Quản lý kho thành phẩm chính một phần quan trọng trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của một doanh nghiệp. Để đảm bảo rằng hàng hóa được quản lý và vận hành một cách hiệu quả. Cũng như nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý kho thành phẩm sẽ sẽ trở nên dễ dàng dàng hơn. Doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho, quản lý đơn hàng và giao hàng. Tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng năng suất lao động. Nó cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo để đánh giá hiệu suất. Và đưa ra các quyết định quản lý thông minh cho người quản lý cũng cũng như nhân viên. Cùng NextX – Phần mềm quản lý bán hàng tìm hiểu về cách quản lý kho thành phẩm cho doanh nghiệp tốt nhất.
Tầm quan trọng của việc quản lý kho thành phẩm
Xem thêm Khám phá tính năng quản lý kho trên CRM phần mềm
Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra:
NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm giám sát nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale, phần mềm tổng đài CSKH Call Center… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.
Khái niệm
Quản lý kho thành phẩm là quá trình quản lý và kiểm soát các hàng hoá đã hoàn thành và sẵn sàng để được xuất khẩu hoặc bán cho khách hàng. Đây là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng và sản xuất. Yêu cầu sự chính xác và hiệu quả để đảm bảo sự thông suốt trong hoạt động kinh doanh.
Khía cạnh trong quản lý kho thành phẩm
- Cần xác định và phân loại các mặt hàng thành phẩm trong kho dựa trên các tiêu chí như loại sản phẩm, kích cỡ, trạng thái và ngày sản xuất.
- Xây dựng một hệ thống lưu trữ hợp lý để sắp xếp và lưu trữ các mặt hàng thành phẩm. Hệ thống này có thể bao gồm việc sử dụng mã hàng hoá, nhãn dán, giá, vị trí lưu trữ. Và các thông tin khác để dễ dàng tìm kiếm và quản lý tồn kho hàng hóa.
- Thực hiện kiểm kê định kỳ để xác định số lượng và giá trị tồn kho. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin về số lượng. Giá trị hàng hóa là chính xác và đáng tin cậy.
- Theo dõi các đơn đặt hàng và quá trình nhập kho của hàng thành phẩm mới. Điều này liên quan đến việc kiểm tra và xác nhận tính chính xác của hàng hóa. Lập phiếu nhập kho, cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý kho.
- Đảm bảo rằng các đơn hàng được chọn lấy, đóng gói và giao hàng đúng lịch trình và đảm bảo tính chính xác của hàng hóa được xuất kho.
- Theo dõi các chỉ số hiệu suất kho như tỉ lệ lỗi, tồn kho dư thừa hoặc thiếu. Thời gian xử lý đơn hàng, và năng suất làm việc. Dựa vào thông tin này, có thể tìm ra các khuyết điểm và cải thiện hoạt động kho.
- Áp dụng các công nghệ và hệ thống quản lý kho hiện đại để tăng cường độ chính xác. Các công nghệ như mã vạch, hệ thống mã hoá, hệ thống quả kho tự động. Phần mềm quản lý kho thành phẩm có thể hỗ trợ trong việc quản lý và giám sát kho.
Tại sao cần phải quản lý kho thành phẩm ?
Xem thêm Mách bạn 6 phương pháp tối ưu vòng quay hàng tồn kho cho doanh nghiệp
Đảm bảo rằng hàng hoá đã hoàn thành và sẵn sàng để giao cho khách hàng khi được yêu cầu. Điều này giúp đảm bảo tính khả dụng của sản phẩm và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả.
Giúp kiểm soát số lượng và giá trị hàng tồn kho. Bằng cách theo dõi và quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể tránh tồn kho dư thừa hay bị thiếu, giảm thiểu rủi ro tồn kho và tối ưu hóa vốn đầu tư.
Quản lý kho thành phẩm cho phép kiểm tra và đảm bảo chất lượng của sản phẩm. Trước khi xuất kho hoặc giao hàng cho khách hàng. Điều này đảm bảo rằng chỉ các sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng được phân phối. Giữ cho khách hàng hài lòng và duy trì uy tín của doanh nghiệp.
Điều này ũng giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất. Bằng cách theo dõi số lượng và thời gian sản xuất, doanh nghiệp có thể xác định các vấn đề. Và cải thiện quy trình để tăng cường hiệu suất, tiết kiệm các chi phí.
Cung cấp thông tin và dữ liệu về hiệu suất kho. Bao gồm tỉ lệ lỗi, thời gian xử lý đơn hàng, năng suất làm việc và các chỉ số khác. Điều này giúp doanh nghiệp đánh giá và cải thiện hiệu suất kho.
Quản lý kho thành phẩm cung cấp thông tin về lượng hàng tồn kho hiện có và dự kiến. Giúp hỗ trợ quy trình kế hoạch và dự báo. Điều này cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất. Cung ứng dựa trên nhu cầu thực tế và tối ưu hóa quá trình kế hoạch.
3 Quy trình quản lý kho thành phẩm
Xem thêm TOP 5 phần mềm quản lý tiền lương được tin dùng nhất hiện nay
Trong quản lý xuất kho
Quy trình quản lý xuất kho sẽ bắt đầu khi có thông báo về việc xuất thành phẩm khỏi kho. Tại bước này, kế toán kiểm kho sẽ được đảm nhận việc kiểm soát số lượng. Nhằm đảm bảo kho có đầy đủ thành phẩm theo quy định. Sau khi đã có đầy đủ số lượng, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho. Thể hiện thông tin lô hàng và số lượng sản phẩm. Phiếu này sau đó sẽ được gửi đến thủ kho để thực hiện việc xuất kho. Nơi mà những dữ liệu trên phiếu được sử dụng để xác nhận xuất kho đúng đắn.
Trong quản lý nhập kho
Trong các quy trình quản lý nhập kho thành phẩm, khi có yêu cầu về nhập hành hóa thành phẩm vào kho, thủ kho. Đảm nhận nhiệm vụ thực hiện trong kiểm kê lại số lượng thành phẩm và được ký xác nhận trên phiếu giao nhận. Bước kế tiếp, thủ kho sẽ được lập phiếu nhập kho. Trong đó có kê khai chi tiết về số lượng và chủng loại thành phẩm. Sau khi phiếu nhập kho được kí nhận, thủ kho sẽ tiến hành quản lý xuất nhập kho thành phẩm. Và cập nhật thông tin, nhằm quản lý số lượng hàng hóa trong kho được chính xác.
Quản lý luân chuyển thành phẩm giữa các kho
Trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu báo cáo nhập xuất tồn. Trao đổi thành phẩm giữa các kho, quy trình trao đổi. Sẽ bắt đầu với việc gửi đề xuất tới phòng ban hoặc bộ phận có thẩm quyền. Sau khi đề xuất được chấp nhận, nhân viên kho cần lập phiếu chuyển kho thành phẩm. Để cung cấp thông tin chi tiết về số lượng thành phẩm cần chuyển và đích đến. Thủ kho sẽ đảm nhận thực hiện việc chuyển thành phẩm tới kho yêu cầu. Trong kho cần được kiểm đếm liên tục để giảm thiểu sai số. Cuối cùng, công nghệ quản lý kho hàng dữ liệu cập nhật giúp so sánh khối lượng thành phẩm giữa các kho, đảm bảo sự ổn định và thông suốt trong chuỗi cung ứng.
Việc quản lý kho thành phẩm cần lưu ý những gì?
Xem thêm 8 Phần mềm quản lý vật tư thiết bị ưu việt hàng đầu tại Việt Nam
Trong kho cần quản lý kho thành phẩm
- Xác định và phân loại các sản phẩm thành phẩm một cách rõ ràng và có hệ thống. Điều này giúp tìm kiếm và quản lý sản phẩm dễ dàng hơn. Sử dụng mã vạch hoặc mã sản phẩm để nhận biết và theo dõi từng sản phẩm.
- Tối ưu hóa bố trí kho để tối đa hóa sự tiện lợi và hiệu quả của quy trình quản lý. Xác định vị trí lưu trữ phù hợp cho từng loại sản phẩm và đảm bảo rằng các vùng lưu trữ được đánh dấu rõ ràng và dễ dàng truy cập.
- Thực hiện kiểm kê định kỳ để kiểm tra số lượng hàng tồn kho và so sánh với thông tin trong hệ thống quản lý kho. Điều này giúp xác định sự khác biệt và phát hiện sớm các vấn đề như hàng tồn kho thiếu hoặc dư thừa.
- Đối với các sản phẩm có hạn sử dụng hoặc hạn dùng, đảm bảo rằng các thông tin này được theo dõi và tuân thủ. Sử dụng hệ thống quản lý để theo dõi các ngày hết hạn và hạn dùng để tránh bán hàng quá hạn và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
- Xác định và áp dụng các chính sách và quy trình rõ ràng cho việc quản lý kho thành phẩm. Bao gồm các quy định về kiểm tra chất lượng, đặt hàng mới, xuất kho, và xử lý hàng hư hỏng hoặc hết hạn.
- Sử dụng hệ thống quản lý kho và công cụ phân tích dữ liệu để theo dõi và báo cáo về hiệu suất và hoạt động của kho. Theo dõi các chỉ số quan trọng như tỷ lệ lỗi, thời gian xử lý, năng suất làm việc.
Yếu tố tác động ngoài quản lý kho kho thành phẩm
Xem thêm Những sự thật thú vị về kho Shopee Nghĩa Ô mà bạn cần biết
- Đảm bảo rằng nhân viên quản lý thành phẩm được đào tạo đầy đủ về quy trình và hệ thống quản lý kho. Cung cấp hướng dẫn và đào tạo liên tục để nâng cao năng lực và hiểu biết của nhân viên.
- Bảo vệ kho thành phẩm bằng cách hạn chế quyền truy cập vào kho chỉ cho những người được ủy quyền. Sử dụng hệ thống giám sát và các biện pháp bảo mật như hệ thống camera an ninh, hệ thống kiểm soát truy cập và các biện pháp bảo vệ khác để đảm bảo an toàn và bảo mật cho hàng hóa trong kho.
- Thiết lập mối quan hệ đáng tin cậy với các đối tác cung cấp và nhà vận chuyển. Đảm bảo rằng các sản phẩm được vận chuyển và giao hàng đúng thời gian và đúng chất lượng.
- Đảm bảo rằng thông tin về kho thành phẩm được chia sẻ và liên thông đúng và kịp thời trong toàn bộ hệ thống phần mềm quản lý kho hàng. Điều này bao gồm việc đồng bộ hóa thông tin với các bộ phận khác như bộ phận kế toán, bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý.
- Thực hiện đánh giá định kỳ về quy trình quản lý kho và tìm kiếm cơ hội để cải thiện. Lắng nghe ý kiến phản hồi từ nhân viên và khách hàng để hiểu rõ các vấn đề và áp dụng các biện pháp khắc phục.
Kết luận
Bài viết trên NextX giới thiệu đến bạn việc quản lý kho thành phẩm rất cần thiết. Để đảm bảo tính khả dụng của sản phẩm, kiểm soát hàng tồn kho. Đảm bảo chất lượng và tối ưu hóa quy trình sản xuất. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Cũng như việc tăng cường hiệu suất toàn bộ chuỗi cung ứng. Ngoài ra để tìm hiểu thêm về ứng dụng quản lý kho hàng hãy cùng theo dõi trang tin NextX nhé!
Có thể bạn quan tâm: Top 5 hãng logistics quốc tế vận chuyển nhanh, giá rẻ, uy tín nhất hiện nay
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
