Quản lý thời gian một kỹ năng vô cùng quan trọng trong cuộc sống hiện đại. Đặc biệt là trong môi trường công việc sôi động và áp lực ngày nay. Với sự phát triển của công nghệ và nguồn thông tin không ngừng tăng lên. Chúng ta thường đối mặt với vô số nhiệm vụ, công việc và yêu cầu hàng ngày. Trong bối cảnh này, khả năng đóng vai trò quan trọng để tổ chức. Và sắp xếp những công việc của bạn một cách hiệu quả. Cùng NextX – Phần mềm quản lý nhân sự tìm hiểu chi tiết quản lý thời gian hiệu quả. Mang lại thành công cho chúng ta sau này sẽ có thể tiết kiệm công sức trong công việc.
Định nghĩa trong kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Xem thêm Top 8 kinh nghiệm khi làm việc việc làm bán thời gian cho bạn
Quản lý thời gian được hiểu là quá trình xác định, ưu tiên các hoạt động và lên kế hoạch. Trong một khoảng thời gian nhất định để tận dụng tối đa thời gian có sẵn. Nó bao gồm các phương pháp và công cụ để giúp bạn sắp xếp công việc, nhiệm vụ. Và hoạt động vào thời gian cụ thể, từ đó tăng hiệu suất và hiệu quả làm việc.
Kỹ năng sử dụng thời gian đóng vai trò then chốt giúp đánh giá công việc một cách hiệu quả. Đa phần những kết quả sẽ đánh giá được mức độ đạt được trong một khoảng thời gian có giới hạn. Chứ không được dựa trên thời gian hoàn thành các mục tiêu sớm hay muộn.
Một khoảng thời gian với lượng công việc lớn có người lại hoàn thành có kết quả tốt nhất. Nhưng có người cũng không kịp hoàn thành công việc và thời hạn chậm trễ. Vì thế thì kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức các công việc. Đây là yếu tố then chốt sẽ tạo nên thăng tiến và thành công trong công việc của bạn.
Làm cách nào để quản lý thời gian một cách hiệu quả
Xem thêm Top 6 công việc online cho học sinh cấp 3 uy tín nhất hiện nay
Mỗi người chỉ có 24h mỗi ngày nhưng có người lúc nào cũng làm việc mình thích khi dành riêng thời gian cho mình. Trong khi có nhiều người quá bận rộn và không thể hoàn thành việc một cách để trọn vẹn. Sự khác nhau ở đây là quá trình của việc quản lý thời gian. Quản trị thời gian kém sẽ làm giảm năng suất làm việc, chất lượng công việc. Tạo nên tình trạng những căng thẳng, stress công việc không đáng có.
Nếu như bạn còn nghi ngờ thì để biết mình hiện tại có đang quản lý thời gian tốt không, tự đặt các câu hỏi như sau:
- Bạn có thời gian để làm những điều mình muốn, theo đuổi đam mê riêng không?
- Bạn có thời gian chăm sóc sức khoẻ, thăm hỏi bạn bè, người thân không?
- Bạn có thường xuyên bị trì hoãn hay trễ việc không?
- Bạn có thường xuyên phải huỷ bỏ các hoạt động bên ngoài. Các cuộc họp buổi gặp gỡ vì công việc không?
- Bạn cảm thấy thời gian mỗi ngày có quá ít không?
- Bạn có dễ bị nản chí và mất tập trung không?
Nếu 3 ⁄ 5 câu trả lời đều là “Không” chứng tỏ bạn đang gặp khó khăn trong quản lý thời gian và muốn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian. Nhằm nâng cao hiệu quả công việc, học tập.
Những kỹ năng quản lý thời gian chi tiết
Xem thêm 8 yếu tố cốt lõi mà bạn phải quản trị doanh nghiệp hiệu quả 100%
Xác định sự phân biệt của “quan trọng”, “cần thiết”, “chưa cần thiết” và “khẩn cấp”
“Quan trọng”, “cần thiết”, “chưa cần thiết”, “khẩn cấp”, . .. là các từ ngữ mô tả sự cần thiết của một công việc. Điều quan trọng ở đây đó là bạn phải lựa chọn được từng đầu việc phù hợp với từng mức độ cần thiết, sau đó sắp xếp công việc một cách hợp lý nhất. Các công việc “khẩn cấp” cần được đặt ở vị trí ưu tiên cần giải quyết ngay.
Ma trận ưu tiên, còn được gọi là ma trận Eisenhower, là một cách để phân loại nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp. Chia bảng thành 4 phần: quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, khẩn cấp nhưng không quan trọng, không quan trọng và không khẩn cấp. Điều này giúp bạn xác định những công việc quan trọng cần ưu tiên và những công việc không quan trọng cần tránh.
Set up các mục tiêu để quản lý thời gian
Mục tiêu cũng là động lực để bạn thực hiện công việc, kể cả các công việc dài hơi. Mục tiêu bạn đề ra nên phù hợp với năng lực, đảm bảo sử dụng thời gian hợp lý. Bạn có thể tham khảo nguyên tắc SMART giúp quản trị công việc hiệu quả.
Mỗi ngày, lập kế hoạch cho các nhiệm vụ cần hoàn thành trong ngày đó. Ưu tiên công việc quan trọng và ưu tiên cao nhất. Sử dụng một lịch hoặc ứng dụng quản lý thời gian để ghi lại các nhiệm vụ và xác định thời gian cụ thể cho mỗi nhiệm vụ.
Đặt mục tiêu cho bản thân trong khoảng thời gian dài hơn, như hàng tuần và hàng tháng. Xác định những gì bạn muốn đạt được và tạo ra một kế hoạch để tiến đến mục tiêu đó.
Lập kế hoạch chi tiết
Trong bất cứ công việc nào, lập kế hoạch là một thành tố không thể thiếu. Kế hoạch được thiết lập chắc chắn bạn sẽ đạt được kết quả nhanh chóng, tốt nhất; hạn chế tối đa tình trạng stress và sử dụng các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả.
Cách quản lý thời gian hiệu quả trong công việc
Xem thêm 10 cách quản lý nhân viên hiệu quả mà nhà quản lý không thể bỏ lỡ
Quản lý công việc hiệu quả đòi hỏi bạn thực hiện từng đầu việc tương ứng với mức độ cần thiết một cách hợp lý và hiệu quả nhất, giúp quản lý thời gian tối ưu. Có nhiều người trong những giai đoạn này đã đưa ra các kế hoạch đa nhiệm công việc. Điều này sẽ gây ra nhân tố ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất của công việc. Như tốn thời gian cho việc chuyển đổi sự tập trung giữa những công việc khác nhau, giảm năng suất, giảm IQ & EQ.
Khi làm việc trên một nhiệm vụ cụ thể, hãy tập trung hoàn toàn vào nó. Tắt thông báo điện thoại, đóng cửa các tab trình duyệt không liên quan và loại bỏ các yếu tố làm gián đoạn. Dành thời gian tối đa để tập trung vào công việc, và sau đó có thể tận hưởng thời gian nghỉ ngơi sau đó.
Quản lý về mặt tinh thần và thể chất
Sức khoẻ tinh thần đóng vai trò rất quan trọng đối với bất cứ ngành nghề nào. Bên cạnh đó, yếu tố thể chất cũng gây ảnh hưởng tới việc thực hiện mục tiêu của bạn. Những vấn đề sức khoẻ khác như: bệnh tiểu đường, tim mạch, dạ dày, đau đầu, vv Vấn đề tinh thần bao gồm trầm cảm, lo lắng, suy nghĩ về cái chết và các vấn đề sức khoẻ tâm thần. Những tình trạng trên nên được giải quyết ngay, không ảnh hưởng tới kế hoạch đặt ra ban đầu.
Đôi khi, việc để lại một khoảng thời gian trống trong lịch trình của bạn có thể giúp bạn xảy ra sự cân nhắc, nghĩ suy và thư giãn. Điều này sẽ giúp bạn làm việc chuyên nghiệp hơn và giúp giảm căng thẳng.
Loại bỏ những điều xấu ảnh hưởng đến kế hoạch
Ví dụ, nếu bạn đang tập trung hoàn thành bài tập, sau đó đột nhiên bị phân tâm bởi tin nhắn Facebook. Thì trang Facebook tác nhân gây ảnh hưởng đến những kế hoạch ban đầu. Những tác nhân ảnh hưởng này chủ yếu là mạng xã hội, một cuộc gọi điện thoại, gửi tin nhắn, netflix,… Bạn cần xác định rõ ràng từng tác nhân gây ảnh hưởng và loại bỏ chúng nhằm giúp kế hoạch diễn ra đúng tiến độ.
Một lỗi nữa chúng ta thường hay gặp phải trong giai đoạn đầu. Chính là không tìm ra được cách triệt tiêu các tác nhân gây ảnh hưởng. Thông thường khi tác nhân này phát triển thành “tác nhân” chủ yếu. Là do thói quen dùng quá độ của từng cá nhân. Do đó, loại bỏ hoàn toàn làm chúng ta dễ lâm vào tình trạng chán nản, dễ xuống tinh thần và bỏ cuộc. Vì vậy, bạn nên lập kế hoạch theo từng bước một cách cẩn thận để chuẩn bị tinh thần nhé.
Sử dụng phần mềm quản lý thời gian công việc
Có nhiều công cụ quản lý thời gian có sẵn để giúp bạn theo dõi tiến độ công việc, lập kế hoạch và tổ chức thời gian. Một số công cụ phổ biến bao gồm Todoist, Trello, Asana, Google Calendar, và Microsoft Outlook. Tìm hiểu và sử dụng các phần mềm quản lý công việc này để tận dụng công nghệ để quản lý thời gian hiệu quả.
Đánh giá và điều chỉnh
Định kỳ đánh giá quá trình quản lý thời gian của bạn và xem xét những điểm mạnh và điểm yếu của bạn. Xác định những thay đổi cần thiết và điều chỉnh kế hoạch của mình để cải thiện quản lý thời gian.
Tránh trì hoãn và tiếp tục làm việc trên các nhiệm vụ quan trọng. Đặt mục tiêu để hoàn thành công việc ngay từ đầu và tránh để nó chồng chéo vào thời gian khác.
Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian trong công việc
Bằng cách ưu tiên công việc quan trọng và ổn định, bạn có thể tập trung vào nhiệm vụ quan trọng và hoàn thành chúng một cách hiệu quả. Giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn, giảm căng thẳng và tăng cường động lực.
Giúp bạn tạo ra một kế hoạch và hướng dẫn để đạt được mục tiêu của mình. Sắp xếp thời gian và tập trung vào các công việc quan trọng. Bạn có thể tiến gần hơn đến mục tiêu của mình và đạt được thành công.
Khi bạn quản lý thời gian tốt, bạn có thể tránh bị áp lực và căng thẳng do việc bị quá tải công việc. Sắp xếp thời gian một cách hợp lý giúp bạn cân bằng. Giữa các công việc và cuộc sống cá nhân, giảm stress.
Quản trị thời gian giúp bạn trở nên tổ chức chuyên nghiệp hơn. Bạn sẽ lập kế hoạch và sắp xếp công việc cụ thể. Bạn có thể tạo ra một cấu trúc rõ ràng và sắp xếp một cách hợp lý. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh lãng phí và tăng cường hiệu quả làm việc.
Quản lý thời gian cho phép bạn đáp ứng đúng hẹn và hoàn thành công việc theo đúng thời gian. Giúp bạn xây dựng niềm tin trong mắt đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng. Bạn sẽ trở thành một người tin cậy trong công việc.
Kỹ năng quản lý thời gian không chỉ hỗ trợ công việc mà còn có thể áp dụng vào cuộc sống cá nhân. Việc quản trị thời gian tốt, bạn có thể tạo ra thời gian cho việc học tập. Phát triển con người và thực hiện các sở thích riêng theo cách của mình.
Kết luận
Bài viết dưới đây NextX nói cho bạn biết về việc quản lý thời gian thật sự quan trọng đối với những người đi làm và sinh viên. Bằng cách nâng cao hiệu suất, đạt được mục tiêu, giảm căng thẳng, tăng sự tổ chức, xây dựng niềm tin và đáng tin cậy. Và luôn tạo điều kiện cho những sự phát triển cá nhân. Việc thực hiện quản lý thời gian tốt sẽ mang lại lợi ích lớn cho bạn trong công việc và cuộc sống. Ngoài ra nếu bạn muốn biết thêm phương pháp quản lý thời gian hiệu quả cùng theo dõi trang tin NextX nhé!
Có thể bạn quan tâm 7 Mẹo quản lý nhân viên bán hàng nhanh gọn trong vòng một nốt nhạc
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
