Trong một cuộc khảo sát gần đây, hơn 70% các doanh nghiệp cho biết họ đang đối mặt với khó khăn trong việc quản lý thông tin và tối ưu hóa quy trình làm việc. Những thách thức này không chỉ làm giảm hiệu quả vận hành. Mà còn ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh trên thị trường. Trước tình hình này, hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) đã nổi lên như một giải pháp mạnh mẽ. Giúp doanh nghiệp tích hợp và tự động hóa các quy trình quản lý, từ đó tăng cường hiệu suất và giảm thiểu chi phí. Dưới đây, NextX – Phần mềm quản lý khách hàng sẽ giải thích giúp bạn đọc hiểu về những vai trò nào là quan trọng, vai trò nào nên áp dụng.
I. Hệ thống ERP được hiểu thế nào?
Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là một phần mềm quản lý doanh nghiệp. Giúp tích hợp tất cả các quy trình kinh doanh quan trọng của một tổ chức vào một hệ thống duy nhất. Các quy trình này bao gồm quản lý tài chính, kế toán, sản xuất, kho bãi, nhân sự, quản lý quan hệ khách hàng (CRM), mua bán và nhiều chức năng khác.
Xem thêm: CRM và ERP là gì? So sánh sự khác biệt của 2 phần mềm
II. Phân tích hệ thống ERP
Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là một giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện. Giúp tích hợp và tối ưu hóa các nguồn lực và quy trình kinh doanh. Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã thể hiện trọn vẹn ý nghĩa của giải pháp này: Resource (Tài nguyên) và Planning (Hoạch định).
1. Resource (Tài nguyên)
Trong kinh doanh, tài nguyên bao gồm tài chính, nhân lực và công nghệ. Tuy nhiên, khi áp dụng hệ thống ERP, tài nguyên còn được hiểu rộng hơn. Là mọi nguồn lực cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp. ERP giúp biến những nguồn lực này thành tài nguyên hiệu quả bằng cách cho phép mọi phòng ban khai thác. Và sử dụng nguồn lực chung để phục vụ hoạt động công ty. Điều này đảm bảo rằng mọi bộ phận đều có quyền truy cập vào các nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả.
Ngoài ra, ERP hỗ trợ việc hoạch định và xây dựng kế hoạch khai thác nguồn lực sao cho các bộ phận phối hợp nhịp nhàng với nhau. Hệ thống ERP thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất. Giúp giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa chi phí. Việc cập nhật thông tin về tình trạng nguồn lực của công ty một cách chính xác. Và kịp thời cũng là một lợi ích của ERP. Giúp nhà quản lý có cái nhìn toàn diện và ra quyết định nhanh chóng. Hơn nữa, ERP thúc đẩy cải tiến và thay đổi văn hóa kinh doanh. Cả bên trong lẫn bên ngoài công ty, tạo ra môi trường làm việc linh hoạt và hiệu quả.
2. Planning (Hoạch định)
Hoạch định là một khái niệm quen thuộc trong phần mềm quản trị kinh doanh. Và hệ thống ERP hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch một cách hiệu quả. Một trong những khả năng mạnh mẽ của ERP là tính toán và dự báo các phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất và kinh doanh. Hệ thống này giúp nhà máy tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng, dựa trên tổng nhu cầu, tiến độ và khả năng cung ứng. Đảm bảo rằng công ty luôn có đủ vật tư sản xuất mà không bị tồn kho quá lớn gây tồn đọng vốn.
ERP cũng hỗ trợ lập kế hoạch cho các công việc và nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh. Như hoạch định chính sách giá, hình thức mua hàng và tính toán mô hình sản xuất tối ưu. Điều này giúp giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ và nâng cao hiệu quả hoạt động. Hệ thống ERP tạo ra mối liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban và đơn vị thành viên. Hình thành các quy trình xử lý nghiệp vụ mà mọi nhân viên trong công ty phải tuân theo. Giúp cải thiện sự phối hợp và hiệu suất làm việc.
3. Tin học hóa toàn diện
Xem thêm: Áp dụng “Analytics Everywhere” vào phân tích người dùng phần mềm
Triển khai hệ thống ERP là quá trình tin học hóa toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp dựa trên các quy trình quản lý tiên tiến. ERP hỗ trợ và thực hiện các quy trình xử lý một cách tự động hóa. Đảm bảo các nguồn lực như nhân lực, vật tư, máy móc và tài chính có sẵn với số lượng đủ khi cần. Việc sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch trong ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực. Giảm thiểu lãng phí và tăng cường khả năng cạnh tranh.
III. Vai trò của hệ thống ERP trong doanh nghiệp
Trong thời kỳ hội nhập quốc tế sâu rộng, Việt Nam đã thiết lập quan hệ ngoại giao. Và kinh tế với hàng trăm quốc gia và vùng lãnh thổ trên khắp thế giới. Quá trình này mang đến nhiều cơ hội phát triển nhưng đồng thời cũng đặt ra những thách thức lớn về cạnh tranh. Để nắm bắt cơ hội và vượt qua thách thức, các doanh nghiệp cần có công cụ quản lý hiệu quả và hiện đại. Hệ thống ERP đã trở thành giải pháp quản lý tiên tiến và hiệu quả. Giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng lực cạnh tranh.
1. Tích hợp toàn bộ quy trình kinh doanh
Hệ thống ERP tích cực các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp vào một nền tảng duy nhất. Từ kế toán, tài chính, mua hàng, quản lý tồn kho đến sản xuất và quan hệ khách hàng. Sự tích hợp này giúp cải thiện luồng thông tin giữa các bộ phận, nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu sai sót do sự thiếu đồng bộ.
2. Tối ưu hóa quản lý tài nguyên
ERP giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các nguồn lực như nhân lực, vật tư, máy móc và tài chính. Bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Doanh nghiệp có thể đảm bảo các nguồn lực được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả nhất. Từ đó giảm thiểu lãng phí và tiết kiệm chi phí.
3. Tự động hóa quy trình
Hệ thống ERP tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh, giảm thiểu sự can thiệp của con người và do đó giảm thiểu sai sót. Việc tự động hóa này giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao độ chính xác và tăng cường hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.
4. Nâng cao khả năng quản lý và kiểm soát
Hệ thống ERP cung cấp các công cụ mạnh mẽ để giám sát và kiểm soát mọi hoạt động của doanh nghiệp. Từ việc quản trị nguồn nhân lực, quản lý sản xuất cho đến tài chính và bán hàng. Mọi hoạt động đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất. Giúp nhà lãnh đạo có được cái nhìn tổng thể và chi tiết nhất về tình hình kinh doanh.
5. Tăng cường khả năng cạnh tranh
Với ERP, doanh nghiệp có thể nâng cao khả năng cạnh tranh bằng cách tối ưu hóa quy trình, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Hệ thống ERP cũng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc mở rộng thị trường, cải thiện quan hệ với đối tác và khách hàng. Nhanh chóng thích nghi với những thay đổi của thị trường.
IV. Hệ thống ERP được phân loại như thế nào
1. ERP truyền thống (On-Premise ERP)
ERP truyền thống là hệ thống được cài đặt trực tiếp trên máy chủ và hệ thống của doanh nghiệp. Với loại ERP này, doanh nghiệp tự quản lý, bảo trì và nâng cấp hệ thống. Đồng nghĩa với việc yêu cầu đầu tư ban đầu lớn về phần cứng và phần mềm. Một trong những ưu điểm lớn nhất của ERP truyền thống là doanh nghiệp có thể kiểm soát hoàn toàn dữ liệu và hệ thống. Đồng thời dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của mình. Tuy nhiên, chi phí ban đầu cao và yêu cầu đội ngũ IT mạnh để quản lý là những nhược điểm không thể phủ nhận. Ngoài ra, khả năng mở rộng của hệ thống ERP truyền thống cũng kém linh hoạt so với các hệ thống ERP khác.
2. ERP dựa trên đám mây (Cloud ERP)
Cloud ERP, hay ERP dựa trên đám mây, là hệ thống ERP được cung cấp dưới dạng dịch vụ trên nền tảng đám mây. Với Cloud ERP, nhà cung cấp dịch vụ sẽ chịu trách nhiệm quản lý và bảo trì hệ thống. Và người dùng có thể truy cập từ bất kỳ đâu thông qua internet. Điều này giúp giảm chi phí ban đầu do không cần đầu tư vào phần cứng và dễ dàng mở rộng cũng như cập nhật hệ thống. Tính linh hoạt cao của Cloud ERP đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhân viên làm việc từ xa. Tuy nhiên, phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ và lo ngại về bảo mật. Và quyền riêng tư của dữ liệu là những nhược điểm cần cân nhắc.
3. ERP hỗn hợp (Hybrid ERP)
ERP hỗn hợp là sự kết hợp giữa ERP truyền thống và ERP đám mây. Trong đó các phân hệ của ERP thống được cài đặt trên máy chủ của doanh nghiệp và một phần trên đám mây. Loại ERP này cho phép doanh nghiệp tận dụng ưu điểm của cả hai loại ERP truyền thống. Và đám mây, mang lại tính linh hoạt cao và khả năng tùy chỉnh theo nhu cầu. Tuy nhiên, việc quản lý và tích hợp hệ thống có thể trở nên phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các hệ thống. Dù vậy, Hybrid ERP vẫn là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp muốn kết hợp giữa kiểm soát dữ liệu và sự tiện lợi của đám mây.
4. ERP theo ngành (Industry-Specific ERP)
ERP theo ngành là các hệ thống ERP được thiết kế chuyên biệt cho từng ngành công nghiệp cụ thể. Như sản xuất, bán lẻ, y tế, dịch vụ, và nhiều lĩnh vực khác. Những hệ thống này tích hợp các tính năng và quy trình nghiệp vụ đặc thù của ngành. Giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động theo đặc thù của ngành mình. Một trong những ưu điểm lớn của ERP theo ngành là khả năng giảm thiểu thời gian và chi phí tùy chỉnh hệ thống. Do đã được thiết kế phù hợp với nhu cầu cụ thể của ngành. Tuy nhiên, nhược điểm của loại ERP này là ít linh hoạt trong việc chuyển đổi sang ngành khác. Và có thể thiếu tính tổng quát cho các nhu cầu khác của doanh nghiệp.
V. Kết luận
Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, để triển khai hệ thống ERP không còn là lựa chọn mà đã trở thành nhu cầu cấp thiết. Đây là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa quy trình. Mà còn tăng cường khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện để quản lý và phát triển doanh nghiệp. Hệ thống ERP chắc chắn là một trong những công cụ không thể bỏ qua. Hãy bắt đầu hành trình chuyển đổi số của bạn ngay hôm nay. Để đạt được những thành công vượt trội trong tương lai. Hãy theo dõi trang tin NextX để biết thêm nhiều thông tin hữu ích trong kinh doanh nhé.
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |