Kỹ năng quản lý công việc là một kỹ năng cực kỳ quan trọng không thể thiếu đối với mọi người trong môi trường làm việc. Để không bị quá tải với công việc hàng ngày, mỗi người đều nên trang bị cho mình kỹ năng quản lý công việc.  Việc tổ chức, ưu tiên công việc và quản lý thời gian là những yếu tố cơ bản quyết định sự phát triển để đạt được mục tiêu cá nhân và chuyên môn. Hãy cùng NextPhần mềm quản lý công việc khai phá những bí quyết giúp nâng cao kỹ năng quản lý công việc thông minh và hiệu quả nhé!

1. Kỹ năng quản lý công việc là gì?

Kỹ năng quản lý công việc là tập hợp những phương pháp có thể giúp bạn tổ chức, ưu tiên và hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Quản lý công việc là quá trình tổ chức, lập kế hoạch và điều phối các hoạt động, nguồn lực và thời gian. Để đạt được mục tiêu và kết quả mong muốn trong môi trường làm việc. Điều này bao gồm việc xác định các công việc cụ thể được giao phó chúng cho các cá nhân hoặc nhóm. Theo dõi tiến độ và đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng hạn và đạt được chất lượng mong đợi.

kỹ năng quản lý công việc 1

Xem thêm: Top 10 chiến lược trong kế hoạch tài chính doanh nghiệp hot nhất

Quản lý công việc không chỉ liên quan đến việc quản lý các công việc cụ thể. Mà còn bao gồm quản lý thời gian, nguồn lực, rủi ro và mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm làm việc. Nó đòi hỏi sự tổ chức, lập kế hoạch, kiểm soát, thích ứng linh hoạt với các biến động và thay đổi trong môi trường làm việc.

Mục tiêu chính của quản lý công việc là tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng hẹn, đúng cách và đạt được mục tiêu đề ra. Đồng thời, quản lý công việc cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự hợp tác và phát triển cá nhân của nhân viên.

2. Vai trò của kỹ năng quản lý công việc 

Kỹ năng quản lý công việc đóng vai trò quan trọng trong nhiều khía cạnh trong môi trường làm việc. Và nó còn ảnh hưởng đến cả cá nhân và tổ chức. Hãy cùng điểm những vai trò chính cực kỳ quan trọng trong kỹ năng quản lý công việc nhé!

2.1 Tăng hiệu suất làm việc

Kỹ năng quản lý công việc giúp cá nhân hay tổ chức quản lý thời gian và nguồn lực một cách thông minh. Từ đó có thể tăng cường hiệu suất làm việc. Bằng cách ưu tiên và phân bổ thời gian cho các công việc quan trọng trước tiên. Người làm việc có thể tập trung vào công việc cốt lõi và hoàn thành chúng một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.

2.2 Hoàn thành công việc đúng hạn

Kỹ năng quản lý công việc giúp đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng hạn. Hãy lập kế hoạch chi tiết và theo dõi tiến độ công việc. Người làm việc có thể dễ dàng nhận biết và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc. Và đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ công việc sẽ được hoàn thành đúng thời gian đã đề ra.

kỹ năng quản lý công việc 2

Xem thêm: 6 bước lập mẫu kế hoạch kinh doanh đơn giản trong tích tắc

2.3 Giảm căng thẳng

Ngoài ra, kỹ năng quản lý công việc còn giúp giảm bớt căng thẳng trong công việc hàng ngày. Việc tổ chức và lập kế hoạch công việc một cách có hệ thống, sẽ khiến người làm việc cảm thấy tự tin hơn trong việc quản lý thời gian và công việc. Từ đó giảm bớt bỏ áp lực và căng thẳng trong quá trình làm việc.

2.4 Tăng cường sự tự tin

Có thể giúp tăng cường sự tự tin và tự trọng của cá nhân trong công việc và cuộc sống. Khi có khả năng tổ chức và quản lý công việc tốt, người làm việc cảm thấy hài lòng với bản thân và có động lực hơn để đối mặt với các thách thức và mục tiêu mới.

Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra: 

NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm giám sát nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale, phần mềm tổng đài CSKH Call Center… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.

2.5 Xây dựng môi trường làm việc tích cực

Kỹ năng quản lý công việc không chỉ tác động đến cá nhân mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực. Khi mọi người trong tổ chức đều có khả năng quản lý công việc tốt, họ có thể làm việc một cách hiệu quả hơn và hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình làm việc. Việc này sẽ tạo ra một môi trường làm việc tích cực và sáng tạo hơn.

2.6 Nâng cao chất lượng công việc

Hãy nâng cao chất lượng công việc bằng cách tăng cường sự tổ chức. Và phải kiểm soát trong quá trình làm việc. Lập kế hoạch và quản lý công việc một cách có hệ thống. Người làm việc có thể tập trung vào công việc quan trọng. Đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ được hoàn thành đúng cách và đạt được chất lượng mong đợi.

3 Bí quyết giúp kỹ năng quản lý công việc trở nên hiệu quả

3.1 Học cách phân chia công việc

Đầu tiên, cần học cách phân chia công việc lớn thành các phần nhỏ hơn và quản lý chúng một cách hiệu quả. Hoặc những công việc quan trọng cần làm trước thì sẽ ưu tiên làm trước nhất.Khi xác định được đầu công việc cần làm, ta không cần phải lo lắng về việc không biết làm việc nào trước tiên. Bên cạnh đó, việc phân chia công việc đều nhau cho cảm giác công việc không bị quá tải. Hơn nữa còn giúp giảm căng thẳng và tạo ra cảm giác thành tựu khi hoàn thành mỗi phần của công việc. Vậy nên việc phân chia công việc trong kỹ năng quản lý công việc rất quan trọng.

kỹ năng quản lý công việc 3

Xem thêm: Top 6 phần mềm lập kế hoạch kinh doanh chuyên nghiệp nhất cho Starup

3.2 Kỹ năng lập kế hoạch hàng ngày và hàng tuần

Bắt đầu mỗi ngày, hãy lập kế hoạch công việc và mục tiêu dành cho ngày mai. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát được số lượng công việc và thời gian hoàn thành.

Bên cạnh đó, bạn hãy phân loại công việc. Ưu tiên các công việc quan trọng lên đầu, tiếp theo sau là những công việc quan trọng thấp hơn. Nếu bạn dành nhiều thời gian trong ngày để giải quyết vấn đề không mấy quan trọng thì đến lúc bạn giải quyết công việc quan trọng sẽ không kịp và bị lãng phí thời gian. Lúc đấy vấn đề của bạn vẫn chưa được giải quyết. Bạn cũng sẽ không thể hoàn thành được kế hoạch của mình trong ngày. Vậy nên, trong kỹ năng quản lý công việc hãy lưu ý vấn đề này nhé!

3.3 Đặt thời hạn cho công việc

Mỗi ngày chúng ta có tám tiếng để làm việc hoặc hơn thế. Nhưng nếu có các tình huống xảy ra đột ngột bạn cần phải rời khỏi nơi làm việc hai giờ nữa, thì bạn sẽ phải hoàn thành tất cả công việc được giao chỉ trong hai tiếng đồng hồ đó.

Thực ra công việc vốn không tiêu tốn quá nhiều thời gian để có thể hoàn thành chúng. Trong hai giờ ấy, bạn hoàn toàn có thể làm xong công việc của mình. Chỉ bằng việc bạn có một kỹ năng quản lý công việc là đặt giới hạn thời gian cho công việc rất tốt. Hãy đặt thời gian cho công việc một cách thật hợp lý. Mỗi một công việc là một giới hạn thời gian cụ thể khác nhau. Ta sẽ có động lực thúc đẩy bạn không trì hoãn và lề mề với công việc của bản thân.

3.4 Nhắc nhở công việc cần làm

Đôi khi, một ngày chúng ta sẽ có lượng công việc khá lớn. Nó khiến bạn không thể quản lý hết được những công việc bạn muốn làm. Bạn không cần nhớ hết những nhiệm vụ ấy mà hãy tạo thói quen đặt lịch nhắc nhở cho những công việc cần làm. Nếu bạn sử dụng những công cụ hỗ trợ công việc một cách hợp lý thì công việc của bạn sẽ hoàn thành hiệu quả hơn. 

Và nếu ở trong một đội nhóm, thì việc bạn sử dụng công cụ để nhắc việc lại vô cùng tiện lợi. Phần mềm quản lý công việc sẽ giúp bạn nhắc nhớ các thành viên trong nhóm hoàn thành công việc trước thời gian. Bên cạnh đó, còn có thể giúp bạn lên kế hoạch cho công việc.

Ngoài ra, phần mềm quản lý công việc NextX đem đến cho bạn rất nhiều tính năng tiện lợi như:

  • Quản lý công việc, quản lý dự án, quản lý tài liệu
  • Hiển thị quản lý công việc dưới dạng kanban dễ nhìn, trực quan
  • Bộ lọc thông minh theo nhiều tiêu chí công việc khác nhau
  • Có thể chụp ảnh định vị vị trí công việc ngay trên mobile app
  • Có thể tạo mới công việc đa nền tảng ngay trên mobile app và web
  • Theo dõi kanban công việc trên mobile app

3.5 Làm việc kết hợp với nghỉ ngơi, thư giãn hợp lý

Hãy làm việc kết hợp với nghỉ ngơi và thư giãn sẽ giúp bạn có một cách làm việc hiệu quả hơn. Nếu cứ đâm đầu làm việc không ngừng nghỉ sẽ khiến não bạn bị quá tải, khi đó công việc sẽ không có hiệu suất. Vậy nên bạn cần cân đối giữa làm việc và thời gian nghỉ ngơi hợp lý. 

Bạn có thể nghỉ ngơi ít phút sau mỗi khoảng thời gian căng thẳng làm việc. Điều đó giúp bạn thư giãn đầu óc, năng lượng được tái tạo. Sau đó, lượng làm việc của bạn có năng suất cao hơn. Đây cũng là một trong những kỹ năng quản lý công việc được nhiều người áp dụng bởi công việc sẽ được tối ưu và hiệu quả hơn. 

q

Xem thêm: Mách bạn 7 yếu tố trong kế hoạch tiếp cận khách hàng trong doanh nghiệp 

3.6 Thực hiện đánh giá công việc và điều chỉnh

Sau mỗi lần bạn hoàn thành xong kế hoạch mỗi ngày. Bạn cần phải nhìn nhận và đánh giá công việc theo từng giai đoạn. Từ đó có thể rút ra được những kinh nghiệm trong mỗi lần thực hiện kế hoạch công việc tiếp theo. Việc này còn có thể cho bạn biết được công việc mình đã hoàn thiện tốt hay chưa. Trong quá trình làm việc có điều gì cản trở hay không? 

Bên cạnh đó, quá trình đánh giá công việc bạn nên sử dụng hệ thống bảng biểu hoặc các sơ đồ so sánh. Bạn sẽ có cái nhìn trực quan nhất với những công việc bạn đã hoàn thành hay thực hiện được.

Bạn nên định kỳ đánh giá tiến độ và hiệu suất của bạn. Và điều chỉnh kế hoạch làm việc của mình dựa trên kết quả này.

3.7 Thực hành kiên nhẫn và kiên trì

Kỹ năng quản lý công việc không phát triển từ một ngày qua một ngày. Mà bạn cần phải tạo thói quen mỗi ngày. Vì vậy hãy kiên nhẫn và kiên trì trong công việc. Thực hiện các bước và thói quen mới để nâng cao hiệu suất làm việc của bạn theo thời gian.

Đôi khi, công việc lớn và phức tạp có thể làm mất kiên nhẫn và làm suy giảm ý chí. Chia nhỏ công việc thành các phần nhỏ hơn và tập trung vào từng phần một cách kiên nhẫn. Từ đó sẽ dần dần hoàn thành được công việc lớn hơn.

4. Kết luận

Trong cuộc sống và sự nghiệp, việc nắm vững kỹ năng quản lý công việc là chìa khóa để đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, tạo nên thành công bền vững và sự hài lòng toàn diện. Kỹ năng quản lý công việc không chỉ giúp cá nhân tổ chức thời gian và nhiệm vụ một cách hiệu quả mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực và đầy cơ hội cho sự phát triển cá nhân và chuyên môn. Hãy trang bị cho mình kỹ năng quản lý công việc thật tốt trong môi trường làm việc nhé. Kỹ năng này sẽ giúp bạn rất nhiều đấy. Hãy theo dõi trang tin NextX để biết thêm nhiều thông tin hữu ích trong kinh doanh nhé.