BPO là gì? Nghe có vẻ xa lạ nhưng thực chất nó đang đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Hãy tưởng tượng một công ty sản xuất có thể tập trung hoàn toàn vào việc nghiên cứu. Và phát triển sản phẩm mới mà không phải lo lắng về các công việc hành chính. Điều đó hoàn toàn khả thi nhờ BPO, hãy cùng NextX – Phần mềm định vị nhân viên thị trường tìm hiểu ngay nhé!
I. BPO là gì? Định nghĩa và những khái niệm cơ bản
Xem thêm: 7 Công nghệ mới được sử dụng trong quản lý kho hàng thông minh
BOP (Business process outsourcing) là quy trình gia công quy trình kinh doanh. Nghĩa là việc một công ty thuê ngoài một hoặc nhiều quy trình kinh doanh cụ thể cho một bên thứ ba để thực hiện. Các quy trình này thường bao gồm các công việc như dịch vụ khách hàng, xử lý đơn hàng, kế toán, quản lý nhân sự và các công việc liên quan đến công nghệ thông tin. BPO giúp doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động cốt lõi, giảm chi phí vận hành. Và cải thiện hiệu suất bằng cách sử dụng nguồn lực chuyên nghiệp từ các đối tác bên ngoài.
II. Các loại hình BPO phổ biến
1. BPO theo chức năng
BPO theo chức năng liên quan đến việc thuê ngoài các quy trình kinh doanh dựa trên chức năng cụ thể của doanh nghiệp. Các công ty thường tìm đến BPO để tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu chi phí trong những lĩnh vực mà họ không có chuyên môn sâu hoặc muốn tập trung nguồn lực vào các hoạt động cốt lõi.
Ví dụ, dịch vụ khách hàng (Customer Service Outsourcing) là một trong những chức năng thường được thuê ngoài. Nơi các trung tâm cuộc gọi hoặc hỗ trợ khách hàng trực tuyến được giao cho các nhà cung cấp chuyên nghiệp. BPO về nhân sự cũng rất phổ biến, với các dịch vụ như tuyển dụng, quản lý tiền lương. Và đào tạo được đảm nhận bởi các công ty bên ngoài.
Ngoài ra, BPO về thị trường tài chính và kế toán (Finance and Accounting Outsourcing) giúp doanh nghiệp quản lý các quy trình kế toán, kiểm toán và tài chính một cách hiệu quả hơn. Trong lĩnh vực công nghệ, BPO về IT (IT Outsourcing) cung cấp giải pháp cho quản lý cơ sở hạ tầng, phát triển phần mềm và bảo trì hệ thống. Cuối cùng, BPO về quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management Outsourcing) hỗ trợ quản lý hàng tồn kho, vận chuyển. Và các hoạt động hậu cần một cách tối ưu.
2. BPO theo khu vực địa lý
Xem thêm: 7 Bí quyết tối ưu quản lý tồn kho giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp
BPO cũng được phân loại dựa trên vị trí địa lý của các nhà cung cấp dịch vụ. Giúp doanh nghiệp tận dụng lợi thế về chi phí và múi giờ. Offshore BPO là hình thức phổ biến nhất, trong đó các dịch vụ được thuê ngoài cho các quốc gia khác. Thường là nơi có chi phí lao động thấp hơn.
Ví dụ, nhiều công ty tại Mỹ thuê ngoài các dịch vụ IT và bộ phận chăm sóc khách hàng đến Ấn Đ. Hoặc Philippines để giảm chi phí và tiếp cận nguồn nhân lực chất lượng. Nearshore BPO là hình thức thuê ngoài đến các quốc gia lân cận hoặc cùng múi giờ. Như việc một công ty Mỹ thuê ngoài dịch vụ cho đối tác ở Mexico hoặc Canada. Điều này giúp giảm bớt rào cản về văn hóa và ngôn ngữ. Đồng thời duy trì sự thuận tiện trong giao tiếp.
Cuối cùng, Onshore BPO là việc thuê ngoài các dịch vụ cho các nhà cung cấp trong cùng một quốc gia, nhưng ở các khu vực khác, như một công ty ở New York thuê ngoài dịch vụ đến một đối tác ở Texas. Onshore BPO giúp doanh nghiệp duy trì sự kiểm soát chặt chẽ hơn. Và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu về pháp lý và quy định.
3. BPO theo mô hình
Ngoài ra, BPO còn được phân loại dựa trên mô hình hợp tác giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp dịch vụ. Captive BPO là một mô hình trong đó công ty mẹ thành lập. Hoặc sở hữu một công ty con ở quốc gia khác để thực hiện các quy trình kinh doanh. Mô hình này giúp công ty mẹ duy trì kiểm soát hoàn toàn đối với các hoạt động thuê ngoài. Đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ quy định nội bộ.
Ngược lại, Third-Party BPO là mô hình phổ biến nhất, nơi doanh nghiệp thuê ngoài các quy trình kinh doanh cho một nhà cung cấp dịch vụ độc lập. Hợp đồng giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp sẽ bao gồm các thỏa thuận về tiêu chuẩn dịch vụ và trách nhiệm. Cuối cùng, Hybrid BPO là mô hình kết hợp cả captive và third-party BPO. Cho phép doanh nghiệp thuê ngoài một số quy trình cho công ty con. Trong khi các quy trình khác được giao cho các nhà cung cấp độc lập. Mô hình này mang lại sự linh hoạt, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và quản lý rủi ro hiệu quả hơn.
III. Các dịch vụ BPO phổ biến hiện nay
1. Dịch vụ khách hàng
Dịch vụ khách hàng là một trong những loại hình BPO phổ biến biến nhất. Nơi các doanh nghiệp thuê ngoài việc quản lý và hỗ trợ khách hàng thông qua các trung tâm cuộc gọi, chat trực tuyến và email marketing. Các nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp thường có khả năng xử lý khối lượng lớn yêu cầu từ khách hàng với chất lượng cao. Đồng thời giúp doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động cốt lõi. Dịch vụ này đặc biệt quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
2. Kế toán và tài chính
Kế toán và tài chính là một lĩnh vực quan trọng khác thường được thuê ngoài. Để giảm bớt gánh nặng quản lý và đảm bảo tính chính xác trong các quy trình tài chính. Dịch vụ này bao gồm xử lý hóa đơn, quản lý tài sản, lập báo cáo tài chính và tuân thủ các quy định về thuế. Bằng cách thuê ngoài, các doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng các hoạt động tài chính của họ. Được quản lý bởi các chuyên gia có kinh nghiệm và hiểu rõ về pháp luật tài chính.
3. Nhân sự
BPO về nhân sự tập trung vào việc quản lý các quy trình liên quan đến nguồn nhân lực. Ví dụ như tuyển dụng, đào tạo, quản lý hiệu suất và xử lý tiền lương. Việc thuê ngoài các chức năng nhân sự giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Đồng thời đảm bảo rằng các quy trình này được thực hiện một cách chuyên nghiệp và tuân thủ quy định. Điều này cho phép doanh nghiệp tập trung hơn vào việc phát triển nhân viên và chiến lược nhân sự dài hạn.
4. Công nghệ thông tin
Các doanh nghiệp thuê ngoài các dịch vụ IT như quản lý cơ sở hạ tầng. Phát triển phần mềm, bảo trì hệ thống, và an ninh mạng. Bằng cách sử dụng dịch vụ IT thuê ngoài, doanh nghiệp có thể tiếp cận với công nghệ tiên tiến. Mà không cần phải đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng hoặc tuyển dụng nhân viên IT nội bộ. Điều này giúp cải thiện hiệu quả hoạt động và đảm bảo an toàn cho hệ thống thông tin.
5. Marketing
Marketing là một lĩnh vực khác mà các doanh nghiệp thường thuê ngoài. Để tận dụng chuyên môn của các nhà cung cấp dịch vụ trong việc phát triển chiến lược marketing, quản lý chiến dịch quảng cáo và nghiên cứu thị trường. Dịch vụ này bao gồm cả marketing kỹ thuật số và truyền thống. Giúp doanh nghiệp tiếp cận đối tượng mục tiêu một cách hiệu quả và nâng cao hình ảnh thương hiệu. BPO về marketing cũng giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc thay đổi chiến lược theo tình hình thị trường.
6. Sản xuất
Thuê ngoài sản xuất là một dịch vụ BPO phổ biến trong các ngành công nghiệp sản xuất. Doanh nghiệp thuê ngoài một phần hoặc toàn bộ quy trình sản xuất cho các đối tác chuyên môn. Từ việc sản xuất linh kiện, lắp ráp, đến hoàn thiện sản phẩm cuối cùng. Điều này giúp doanh nghiệp giảm chi phí sản xuất, tăng tốc độ đưa sản phẩm ra thị trường. Vvà tập trung vào các hoạt động nghiên cứu và phát triển. Bằng cách hợp tác với các nhà cung cấp sản xuất bên ngoài. Doanh nghiệp có thể cải thiện chất lượng sản phẩm và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của thị trường.
IV. Quy trình thực hiện BPO
1. Xác định nhu cầu và mục tiêu
Quy trình BPO bắt đầu bằng việc doanh nghiệp xác định rõ ràng các nhu cầu và mục tiêu mà họ muốn đạt được thông qua việc thuê ngoài. Điều này bao gồm việc phân tích các quy trình kinh doanh hiện tại. Xác định các điểm yếu hoặc các khu vực không phải là trọng tâm nhưng tiêu tốn nhiều nguồn lực. Doanh nghiệp cần làm rõ lý do tại sao họ muốn thuê ngoài (như giảm chi phí, tăng hiệu quả, hoặc tiếp cận chuyên môn). Và thiết lập các mục tiêu cụ thể cho quá trình BPO.
2. Lựa chọn đối tác BPO
Sau khi xác định nhu cầu, doanh nghiệp bắt đầu tìm kiếm và lựa chọn đối tác BPO phù hợp. Quá trình này bao gồm việc nghiên cứu thị trường, đánh giá năng lực và uy tín của các nhà cung cấp dịch vụ. Và so sánh các đề xuất từ các đối tác tiềm năng. Các yếu tố như kinh nghiệm trong ngành, hiểu biết về quy trình của doanh nghiệp, công nghệ sử dụng. Và chi phí là những tiêu chí quan trọng trong quá trình lựa chọn.
3. Thiết lập hợp đồng và thỏa thuận dịch vụ
Khi đã chọn được đối tác phù hợp, bước tiếp theo là đàm phán và thiết lập hợp đồng. Hợp đồng BPO cần nêu rõ các điều khoản và điều kiện của việc thuê ngoài. Bao gồm phạm vi công việc, tiêu chuẩn chất lượng, trách nhiệm của hai bên, và các cam kết về bảo mật. Thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA) cũng được thiết lập để định rõ các chỉ số hiệu suất chính (KPI), thời gian phản hồi. Và các tiêu chí khác để đảm bảo rằng dịch vụ được cung cấp đúng như mong đợi.
4. Chuyển giao và tích hợp quy trình
Sau khi hợp đồng được ký kết, quá trình chuyển giao và tích hợp quy trình bắt đầu. Đây là giai đoạn mà doanh nghiệp chuyển giao các quy trình kinh doanh cho đối tác BPO. Giai đoạn này bao gồm việc đào tạo, chuyển giao dữ liệu và tài liệu, thiết lập hệ thống công nghệ thông tin. Đảm bảo rằng các quy trình được tích hợp một cách suôn sẻ vào hoạt động của đối tác. Sự hợp tác chặt chẽ giữa hai bên là rất quan trọng để đảm bảo rằng quá trình chuyển giao diễn ra mà không gây gián đoạn hoạt động kinh doanh.
5. Quản lý và giám sát dịch vụ
Sau khi quy trình đã được chuyển giao, doanh nghiệp cần giám sát chặt chẽ hiệu suất của đối tác BPO. Đảm bảo rằng các dịch vụ được cung cấp theo đúng tiêu chuẩn đã thỏa thuận. Điều này bao gồm việc theo dõi các KPI, thực hiện các cuộc họp định kỳ để đánh giá hiệu suất, và xử lý các vấn đề phát sinh một cách kịp thời. Quản lý mối quan hệ với đối tác BPO cũng là yếu tố quan trọng. Đảm bảo rằng sự hợp tác luôn đi đúng hướng và mang lại lợi ích tối đa cho cả hai bên.
6. Đánh giá và tối ưu hóa
Quy trình BPO không chỉ dừng lại ở việc thực hiện và giám sát, mà còn cần được đánh giá và tối ưu hóa liên tục. Doanh nghiệp nên thực hiện các đánh giá định kỳ để xác định hiệu quả của việc thuê ngoài. So sánh với các mục tiêu ban đầu, và tìm kiếm các cơ hội để cải thiện. Nếu cần thiết, các điều chỉnh về hợp đồng, SLA, hoặc quy trình có thể được thực hiện để tối ưu hóa hoạt động. Đảm bảo rằng BPO tiếp tục mang lại giá trị lâu dài cho doanh nghiệp.
V. Kết luận
Như vậy, BPO là một giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tăng năng suất, tập trung vào các hoạt động cốt lõi và mở rộng quy mô kinh doanh. Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp khó khăn trong quản lý các quy trình kinh doanh. Hãy cân nhắc đến dịch vụ BPO. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất. Bạn đã sẵn sàng để doanh nghiệp mình trở nên hiệu quả hơn với BPO chưa? Hãy theo dõi trang tin NextX để biết thêm nhiều thông tin hữu ích trong kinh doanh nhé.
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
