Horenso viết tắt của ba từ tiếng Nhật gồm hokoku (báo cáo), renraku (liên lạc), và soudan (thảo luận). Là một phương pháp quản lý và giao tiếp hiệu quả trong các doanh nghiệp Nhật Bản. Phương pháp này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc. Mà còn tăng cường sự minh bạch và tương tác giữa các thành viên trong tổ chức. Trong bài viết này, NextX – Phần mềm DMS sẽ cùng bạn khám phá sâu hơn về Horenso. Cách thức áp dụng và lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp của bạn.

1. Horenso là gì?

Horenso là một phương pháp quản lý và giao tiếp hiệu quả trong doanh nghiệp, bắt nguồn từ Nhật Bản. Tên gọi “Horenso” là viết tắt của ba từ tiếng Nhật: Hokoku (報告 – báo cáo), Renraku (連絡 – liên lạc), và Soudan (相談 – thảo luận). 

Horenso là gì? 3 nguyên tắc làm việc nhóm độc đáo của người Nhật

Xem thêm: Tip hướng dẫn viết nội dung hay cho người mới bắt đầu

Hokoku nghĩa là báo cáo về tình hình công việc, tiến độ, và các vấn đề phát sinh. Giúp cấp trên và đồng nghiệp nắm rõ thông tin kịp thời và chính xác để đưa ra quyết định hợp lý. 

Renraku đề cập đến việc liên lạc thường xuyên và hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm hoặc giữa các bộ phận. Đảm bảo rằng mọi người đều nhận được thông tin cần thiết và tránh sự hiểu lầm. 

Soudan là quá trình thảo luận và trao đổi ý kiến nhằm giải quyết các vấn đề và tìm ra giải pháp tốt nhất. Qua đó nhân viên có thể chia sẻ quan điểm và kinh nghiệm. Từ đó cải thiện chất lượng công việc. 

Phương pháp horenso không chỉ giúp quản lý công việc hiệu quả mà còn thúc đẩy sự minh bạch. Tăng cường sự tương tác và hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức. Góp phần xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và năng suất.

2. Sự quan trọng của nguyên tắc Horenso trong khi làm việc nhóm

2.1 Tăng cường sự minh bạch và trách nhiệm của mọi người

Thường xuyên báo cáo tiến độ công việc và các vấn đề gặp phải là lợi ích của làm việc nhóm. Giúp đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm đều nhận thức rõ về tình hình hiện tại. Điều này tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, nơi mọi người đều biết ai đang làm gì và tiến độ ra sao. Nó cũng giúp xác định rõ trách nhiệm cá nhân và tập thể. Từ đó nâng cao tính tự giác và kỷ luật trong công việc.

Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra: 

NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm DMS, phần mềm CRM, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng,phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm giám sát nhân viên thị trường,phần mềm quản lý telesale, phần mềm tổng đài CSKH Call Center… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.

2.2 Cải thiện giao tiếp và phối hợp

Liên lạc hiệu quả giữa các thành viên giúp truyền đạt thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Điều này giảm thiểu hiểu lầm và đảm bảo rằng mọi người đều có cùng một bức tranh tổng thể về dự án. Khi thông tin được chia sẻ kịp thời, các thành viên có thể phối hợp tốt hơn. Giúp công việc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.

2.3 Khuyến khích sự hợp tác và sáng tạo

Thảo luận và trao đổi ý kiến không chỉ giúp giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả. Mà còn khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới. Khi các thành viên trong nhóm được khuyến khích chia sẻ quan điểm và ý tưởng. Họ có thể đóng góp những giải pháp mới mẻ và sáng tạo. Từ đó cải thiện chất lượng công việc và tạo ra giá trị lớn hơn cho dự án.

Xem thêm: 4 Nhóm đối tượng khách hàng và kho tàng tiềm năng cho doanh nghiệp

2.4 Giảm thiểu rủi ro và giải quyết vấn đề kịp thời

Bằng cách báo cáo và liên lạc thường xuyên, các vấn đề và rủi ro tiềm ẩn có thể được phát hiện sớm và xử lý kịp thời. Giúp tránh những hậu quả nghiêm trọng và giữ cho dự án đi đúng hướng. Duy trì luồng thông tin liên tục và minh bạch giúp đội ngũ quản lý nắm bắt tình hình thực tế. Và cho phép các thành viên trong nhóm thông báo về các nguy cơ ngay khi chúng xuất hiện. Thảo luận nhóm là cơ hội để các thành viên trao đổi ý kiến.

Đưa ra các giải pháp hiệu quả và nhanh chóng khi gặp khó khăn. Việc hợp tác từ nhiều góc độ khác nhau giúp giải quyết vấn đề toàn diện và triệt để, đồng thời thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới. Kết quả là, dự án không chỉ hoàn thành đúng tiến độ mà còn đạt chất lượng cao. Đồng thời củng cố sự đoàn kết và nâng cao năng lực giải quyết vấn đề của cả nhóm.

2.5 Nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc

Sự minh bạch, giao tiếp hiệu quả và thảo luận hợp tác giúp tối ưu hóa các quy trình làm việc. Loại bỏ các nút thắt cổ chai và tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận. Khi các thành viên cảm thấy họ có tiếng nói và được tham gia vào quá trình ra quyết định. Động lực và tinh thần làm việc của họ cũng sẽ được nâng cao. Điều này góp phần tạo nên một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả, giúp tổ chức đạt được những kết quả tốt nhất.

3. Nguyên tắc Horenso được người Nhật áp dụng làm việc nhóm thế nào?

3.1 Thường xuyên báo cáo công việc (Hokoku)

Việc thường xuyên báo cáo công việc là yếu tố then chốt trong phương pháp Houkoku. Một cách hiệu quả để thực hiện điều này là thiết lập các cuộc họp định kỳ, có thể là hàng tuần hoặc thậm chí hàng ngày. Để các thành viên trong nhóm có cơ hội báo cáo tiến độ công việc và các vấn đề gặp phải. Bên cạnh đó, việc sử dụng các công cụ quản lý dự án như Trello, Asana hoặc Jira là rất quan trọng. Những công cụ này giúp theo dõi và cập nhật công việc thường xuyên. Cho phép mọi người dễ dàng báo cáo và nắm bắt tình hình công việc của nhau. 

Horenso là gì? 3 nguyên tắc làm việc nhóm độc đáo của người Nhật

Để đảm bảo thông tin được ghi nhận và truyền đạt rõ ràng. Yêu cầu các thành viên gửi báo cáo bằng văn bản vào cuối ngày hoặc cuối tuần cũng là một phương pháp tốt. Các báo cáo này sẽ tóm tắt những gì đã hoàn thành, những khó khăn gặp phải và kế hoạch sắp tới.

3.2 Liên lạc hiệu quả (Renraku)

Trong quá trình làm việc, liên lạc hiệu quả là không thể thiếu. Việc sử dụng các kênh liên lạc đa dạng như email, chat nhóm (Slack hoặc Microsoft Teams). Và các cuộc gọi video giúp đảm bảo thông tin được truyền đạt kịp thời và chính xác. Để tăng cường hiệu quả liên lạc, cần thiết lập các quy tắc rõ ràng về thời gian phản hồi. Cách thức liên lạc trong các tình huống khẩn cấp và cách ghi lại thông tin để tránh mất mát hoặc hiểu lầm. Ngoài ra, khi có bất kỳ thay đổi nào trong kế hoạch hoặc khi phát sinh vấn đề mới. Cần cập nhật thông tin kịp thời cho các thành viên liên quan. Để họ có thể điều chỉnh công việc phù hợp.

3.3 Thảo luận và giải quyết vấn đề (Soudan)

Thảo luận và giải quyết vấn đề là bước quan trọng để đảm bảo mọi người trong nhóm đều có cơ hội đóng góp ý kiến. Và đồng thời cùng nhau giải quyết các vấn đề phát sinh. Việc tổ chức các buổi thảo luận nhóm định kỳ sẽ giúp các thành viên có thể trao đổi ý kiến. Đóng góp ý tưởng và tìm ra giải pháp cho các vấn đề chung. Để các buổi thảo luận đạt hiệu quả, cần khuyến khích sự tham gia của tất cả mọi người. Tạo ra một môi trường mở, nơi mọi người cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý kiến và quan điểm của mình.

Đồng thời, lắng nghe và tôn trọng ý kiến của người khác là yếu tố quan trọng. Các phương pháp giải quyết vấn đề theo nhóm như brainstorming, mô hình SWOT. Hoặc phương pháp 5 Whys có thể được áp dụng để cùng nhau tìm ra nguyên nhân gốc rễ và giải pháp hiệu quả cho các vấn đề.

4. Ví dụ về Horenso

Giả sử: Công ty XYZ đang phát triển một dự án phần mềm. Anh Minh, nhóm trưởng, yêu cầu báo cáo tiến độ hàng ngày từ các thành viên.

Horenso là gì? 3 nguyên tắc làm việc nhóm độc đáo của người Nhật

  • Thực hiện báo cáo khi cần thiết: Chị A gặp vấn đề kỹ thuật khi phát triển tính năng mới. Cô ngay lập tức báo cáo chi tiết vấn đề và các giải pháp tiềm năng cho anh B. Thay vì chờ đến khi vấn đề trở nên nghiêm trọng.
  • Tổ chức liên lạc ngay lập tức: Anh B nhanh chóng thông báo vấn đề cho đội kỹ thuật. Và cập nhật thông tin cho toàn bộ nhóm qua chat nhóm. Đội kỹ thuật phản hồi nhanh và xác định nguyên nhân của vấn đề.
  • Tham vấn cùng đội: Anh B tổ chức họp khẩn với chị A và đội kỹ thuật để thảo luận và tìm giải pháp. Các thành viên chia sẻ ý kiến và kinh nghiệm, cuối cùng đưa ra giải pháp tối ưu và phân công nhiệm vụ cụ thể.

5. Nên sử dụng nguyên tắc Horenso trong những trường hợp nào?

Nguyên tắc Horenso nên được thực hiện trong mọi tình huống mà giao tiếp và quản lý thông tin là quan trọng. Dưới đây là một số tình huống cụ thể mà việc áp dụng nguyên tắc Horenso sẽ mang lại lợi ích:

  • Khi làm việc trong một nhóm, cần báo cáo tiến độ, liên lạc hiệu quả. Và thảo luận để giải quyết vấn đề là rất cần thiết. Áp dụng nguyên tắc horenso giúp đảm bảo mọi thành viên được thông tin đầy đủ và kịp thời. Từ đó tăng cường sự phối hợp và hiệu suất làm việc của nhóm.
  • Khi tham gia các cuộc họp hoặc gặp gỡ với cấp trên, đồng nghiệp hoặc đối tác, việc báo cáo. Và liên lạc một cách hiệu quả giúp tạo ra sự minh bạch và sự tin tưởng trong mối quan hệ làm việc.
  • Trong những tình huống phát sinh vấn đề hoặc cần đưa ra quyết định nhanh chóng. Việc thực hiện nguyên tắc horenso giúp đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách chính xác và đầy đủ. Từ đó giúp các bên hiểu rõ tình hình và có thể đưa ra các biện pháp giải quyết hiệu quả.
  • Việc sử dụng các công cụ quản lý dự án và thiết lập thói quen báo cáo. Và cập nhật thông tin thường xuyên giúp đảm bảo mọi người đều biết được tình hình và có thể hỗ trợ nhau khi cần thiết.
  • Nguyên tắc horenso không chỉ áp dụng trong công việc mà còn trong cuộc sống hàng ngày. Việc thực hiện nguyên tắc này giúp tạo ra một môi trường làm việc và giao tiếp tích cực. Giúp mọi người hiểu rõ hơn và tạo ra sự tin cậy và hiểu biết lẫn nhau.

6. Kết luận

Horenso không chỉ là một công cụ quản lý đơn thuần mà còn là một triết lý làm việc mang tính cộng đồng. Giúp xây dựng môi trường làm việc đoàn kết và hiệu quả. Việc áp dụng Horenso vào doanh nghiệp không chỉ nâng cao năng suất làm việc. Mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững và hài hòa trong tổ chức. Hãy bắt đầu áp dụng Horenso ngay hôm nay để trải nghiệm những lợi ích to lớn mà phương pháp này mang lại cho doanh nghiệp của bạn. Hãy theo dõi trang tin NextX để biết thêm nhiều thông tin hữu ích hơn trong kinh doanh nhé.