HRIS là gì? Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng vào quản lý nhân sự hiệu quả, HRIS (Human Resource Information System) đã trở thành một giải pháp công nghệ quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự. Hệ thống này không chỉ lưu trữ thông tin nhân viên mà còn hỗ trợ quản lý toàn diện từ tuyển dụng, chấm công, đến đánh giá hiệu suất. Vậy HRIS có những tính năng nổi bật nào và tại sao lại cần thiết cho doanh nghiệp hiện đại? Hãy cùng NextX – Phần mềm quản lý khách hàng đi tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.
I. HRIS là gì?
HRIS (Human Resource Information System) là hệ thống quản lý thông tin nhân sự, giúp doanh nghiệp thu thập, lưu trữ và quản lý toàn bộ thông tin về nhân viên một cách hiệu quả. Không chỉ là một cơ sở dữ liệu tập trung, HRIS còn tích hợp các chức năng liên quan đến quy trình nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, tính lương, chấm công và đánh giá hiệu suất.
Với HRIS, doanh nghiệp có thể theo dõi và quản lý mọi hoạt động liên quan đến nhân sự một cách tự động và dễ dàng. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công mà còn tối ưu hóa thời gian, tăng hiệu quả làm việc của bộ phận nhân sự.
II. HRIS là gì? HRIS có chức năng như thế nào?
Phần này có thể chi tiết hóa hơn bằng cách mở rộng từng chức năng của HRIS với các ví dụ cụ thể từ doanh nghiệp thực tế hoặc cách từng chức năng này được áp dụng. Ngoài ra, giải thích kỹ hơn về các mô-đun của HRIS cũng sẽ giúp tăng thêm chiều sâu cho bài viết.
- Phân tích thêm về quy trình tuyển dụng qua HRIS, từ việc tự động hóa việc sàng lọc ứng viên, gửi email tự động đến cách theo dõi hồ sơ ứng viên. Có thể đề cập đến sự tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác trong việc chọn lựa ứng viên phù hợp.
- Đưa ra ví dụ về việc theo dõi hiệu suất nhân viên thông qua HRIS. Hệ thống có thể tự động hóa quy trình đánh giá, so sánh kết quả với mục tiêu công việc, và thậm chí đưa ra gợi ý cải thiện hiệu suất.
- HRIS không chỉ giúp theo dõi quá trình học tập của nhân viên mà còn giúp doanh nghiệp phân tích sự tiến bộ trong đào tạo và phát triển. Các chương trình đào tạo tự động được gợi ý dựa trên lịch sử công việc và hiệu suất của nhân viên.
III. Lợi ích của HRIS trong quản lý nhân sự
- HRIS tự động hóa nhiều quy trình như lưu trữ thông tin nhân viên, tính lương, chấm công, và quản lý phúc lợi. Giúp giảm thiểu thời gian và công sức cho bộ phận nhân sự.
- Nhờ khả năng quản lý dữ liệu tập trung và tự động, HRIS giảm thiểu sai sót trong việc nhập dữ liệu, tính toán, và lưu trữ thông tin, đặc biệt trong các công việc phức tạp như tính lương và phúc lợi.
- Nhân viên và quản lý có thể dễ dàng truy cập thông tin cá nhân, bảng lương, và các báo cáo quan trọng một cách minh bạch và kịp thời.
- HRIS cung cấp các báo cáo và phân tích dữ liệu chi tiết về nhân sự, giúp quản lý đưa ra các quyết định chiến lược về tuyển dụng, đào tạo và quản lý nguồn lực.
- Với HRIS, nhân viên có thể tự thực hiện các thao tác như cập nhật thông tin cá nhân, yêu cầu nghỉ phép, hay kiểm tra lịch làm việc, giúp tăng tính chủ động và hài lòng trong công việc.
- Hệ thống HRIS giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về luật lao động, bảo mật thông tin và các quy định về thuế một cách dễ dàng và chính xác.
Xem thêm: 10 Kỹ năng quản lý nhân sự của người Nhật nên học hỏi trong quản trị
IV. Giai đoạn nào thì doanh nghiệp cần đến HRIS
Trong giai đoạn khởi nghiệp, khi quy mô doanh nghiệp còn nhỏ, các phương pháp quản lý nhân sự có thể được thực hiện thủ công hoặc qua các hệ thống đơn giản. Tuy nhiên, khi số lượng nhân viên bắt đầu tăng lên, quy trình quản lý sẽ trở nên phức tạp hơn, từ việc theo dõi thông tin nhân viên, tính lương, đến quản lý phúc lợi. Đây là thời điểm doanh nghiệp cần cân nhắc áp dụng HRIS để giảm bớt khối lượng công việc của bộ phận HR và tăng hiệu quả quản lý.
Ở giai đoạn tăng trưởng nhanh, khi doanh nghiệp mở rộng phân khúc thị trường hoặc phát triển quy mô lớn, HRIS không chỉ giúp quản lý nhân sự mà còn có thể tích hợp với các hệ thống khác như ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), tạo nên một hệ sinh thái công nghệ toàn diện hỗ trợ việc quản lý và điều hành doanh nghiệp. Những tín hiệu cho thấy doanh nghiệp cần HRIS có thể bao gồm sự gia tăng số lượng nhân sự, các vấn đề liên quan đến quản lý dữ liệu nhân viên, và nhu cầu tích hợp hệ thống quản lý với các nền tảng khác để tối ưu hóa hoạt động.
V. Những tiêu chí cần thiết khi lựa chọn HRIS phù hợp
1. Khả năng phát triển theo quy mô kinh doanh
Khả năng mở rộng là một trong những yếu tố tiên quyết khi lựa chọn HRIS. Doanh nghiệp sẽ không muốn thay đổi hệ thống quản lý nhân sự khi quy mô mở rộng, do đó HRIS phải có tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng của doanh nghiệp. Ví dụ, một công ty khởi nghiệp có thể chỉ cần một hệ thống đơn giản để quản lý hồ sơ nhân viên, tính lương cơ bản. Nhưng khi công ty mở rộng, với hàng trăm hoặc hàng nghìn nhân viên, HRIS cần có các mô-đun bổ sung như quản lý hiệu suất, phúc lợi nhân viên, tuyển dụng và đào tạo. Điển hình như doanh nghiệp công nghệ nhỏ, sau vài năm phát triển đã phải nâng cấp HRIS để đáp ứng yêu cầu tích hợp với hệ thống ERP nhằm quản lý dữ liệu nhân sự và tài chính hiệu quả hơn. HRIS phải đảm bảo có khả năng hỗ trợ thêm các tính năng mà không làm gián đoạn hoạt động hoặc mất dữ liệu.
2. Đáp ứng các nhu cầu của bộ phận HR
Xem thêm: 4 Lộ trình công việc thăng tiến trong ngành HR doanh nghiệp hướng đến
Một tiêu chí khác không thể bỏ qua là khả năng đáp ứng tốt các nhu cầu cụ thể của bộ phận nhân sự. Mỗi doanh nghiệp đều có yêu cầu riêng biệt về quản lý nhân sự, từ việc tuyển dụng, đào tạo đến tính lương và quản lý phúc lợi. Ví dụ, trong một tổ chức lớn với nhiều bộ phận và chi nhánh, việc quản lý quy trình tuyển dụng, phỏng vấn và onboarding có thể phức tạp hơn, đòi hỏi HRIS phải có các chức năng tự động hóa như lên lịch phỏng vấn, gửi thư mời làm việc, và quản lý toàn bộ quá trình đào tạo nhân viên mới. Nếu hệ thống không đáp ứng đủ, bộ phận nhân sự có thể mất nhiều thời gian vào các công việc thủ công, làm giảm năng suất và hiệu quả. Một ví dụ khác là doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất, cần quản lý thời gian làm việc, ca kíp và các phúc lợi đặc thù. Một HRIS không phù hợp có thể gây khó khăn trong việc theo dõi và trả lương theo các ca làm việc phức tạp.
3. Khả năng tích hợp với các hệ thống khác
Khả năng tích hợp là yếu tố quyết định đối với nhiều doanh nghiệp khi lựa chọn HRIS, đặc biệt là những công ty sử dụng nhiều phần mềm khác nhau trong các bộ phận. Một HRIS lý tưởng phải có khả năng kết nối liền mạch với các hệ thống khác như phần mềm tài chính, ERP hay CRM, nhằm đồng bộ hóa dữ liệu giữa các bộ phận. Ví dụ, khi HRIS được tích hợp với hệ thống tài chính, các dữ liệu về lương bổng, phúc lợi có thể tự động chuyển đến bộ phận kế toán mà không cần nhập thủ công, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Một ví dụ khác là trong ngành bán lẻ, nơi HRIS có thể kết hợp với CRM để theo dõi hiệu suất của nhân viên bán hàng và đưa ra các chương trình đào tạo phù hợp dựa trên dữ liệu bán hàng. Sự tích hợp này giúp tối ưu hóa các quy trình liên quan và mang lại hiệu quả toàn diện hơn cho doanh nghiệp.
VI. HRIS là gì? Các bước lựa chọn phần mềm HRIS phù hợp với doanh nghiệp
1. Xác định nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp
Trước khi lựa chọn bất kỳ hệ thống HRIS nào, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ nhu cầu cụ thể của mình. Quy mô và đặc thù hoạt động của mỗi doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng đến yêu cầu về các tính năng HRIS. Đối với doanh nghiệp nhỏ, nhu cầu thường xoay quanh các tính năng cơ bản như quản lý thông tin nhân viên, chấm công, và tính lương. Ví dụ, một công ty khởi nghiệp với 20 nhân viên có thể chỉ cần một hệ thống đơn giản, dễ sử dụng và có khả năng mở rộng khi quy mô nhân sự tăng lên.
Ngược lại, các doanh nghiệp lớn, có nhiều địa điểm hoặc hoạt động đa quốc gia, thường yêu cầu HRIS phức tạp hơn để quản lý các quy trình như tuyển dụng hàng loạt, đào tạo, quản lý phúc lợi đa dạng và áp dụng các chính sách nhân sự tại nhiều quốc gia khác nhau. Chẳng hạn, một tập đoàn đa quốc gia với hàng nghìn nhân viên sẽ cần HRIS có khả năng hỗ trợ đa ngôn ngữ và đáp ứng quy định pháp lý về lao động tại nhiều quốc gia. Việc xác định đúng nhu cầu này giúp doanh nghiệp tìm được giải pháp tối ưu nhất, phù hợp với giai đoạn phát triển hiện tại và mục tiêu dài hạn.
2. So sánh các nhà cung cấp phần mềm
Sau khi xác định nhu cầu, bước tiếp theo là so sánh các nhà cung cấp HRIS trên thị trường. Đây là bước quan trọng để đảm bảo rằng doanh nghiệp chọn được hệ thống phù hợp với yêu cầu và ngân sách. Mỗi nhà cung cấp HRIS đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, dựa trên các yếu tố như chi phí, tính năng, mức độ hỗ trợ khách hàng, và khả năng tùy chỉnh. Ví dụ, các nhà cung cấp lớn như SAP SuccessFactors, Workday, hay BambooHR đều có danh tiếng trong việc cung cấp các giải pháp HRIS cho doanh nghiệp lớn, với các tính năng quản lý đa quốc gia và khả năng tích hợp mạnh mẽ.
Tuy nhiên, những hệ thống này có thể quá phức tạp và tốn kém cho doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa. Trong khi đó, các nhà cung cấp khác như Zoho People hay Gusto có thể cung cấp những giải pháp vừa túi tiền hơn, tập trung vào các chức năng cơ bản như tính lương, quản lý nghỉ phép và tuyển dụng. Doanh nghiệp cần so sánh chi tiết từng giải pháp, xem xét các bản demo, và thậm chí hỏi ý kiến từ các khách hàng đã sử dụng để có cái nhìn tổng thể về hiệu quả của mỗi hệ thống.
3. Kiểm tra khả năng tích hợp
Xem thêm: Hệ thống ERP là gì? 5 Vai trò quan trọng của ERP trong doanh nghiệp
Một bước quan trọng khác trong quá trình lựa chọn HRIS là kiểm tra khả năng tích hợp của hệ thống với các phần mềm hiện có trong doanh nghiệp. HRIS không hoạt động độc lập mà thường phải tương tác với nhiều hệ thống khác như phần mềm kế toán, ERP, phần mềm CRM, và các công cụ quản lý dự án. Ví dụ, nếu doanh nghiệp đang sử dụng hệ thống ERP để quản lý tài chính và sản xuất, HRIS cần có khả năng đồng bộ dữ liệu với hệ thống này để tránh nhập liệu thủ công và giảm thiểu lỗi sai.
Một trường hợp điển hình là việc tích hợp HRIS với phần mềm kế toán để tự động hóa quy trình trả lương, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho cả bộ phận nhân sự lẫn kế toán. Quá trình kiểm tra tích hợp nên bao gồm việc thử nghiệm trên một nhóm nhỏ, xem xét cách dữ liệu di chuyển giữa các hệ thống, và đảm bảo rằng không có sự cố nào xảy ra trong quá trình chuyển đổi. Nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều phần mềm khác nhau, thì việc lựa chọn một HRIS có khả năng tích hợp mạnh mẽ sẽ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự và mang lại hiệu quả toàn diện.
VII. Kết luận
Việc hiểu rõ HRIS là gì và ứng dụng hiệu quả hệ thống này sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, quản lý nhân sự một cách khoa học và giảm thiểu chi phí. Trong thời đại chuyển đổi số, HRIS không chỉ là xu hướng mà còn là yếu tố cốt lõi để doanh nghiệp phát triển bền vững. Hãy theo dõi trang tin NextX để biết thêm nhiều thông tin hữu ích trong kinh doanh nhé!
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |