Kế toán công nợ là một phần quan trọng trong hệ thống tài chính của doanh nghiệp. Giúp quản lý và theo dõi các khoản nợ phải thu và phải trả. Việc này không chỉ đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể kiểm soát được dòng tiền một cách hiệu quả. Mà còn hỗ trợ quá trình ra quyết định tài chính, giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro tài chính. Bài viết này NextX – Phần mềm quản lý chấm công sẽ trình bày chi tiết về quy trình kế toán công nợ. Những nguyên tắc cơ bản và các biện pháp tối ưu hóa công tác quản lý công nợ trong doanh nghiệp.
I. Công nợ là gì?
Xem thêm: 12 nội dung cơ bản cần phải biết về kế toán hành chính sự nghiệp
Công nợ là các khoản tiền mà doanh nghiệp phải thu hoặc phải trả trong quá trình kinh doanh. Công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và dòng tiền của doanh nghiệp. Công nợ được chia thành hai loại chính: công nợ phải thu và công nợ phải trả.
II. Kế toán công nợ là gì?
Kế toán công nợ là một lĩnh vực của kế toán liên quan đến việc quản lý. Theo dõi và ghi nhận các khoản nợ phải thu và phải trả của doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc kiểm tra và xác nhận các khoản tiền mà doanh nghiệp phải nhận từ khách hàng doanh nghiệp (công nợ phải thu). Và các khoản tiền mà doanh nghiệp phải trả cho nhà cung cấp hoặc các bên liên quan khác (công nợ phải trả). Mục đích của kế toán công nợ là đảm bảo rằng các giao dịch tài chính được ghi nhận một cách chính xác và kịp thời. Giúp doanh nghiệp duy trì sự cân đối về tài chính và quản lý hiệu quả dòng tiền.
III. Các thành phần chính của kế toán công nợ
1. Công nợ phải thu
Công nợ phải thu là các khoản tiền mà doanh nghiệp có quyền thu từ khách hàng. Do khách hàng đã bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Quản lý công nợ phải thu là quá trình theo dõi và thu hồi các khoản tiền này. Bao gồm một số khía cạnh chi tiết như lập hóa đơn, nơi doanh nghiệp gửi hóa đơn chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ, số lược, giá cả. Và các điều khoản thanh toán sau khi cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Theo dõi các khoản thu, đảm bảo khách hàng thanh toán đúng hạn nhờ vào sự hỗ trợ của các phần mềm kế toán.
Ghi nhận các khoản thanh toán vào hệ thống kế toán để cập nhật số dư công nợ phải thu khi khách hàng thanh toán. Và xử lý nợ xấu, áp dụng các biện pháp như nhắc nhở khách hàng. Đồng thời thương lượng gia hạn thanh toán hoặc sử dụng dịch vụ thu hồi nợ. Khi khách hàng không thanh toán đúng hạn hoặc không thanh toán toàn bộ số tiền.
2. Công nợ phải trả
Công nợ phải trả là các khoản tiền mà doanh nghiệp phải thanh toán cho nhà cung cấp. Hoặc các bên liên quan khác do đã mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Quản lý công nợ phải trả bao gồm việc theo dõi và thanh toán các khoản nợ này, với các khía cạnh chi tiết như nhận và ghi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp khi doanh nghiệp nhận hàng hóa hoặc dịch vụ, hóa đơn này cần được ghi nhận vào hệ thống kế toán để theo dõi các khoản phải trả. Theo dõi thời hạn thanh toán của từng hóa đơn từ nhà cung cấp. Để biết chính xác khi nào cần thanh toán và số tiền cần thanh toán. Xử lý thanh toán bằng cách chuẩn bị chứng từ thanh toán, xác nhận số tiền. Và thực hiện chuyển khoản hoặc thanh toán bằng các phương thức khác khi đến hạn. Quản lý dòng tiền để kiểm soát dòng tiền ra, đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ tiền mặt. Để thực hiện các khoản thanh toán đúng hạn mà không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hàng ngày.
IV. Vai trò của kế toán công nợ
1. Quản lý dòng tiền
- Điều phối dòng tiền vào và ra là công việc chính của kế toán công nợ. Giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền vào từ các khoản thu của khách hàng. Và dòng tiền ra cho các khoản phải trả cho nhà cung cấp. Điều này đảm bảo doanh nghiệp có đủ tiền mặt để hoạt động hàng ngày.
- Dự báo dòng tiền bằng cách theo dõi và phân tích các khoản công nợ. Kế toán có thể dự báo chính xác dòng tiền trong tương lai. Từ đó giúp doanh nghiệp lên kế hoạch tài chính hiệu quả hơn.
2. Tối ưu hóa quy trình thanh toán và thu hồi nợ
- Quản lý hóa đơn và chứng từ để đảm bảo rằng mọi hóa đơn. Và chứng từ liên quan đến các khoản thu và trả được ghi nhận và lưu trữ một cách chính xác. Giúp giảm thiểu sai sót và gian lận.
- Kế toán công nợ theo dõi các khoản phải thu và phải trả. Đảm bảo rằng doanh nghiệp thu hồi nợ kịp thời từ khách hàng. Và thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp, tránh tình trạng nợ xấu hoặc bị phạt lãi suất.
3. Cải thiện quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp
- Tăng cường uy tín và lòng tin bằng việc thanh toán đúng hạn và quản lý công nợ hiệu quả. Giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín và tạo dựng lòng tin với nhà cung cấp cũng như khách hàng.
- Đàm phán điều khoản thanh toán tốt hơn khi có uy tín về tài chính. Doanh nghiệp có thể đàm phán các điều khoản thanh toán có lợi hơn với nhà cung cấp. Chẳng hạn như thời hạn thanh toán dài hơn hoặc chiết khấu thanh toán sớm.
Xem thêm: 9 phân loại kế toán nội bộ trong doanh nghiệp mà bạn cần biết
4. Hỗ trợ ra quyết định tài chính và quản lý
- Kế toán công nợ cung cấp dữ liệu và báo cáo chính xác về tình hình tài chính. Giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về sức khỏe tài chính của doanh nghiệp.
- Thông tin từ kế toán công nợ giúp doanh nghiệp lập ngân sách và kế hoạch tài chính hiệu quả. Từ đó hỗ trợ việc ra quyết định chiến lược và quản lý rủi ro.
5. Giảm thiểu trong quản trị rủi ro tài chính
- Kế toán công nợ theo dõi và xử lý các khoản nợ xấu, áp dụng các biện pháp nhắc nhở. Đàm phán hoặc sử dụng dịch vụ thu hồi nợ để giảm thiểu rủi ro mất mát tài chính.
- Quản lý công nợ hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí. Liên quan đến việc vay nợ và lãi suất, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận.
Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra:
NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm giám sát nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale, phần mềm tổng đài CSKH Call Center… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.
6. Đảm bảo tuân thủ pháp lý và quy định
- Kế toán công nợ đảm bảo rằng các giao dịch tài chính được ghi nhận. Và báo cáo tuân thủ các chuẩn mực kế toán và quy định pháp lý hiện hành.
- Kế toán công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn bị báo cáo tài chính chính xác và minh bạch. Đáp ứng yêu cầu của các cơ quan quản lý và các bên liên quan.
V. Công việc của một kế toán công nợ cần thực hiện
- Kế toán công nợ phải theo dõi, quản lý và ghi nhận các khoản công nợ phải thu từ khách hàng. Và các khoản nợ phải trả đến nhà cung cấp. Đồng thời xác định và phân loại các khoản nợ theo thời gian.
- Xác định nhu cầu vay vốn hoặc quản lý nguồn tài chính bằng các cung cấp thông tin về tình trạng công nợ cho các bộ phận quản lý. Giúp họ đưa ra các quyết định về vấn đề vay vốn hoặc quản lý tài chính.
- Theo dõi, quản lý các khoản nợ quá hạn như việc xác định các khoản nợ. Và phối hợp với bộ phận phụ trách. Mục đích để thực hiện các biện pháp thu hồi cần thiết. Liên lạc với khách hàng hoặc nhà cung cấp để thỏa thuận các phương án thanh toán và giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Tương tác với bộ phận kinh doanh và khách hàng như cung cấp thông tin. Và hỗ trợ cho bộ phận kinh doanh về tình trạng công nợ của khách hàng.
- Chuẩn bị và cập nhật các báo cáo công nợ bằng việc lập. Và cập nhật các báo cáo hàng tháng, hàng quý và hàng năm về tình trạng công nợ. Phối hợp ăn ý với các bộ phận khác để đảm bảo tính chính xác và hoàn thiện của các báo cáo này.
- Kiểm tra và phân tích các khoản công nợ để đảm bảo rằng dữ liệu được ghi nhận đúng và đầy đủ.
- Đảm bảo các hoạt động liên quan đến công nợ được tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật và quy trình nội bộ của công ty.
VI. Những chỉ số kế toán công nợ cần chú ý
1. Tỷ lệ nợ phải thu so với doanh thu 
Ví dụ một công ty có doanh thu hàng năm là 1.000.000 đô la và trung bình nợ phải thu là 100.000 đô la. Tỷ lệ nợ phải thu so với doanh thu là 1.000.000 / 100.000 = 10 lần.
Tỷ lệ này cho biết công ty cần bao nhiêu lần thu hồi nợ trong năm. Một tỷ lệ cao hơn thường là tốt, vì nó chỉ ra rằng công ty có khả năng quản lý công nợ và thu hồi tiền một cách hiệu quả.
2. Thời gian thu hồi nợ
Ví dụ trung bình nợ phải thu của công ty là 100.000 đô la và doanh thu trong kỳ là 1.000.000 đô la. Với một năm là 365 ngày, DSO là (100.000 / 1.000.000) * 365 = 36.5 ngày.
DSO đo lường thời gian trung bình mà công ty mất để thu hồi các khoản nợ từ khách hàng. Trong ví dụ trên, công ty mất khoảng 36.5 ngày để thu hồi nợ từ khách hàng.
3. Tỷ lệ nợ phải trả so với doanh thu
Ví dụ trong một công ty có doanh thu hàng năm là 1.000.000 đô la và trung bình nợ phải trả là 50.000 đô la. Tỷ lệ nợ phải trả so với doanh thu là 1.000.000 / 50.000 = 20 lần.
Tỷ lệ này cho biết tần suất mà công ty thanh toán các khoản nợ đến nhà cung cấp. Một tỷ lệ cao hơn thường là ưu điểm, nhưng cần cân nhắc. Để đảm bảo rằng công ty vẫn có thể duy trì mối quan hệ làm ăn tốt với nhà cung cấp.
4. Thời gian thanh toán nợ
Ví dụ trung bình nợ phải trả của công ty là 50.000 đô la và doanh thu trong kỳ là 1.000.000 đô la. Với một năm là 365 ngày, DPO là (50.000 / 1.000.000) * 365 = 18.25 ngày.
DPO đo lường thời gian trung bình mà công ty mất để thanh toán các khoản nợ đến nhà cung cấp. Trong ví dụ trên, công ty mất khoảng 18.25 ngày để thanh toán các khoản nợ đến nhà cung cấp.
VII. Kết luận
Kế toán công nợ không chỉ là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý các khoản phải thu. Và phải trả mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự ổn định và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Việc áp dụng những nguyên tắc kế toán công nợ một cách khoa học và hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa dòng tiền. Giảm thiểu rủi ro tài chính và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Do đó, doanh nghiệp cần chú trọng và đầu tư vào hệ thống kế toán công nợ. Để đảm bảo hoạt động tài chính luôn minh bạch, chính xác và kịp thời. Hãy theo dõi trang tin NextX để biết thêm nhiều thông tin hữu ích trong kinh doanh nhé.
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
