Trong thời đại kinh doanh hiện đại, giao hàng không chỉ là bước cuối cùng trong quá trình bán hàng mà còn là “đòn bẩy” để giữ chân khách hàng và xây dựng thương hiệu. Tuy nhiên, để vận hành hoạt động giao hàng trơn tru, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất, doanh nghiệp cần có chiến lược quản lý giao hàng bài bản. NextX – Phần mềm CRM sẽ bật mí 7 cách quản lý giao hàng hiệu quả, giúp các doanh nghiệp – từ bán lẻ, thương mại điện tử đến phân phối – tối ưu vận hành, hạn chế sai sót và nâng cao chất lượng dịch vụ.
I. Quản lý giao hàng là gì?
Quản lý giao hàng là quá trình tổ chức, giám sát và tối ưu hóa hoạt động vận chuyển hàng hóa từ doanh nghiệp đến tay khách hàng. Quy trình này bao gồm việc phân công đơn hàng, theo dõi lộ trình, kiểm soát thời gian, xử lý sự cố phát sinh và đảm bảo đơn hàng được giao đúng người – đúng thời điểm – đúng địa điểm.
Một hệ thống quản lý giao hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp:
- Giảm chi phí vận chuyển
- Nâng cao tỷ lệ giao hàng đúng hạn
- Cải thiện trải nghiệm khách hàng
- Tối ưu hóa nguồn lực giao hàng
II. Những thách thức doanh nghiệp thường gặp trong quản lý giao hàng
1. Thiếu minh bạch trong lộ trình giao hàng
Xem thêm: Top 7 Phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất hiện nay
Một trong những vấn đề nan giải của nhiều doanh nghiệp là không thể theo dõi chính xác hành trình giao hàng của từng nhân viên. Do thiếu hệ thống định vị GPS hoặc phần mềm quản lý giao hàng thời gian thực, các doanh nghiệp không nắm được nhân viên đang ở đâu, đơn hàng đã được giao hay chưa, hay lý do vì sao đơn bị chậm. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến việc giám sát nội bộ mà còn khiến doanh nghiệp khó chủ động trong việc phản hồi khách hàng khi có khiếu nại. Hậu quả là trải nghiệm khách hàng đi xuống, mất lòng tin và ảnh hưởng đến tỷ lệ quay lại mua hàng.
2. Sai sót khi phân bổ đơn hàng
Việc phân công đơn hàng không hiệu quả là nguyên nhân chính dẫn đến quá tải cho nhân viên giao hàng và làm giảm hiệu suất vận hành. Các tình huống thường gặp như: giao trùng tuyến cho nhiều người, không tính toán kỹ về năng lực nhân sự, hoặc để một nhân viên phải nhận đơn ở các khu vực cách xa nhau. Đặc biệt vào giờ cao điểm hoặc mùa cao điểm như Tết, Black Friday, nếu không có phần mềm hỗ trợ tự động phân phối tuyến đường tối ưu thì dễ xảy ra tình trạng thiếu hụt nhân sự, chậm trễ và gia tăng chi phí vận hành.
3. Giao hàng trễ, thất lạc hàng hóa
Giao nhầm sản phẩm, mất đơn hoặc giao hàng trễ hơn thời gian cam kết là những “vết gợn” nghiêm trọng trong mắt khách hàng. Trong môi trường cạnh tranh cao, chỉ cần một lần giao hàng sai hoặc chậm trễ cũng đủ khiến khách hàng mất niềm tin và chuyển sang đối thủ. Ngoài ra, những sự cố như thất lạc hàng hóa còn làm phát sinh thêm chi phí đền bù, hoàn hàng, ảnh hưởng đến lợi nhuận và uy tín của thương hiệu. Doanh nghiệp cần đầu tư hệ thống kiểm soát và xác nhận đơn hàng rõ ràng để hạn chế tối đa những rủi ro này.
4. Không xử lý kịp thời khi phát sinh sự cố
Thực tế trong quá trình giao hàng, có rất nhiều tình huống phát sinh như: khách hủy đơn vào phút chót, yêu cầu đổi địa chỉ nhận hàng, khách không có mặt tại điểm giao… Nếu doanh nghiệp không có hệ thống cập nhật thông tin nhanh và khả năng xử lý linh hoạt thì dễ dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội giao hàng hoặc phát sinh chi phí không cần thiết. Việc không kịp thời cập nhật những thay đổi cũng khiến doanh nghiệp bị động trong điều phối và hỗ trợ khách hàng, từ đó ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách.
5. Thiếu báo cáo và dữ liệu phân tích
Nhiều doanh nghiệp vẫn đang quản lý giao hàng theo phương pháp thủ công hoặc không có hệ thống lưu trữ dữ liệu một cách bài bản. Điều này khiến họ không thể phân tích được thời gian trung bình để hoàn thành đơn, tỷ lệ giao hàng thành công, những nguyên nhân thường dẫn đến thất bại, hay hiệu suất làm việc của từng nhân viên giao hàng. Việc thiếu dữ liệu khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tối ưu quy trình, giảm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ. Chỉ khi có hệ thống phân tích dữ liệu rõ ràng, nhà quản lý mới có thể đưa ra quyết định chiến lược đúng đắn.
III. 7 cách quản lý giao hàng hiệu quả giúp tối ưu vận hành
Xem thêm: Top 5+ phần mềm CRM chuyên cho doanh nghiệp B2B tốt nhất hiện nay
Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ, quản lý giao hàng không chỉ là việc “đưa hàng từ A đến B”, mà còn là cả một quy trình cần được tối ưu hoá để nâng cao trải nghiệm khách hàng và tiết kiệm chi phí vận hành. Dưới đây là 7 cách hiệu quả giúp doanh nghiệp cải thiện toàn diện hệ thống giao hàng:
1. Ứng dụng phần mềm quản lý giao hàng
Việc áp dụng phần mềm chuyên dụng là bước đầu tiên và quan trọng nhất để chuyển đổi từ phương pháp thủ công sang mô hình quản lý hiện đại. Phần mềm quản lý giao hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ hành trình của đơn hàng từ lúc tiếp nhận, xử lý, vận chuyển đến khi hoàn tất.
Một số tính năng tiêu biểu cần có trong phần mềm:
- Tự động phân đơn dựa trên vị trí địa lý, số lượng đơn, khối lượng hàng và khả năng của từng shipper.
- Theo dõi GPS thời gian thực, giúp nhà quản lý biết chính xác vị trí của nhân viên giao hàng.
- Giao diện mobile dành riêng cho shipper, dễ dàng cập nhật trạng thái giao hàng và nhận chỉ dẫn tuyến đường.
- Gửi thông báo SMS hoặc email tự động cho khách hàng khi đơn hàng sắp được giao, tạo trải nghiệm chuyên nghiệp.
- Tổng hợp báo cáo thông minh theo thời gian, khu vực, tỷ lệ thành công, nhân viên – hỗ trợ phân tích và cải tiến liên tục.
2. Tối ưu hóa tuyến đường giao hàng
Một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và thời gian giao hàng là tuyến đường vận chuyển. Tối ưu tuyến giao giúp giảm thiểu quãng đường không cần thiết, tiết kiệm xăng xe, công sức và đảm bảo thời gian giao đúng cam kết.
Giải pháp hiệu quả bao gồm:
- Gom đơn hàng theo từng khu vực địa lý, tránh di chuyển quá xa giữa các điểm giao.
- Tính toán lộ trình tối ưu dựa trên bản đồ số, lưu lượng giao thông, thời gian thực.
- Tránh các tuyến đường ùn tắc hoặc sửa chữa, đặc biệt trong giờ cao điểm.
- Tạo lịch trình cụ thể, đảm bảo shipper nắm rõ thời gian cần đến từng địa điểm.
3. Đồng bộ hệ thống bán hàng – kho – giao hàng
Nhiều doanh nghiệp vẫn còn quản lý đơn hàng theo mô hình tách rời giữa bán hàng, kho vận và vận chuyển, dẫn đến sai sót và chậm trễ. Giải pháp là đồng bộ dữ liệu và quy trình giữa các bộ phận thông qua hệ thống phần mềm tích hợp.
Lợi ích của sự đồng bộ:
- Khi khách đặt hàng, đơn hàng tự động chuyển sang kho để xử lý và đóng gói.
- Sau khi chuẩn bị xong, hệ thống sẽ phân đơn cho nhân viên giao hàng phù hợp, không cần thao tác thủ công.
- Nhân viên chỉ cần sử dụng ứng dụng để nhận đơn, kiểm tra thông tin và cập nhật trạng thái – hạn chế tối đa sai sót.
- Tạo sự liên kết chặt chẽ giữa các khâu, giảm thời gian xử lý, nâng cao năng suất tổng thể.
4. Đào tạo và chuyên nghiệp hóa đội ngũ giao hàng
Xem thêm: Top 5 phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center tốt nhất
Đội ngũ giao hàng chính là những người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Họ là bộ mặt thương hiệu và ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm khách hàng số. Do đó, việc đầu tư đào tạo và nâng cao kỹ năng cho shipper là điều không thể thiếu.
Nội dung đào tạo nên bao gồm:
- Quy trình giao nhận tiêu chuẩn, xử lý các tình huống phát sinh.
- Kỹ năng giao tiếp và quản trị chăm sóc khách hàng, tạo sự chuyên nghiệp và thân thiện.
- Sử dụng thành thạo công nghệ, đặc biệt là ứng dụng giao hàng trên điện thoại.
- Tuân thủ kỷ luật, thời gian, đảm bảo tính chính xác và đúng hẹn trong mọi đơn hàng.
5. Cho phép khách theo dõi đơn hàng
Khách hàng ngày nay ngày càng đề cao tính minh bạch và chủ động. Việc cung cấp tính năng tra cứu đơn hàng theo thời gian thực không chỉ giúp họ an tâm mà còn giảm tải cho bộ phận CSKH.
Tính năng theo dõi đơn hàng nên bao gồm:
- Link theo dõi đơn hàng được gửi qua SMS/email
- Cập nhật trạng thái từng bước: đã xuất kho, đang giao, giao thất bại/thành công
- Thời gian dự kiến giao hàng, tên và số điện thoại của nhân viên giao
Tính năng này sẽ giúp khách dễ dàng chuẩn bị nhận hàng, tránh bỏ lỡ, đồng thời giảm số lượng cuộc gọi hỏi thăm đơn hàng – từ đó tối ưu nhân sự chăm sóc khách hàng.
6. Xây dựng chính sách xử lý đơn hàng thất bại
Dù quy trình có tối ưu đến đâu, vẫn sẽ có những đơn hàng không thể giao thành công. Điều quan trọng là doanh nghiệp phải có quy trình rõ ràng để xử lý nhanh chóng, tránh hàng tồn kho và tăng sự hài lòng của khách.
Một số chính sách nên áp dụng:
- Cho phép giao lại vào thời điểm phù hợp hoặc địa chỉ mới.
- Hỗ trợ đổi/trả hàng nếu khách thay đổi nhu cầu.
- Tái sử dụng hàng hoàn về, phân bổ lại cho đơn mới hoặc xử lý theo vòng kiểm kê.
- Tự động ghi nhận lý do thất bại để rút kinh nghiệm, đào tạo lại shipper hoặc điều chỉnh chính sách phù hợp hơn.
7. Định kỳ đánh giá và cải tiến quy trình giao hàng
Cuối cùng, để quản lý giao hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần xem đây là một quá trình cải tiến liên tục. Không chỉ vận hành – mà còn đo lường, phân tích và cập nhật.
Các hoạt động cần thực hiện thường xuyên:
- Theo dõi KPI giao hàng: % đơn hàng đúng hạn, tỷ lệ thất bại, chi phí vận hành trên mỗi đơn.
- Phân tích nguyên nhân giao hàng trễ hoặc sai sót, từ đó có phương án khắc phục.
- Lấy ý kiến phản hồi từ khách hàng, từ khảo sát đến hotline, để cải tiến dịch vụ.
- Cập nhật công nghệ mới, thay đổi quy trình cho phù hợp với quy mô và thị trường.
IV. Lợi ích thực tế khi quản lý giao hàng hiệu quả
Việc quản lý giao hàng hiệu quả không chỉ giúp vận hành trơn tru mà còn mang đến nhiều giá trị thiết thực cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt của thị trường thương mại điện tử và bán lẻ đa kênh. Dưới đây là những lợi ích nổi bật:
1. Tối ưu chi phí vận hành
Quản lý giao hàng bài bản giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa các khoản chi phí không cần thiết:
- Tiết kiệm nhiên liệu và thời gian: Tối ưu tuyến đường giúp rút ngắn quãng đường di chuyển, giảm tiêu hao nhiên liệu và thời gian.
- Giảm sai sót và thất thoát: Tự động hóa quy trình giao nhận giúp hạn chế việc giao nhầm hàng, mất hàng hay giao trễ.
- Giảm chi phí nhân sự: Hệ thống giao hàng thông minh giúp giảm bớt sự phụ thuộc vào nhân lực bằng cách tự động hóa các bước phân công, theo dõi và báo cáo.
Từ đó, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí vận hành mà còn cải thiện đáng kể tỷ suất lợi nhuận trên mỗi đơn hàng.
2. Tăng sự hài lòng của khách hàng
Xem thêm: Top 11 phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất hiện nay
Trải nghiệm giao hàng là một trong những yếu tố quyết định sự hài lòng và trung thành của khách hàng. Khi doanh nghiệp quản lý tốt khâu giao nhận, khách hàng sẽ cảm nhận được sự chuyên nghiệp và uy tín:
- Giao hàng nhanh chóng, đúng hẹn: Giúp khách hàng chủ động sắp xếp thời gian nhận hàng.
- Tránh tình trạng giao sai, giao thiếu: Tạo niềm tin tuyệt đối vào thương hiệu.
- Cung cấp tính năng theo dõi đơn hàng: Giúp khách hàng cảm thấy yên tâm và được phục vụ chu đáo.
Khi khách hàng hài lòng, họ không chỉ quay lại mua hàng mà còn sẵn sàng giới thiệu bạn bè, người thân, giúp doanh nghiệp mở rộng tệp khách hàng một cách tự nhiên.
3. Nâng cao hiệu suất làm việc của nhân sự
Khi quy trình giao hàng được số hóa và tinh gọn, đội ngũ nhân sự – đặc biệt là nhân viên giao hàng – sẽ hoạt động hiệu quả hơn:
- Phân đơn thông minh: Giúp shipper nhận được lộ trình hợp lý, giảm thời gian di chuyển và tăng số đơn mỗi ngày.
- Giảm bớt thao tác thủ công: Shipper chỉ cần thao tác qua app, không mất thời gian ghi chép hay xác nhận giấy tờ.
- Dễ dàng theo dõi hiệu suất cá nhân: Nhân viên có thể tự đánh giá và cải thiện cách làm việc dựa trên số liệu thống kê minh bạch từ hệ thống.
Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, công sức mà còn tạo động lực cho nhân viên làm việc chuyên nghiệp hơn.
4. Mở rộng quy mô dễ dàng
Một hệ thống giao hàng hiệu quả là nền móng vững chắc để doanh nghiệp tăng trưởng nhanh chóng mà không gặp rào cản vận hành:
- Dễ dàng xử lý số lượng đơn hàng tăng cao vào mùa cao điểm.
- Tối ưu quy trình quản lý nhiều khu vực, nhiều kho, nhiều đội shipper cùng lúc.
- Hạn chế phát sinh lỗi hoặc nghẽn hệ thống khi mở rộng.
Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp bán hàng đa kênh, chuỗi cửa hàng bán lẻ hoặc các sàn trang thương mại điện tử.
5. Gia tăng lợi thế cạnh tranh
Trong thời đại “ai giao nhanh hơn, người đó thắng”, khả năng quản lý giao hàng hiệu quả chính là vũ khí cạnh tranh chiến lược:
- Giao hàng trong ngày, trong 2h, giao hẹn giờ… là các dịch vụ ngày càng được khách hàng kỳ vọng.
- Khả năng thích ứng linh hoạt: Khi thị trường biến động, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược giao nhận một cách nhanh chóng.
- Tạo sự khác biệt so với đối thủ: Không phải doanh nghiệp nào cũng có hệ thống giao hàng vận hành tốt – đây chính là cơ hội để doanh nghiệp tạo dấu ấn riêng trên thị trường.
V. NextX DMS – giải pháp định vị nhân viên giao hàng hiệu quả
Xem thêm: Top 7 phần mềm quản lý nhà thuốc, hiệu thuốc, cửa hàng thuốc tốt nhất hiện nay
Định vị nhân viên giao hàng là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp kiểm soát lộ trình, nâng cao năng suất và hạn chế rủi ro trong khâu vận chuyển. NextX DMS mang đến giải pháp định vị thông minh, giúp theo dõi hành trình của nhân viên giao hàng theo thời gian thực với độ chính xác cao.
Nhờ tích hợp công nghệ GPS hiện đại, quản lý dễ dàng giám sát vị trí, tốc độ di chuyển, thời gian dừng tại từng điểm giao hàng và lộ trình thực tế đã đi. Điều này giúp doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện sai lệch, ngăn chặn gian lận và tối ưu hóa tuyến đường, tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí và nhân lực.
Không chỉ là công cụ theo dõi, NextX DMS còn cho phép nhân viên check-in/check-out tại từng điểm giao hàng, đồng bộ dữ liệu trực tuyến về hệ thống. Quản lý có thể lập tức nắm bắt tình hình, cập nhật tiến độ và đưa ra quyết định kịp thời, chính xác.
Với NextX DMS, việc quản lý đội ngũ giao hàng không còn phụ thuộc vào cảm tính, mà được vận hành bằng dữ liệu thực tế – nâng cao hiệu quả, đảm bảo minh bạch và xây dựng đội ngũ chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
VI. Kết luận
Quản lý giao hàng là yếu tố quan trọng nhưng lại thường bị doanh nghiệp bỏ qua hoặc quản lý theo cách thủ công. Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, doanh nghiệp muốn phát triển bền vững cần phải đầu tư nghiêm túc vào việc xây dựng một hệ thống quản lý giao hàng chuyên nghiệp, linh hoạt và thông minh. Thông qua 7 giải pháp đã chia sẻ, bạn có thể cải thiện đáng kể hiệu quả vận hành, tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng và đặc biệt là tiết kiệm chi phí đáng kể. Đây chính là bước tiến vững chắc giúp doanh nghiệp nâng cao vị thế trên thị trường và đáp ứng kỳ vọng ngày càng cao từ người tiêu dùng. Hãy theo dõi trang tin NextX để biết thêm nhiều thông tin hữu ích trong kinh doanh nhé!
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
