Bật mí 6 quy trình quản lý công nợ hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp

Được xem là một trong những yếu tố quan trọng khi quản lý công nợ có thể tác động tới sự thành bại của một doanh nghiệp. Do đó nếu doanh nghiệp không có quy trình quản lý rõ ràng và chuyên nghiệp thì doanh nghiệp có thể ở bờ vực phá sản. Chính vì vậy biện pháp và quy trình quản lý công nợ là vô cùng cần thiết để quản lý hiệu quả. Trong bài viết dưới đây, NextXPhần mềm CRM cho doanh nghiệp sẽ giới thiệu tới bạn những kiến thức hữu ích xoay quanh vấn đề này. 

Quản lý công nợ bao gồm những gì?

quản lý công nợ

Xem thêm: Quản lý doanh nghiệp là gì? Các quy trình và quản lý hiệu quả

Quản lý nợ bao gồm quản lý các khoản nợ cho vay (nhà cung cấp,  khoản vay) và các khoản phải thu khách hàng. Cụ thể: 

Đầu tiên, nó liên quan đến các khoản nợ mà công ty phải trả

  • Các khoản công nợ phải trả bao gồm số tiền phải trả cho các nhà cung cấp khác. Về việc mua thiết bị, máy móc, hàng hóa, vật liệu, dịch vụ, sản phẩm, v.v. mà công ty chưa thanh toán cho đối tác. 
  • Nợ nhân viên – nợ tiền lương. 
  • Các khoản nợ được cơ quan chính phủ bảo lãnh, khoản vay cá nhân, khoản vay kinh doanh.

Thứ hai, các khoản phải thu của công ty

  • Các khoản phải thu bao gồm thiết bị, máy móc, dịch vụ được cung cấp. Và doanh số bán hàng hóa mà doanh nghiệp bán cho khách hàng. Và nếu công ty chưa thu đủ số tiền và chưa thanh toán cho bạn thì số tiền còn lại coi như nợ. Công việc này thuộc trách nhiệm của kế toán viên. 
  • Các khoản phải thu nội bộ của công ty. Như các khoản tạm ứng từ nhân viên để đi lại, sản xuất hoặc từ công ty mẹ.

Vai trò quan trọng của quản lý công nợ

  • Quản lý dòng tiền: Quản lý  nợ giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả. Bằng cách thu tiền mặt từ khách hàng, doanh nghiệp có thể đảm bảo nguồn tài chính liên tục và hoạt động kinh doanh liên tục. 
  • Giảm thiểu rủi ro: Quản lý nợ giúp giảm thiểu rủi ro không thể thu hồi được tiền của khách hàng. Bằng cách áp dụng chính sách thu hồi nợ linh hoạt; giám sát chặt chẽ việc thu nợ. Các công ty có thể giảm thiểu nợ xấu và tăng thu tiền mặt.  
  • Duy trì mối quan hệ với khách hàng: Quản lý nợ đúng cách giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng. Bằng cách áp dụng chính sách thanh toán linh hoạt; tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng. Doanh nghiệp có thể gia tăng sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.  
  • Đánh giá hiệu quả tài chính: Quản lý nợ cung cấp thông tin cần thiết để đánh giá hiệu quả tài chính của công ty. Bằng cách theo dõi các số liệu. Như chu kỳ thu nợ, thời gian thu nợ trung bình và tỷ lệ nợ xấu. Các công ty có thể đánh giá hiệu quả chiến lược của mình và thực hiện các điều chỉnh nếu cần. 
  • Tối ưu hóa vốn: Quản lý nợ giúp tối ưu hóa việc sử dụng vốn. Bằng cách điều chỉnh kỳ hạn thanh toán và chuyển nợ thành tiền mặt; doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa nguồn vốn sẵn có; ngăn chặn dòng vốn chảy vào tài khoản không chịu lãi.

Quy trình quản lý công nợ hiệu quả

vai trò quản lý công nợ

Xem thêm: Quy trình quản lý khách hàng hiệu quả nhất NextX

Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra:

NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS,  phần mềm quản lý telesale,… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.

Xây dựng một quy trình theo dõi tối ưu

Việc xây dựng một quy trình quản lý công nợ khoản phải thu hoàn chỉnh là rất cần thiết. Đặc biệt, quy trình này cần xác định trách nhiệm của nhân viên tiếp xúc với khách hàng; cũng như cách thức và thời điểm khách hàng sẽ được thông báo. Ngoài ra, người làm kế toán nợ cũng cần nắm rõ các quy trình kế toán. Cụ thể như quản lý chứng từ, luân chuyển chứng từ, quy trình thanh toán. 

Để theo dõi công nợ khách hàng và cập nhật các xu hướng liên quan đến công nợ. Bộ phận kế toán của bạn cần có file theo dõi được tạo trên Excel hoặc phần mềm kế toán. Căn cứ vào các thông tin như hợp đồng, hoá đơn, biên lai xuất nhập khẩu, sao kê thanh toán, sao kê ngân hàng,… cập nhật hồ sơ theo dõi. Các khoản nợ được theo dõi liên tục và thường xuyên.

Kiểm tra khoản phải thu định kỳ

Người quản lý nợ nên thường xuyên kiểm tra thời gian đáo hạn của các khoản nợ theo yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra, việc phân loại khách hàng theo thời gian cũng giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền chính xác hơn. Nó còn giúp bạn xác định những khách hàng mua chịu. Nhưng lâu ngày chưa thanh toán và đưa ra  giải pháp tránh  nợ quá hạn. 

Kế toán phải chủ động lưu giữ hồ sơ để xác minh công nợ thường xuyên của từng khách hàng và báo cáo cấp trên. Các loại báo cáo cần lập bao gồm báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng; bảng tổng hợp nợ phải thu/nghĩa vụ; bảng theo dõi tình trạng nợ đọng; bảng theo dõi tình trạng nợ, nợ vượt hạn mức…

Gửi hóa đơn thanh toán đến khách hàng

Việc gửi hóa đơn cho khách hàng là điều bắt buộc nhưng đôi khi doanh nghiệp lại không để ý đến điều này. Doanh nghiệp phải theo dõi quá trình gửi hóa đơn cho khách hàng; đảm bảo khách hàng nhận được hóa đơn đúng hạn. Không được có sai sót hoặc thiếu tài liệu gây chậm trễ. 

Lưu ý kế toán quản lý công nợ phải chủ động gọi điện; thông báo cho khách hàng bằng fax hoặc email (scan) trước và sau khi gửi hoá đơn. Điều này ngăn ngừa việc mất hóa đơn hoặc gửi hóa đơn chậm trễ ảnh hưởng đến thời gian thanh toán.  

Đặc biệt, việc gửi hóa đơn kèm theo lời nhắc quan trọng, khẩn cấp sẽ giúp khách hàng chú ý và thanh toán hóa đơn đúng hạn. Ví dụ: bạn sẽ nhận được kết quả tốt hơn nếu bạn nói “Hóa đơn của tôi đến hạn vào ngày 1 tháng 1”; thay vì “Thanh toán hóa đơn trong vòng 30 ngày”.

Nhắc nhở khách hàng qua điện thoại

Để giúp khách hàng ghi nhớ thời hạn thanh toán; kế toán nên liên hệ với khách hàng qua email hoặc điện thoại để nhắc nhở. Khách hàng phải thông báo trước 5-10 ngày về ngày đến hạn và các khoản nợ đến hạn, tùy theo thời hạn của khoản nợ. 

Bạn cũng nên chuẩn bị sẵn một kịch bản cuộc gọi tốt để có thể tương tác với khách hàng một cách thân thiện và thoải mái. Xin lưu ý rằng tốt nhất bạn nên tránh gọi điện vào đầu năm hay tháng. Vì dễ gây căng thẳng, khó chịu cho khách hàng. 

Khi gọi điện cho khách hàng để nhắc nhở họ về các khoản nợ, hãy cân nhắc những điều sau. Hạn chế gọi điện nhắc nhở khách hàng về các khoản nợ vào đầu ngày làm việc. Tuy nhiên, bạn không nên gọi điện cho khách hàng vào cuối ngày làm việc. Bởi vì khách hàng mệt mỏi trong những giờ đó và cuối cùng phải trả tiền. Hoặc họ trút sự thất vọng lên bạn. Thực tế cho thấy, thời điểm hiệu quả nhất để gọi điện  nhắc nhở khách hàng về các khoản nợ là từ 10h đến 11h. Từ 2 giờ đến 4 giờ vào các buổi chiều. 

Kỹ năng kế toán công nợ 

Để quản lý công nợ đúng đắn, người kế toán phải có những kỹ năng tốt. Như luôn ghi lại hoặc nhập thông tin đầy đủ và chính xác. Ngoài ra, kế toán phải ghi chép từng khách hàng; khoản phải thu, khoản phải trả một cách kịp thời, rõ ràng. Việc giám sát thường xuyên và chính xác  giúp doanh nghiệp có những bước đi tốt nhất trong việc khuyến khích khách hàng trả nợ. Ngoài ra, việc xem xét và đối chiếu thu nhập của bạn vào cuối mỗi tháng; và lập hồ sơ điều chỉnh nợ sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan tốt nhất có thể. 

Đồng thời, yêu cầu khách hàng ký hợp đồng trong đó nêu rõ việc thanh toán phải được thực hiện đúng thời hạn; các hình phạt nếu chậm thanh toán. Lưu giữ tất cả các giao dịch và thông tin liên hệ của khách hàng. Như email, thư từ, cuộc gọi điện thoại làm hồ sơ đòi nợ phòng trường hợp cần sử dụng cho các tranh chấp sau này.

Duy trì tốt các mối quan hệ

Các mối quan hệ ở đây bao gồm các mối quan hệ với khách hàng và với các bộ phận khác trong công ty. Chẳng hạn như bộ phận bán hàng. Ngoài việc  thường xuyên liên hệ với khách hàng về việc trả nợ; mối liên hệ nội bộ trong công ty cũng rất quan trọng. Nếu là nội bộ, bạn sẽ cần có sự kết nối với kế toán nợ và các bộ phận chuyên môn. Bởi mỗi đơn hàng bán ra của bộ phận kinh doanh đều phải được ghi nhận ngay vào doanh thu. Để quản lý công nợ hiệu quả và tránh thất thoát hoặc vỡ nợ phải thu của khách hàng; các khoản nợ cũng cần được đưa vào danh sách. 

Phần mềm quản lý công nợ NextX tài chính hiệu quả tối đa

phần mềm quản lý công nợ

Xem thêm: 12 nội dung cơ bản cần phải biết về kế toán hành chính sự nghiệp

Phần mềm tài chính NextX là một trong những phần mềm quản lý nợ hiệu quả nhất dành cho doanh nghiệp. Phần mềm này phù hợp với hầu hết mọi quy mô doanh nghiệp. Từ nhà bán lẻ nhỏ đến doanh nghiệp tư nhân, chuỗi cửa hàng cho đến công ty bán hàng đa kênh. Điều này sẽ giúp quản lý nợ hiệu quả. Và giúp các công ty đảm bảo nguồn vốn kinh doanh tốt hơn.

Một số tính năng nổi bật của NextX

Báo cáo doanh số cụ thể theo ngày/tháng/năm. Bạn có thể dễ dàng kiểm tra số tiền bán hàng của mình bất cứ lúc nào. Tìm hiểu chính xác khách hàng nào đã thanh toán, khách hàng nào chưa thanh toán và số tiền bạn nợ. 

Báo cáo công nợ chi tiết, rõ ràng cho từng nhóm nhà cung cấp, khách hàng… 

  • Khả năng tự động  thông báo công nợ cho khách hàng khi đến hạn thanh toán. 
  • Quản lý sản phẩm: Đầy đủ tính năng, bao gồm nhập nhanh dữ liệu sản phẩm và hỗ trợ nhập/xuất dữ liệu trong Excel. Đồng bộ hóa sản phẩm của bạn với Shopee, Lazada, Tiki và hơn thế nữa… 
  • Smart Warehouse giúp người dùng nhập hàng, trả lại hàng; theo dõi ngày hết hạn sản phẩm, kiểm tra tồn kho nhanh chóng; hỗ trợ sử dụng máy quét mã vạch, dự đoán hàng nhập dựa trên tồn kho thực tế và tốc độ bán hàng. 
  • Liên kết với nhiều đơn vị vận chuyển thông dụng như GHTK, GHN, Vietnam Post, Viettel Post,…
  • Xử lý đơn hàng trực tuyến nhanh chóng 
  • Quản lý nhân sự chặt chẽ 
  • Quy trình chăm sóc khách hàng

Kết luận

Có nhiều cách để quản lý nợ, nhưng tất cả các phương pháp đều yêu cầu chủ doanh nghiệp phải đảm bảo có thể lưu trữ; quản lý tài liệu và có hệ thống xử lý nợ để hạn chế và trả nợ đúng hạn. 

Một số phần mềm, ứng dụng giúp chủ doanh nghiệp đồng bộ hóa mọi hoạt động bán hàng; quản lý thu nhập, công nợ của doanh nghiệp. Nó cho phép các cửa hàng giám sát tất cả các hoạt động kinh doanh của cửa hàng; quản lý và thực hiện thanh toán. Đồng thời đưa ra lời nhắc kịp thời về các khoản phải thu và phải trả. Mong rằng tin tức NextX đem tới là hữu ích với bạn.

Rate this post

BÀI VIẾT LIÊN QUAN
BÀI VIẾT LIÊN QUAN

BÀI VIẾT LIÊN QUAN
CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM