Trong bối cảnh kinh tế cạnh tranh gay gắt hiện nay, lãng phí trong quản trị doanh nghiệp không chỉ làm giảm hiệu quả hoạt động. Nó còn gây tổn hại nghiêm trọng đến lợi nhuận và uy tín của công ty. Lãng phí có thể xuất hiện dưới nhiều hình thức, từ việc sử dụng tài nguyên không hiệu quả. Đến việc quản lý thời gian và nguồn nhân lực thiếu khoa học. Hiểu rõ và khắc phục những lãng phí này là một bước quan trọng. Để nâng cao năng suất và sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây, NextX – Phần mềm CRM cho doanh nghiệp sẽ chỉ ra những điều mà các doanh nghiệp nên tránh để không gây lãng phí.

1. Những lãng phí trong quản trị doanh nghiệp cần lưu ý

1.1 Lãng phí trong quản trị doanh nghiệp do sản xuất dư thừa

Lãng phí do sản xuất dư thừa có thể làm tăng chi phí lưu kho và bảo quản. Khiến doanh nghiệp phải đối mặt với tình trạng sản phẩm lỗi thời và hỏng hóc. Điều này không chỉ gây lãng phí tài nguyên mà còn làm giảm khả năng linh hoạt trong sản xuất và đáp ứng nhu cầu thị trường. Khi sản xuất nhiều hơn nhu cầu thực tế, doanh nghiệp có nguy cơ gánh chịu những tổn thất không đáng có do việc bảo quản và xử lý sản phẩm dư thừa.

Loại bỏ 8 chỉ số "độc" để tránh lãng phí trong quản trị doanh nghiệp

Xem thêm: Top 7 phần mềm chăm sóc khách hàng tốt nhất hiện nay

Để khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp có thể áp dụng mô hình sản xuất theo nhu cầu (Just-In-Time). Giúp giảm thiểu sản xuất dư thừa bằng cách sản xuất đúng theo nhu cầu thực tế của khách hàng. Sử dụng hệ thống dự báo và kế hoạch sản xuất chính xác. Cũng là một biện pháp hiệu quả để đảm bảo số lượng sản xuất phù hợp. Bên cạnh đó, giảm kích thước lô hàng và thời gian chu kỳ sản xuất. Có thể giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc điều chỉnh sản lượng theo yêu cầu thị trường.

1.2 Lãng phí trong quản trị doanh nghiệp do tồn kho

Lãng phí do tồn kho thường dẫn đến chi phí lưu trữ và bảo quản cao. Đồng thời tăng nguy cơ sản phẩm bị hư hỏng và lỗi thời. Điều này không chỉ làm tăng chi phí mà còn làm giảm tính linh hoạt của doanh nghiệp. Trong việc đáp ứng nhanh với những thay đổi của thị trường. Khi tồn kho quá nhiều, doanh nghiệp phải đối mặt với thách thức trong việc quản lý và tối ưu hóa không gian lưu trữ.

Để giảm thiểu lãng phí khi kinh doanh, doanh nghiệp cần tối ưu hóa hệ thống quản lý tồn kho. Áp dụng chiến lược tồn kho đúng lúc (Just-In-Time) để giảm bớt hàng tồn kho và chi phí liên quan. Sử dụng các kỹ thuật dự báo và quản lý hàng tồn kho chính xác cũng giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho hợp lý. Đảm bảo sẵn có sản phẩm khi cần thiết mà không gây lãng phí tài nguyên.

1.3 Lãng phí trong quản trị doanh nghiệp do vận chuyển

Xem thêm: Top 7 phần mềm quản lý kinh doanh tốt nhất hiện nay

Lãng phí do vận chuyển là một vấn đề phổ biến trong quản trị doanh nghiệp. Dẫn đến gia tăng chi phí vận chuyển và lãng phí thời gian không cần thiết. Khi hàng hóa, tài liệu, hoặc nhân viên phải di chuyển quá nhiều. Không chỉ chi phí tăng cao mà còn tăng nguy cơ hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Điều này có thể dẫn đến thiệt hại tài sản và làm giảm chất lượng dịch vụ. Bên cạnh đó, lãng phí do vận chuyển cũng làm giảm hiệu suất làm việc tổng thể. Khi thời gian và nguồn lực bị tiêu tốn vào các hoạt động không mang lại giá trị gia tăng.

Để khắc phục lãng phí do vận chuyển, doanh nghiệp cần tái thiết kế quy trình sản xuất nhằm giảm thiểu khoảng cách vận chuyển. Điều này có thể bao gồm việc sắp xếp lại layout nhà máy. Hoặc văn phòng sao cho các bộ phận liên quan gần nhau hơn, giảm nhu cầu di chuyển không cần thiết. Sử dụng công nghệ và phần mềm quản lý vận tải hiệu quả cũng là một biện pháp quan trọng. Các công cụ này giúp doanh nghiệp theo dõi và tối ưu hóa lộ trình vận chuyển, giảm thời gian và chi phí. Cuối cùng, tối ưu hóa kế hoạch vận chuyển và lộ trình thông qua phân tích dữ liệu. Và dự báo có thể giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng việc vận chuyển diễn ra một cách hiệu quả nhất. 

1.4 Lãng phí trong quản trị doanh nghiệp do thao tác không cần thiết

Lãng phí do thao tác không cần thiết xảy ra khi nhân viên phải thực hiện các hoạt động thừa thãi, không mang lại giá trị. Điều này có thể dẫn đến sự mệt mỏi và giảm động lực làm việc của nhân viên, ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất lao động. Những thao tác không cần thiết cũng có thể tăng nguy cơ tai nạn lao động. Do nhân viên phải di chuyển nhiều hoặc thực hiện các động tác không an toàn.

Để giảm thiểu lãng phí do thao tác không cần thiết, doanh nghiệp cần thiết kế lại khu vực làm việc và quy trình làm việc một cách khoa học. Đảm bảo rằng các công cụ và nguyên vật liệu cần thiết luôn sẵn sàng. Và dễ tiếp cận sẽ giúp giảm thiểu thời gian và công sức bỏ ra. Đào tạo giữ chân nhân viên về kỹ thuật làm việc hiệu quả cũng là một biện pháp quan trọng. Giúp họ nhận biết và loại bỏ những thao tác không cần thiết. Ngoài ra, áp dụng công nghệ tự động hóa vào các quy trình sản xuất và vận hành có thể giúp giảm bớt thao tác thủ công. Tăng hiệu quả làm việc và giảm nguy cơ tai nạn lao động.

1.5 Lãng phí trong quản trị doanh nghiệp do chờ đợi

Lãng phí do chờ đợi là một vấn đề thường gặp trong quá trình sản xuất và quản lý. Dẫn đến lãng phí thời gian và giảm hiệu suất làm việc. Khi nhân viên hoặc máy móc phải chờ đợi giữa các giai đoạn của quy trình sản xuất. Thời gian chết này không mang lại giá trị và làm tăng chi phí sản xuất. Hơn nữa, thời gian chờ đợi kéo dài có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ hoàn thành công việc. Khiến dự án bị trễ hạn và làm giảm sự hài lòng của khách hàng. Việc không đồng bộ hóa các bước trong quy trình làm việc cũng có thể dẫn đến sự không nhất quán trong chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Loại bỏ 8 chỉ số "độc" để tránh lãng phí trong quản trị doanh nghiệp

Xem thêm: Top 6 phần mềm quản lý hệ thống phân phối tốt nhất hiện nay

Để khắc phục lãng phí do chờ đợi, doanh nghiệp cần đồng bộ hóa các quy trình sản xuất. Nhằm đảm bảo rằng mọi bước trong quy trình đều được thực hiện một cách liên tục và hiệu quả. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng hệ thống quản lý sản xuất hiệu quả. Chẳng hạn như lợi ích của ERP (Enterprise Resource Planning). Giúp theo dõi và điều phối các hoạt động sản xuất theo thời gian thực. Bên cạnh đó, cải tiến và tối ưu hóa quy trình làm việc là cần thiết để loại bỏ các nút thắt. Và đảm bảo rằng tất cả các nguồn lực được sử dụng tối ưu. Các công cụ như Lean Manufacturing và Six Sigma có thể giúp doanh nghiệp phân tích và loại bỏ những lãng phí này.

1.6 Lãng phí trong quản trị doanh nghiệp do quy trình dư thừa

Lãng phí do quy trình dư thừa xảy ra khi doanh nghiệp thực hiện các bước. Hoặc quy trình không cần thiết, dẫn đến lãng phí tài nguyên và thời gian. Việc phức tạp hóa các quy trình sản xuất không chỉ làm tăng chi phí sản xuất mà còn có thể gây nhầm lẫn và giảm hiệu quả công việc. Ngoài ra, quy trình dư thừa có thể kéo dài thời gian sản xuất và giao hàng, ảnh hưởng đến cách cạnh tranh với đối thủ trên thị trường.

Để giảm thiểu lãng phí do quy trình dư thừa, doanh nghiệp cần đánh giá. Và cải tiến các quy trình sản xuất hiện có, tập trung vào việc loại bỏ các bước không cần thiết. Áp dụng công nghệ và kỹ thuật tiên tiến có thể giúp tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình. Giúp giảm thiểu sự phức tạp và tăng cường hiệu suất. Đồng thời, việc liên tục đào tạo và nâng cao nhận thức cho nhân viên về tầm quan trọng của việc tối giản hóa quy trình cũng là yếu tố quan trọng để duy trì hiệu quả lâu dài.

1.7 Lãng phí trong quản trị doanh nghiệp do sản phẩm lỗi

Lãng phí do sản phẩm lỗi là một vấn đề nghiêm trọng trong quản trị doanh nghiệp, dẫn đến tăng chi phí sửa chữa và loại bỏ sản phẩm không đạt yêu cầu. Điều này không chỉ tốn kém về tài chính mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp trên thị trường. Sản phẩm lỗi gây lãng phí nguyên vật liệu và nhân lực, do phải tiêu tốn thêm tài nguyên để khắc phục và thay thế. Hơn nữa, việc sản xuất ra sản phẩm lỗi thường dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng. Có thể khiến doanh nghiệp mất đi khách hàng tiềm năng và giảm doanh thu.

Để khắc phục lãng phí do sản phẩm lỗi, doanh nghiệp cần áp dụng hệ thống quản lý chất lượng như ISO 9001. Để đảm bảo các quy trình sản xuất và kiểm soát chất lượng được thực hiện một cách nghiêm ngặt. Đào tạo nhân viên về kiểm soát chất lượng cũng là một biện pháp quan trọng. Giúp nâng cao nhận thức và kỹ năng của họ trong việc phát hiện và ngăn chặn lỗi ngay từ giai đoạn đầu. Ngoài ra, sử dụng công nghệ kiểm tra và kiểm soát chất lượng hiện đại như máy móc tự động. Và phần mềm giám sát có thể giúp phát hiện và loại bỏ các lỗi một cách hiệu quả hơn. Đảm bảo chất lượng sản phẩm luôn đạt yêu cầu.

1.8 Lãng phí trong quản trị doanh nghiệp do sử dụng không hiệu quả nhân lực

Lãng phí do sử dụng không hiệu quả nhân lực xảy ra khi doanh nghiệp không tận dụng tối đa kỹ năng. Và khả năng của nhân viên, gây lãng phí nguồn lực và giảm động lực làm việc của họ. Điều này không chỉ làm giảm hiệu suất làm việc mà còn hạn chế khả năng sáng tạo và cải tiến của tổ chức. Khi nhân viên cảm thấy công việc của mình không được đánh giá cao. Hoặc không phù hợp với khả năng của họ, tỷ lệ thay thế nhân sự. Sẽ tăng cao do thiếu sự thỏa mãn công việc, gây tổn thất về chi phí tuyển dụng và đào tạo.

Loại bỏ 8 chỉ số "độc" để tránh lãng phí trong quản trị doanh nghiệp

Xem thêm: TOP 5 phần mềm DMS quản lý kênh phân phối tốt nhất hiện nay

Để khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp nên khuyến khích và đào tạo phát triển kỹ năng cho nhân viên. Giúp họ nâng cao năng lực và chờ đợi cơ hội để họ đóng góp ý tưởng mới. Đánh giá và phân bổ công việc phù hợp với năng lực của từng nhân viên cũng là một biện pháp quan trọng. Đảm bảo rằng họ luôn được giao những nhiệm vụ phù hợp với kỹ năng và sở trường của mình. Ngoài ra, tạo môi trường làm việc động viên và khuyến khích sáng tạo. Sẽ giúp nâng cao tinh thần làm việc và gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp. Từ đó tăng cường hiệu quả và hiệu suất làm việc.

2. Kết luận

Nhận diện và loại bỏ lãng phí trong quản trị doanh nghiệp. Không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu suất làm việc và cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần xây dựng các chiến lược quản lý hiệu quả. Liên tục đánh giá và cải tiến các quy trình hoạt động. Chỉ khi đó, doanh nghiệp mới có thể tối ưu hóa nguồn lực. Và duy trì được sự phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh đầy biến động hiện nay. Hãy theo dõi trang tin NextX để biết thêm nhiều thông tin hữu ích hơn trong kinh doanh nhé.