Sử dụng ứng dụng quản lý nhân sự giúp cải thiện quản lý nhân sự. Giúp tăng tính minh bạch và chính xác trong quá trình quản lý thông tin nhân viên. Cải thiện quy trình tuyển dụng và tiết kiệm thời gian cho các hoạt động liên quan đến nhân sự. Nó hiệu quả có thể mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức. Thay vì phải xử lý và theo dõi thông tin nhân viên bằng tay hoặc thông qua các bảng tính. Hệ thống quản lý nhân sự tự động hoá quy trình này. Cùng NextX – Phần mềm CRM cho doanh nghiệp tìm hiểu hệ thống quản lý nhân sự sẽ như thế nào đối với doanh nghiệp hiện nay nhé!
Định nghĩa hệ thống quản lý nhân sự là gì?
Xem thêm TOP 4 phương pháp trong việc quản lý dịch vụ khách hàng tốt nhất
Hệ thống quản lý nhân sự trong tiếng anh viết tắti là HRMS. Đây một phần mềm hoặc hệ thống tự động được sử dụng. Để quản lý tất cả các hoạt động liên quan đến nhân sự trong một tổ chức. Hệ thống nhân sự cung cấp các công cụ và tính năng. Để quản lý thông tin cá nhân của nhân viên, quá trình tuyển dụng, quản lý hiệu suất. Quản lý được thời gian làm việc, quản lý lương bổng, đào tạo và phát triển nhân viên. Và nhiều hoạt động khác liên quan đến quản lý nhân sự. Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự giúp tổ chức tổ chức và xử lý dữ liệu nhân sự một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và năng lực.
Nó cho phép quản lý dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin nhân viên. Tạo và quản lý hồ sơ nhân viên, xem lịch làm việc, kiểm soát chấm công, tính lương. Và các quy trình liên quan đến lương bổng, đánh giá hiệu suất nhân viên và tổ chức các khóa học đào tạo. Thiết kế hệ thống quản lý nhân sự cũng có thể cung cấp các báo cáo và phân tích dữ liệu nhân sự để hỗ trợ quyết định quản lý.
Các hệ thống nhân sự trong công ty có mô hình tổ chức như thế nào?
- Hệ thống nhân sự là một cấu trúc tổ chức và quy trình quản lý nhân sự. Để đảm bảo hoạt động nhân sự được thực hiện một cách hiệu quả. Hệ thống nhân sự trong công ty quản lý quá trình tuyển dụng và tuyển chọn nhân viên mới. Đăng tuyển công việc, tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ, tiến hành phỏng vấn và chọn lựa ứng viên phù hợp.
- Ứng dụng quản lý nhân sự theo dõi và quản lý thông tin cá nhân, hồ sơ, kỹ năng, kinh nghiệm. Và lịch sử công việc của nhân viên trong công ty. Nó cung cấp một cơ sở dữ liệu tập trung để lưu trữ và cập nhật thông tin này.
- Hỗ trợ quá trình đánh giá hiệu suất nhân viên và thiết lập mục tiêu. Nó cung cấp các công cụ và quy trình để theo dõi. Đánh giá và cung cấp những phản hồi về hiệu suất của nhân viên.
- Quản lý thời gian làm việc của nhân viên, bao gồm theo dõi giờ làm việc, chấm công, nghỉ phép và xử lý các yêu cầu nghỉ phép.
- Hệ thống nhân sự tính toán và quản lý lương bổng cho nhân viên. Nó giúp tính toán mức lương, quản lý các khoản phụ cấp. Xử lý các khoản trợ cấp và tự động tạo bảng lương.
- Hỗ trợ các quá trình đào tạo và phát triển nhân viên. Nó theo dõi nhu cầu đào tạo, quản lý chương trình đào tạo và theo dõi tiến độ đào tạo của nhân viên.
- Đảm bảo tuân thủ các quy định và chính sách nhân sự trong công ty. Nó cung cấp cơ chế để quản lý và áp dụng các quy định và chính sách liên quan đến nhân viên.
9 Chức năng của hệ thống quản lý nhân sự
Xem thêm 6 Điều quan trọng trong quản lý doanh thu và chi phí trở nên hiệu quả
Hệ thống quản lý nhân sự trong biên chế
Các khía cạnh liên quan đến biên chế như: tăng ca, nghỉ thai sản,… Là một trong công việc được mà HR quan tâm nhất. Hàng loạt các công việc giấy tờ trên sẽ được tiến hành tự động hoá. Trên hệ thống nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng trong hệ thống quản lý nhân sự. Bằng cách này, đội ngũ nhân sự không cần phải ghi chép bằng tay và có khả năng bị mất dữ liệu do phạm sai lầm.
Phần mềm quản trị nhân lực tuỳ chỉnh cho phép bạn:
- Phát hiện và nhận thông báo cho bất cứ thay đổi nào trong phiếu lương.
- Theo dõi thời gian nghỉ.
- Tách các loại bảng lương khác nhau (nhân viên vĩnh viễn và tạm thời).
- Lưu trữ các báo cáo sức khoẻ.
- Gửi email tới kế toán trưởng hoặc bộ phận trả lương.
Chấm công trong quản lý hệ thống nhân sự
- Nhờ vào việc ứng dụng hệ thống quản lý nhân sự HRMS. Chấm công ca của nhân viên sẽ không bao giờ dễ dàng đến thế. Việc chấm công ca cuối tháng sẽ được tiến hành tự động trên phần mềm. Bên cạnh đó, còn có những tính năng nổi bật như:
- Bảng lương tự động
- Công ca, thời gian làm việc sẽ được hiển thị trên màn hình để người dùng xem online bất cứ lúc nào
- Duyệt đơn từ tự động
Tự động hoá quy trình trả lương trong hệ thống quản lý nhân sự
Các giải pháp trả lương trọn gói cũng tự động hoá việc kê khai thuế. Việc trả lương trọn gói sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê Kế toán. Ít xảy ra các sai sót hơn trong quá trình tính toán và chi trả lương cho người lao động. Những chức năng tự động sẽ cho phép nhân viên được thực hiện các sửa đổi. Đối với các khoản khấu trừ tuỳ chọn, tài khoản tiền gửi tự động. Và khấu trừ thuế, mà việc truy xuất bản sao sẽ báo cáo thu nhập mà không cần trợ giúp nhân sự.
Xem thêm Top 11 phần mềm quản lý công việc được sử dụng nhiều nhất hiện nay
Phần mềm đánh giá nhân sự cổng thông tin người lao động
Doanh nghiệp của bạn sẽ không cần phải lưu giữ số lượng dữ liệu lớn. Về thông tin cá nhân của nhân sự mà thay vào đó. Toàn bộ những dữ liệu ấy sẽ được cập nhật trên phần mềm quản lý nhân sự. Do đó, nhân viên sẽ được thông báo về bất kỳ bản phát hành nào thông qua hệ thống quản lý nhân sự. Điều này mang lại cho bạn cảm giác thoải mái hơn và giảm bớt áp lực công việc của bộ phận nhân sự. NextX cũng là một trong những mảng trong phần mềm quản trị nhân sự trong doanh nghiệp mà bạn chưa biết. Đây là một lựa chọn đáng tuyệt vời dành cho công ty của bạn bước vào một tầm cao mới.
Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra:
NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm giám sát nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale, phần mềm tổng đài CSKH Call Center… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.
Hệ thống nhân sự chuẩn hoá quy trình làm việc
Việc chuẩn hoá các quy trình làm việc cho phép bạn đơn giản hoá toàn bộ quy trình và giảm chi phí nhân sự. Chúng sẽ thông báo cho tài khoản của đối tượng lao động. Trước khi ngày nghỉ được chấp nhận. Hoặc thông báo cho các ứng viên tiềm năng biết tiến trình ứng tuyển của họ.
Đánh giá hiệu suất làm việc trong hệ thống
Thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự HRMS. Mọi kết quả của từng công việc cần phải hoàn thành của người lao động sẽ được cập nhật tự động trên hệ thống. Qua đó, việc tạo lập báo cáo được đánh giá hiệu suất cũng được thực hiện tự động phụ thuộc theo các nền tảng khác nhau. Vì vậy, các công việc đánh giá hiệu suất sẽ trở nên tiết kiệm thời gian và đơn giản cho các nhà lãnh đạo.
Hỗ trợ những quá trình tuyển dụng nhân sự
Quá trình tuyển dụng sẽ đạt được hiệu quả cao hơn khi doanh nghiệp của bạn có một quy trình một cách cụ thể, được chuẩn hoá. Hệ thống quản trị nhân sự sẽ được tích hợp một số chức năng. Hỗ trợ quá trình nhân sự tuyển dụng bằng cách: Lọc CV, Đăng tin tuyển dụng trên nhiều nền tảng cùng một lúc, chuẩn hoá trong giao tiếp. Và cũng có thể sẽ nhận được số liệu thống kê hữu ích cho quá trình tuyển dụng của bạn.
Liên quan đến các yêu cầu tuyển dụng đối với từng vị trí. Và cách bạn giới thiệu thương hiệu của mình ra thế giới bên ngoài. Đối với những nhân viên hiện tại đang mong muốn tìm kiếm việc làm nội bộ hoặc giới thiệu.
Phân tích và báo báo trong hệ thống quản lý nhân sự
Tầm quan trọng chiến lược của nhân viên trong một doanh nghiệp ngày càng lớn và nhu cầu ra quyết định. Dựa trên số liệu thực tế và định tính ngày càng gia tăng. Công cụ báo cáo và phân tích sẽ giúp bạn phân tích dữ liệu theo thời gian thực và đưa ra dự đoán chính xác hơn.
Vì sao hệ thống quản lý nhân sự quan trọng
Xem thêm “Bật mí” 6 cách quản lý nhân viên cứng đầu dành cho doanh nghiệp
Quản lý hiệu suất và tăng cường năng suất
Phần mềm hành chính nhân sự giúp theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhân viên. Nó cung cấp dữ liệu và phản hồi để nhận biết, đánh giá và phát triển hiệu suất của nhân viên. Bằng cách theo dõi tiến độ công việc, đặt mục tiêu và cung cấp phản hồi. Phần mềm quản lý nhân sự giúp tăng cường năng suất và đảm bảo rằng các nhân viên đóng góp tối đa cho tổ chức.
Tăng tính minh bạch và sự công bằng
Quản lý doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch trong các quy trình nhân sự. Chẳng hạn như tuyển dụng, đánh giá hiệu suất và quản lý lương bổng. Nó giúp loại bỏ các thiên lệch và đảm bảo sự công bằng trong xử lý các quyết định liên quan đến nhân viên.
Tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm thời gian
Hệ thống quản lý tự động hóa nhiều quy trình nhân sự. Giúp tiết kiệm thời gian và công sức của nhân viên quản lý nhân sự. Ví dụ, nó có thể tự động tạo bảng lương, quản lý thông tin nhân viên và xử lý yêu cầu nghỉ phép. Điều này giúp giảm thiểu lỗi và tăng cường hiệu quả quản lý.
Quản lý thông tin nhân sự
Quản trị doanh nghiệp lưu trữ và quản lý thông tin nhân viên. Bao gồm hồ sơ cá nhân, kỹ năng, kinh nghiệm và lịch sử công việc. Nó cung cấp một nguồn dữ liệu tập trung. Và dễ truy cập phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự. Để theo dõi thông tin nhân viên và hỗ trợ quyết định quản lý.
Đáp ứng yêu cầu hợp pháp và tuân thủ quy định
Hệ thống quản lý nhân sự giúp đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ các quy định pháp lý và chính sách nhân sự. Nó giúp quản lý và theo dõi các yêu cầu về bảo mật thông tin cá nhân. Bảo vệ quyền riêng tư và đáp ứng các yêu cầu hợp pháp liên quan đến nhân viên.
Phân tích và báo cáo nhân sự
Hệ thống quản lý doanh nghiệp cung cấp công cụ để phân tích dữ liệu nhân sự và tạo báo cáo. Điều này giúp quản lý hiểu rõ hơn về xu hướng nhân sự, vấn đề và cơ hội, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược và phát triển kế hoạch cho nhân sự.
Kết luận
Bài viết dưới đây NextX giới thiệu đến bạn hệ thống quản lý nhân sự rất quan trọng để tăng cường quản lý nhân sự. Tăng cường hiệu suất làm việc, tăng tính minh bạch và tiết kiệm thời gian trong các quy trình nhân sự. Nó cung cấp cơ sở dữ liệu tập trung và công cụ quản lý thông tin nhân viên. Giúp tổ chức tuân thủ các quy định, tăng cường tuân thủ quy định pháp lý. Và đóng góp vào phân tích và quyết định chiến lược liên quan đến nhân sự. Ngoài ra để hiểu hơn cách quản lý nhân viên hiệu quả hãy theo dõi trang tin NextX nhé!
Có thể bạn quan tâm: TOP 4 vai trò quan trọng của quản trị nhân sự trong khách sạn
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
