Lập kế hoạch dự án là một phần quan trọng trong việc quản lý dự án, giúp xác định các bước cần thiết để hoàn thành một dự án một cách hiệu quả. Một trong những công cụ hỗ trợ lập kế hoạch dự án phổ biến hiện nay là PERT Chart. Vậy PERT chart là gì?, khi nào cần sử dụng và nó mang lại lợi ích gì cho các nhà quản lý dự án? Bài viết dưới đây, NextX – Phần mềm quản lý dự án sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về kỹ thuật lập kế hoạch này.

I. Định nghĩa PERT Chart

PERT (Program Evaluation and Review Technique) chart là một công cụ quản lý dự án. Nó được phát triển vào những năm 1950 để hỗ trợ quản lý các dự án phức tạp, chủ yếu được áp dụng trong các dự án quân sự của Mỹ. Đây là một sơ đồ mạng lưới biểu diễn các nhiệm vụ hoặc sự kiện cần thực hiện trong một dự án, cùng với mối quan hệ và thời gian thực hiện giữa chúng. Mục tiêu của PERT là giúp xác định thời gian hoàn thành dự án một cách tối ưu nhất.

Định nghĩa PERT Chart

Xem thêm: TOP 8 Phần mềm quản lý dự án xây dựng phổ biến nhất hiện nay

II. Khi nào cần sử dụng PERT Chart

PERT Chart là một công cụ quản lý dự án hữu ích được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau. Đặc biệt là khi dự án có những yếu tố phức tạp và không chắc chắn. Đầu tiên, khi một dự án có mức độ phức tạp cao, với nhiều nhiệm vụ và hoạt động liên quan chặt chẽ. PERT Chart giúp xác định mối quan hệ giữa các công việc khác nhau. Từ đó tối ưu hóa kế hoạch và phân bổ nguồn lực.

Thứ hai, trong các dự án mà thời gian hoàn thành không thể xác định chính xác. PERT cho phép người quản lý ước tính thời gian dựa trên nhiều kịch bản khác nhau. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh các dự án có nhiều yếu tố bất định. Thứ ba, khi dự án yêu cầu sự phối hợp giữa nhiều bộ phận hay nhóm khác nhau. PERT Chart giúp theo dõi các mối liên kết và đảm bảo rằng mọi phòng ban hoạt động đồng bộ theo kế hoạch đã định. 

Cuối cùng, trong những trường hợp doanh nghiệp cần tối ưu hóa thời gian hoàn thành dự án. PERT Chart cho phép xác định các hoạt động then chốt có tính quyết định đến tiến độ. Giúp đảm bảo dự án được hoàn thành trong thời gian ngắn nhất có thể. Nhờ vào những lợi ích này, PERT Chart đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong việc quản lý dự án hiệu quả.

III. Lợi ích của việc sử dụng PERT Chart

1. Giúp lập kế hoạch hiệu quả

Lập kế hoạch hiệu quả là yếu tố then chốt giúp đảm bảo sự thành công của một dự án. Khi sử dụng PERT chart, nhà quản lý có thể xác định rõ ràng các hoạt động cần thực hiện. Điều này không chỉ giúp phân chia công việc một cách hợp lý mà còn tối ưu hóa quy trình thực hiện dự án. PERT chart cho phép nhà quản lý nhìn thấy toàn bộ bức tranh. Từ đó dễ dàng phát hiện ra các điểm nghẽn có thể xảy ra và nâng cao khả năng hoàn thành dự án đúng tiến độ và đạt được mục tiêu đề ra.

Giúp lập kế hoạch hiệu quả

2. Đánh giá thời gian thực hiện chính xác hơn

Một lợi ích nổi bật của việc sử dụng PERT Chart là đánh giá thời gian thực hiện một cách chính xác hơn. Nhờ vào phương pháp ước tính ba kịch bản (thời gian lạc quan, bi quan và khả thi). Nhà quản lý có thể xây dựng một cái nhìn toàn diện về khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành từng hoạt động trong dự án. Điều này không chỉ giúp họ lên kế hoạch hiệu quả hơn mà còn cho phép điều chỉnh thời gian và nguồn lực phù hợp, giảm thiểu nguy cơ trì hoãn. Khi đã có một kế hoạch chi tiết với thời gian dự kiến rõ ràng. Các đội nhóm có thể tập trung vào việc hoàn thành nhiệm vụ đúng tiến độ. Từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và đảm bảo sự thành công cho dự án.

3. Xác định đường đi quan trọng

Xác định đường đi quan trọng là một lợi ích quan trọng  của việc sử dụng PERT Chart. Đường đi quan trọng bao gồm các hoạt động có thời gian thực hiện dài nhất và quyết định đến thời gian hoàn thành toàn bộ dự án. Bằng cách xác định rõ ràng những hoạt động này. Nhà quản lý có thể tập trung nguồn lực vào các nhiệm vụ quan trọng, theo dõi tiến độ và phát hiện kịp thời những rủi ro có thể gây chậm trễ. Điều này giúp nâng cao hiệu quả làm việc và đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng hạn. Từ đó gia tăng sự hài lòng của khách hàng và các bên liên quan.

4. Quản lý rủi ro

Quản lý rủi ro trong doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng trong việc lập kế hoạch hiệu quả cho bất kỳ dự án nào. Khi xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn, nhà quản lý có thể phát triển các chiến lược phòng ngừa và ứng phó phù hợp. Giúp giảm thiểu tác động tiêu cực đến tiến độ và ngân sách dự án. Bằng cách tích cực theo dõi và quản lý các rủi ro trong suốt quá trình thực hiện. Các nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định kịp thời và chính xác hơn. Từ đó nâng cao khả năng thành công của dự án và đảm bảo rằng các mục tiêu đã đề ra được hoàn thành đúng hạn.

VI. Các yếu tố quyết định khi lập PERT Chart

Để biết được cách vẽ sơ đồ PERT Chart, bạn cần nắm rõ 4 yếu tố chủ chốt sau đây:

1. Sự kiện

Sự kiện là một trong những yếu tố quan trọng khi lập sơ đồ PERT Chart. Sự kiện được định nghĩa là những cột mốc đánh dấu thời điểm bắt đầu hoặc kết thúc của một chuỗi công việc. Trong sơ đồ mạng lưới PERT, các sự kiện thường được biểu diễn bằng những hình tròn có đánh số. Giúp dễ dàng nhận diện và theo dõi tiến trình của dự án. 

Sự kiện đầu tiên trong chuỗi sẽ chỉ có các cung đi ra, trong khi sự kiện cuối cùng chỉ có các cung đi vào. Cho thấy rằng tất cả các công việc cần thiết đã hoàn thành. Các sự kiện khác sẽ có cả cung đi ra và đi vào, thể hiện mối quan hệ giữa các công việc trong quá trình thực hiện. Việc xác định rõ ràng các sự kiện giúp đưa ra các quyết định hợp lý để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn.

2. Công việc

Công việc là một yếu tố quan trọng trong quá trình lập kế hoạch dự án. Đại diện cho thời gian và nguồn lực cần thiết để chuyển giao từ một sự kiện này sang một sự kiện khác. Trong sơ đồ PERT Chart, các công việc được thể hiện thông qua các mũi tên chỉ hướng. Cho phép người dùng dễ dàng theo dõi tiến trình thực hiện của từng nhiệm vụ. Độ dài của mỗi mũi tên tương ứng với thời gian ước tính cần thiết để hoàn thành công việc đó.

công việc

Một điểm cần lưu ý là trong sơ đồ PERT, có những công việc không thực tế, thường được biểu diễn với độ dài bằng 0. Những công việc này không yêu cầu tài nguyên hay thời gian thực tế để hoàn 

3. Thời gian dự kiến

Thời gian dự kiến là một trong những yếu tố quan trọng khi lập sơ đồ PERT. Đóng vai trò quyết định trong việc quản lý tiến độ dự án. Đây là khoảng thời gian ước tính cần thiết để hoàn thành từng công việc trong chuỗi sự kiện. Bao gồm thời gian lý tưởng, thời gian thông thường và thời gian tối đa. Việc ước lượng thời gian dự kiến không chỉ giúp xác định thời hạn cho từng nhiệm vụ mà còn tạo ra thời gian dự trữ. Cho phép các công việc có thể bị trì hoãn mà vẫn không làm ảnh hưởng đến tiến độ tổng thể của dự án. Để tính toán thời gian dự kiến một cách chính xác, có thể sử dụng công thức:

Thời gian dự tính = (Thời gian lý tưởng + Thời gian thông thường*4 + Thời gian tối đa)/6

Thời gian dự kiến

4. Đường Găng (Critical Path)

Đường găng (Critical Path) là một yếu tố quan trọng quyết định tiến độ của một dự án khi lập sơ đồ PERT Chart. Đường găng được xác định là chuỗi các công việc liên kết với nhau. Khi bất kỳ sự chậm trễ nào trong những công việc này đều ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian hoàn thành toàn bộ dự án. Việc xác định đường găng giúp các nhà quản lý dự án có cái nhìn rõ ràng về các nhiệm vụ thiết yếu. Từ đó họ có thể ưu tiên nguồn lực và thời gian cho những công việc này. Nhờ vào việc phân tích đường găng, các nhà quản lý có thể nhận diện các điểm có nguy cơ cao trong dự án. Từ đó, đưa ra biện pháp kịp thời để điều chỉnh, đảm bảo rằng dự án hoàn thành đúng hạn.

V. Cách vẽ sơ đồ mạng lưới PERT

Việc áp dụng biểu đồ PERT trong quản lý dự án giúp người quản lý dễ dàng theo dõi hiệu quả làm việc của các hoạt động. Để vẽ một biểu đồ PERT hoàn chỉnh, bạn cần làm theo 5 bước sau:

Bước 1: Lên danh sách các công việc chính cần phải làm để hoàn thành dự án. 

Mỗi công việc sẽ chia thành một sơ đồ mạng nhỏ riêng và chứa các công việc nhỏ hơn.

Bước 2: Đặt thứ tự các công việc cần thực hiện trên kết hoạch.

Bước 3: Bắt đầu vẽ một sơ đồ thực của các nhiệm vụ từ đầu đến cuối, theo mối quan hệ giữa chúng.

Cách vẽ sơ đồ mạng lưới PERT

Bước 4: Tính toán thời gian để thực hiện từng công việc.

Tính thời gian sớm (TS) của sự kiện.

Bắt đầu từ sự kiện xuất phát với TS1=0

Các sự kiện tiếp theo, được tính theo thứ tự tăng dần của chỉ số sự kiện.

Nếu chỉ có một công việc: TSJ = TSi + tij

Với nhiều công việc: TSJ = max [(TSi + tij]; (TSh + thj);…]

Tính điểm muộn của sự kiện (TM)

TMn = TSn khi bắt đầu từ sự kiện cuối cùng

Tính sự kiện ngược lại (n – 1), (n – 2),…, j,…., 1.

Nếu có một công việc sau sự kiện đang được xem xét: TMj = TMk – tjk

Nếu có nhiều công việc sau sự kiện được đề cập: TTMj = min [(TMk – tjk); (TMl – tjl]; (TMm – tjm); …]

Bước 5: Xác định đường găng của công việc

Điều kiện cần và đủ để đường găng đi qua là những sự kiện quan trọng và dài nhất.

Xác định các sự kiện quan trọng khi dự trữ bằng 0: Di = TMi – TSi = 0

V. Kết luận

Kết luận, PERT chart là một công cụ mạnh mẽ và hiệu quả trong việc lập kế hoạch dự án. Bằng cách áp dụng kỹ thuật này, nhà quản lý có thể đánh giá thời gian hoàn thành, xác định đường đi quan trọng, và quản lý rủi ro một cách hiệu quả hơn. Các yếu tố quyết định trong việc lập PERT chart, như việc xác định các công việc cụ thể và ước tính thời gian thực hiện. Không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn tăng khả năng thành công của dự án. Khi mà sự chính xác và hiệu quả trong lập kế hoạch có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong việc đạt được mục tiêu đề ra. Để biết thêm nhiều thông tin hữu ích, truy cập trang tin NextX ngay!

NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải.

HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ

>>Giải pháp chính:

Phần mềm CRM

Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo

Phần mềm CRM cho bất động sản

Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành

Phần mềm CRM cho bảo hiểm

Phần mềm CRM cho vận tải logistic

Phần mềm CRM cho dược phẩm

Phần mềm CRM cho ô tô xe máy

Phần mềm CRM quản lý Spa

>>Phòng Marketing:

Phần mềm quản lý khách hàng

>>Phòng kinh doanh:

Phần mềm quản lý kinh doanh

Phần mềm quản lý công việc

Phần mềm định vị nhân viên thị trường

Phần mềm quản lý dự án

>>Phòng nhân sự:

Phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm giám sát nhân viên

Phần mềm quản lý chấm công

Phần mềm quản lý telesale

Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale

>>Phòng hỗ trợ khách hàng:

Phần mềm chăm sóc khách hàng

Loyalty App – app chăm sóc khách hàng

Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center

Phần mềm tổng đài ảo Call Center

>>Phòng hệ thống phân phối:

Phần mềm quản lý hệ thống phân phối

HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH

Phần mềm DMS

HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG

Phần mềm quản lý bán hàng

Hãy đánh giá bài viết này