnh, đặc biệt chú ý đến vị trí thu ngân sách. 

Thông thường, nên đặt camera ở vị trí tối thiểu, bao gồm quầy thu ngân, điểm ra/vào và cả tường để có tầm nhìn tối ưu. Khi chọn máy ảnh, bạn nên chọn loại máy ảnh có chất lượng cao, có khả năng ghi lại cảnh quay rõ ràng. Đặc biệt là vào ban đêm và nếu có thể thì có khả năng ghi âm. Điều cần thiết là phải xem xét các công cụ yêu cầu của doanh nghiệp bạn khi đưa ra quyết định mua hàng.

3.3 Quản lý hàng hóa dựa trên ngày hết hạn 

Là một phương pháp thiết thực giúp chủ cửa hàng xử lý hàng tồn tại một cách hiệu quả và giảm thiểu thất bại tối thiểu. Điều quan trọng là phải thường xuyên kiểm tra ngày hết hạn của sản phẩm. Ưu tiên loại bỏ những mặt hàng ngắn hạn trước những mặt hàng có thời hạn sử dụng dài hơn.

3.4 Quản lý hàng hóa bằng mã vạch

Triển khai hệ thống mã vạch để quản lý hàng là biện pháp hữu hiệu ngăn chặn hoạt động lừa đảo từ phía khách hàng. Ngoài ra, việc sử dụng các phương pháp hiệu quả để quản lý hàng hóa, hàng tồn đảm bảo một quy trình liền mạch và dễ dàng. 

Sử dụng mã vạch để quản lý hàng hóa là giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp. Vì mỗi sản phẩm đều có mã vạch được in trên đó. Nên thông tin có thể được quản lý, truy xuất dễ dàng và hoạt động hiệu quả hơn. Từ đó, bạn có thể tiết kiệm thời gian quản lý. Mọi hoạt động quản lý sản phẩm diễn ra suôn sẻ, ổn định, giúp tăng doanh thu kinh doanh.

quản lý hàng hóa 4

Xem thêm: Xả hàng tồn kho: Giải quyết trong một “nốt” nhạc

3.5 Quản lý hàng hóa qua quy trình xuất – nhập hàng 

Để hợp lý hóa các thủ tục xuất nhập khẩu liên tục, điều quan trọng là người bán phải thiết lập một quy trình tiêu chuẩn hóa mà nhân viên có thể kết hợp thủ công. Cho phép giám sát và hợp lý nhất tồn tại hiệu quả hàng tháng và hàng năm. Điều bắt buộc là tất cả nhân viên phải hạn chế các thủ tục xuất nhập khẩu theo quy định. Ngoài ra, việc kiểm tra kỹ thuật cân, lưu kho và đóng gói cẩn thận. Tất cả các gói hàng phải được tiến hành chung để giảm thiểu mọi rủi ro có thể xảy ra.

3.6 Áp dụng nguyên tắc FIFO và FEFO

Hai nguyên tắc quan trọng trong quản lý hàng hóa là FIFO (Nhập trước, Xuất trước) và FEFO (Hết hạn trước, Xuất trước) đóng vai trò quan trọng trong công việc đảm bảo tính hiệu quả. An toàn trong công việc bảo quản và sử dụng ứng dụng hàng hóa. 

Nguyên tắc FIFO, viết tắt của First-In-First-Out, là một phương pháp được sử dụng rộng rãi. Nó đòi hỏi phải sử dụng hàng hóa đã được lưu trữ trong kho trong thời gian dài nhất trước khi sử dụng những hàng mới mua gần đây. Đặc biệt khi xử lý các mặt hàng có ngày hết hạn và là khía cạnh cơ bản của quản lý hàng tồn tại.

Nguyên tắc FEFO tương tự như FIFO nhưng đặc biệt phù hợp với những mặt hàng có thời hạn sử dụng hạn chế. Đặc biệt là trong lĩnh vực y tế và thực phẩm.

Những sản phẩm có thời hạn gần đến ngày hết hạn sẽ được sử dụng trước. Kể cả khi được bổ sung thêm sau đó.

Nguyên tắc này đảm bảo sản phẩm không bị vượt quá thời hạn và an toàn cho người tiêu dùng.

Việc áp dụng nguyên tắc FIFO và FEFO trong quản lý hàng hóa là điều quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Đồng thời giúp tăng tính bền vững và thành công của tổ chức.

quản lý hàng hóa 5

Xem thêm: Quản lý kho hàng đơn giản cùng NextX CRM

3.7 Quản lý hàng hóa bằng phần mềm

Tích hợp phần mềm này vào hệ thống quản lý kho tồn. Bạn có thể hợp lý hóa quy trình và theo dõi kho tồn của mình bằng một cách hiệu quả. Phần mềm này còn giúp đơn giản hóa công việc quản lý đơn hàng, theo dõi vận động đơn giản. Và giảm thiểu mọi sai sót hoặc hỗn loạn trong quá trình bán hàng. Hơn nữa, nó cung cấp những hiểu biết về giá trị hiệu quả của nhân viên. Cho phép bạn có thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp thông qua báo cáo doanh thu và thu lợi nhuận thường xuyên.

Nhờ sự hỗ trợ hiệu quả của phần mềm quản lý kho hàng NextX – Phần mềm quản lý bán hàng. Công việc quản lý hàng tồn kho trở nên vô cùng đơn giản. Phần mềm này kết nối liền mạch các quy trình quản lý kho và tồn hàng, mang lại trải nghiệm thân thiện với người dùng. Cải thiện hiệu quả khi so sánh với các phương pháp lưu giữ hồ sơ thông tin thông thường.

4. Kết luận

Việc nắm vững các phương pháp quản lý hàng hóa trên sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình bán hàng. Hạn chế những rủi ro phức tạp và nâng cao hiệu quả hoạt động. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp những thông tin hữu ích giúp bạn quản lý hàng tốt hơn quá trình kinh doanh của mình. Để biết thêm những thông tin hữu ích về kinh doanh thì hãy theo dõi trang tin NextX nhé!