Doanh nghiệp gặp phải khó khăn khi không sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ khách hàng

Hiện nay, công việc quản trị hồ sơ là một vấn đề nan giải. Nó là một thách thức và khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn. Để giải quyết tình trạng này, doanh nghiệp cần lựa chọn một cách tối ưu nhất. Là dùng các phần mềm quản lý hồ sơ khách hàng. Bài viết sau sẽ nói cho bạn biết những khó khăn doanh nghiệp đang gặp phải khi quản lý hồ sơ khách hàng. Cùng với một số lợi ích mà doanh nghiệp đang cần tìm hiểu trong quá trình làm việc để trở nên chuyên nghiệp hơn. 

phần mềm quản lý hồ sơ khách hàng
phần mềm quản lý hồ sơ khách hàng

Xem thêm Phần mềm quản lý khách hàng

3 khó khăn khi doanh nghiệp khi không sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ khách hàng

Mỗi doanh nghiệp/ công ty thường rất nhiều hồ sơ cần quản lý, giấy tờ. Và việc quản trị bằng phương pháp thủ công, truyền thống sẽ gặp phải nhiều hạn chế, rắc rối cụ thể như:

Thông tin dữ liệu bị quá tải, việc lưu trữ gặp khó khăn

Sự phát triển công nghệ, cái người ta đã nhận ra là việc quản lý hồ sơ khách hàng thủ công bộc lộ nhiều hạn chế như:

  • Thiết bị phục vụ cho việc xử lý lưu trữ các hồ sơ còn truyền thống, thô sơ.
  • Các giấy tờ, công văn đến và đi chủ yếu được lưu theo một biểu mẫu chung, thiếu tính linh hoạt.
  • Văn bản sau được phân loại và sắp xếp, xử lý trong tủ kho. Điều đó dẫn đến không tiện cho việc tìm kiếm sau này.

Quản lý bằng các cách thủ công còn gặp rất nhiều hạn chế

Những điều này đã mất rất nhiều thời gian và công sức cho việc kiếm tìm thông tin về sau. Chưa nói đến càng ngày doanh nghiệp càng ngập tràn giấy tờ. Khối lượng các công việc tăng lên, diện tích để lưu kho sẽ không được đảm bảo.  Việc thất lạc giấy tờ liên quan cũng rất dễ xảy ra.

Xem thêm Phần mềm CRM cho doanh nghiệp

Tốn kém tiền bạc và thời gian 

Nhiều doanh nghiệp cho biết, khi chưa sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ khách hàng. Mỗi ngày, họ thường tốn khoảng rất nhiều giờ đồng hồ để tìm kiếm các tài liệu. Trong khi doanh nghiệp bạn có thể hoàn toàn tối ưu được việc này. Và dành thời gian rảnh làm những công việc khác.

Cạnh đó, lưu trữ khách hàng bằng giấy tờ khiến công ty doanh nghiệp phải trả các khoản phí như mực, bút, giấy tờ,kẹp ghim,in ấn phẩm…khiến cho chi phí những khoản này rất tốn kém. 

Khiến cho chất lượng công việc thấp

Việc tốn kém nhiều thời gian lưu trữ, tìm kiếm rồi đến chất lượng công việc cũng sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều. Chưa kể đến việc lưu hồ sơ khách hàng qua giấy tờ có thể bị mất cắp, dữ liệu, số liệu không chính xác khiến doanh nghiệp gặp nhiều rủi ro.

Không chỉ thế, việc sử dụng nhiều giấy tờ  để in ấn cũng gây lãng phí, ảnh hưởng đến môi trường tài nguyên do chặt nhiều cây cối để làm giấy.

phần mềm quản lý hồ sơ khách hàng

Những lợi ích khi dùng phần mềm quản lý danh sách khách hàng

Tuy nhiên thì sau những mặt khó khăn thì khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ khách hàng có những mặt lợi ích khác nhau. Công ty bạn cần biết để tránh những rủi ro không đáng có. Khi những phương pháp truyền thống thô sơ còn được sử dụng nhiều. Cần được tối ưu chúng để tất cả những dữ liệu và thông tin của khách hàng được bảo mật một cách tốt nhất. Và khiến doanh nghiệp làm việc một cách chuyên nghiệp, nhanh chóng nhất. 

Rất nhiều phần mềm quản lý hồ sơ khách hàng có mặt nhằm giải quyết khắc phục những khó khăn  từ đó giúp cho việc quản trị doanh nghiệp tốt hơn. 

Những lợi ích mà phần mềm quản lý hồ sơ khách hàng mang cho doanh nghiệp 

  • Khắc phục trên toàn diện, dễ dàng khắc phục  tình trạng khó khăn trong kiểm soát hồ sơ khách hàng đang ở đâu. Giải quyết công việc được thực hiện như thế nào, ai sẽ lưu trữ hồ sơ và ở đâu,… Những thông tin này ở đây đều được kiểm soát dễ dàng.
  • Quản lý doanh nghiệp dễ dàng theo dõi được tình hình hoạt động của công ty một cách toàn diện. Kịp thời đưa ra các chỉ đạo những định hướng trong tương lai hiệu quả. 
  • Quy trình hoàn thiện xử lý thông tin khách hàng, tiếp nhận cũng như các văn bản được ban hành.  Tất cả đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp mà tối ưu được thời gian sử dụng.
  • Quá trình luân chuyển các thông tin, văn bản hồ sơ qua internet sẽ đơn giản hơn. Không tốn quá nhiều công sức, thời gian và kịp thời trao đổi khi cần thiết.
  • Phần mềm quản lý hồ sơ khách hàng giúp khắc phục tình trạng chồng chéo, dư thừa các dữ liệu và thông tin, hạn chế tình trạng quá tải trong việc quản lý.

Bài viết liên quan  Tại sao không tích hợp CRM với chiến lược mạng xã hội?

Rate this post
Rate this post

BÀI VIẾT LIÊN QUAN
BÀI VIẾT LIÊN QUAN

BÀI VIẾT LIÊN QUAN
CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM