Trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh ngày nay. Việc đo lường và cải thiện hiệu suất làm việc trở thành yếu tố sống còn đối với mọi tổ chức. Để đạt được mục tiêu này, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng các chỉ số đo lường hiệu suất KPI. Tuy nhiên, không phải mọi KPI đều mang lại hiệu quả. Đó là lý do tại sao việc hiểu rõ và áp dụng KPI không chỉ giúp tối ưu hoá quy trình làm việc. Mà còn là chìa khóa để bứt phá hiệu suất làm việc của cả đội ngũ. Trong bài viết này, cùng NextX – Phần mềm quản lý KPI khám phá chi tiết 5 bước thiết lập KPI thông minh giúp bứt phá hiệu suất làm việc.
I. Định nghĩa về KPI (Key Performance Indicator)
KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường hiệu suất chủ chốt. Nó được sử dụng để đánh giá mức độ thành công của một tổ chức, bộ phận. Hoặc cá nhân trong việc đạt được các mục tiêu đã đề ra. KPI giúp xác định và đo lường các yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất hoạt động. Từ đó cung cấp dữ liệu cần thiết để theo dõi, điều chỉnh chiến lược và tối ưu hoá quy trình làm việc.
Xem thêm: KPI là gì? 6 tiêu chí xây dựng KPI được sử dụng nhiều nhất
KPI có thể bao gồm lợi nhuận, số lượng bán hàng, doanh thu, chi phí trung bình hàng năm,… Để có thể đánh giá được tổng thể toàn bộ doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống KPI cấp cao. Ngược lại đối với hệ thống KPI cấp thấp sẽ tập trung đánh giá vào quy trình trong các bộ phận chăm sóc khách hàng, bán hàng, hay marketing.
II. Tầm quan trọng của việc thiết lập KPI trong quản lý doanh nghiệp.
Việc thiết lập KPI đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. KPI giúp doanh nghiệp đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động. Từ đó định hình được mục tiêu và chiến lược phát triển. Khi có các KPI rõ ràng, người quản lý dễ dàng theo dõi quá trình làm việc của từng cá nhân hoặc đội nhóm. Ngoài ra, KPI còn cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động.Nó giúp nhà quản lý phát hiện sớm những vấn đề hoặc sai sót trong quy trình, từ đó kịp thời điều chỉnh và cải thiện hiệu quả.
Hơn nữa, việc thiết lập KPI sẽ giúp tạo động lực cho nhân viên. Điều này thúc đẩy tinh thần làm việc và tăng cường sự đóng góp cá nhân vào thành công chung của doanh nghiệp. Đồng thời, KPI còn là công cụ giúp doanh nghiệp theo dõi được sự tiến bộ theo thời gian. Từ đó đánh giá chính xác hiệu suất công việc và năng lực của từng thành viên trong tổ chức.
III. Phân loại KPI trong doanh nghiệp
Trong quản lý doanh nghiệp, KPI thường được chia thành hai loại chính là KPI mang tính chiến lược và KPI mang tính chiến thuật. Việc phân loại này giúp doanh nghiệp có thể áp dụng các chỉ số một cách phù hợp với từng cấp độ quản lý. Từ đó tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và đạt được các mục tiêu đặt ra.
1. KPI mang tính chiến lược
KPI chiến lược là những chỉ số dùng để đo lường các mục tiêu dài hạn. Nó liên quan đến sự phát triển tổng thể của doanh nghiệp. Những chỉ số này tập trung vào các khía cạnh quan trọng như tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận, thị phần. Hoặc các yếu tố về cải tiến và phát triển sản phẩm, mở rộng quy mô, và quản lý tài sản doanh nghiệp. KPI chiến lược thường gắn liền với tầm nhìn và sứ mệnh của công ty. Và phản ánh mức độ đạt được các mục tiêu quan trọng đối với sự phát triển bền vững.
Ví dụ về KPI mang tính chiến lược:
- Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu hàng năm
- Thị phần so với đối thủ cạnh tranh
- Mức độ hài lòng của khách hàng (Customer Satisfaction Index – CSI)
- Lợi nhuận biên (Profit Margin)
- Số lượng thị trường mới được mở rộng
2. KPI mang tính chiến thuật
KPI chiến thuật là các chỉ số liên quan đến việc thực thi các kế hoạch, hoạt động cụ thể trong ngắn hạn và trung hạn. Các KPI này tập trung vào các quy trình vận hành hàng ngày và đo lường hiệu quả của các bộ phận cụ thể trong doanh nghiệp. Như marketing, sản xuất, bán hàng, và dịch vụ khách hàng. Những KPI này thường được điều chỉnh theo từng chiến dịch hoặc mục tiêu cụ thể và có tính linh hoạt cao. Nhằm đảm bảo rằng các hoạt động ngắn hạn đóng góp vào mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
Ví dụ về KPI mang tính chiến thuật:
- Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế
- Tốc độ sản xuất hàng hóa trong một đơn vị thời gian
- Chi phí marketing trên mỗi khách hàng
- Thời gian hoàn thành một đơn hàng
- Tỷ lệ giữ chân khách hàng (Customer Retention Rate)
IV. Nguyên tắc cần lưu ý khi thiết lập KPI
KPI là công cụ quan trọng giúp các tổ chức, doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc một cách chính xác. Để thiết lập KPI hiệu quả, việc tuân thủ các nguyên tắc sau là điều cần thiết:
1. Thiết lập KPI dựa trên nguyên tắc SMART
Nguyên tắc SMART là một phương pháp quan trọng trong việc thiết lập KPI. Đầu tiên, KPI cần phải Cụ thể (Specific), tức là xác định rõ ràng mục tiêu để tránh hiểu lầm. Thứ hai, KPI phải Đo lường được (Measurable) để có thể theo dõi tiến độ và hiệu quả.
Thứ ba, mục tiêu đặt ra cần phải Có thể đạt được (Achievable) để đảm bảo tính khả thi. Nó không được quá xa vời so với năng lực hiện tại của doanh nghiệp. Thứ tư, KPI cần Phù hợp (Relevant) với mục tiêu chiến lược của tổ chức, đảm bảo giá trị trong bối cảnh thực tế. Cuối cùng, KPI cần Có thời hạn (Time-bound) nhằm tạo động lực và đánh giá hiệu suất trong từng giai đoạn. Việc tuân thủ nguyên tắc SMART giúp tổ chức tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và đạt được mục tiêu đề ra.
2. Thiết lập KPI dựa trên tính khả thi và thực tiễn
Tính khả thi và thực tiễn là yếu tố quan trọng khi thiết lập KPI. KPI cần phải phù hợp với năng lực hiện tại của tổ chức. Điều này đảm bảo rằng các mục tiêu đặt ra có thể đạt được trong điều kiện thực tế. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải đánh giá kỹ lưỡng về nguồn lực như nhân sự, tài chính và công nghệ. Đồng thời cân nhắc các yếu tố thị trường và môi trường kinh doanh bên ngoài. Chỉ số KPI phải phản ánh đúng khả năng của đội ngũ và bối cảnh hoạt động hiện tại. Nhằm đảm bảo mục tiêu không quá cao hoặc quá xa vời so với điều kiện thực tế.
3. Cập nhật và điều chỉnh KPI định kỳ
Cập nhật và điều chỉnh KPI định kỳ là một nguyên tắc quan trọng trong thiết lập KPI. Việc theo dõi thường xuyên giúp phát hiện sớm các sai lệch so với mục tiêu. Từ đó kịp thời điều chỉnh để đảm bảo tính khả thi và phù hợp với thực tế. Phản hồi từ đội ngũ nhân viên cũng đóng vai trò thiết yếu. Giúp điều chỉnh KPI phản ánh đúng tình hình hoạt động. Ngoài ra, doanh nghiệp cần linh hoạt thay đổi KPI khi có biến động lớn từ thị trường. Phải đảm bảo rằng các chỉ số vẫn hỗ trợ hiệu quả cho các mục tiêu chiến lược.
Xem thêm: 5 Bước xác định KPI đúng cách cho doanh nghiệp của bạn
V. 5 Bước thiết lập KPI hiệu quả cho doanh nghiệp
Để KPI thực sự phát huy hiệu quả, việc xây dựng nó cần tuân thủ một quy trình chặt chẽ và có chiến lược rõ ràng. Dưới đây là 5 Bước thiết lập KPI hiệu quả cho doanh nghiệp:
1. Xác định mục tiêu chính chiến lược
Xác định mục tiêu chiến lược là bước đấu tiên trong việc thiết lập KPI hiệu quả cho doanh nghiệp. Để thực hiện điều này, doanh nghiệp cần xác định các mục tiêu rõ ràng, cụ thể và có thể đo lường. Các mục tiêu này nên phù hợp với sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp. Đồng thời cần đảm bảo rằng chúng tuân theo nguyên tắc SMART. Việc xác định chính xác mục tiêu chiến lược sẽ giúp định hướng cho việc thiết lập KPI. Từ đó đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn đi đúng hướng để đạt được kết quả mong muốn.
2. Lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp
Sau khi xác định mục tiêu chiến lược, bước tiếp theo là lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp. Những KPI này cần phải phản ánh chính xác những gì doanh nghiệp muốn đạt được. Các chỉ số nên được lựa chọn dựa trên tính khả thi và mức độ ảnh hưởng đến hiệu suất chung của doanh nghiệp. Ví dụ, nếu mục tiêu là tăng doanh thu, nên sử dụng các KPI như tỷ lệ chuyển đổi khách hàng. Hay doanh thu trung bình trên mỗi giao dịch, hoặc số lượng đơn hàng mới. Việc lựa chọn KPI chính xác sẽ giúp doanh nghiệp tập trung vào những yếu tố quan trọng nhất. Và cần đưa ra quyết định kịp thời để cải thiện kết quả.
Xem thêm: 5 tiêu chí đánh giá KPI tiếp thị hiệu quả cho doanh nghiệp
3. Thiết lập hệ thống theo dõi và báo cáo
Hệ thống theo dõi và báo cáo là yếu tố then chốt để quản lý KPI hiệu quả. Bạn cần xây dựng một quy trình thu thập dữ liệu liên tục. Cần phải sử dụng các công cụ và phần mềm phù hợp để ghi nhận các chỉ số KPI. Bảng điều khiển trực quan có thể giúp dễ dàng theo dõi tiến độ và nhận diện các xu hướng. Quan trọng là hệ thống này phải cung cấp thông tin kịp thời và chính xác. Giúp đội ngũ quản lý có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả, từ đó điều chỉnh chiến lược khi cần thiết.
4. Đánh giá mức độ hoàn thành KPI
Đánh giá mức độ hoàn thành KPI là bước quan trọng để thiết lập KPI. Đầu tiên, so sánh kết quả thực tế với các chỉ tiêu KPI đã đặt ra, xác định tỷ lệ hoàn thành từng KPI. Tiếp theo, phân tích nguyên nhân của các kết quả đạt hoặc không đạt. Từ đó rút ra bài học kinh nghiệm và những yếu tố cản trở. Cuối cùng, tổ chức các cuộc họp để chia sẻ kết quả với toàn bộ nhân viên, khuyến khích sự tham gia và đề xuất cải tiến cho các kỳ tiếp theo. Việc đánh giá định kỳ không chỉ giúp điều chỉnh chiến lược. Mà còn tạo động lực cho toàn đội ngũ hướng tới mục tiêu chung.
5. Điều chỉnh và cải tiến
Điều chỉnh và cải tiến KPI là một bước cuối cùng trong quá trình thiết lập KPI cho doanh nghiệp. Đầu tiên, cần xem xét và đánh giá các KPI đã thiết lập để đảm bảo chúng vẫn phù hợp với mục tiêu chiến lược hiện tại. Nếu phát hiện bất kỳ KPI nào không còn phản ánh chính xác tình hình hoạt động. Hoặc không giúp đạt được mục tiêu, cần điều chỉnh hoặc thay thế chúng. Việc thu thập phản hồi từ các bộ phận cũng rất cần thiết để có cái nhìn toàn diện hơn.
Cuối cùng, cần đảm bảo rằng mọi nhân viên đều nắm rõ các thay đổi và được đào tạo để thực hiện chúng một cách hiệu quả. Từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và đạt được kết quả mong muốn.
VI. Những sai lầm phổ biến khi thiết lập KPI
1. KPI không liên kết với mục tiêu của doanh nghiệp
Một trong những sai lầm phổ biến khi thiết lập KPI là không liên kết chúng với mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Khi đó, chúng có thể dẫn đến gây lãng phí thời gian và nguồn lực. Ví dụ, doanh nghiệp đặt KPI chỉ dựa trên doanh số bán hàng mà không xem xét đến sự hài lòng của khách hàng. Điều này xảy ra tình trạng bán hàng tăng nhưng khách hàng không quay lại, làm giảm doanh thu. Do đó, việc đảm bảo KPI gắn liền với mục tiêu doanh nghiệp là điều cần thiết để thúc đẩy sự phát triển bền vững và hiệu quả.
2. Chỉ tập trung tới chỉ số KPI kết quả
Sai lầm tiếp theo trong thiết lập KPI là việc chỉ tập trung tới chỉ số KPI kết quả. Điều này có thể bỏ qua quá trình đạt được những kết quả đó. Khi chỉ chú trọng vào kết quả cuối cùng, tổ chức có thể mất đi cái nhìn toàn diện về các yếu tố thúc đẩy sự thành công. Như quy trình làm việc, nguồn lực, và sự phát triển của đội ngũ. Điều này có thể dẫn đến việc không nhận diện được các vấn đề tiềm ẩn trong quá trình thực hiện. Từ đó hạn chế khả năng cải thiện và tối ưu hóa hiệu suất. Do đó, việc thiết lập KPI cần phải cân nhắc cả yếu tố đầu vào và quá trình thực hiện bên cạnh kết quả cuối cùng
3. Đặt quá nhiều KPI
Việc đặt quá nhiều KPI cũng là sai lầm mà nhiều doanh nghiệp mắc phải khi thiết lập KPI. Khi tổ chức có quá nhiều KPI, nhân viên sẽ không biết nên tập trung vào mục tiêu nào. Điều này làm giảm hiệu quả trong việc đạt được những mục tiêu quan trọng. Thay vì tạo ra sự minh bạch và hướng đi rõ ràng, việc đặt quá nhiều KPI gây nhầm lẫn. Và làm mất đi sự tập trung cần thiết để đạt được thành công. Do đó, việc lựa chọn một số KPI chính rất quan trọng để đảm bảo sự hiệu quả và nhất quán trong hoạt động của tổ chức.
VII. Quản lý và thiết lập KPI dễ dàng với phần mềm NextX công việc
Phần mềm NextX công việc mang đến giải pháp hiệu quả trong việc quản lý KPI. Đảm bảo quản lý thông minh các chỉ số KPI và bảo vệ dữ liệu một cách an toàn.
Tính năng nổi bật của phần mềm
- Mọi dữ liệu được tổ chức và cập nhật ngay trên một nền tảng duy nhất.
- Báo cáo tự động và dễ truy cập được tạo ra từ hệ thống tổng hợp.
- Có khả năng so sánh hiệu suất KPI ở các khoảng thời gian khác nhau. Như hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý và hàng năm.
- Khi nắm rõ tình hình và hiệu suất của nhân viên cấp dưới. Việc cung cấp hỗ trợ kịp thời khi họ gặp khó khăn trở nên dễ dàng hơn.
- Việc xác nhận và chốt KPI đúng thời hạn giúp hạn chế sự điều chỉnh trong tối đa.
- Cho phép ủy quyền truy cập KPI cho từng bộ phận có liên quan.
- Nhân viên có cơ hội để theo dõi sự tiến triển đối với mục tiêu và lập kế hoạch cho tương lai.
- Dễ dàng theo dõi số liệu thống kê của bạn trên máy tính và ứng dụng di động.
- Dễ dàng truy xuất báo cáo bằng một thao tác nhấp chuột.
VII. Kết luận
Thiết lập KPI là một quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất làm việc. 5 Bước thiết lập KPI mà chúng ta đã thảo luận không chỉ giúp các nhà quản lý theo dõi tiến độ. Mà còn thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên. Khi KPI được xây dựng một cách chiến lược và phù hợp. Chúng sẽ trở thành động lực cho sự phát triển bền vững, nâng cao hiệu quả và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Để biết thêm nhiều thông tin hữu ích, truy cập trang tin NextX ngay!
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
