Gợi ý bạn 6 bước quy trình quản lý đơn hàng online hiệu quả 

Một phần không thể thiếu cho chủ cửa hàng kinh doanh trực tuyến hiện nay. Việc quản lý đơn hàng online là hoạt động thường xuyên với sự phát triển của công nghệ. Và sự gia tăng của thương mại điện tử, việc quản lý đơn hàng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Đòi hỏi sự tinh tế và tập trung cao đối với từng giai đoạn của quy trình, từ tiếp nhận đơn hàng ban đầu cho đến giao hàng và hỗ trợ khách hàng sau bán hàng. Từ đó sẽ tối ưu hóa việc vận hành nội bộ và tăng cường hiệu suất kinh doanh. Để hiểu rõ hơn quy trình quản lý đơn hàng online cùng NextX theo dõi bài viết dưới đây nhé!

Đơn hàng online là gì?

Quản lý đơn hàng online

Xem thêm 10 bước xây dựng chiến lược phát triển sản phẩm bền vững thị trường 

Việc bán hàng online là xu thế thịnh hành và phát triển nhanh chóng trong những năm trở lại đây. Từ các mặt hàng online bán chạy như áo quần, thời trang, giày dép đến hàng tiêu dùng như đồ điện tử, thiết bị nhà bếp, đồ ăn, thức uống… Đều được mua bán online. Chỉ cần một cuộc điện thoại hoặc một tin nhắn đơn giản, người mua sẽ được trao tận tay món đồ mình muốn.

Những kênh ứng dụng mua hàng online phổ biến luôn được nhiều người lựa chọn là các trang mạng xã hội như Zalo, Facebook,…hay kinh doanh trên sàn thương mại điện tử ví dụ như Tiki, Shopee, Lazada, Sendo,… Việc của người bán là check tin nhắn, đăng bài, lên đơn hàng, trả lời cuộc gọi của khách và giao hàng cho khách.

Đơn hàng online chính là những thông tin mà khách mua hàng như số lượng hàng cần mua, tổng giá trị đơn hàng, thông tin về số điện thoại địa chỉ của ingười nhận. Đơn hàng online luôn là điều mà người bán mong muốn nhất.

Sai lầm dễ mắc phải khi quản lý đơn hàng online 

Quản lý đơn hàng online

Xem thêm 8 bước trong quy trình thực hiện research and development cực hiệu quả

Khi chủ cửa doanh nghiệp quản lý đơn hàng online, xảy ra một số sai lầm phổ biến mà bạn nên tránh. Để đảm bảo quá trình quản lý đơn hàng được diễn ra một cách hiệu quả cùng với các vấn đề tiềm tàng. Dưới đây là những sai lầm thường gặp và cách tránh chúng:

Thiếu cập nhật thông tin sản phẩm trong quản lý đơn hàng online

Đồng bộ hóa thông tin sản phẩm giữa trang web và hệ thống quản lý đơn hàng là rất quan trọng. Sai sót trong thông tin sản phẩm như giá cả, mô tả hoặc số lượng. Có thể gây ra nhầm lẫn và ảnh hưởng đến đơn hàng. Đảm bảo rằng thông tin sản phẩm được cập nhật chính xác. Và đồng bộ hóa định kỳ giữa các hệ thống.

Không có quy trình xác nhận quản lý đơn hàng online

Thiếu quy trình xác nhận đơn hàng có thể dẫn đến việc xử lý đơn hàng không chính xác. Hay  gửi sản phẩm sai cho khách hàng. Bạn nên đảm bảo rằng bạn có quy trình xác nhận đơn hàng rõ ràng. Sẽ cung cấp cho khách hàng xác nhận đơn hàng để xác nhận thông tin đúng trước khi tiếp tục xử lý.

Không theo dõi và cập nhật trạng thái đơn hàng online

Không cập nhật trạng thái của đơn hàng cho khách hàng có thể gây khó chịu và bất mãn cho họ. Luôn phải nhớ rằng bạn có hệ thống để theo dõi. Cập nhật trạng thái đơn hàng định kỳ. Và thông báo cho khách hàng về tình trạng của đơn hàng. Từ khi được đặt hàng cho đến khi giao hàng.

Không quản lý tồn kho hiệu quả

Thiếu quản lý tồn kho có thể dẫn đến tình trạng thiếu hàng hoặc hết hàng khi khách hàng đặt hàng. Đảm bảo rằng bạn có hệ thống quản lý tồn kho để theo dõi số lượng sản phẩm có sẵn và cập nhật tồn kho định kỳ để tránh tình trạng thiếu hàng hoặc hết hàng không mong muốn.

Thiếu quy trình xử lý quản lý đơn hàng online rõ ràng

Không có quy trình xử lý đơn hàng rõ ràng có thể dẫn đến sự mất mát thông tin, trì hoãn xử lý và sự nhầm lẫn. Đảm bảo rằng bạn có quy trình xử lý đơn hàng được xác định rõ ràng và được tuân thủ bởi toàn bộ nhân viên liên quan để đảm bảo quá trình xử lý thuận lợi.

Không cung cấp chất lượng dịch vụ khách hàng tốt

Không đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả với yêu cầu và thắc mắc của khách hàng. Điều này có thể gây mất lòng tin và ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh thương hiệu của bạn. Đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn cung cấp dịch vụ khách hàng chất lượng cao. Hỗ trợ khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả qua nhiều kênh liên lạc.

Không kiểm tra và đảm bảo chất lượng sản phẩm

Việc quản lý đơn hàng online không kiểm tra gửi sản phẩm không đạt chất lượng cho khách hàng. Có thể gây thất vọng và khiếu nại từ khách hàng. Đảm bảo rằng bạn kiểm tra, sự chất lượng đảm bảo của sản phẩm trước khi gửi đi. Để từ đó nhận được sự hài lòng của khách hàng.

Không quản lý vận chuyển và giao hàng

Thiếu quản lý chặt chẽ quá trình vận chuyển và giao hàng. Có thể dẫn đến việc giao hàng trễ hẹn, mất mát hoặc hỏng hóc sản phẩm. Đảm bảo rằng bạn có hệ thống quản lý vận chuyển và giao hàng hiệu quả. Liên tục theo dõi quá trình vận chuyển và giải quyết các vấn đề phát sinh kịp thời.

Quy trình quản lý đơn hàng online chuẩn trong bán hàng

Quản lý đơn hàng online

Xem thêm TOP 4 phần mềm quản lý doanh thu bán hàng tốt nhất cho doanh nghiệp

Bước 1 Nhận đơn hàng online từ khách hàng

Khách hàng đặt hàng qua trang web, ứng dụng di động, email hoặc điện thoại. Hệ thống tự động ghi nhận thông tin đơn hàng và gửi xác nhận đến khách hàng.

Đây là giai đoạn khi khách đã đặt hàng và chờ doanh nghiệp xử lý dữ liệu cũng như xác thực đơn hàng. Sau đó, thông tin đặt hàng sẽ được gửi về kho hàng để nhân viên tiến hành việc hoàn thiện đơn hàng giao đến khách.

Khách hàng có thể đặt hàng từ nhiều nền tảng thương mại điện tử khác nhau bao gồm: Facebook, Instagram, Shopee, Website, v.v Nhân viên cần phải thường xuyên theo dõi đơn hàng online từ nhiều kênh khác nhau. Nhằm đảo bảo không để sót đơn nhầm đơn hay không thể phản hồi kịp thời. Những thay đổi trong yêu cầu đặt hàng online của khách hàng.

Bước 2 Quản lý đơn hàng online trong kiểm tra hàng tồn kho

Sau khi nhận được đơn đặt hàng online thì nhân viên sẽ tiến hàng kiểm tra lượng hàng tồn để quản lý đơn hàng online một cách kỹ lưỡng. Thông thường sẽ được kiểm tra bằng 2 cách sau:

Kiểm tra trên hệ thống được cập nhật liên tục: Một số thương hiệu có tích hợp hệ thống theo dõi bán hàng khi kinh doanh. Giúp nhân viên dễ dàng kiểm tra số lượng hàng đang tồn đọng trong kho qua đó xử lý đơn hàng kịp thời.

Kiểm tra thủ công: Nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra khu vực chứa hàng. Kiểm tra số lượng hàng còn dư và tiến hành đóng gói đơn hàng.

Cập nhật số lượng sản phẩm trong kho khi có đơn hàng được xử lý.Theo dõi mức tồn kho để đảm bảo rằng sản phẩm không bị thiếu hàng hoặc hết hàng.

Bước 3 Xử lý đơn hàng

Sau khi xác nhận có thể đáp ứng được đơn hàng của quý khách, nhân viên sẽ tiến hành xử lý đơn hàng và đóng gói sản phẩm để bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Thời gian xử lý đơn hàng nên diễn ra trong giờ hành chính. Nhằm đem đến trải nghiệm mua sắm tuyệt vời nhất cho khách hàng. Xác minh thông tin đơn hàng, bao gồm sản phẩm, số lượng, giá cả, địa chỉ giao hàng và thông tin thanh toán. Gửi xác nhận đơn hàng cho khách hàng.

Bước 4 Hoàn thiện sản phẩm

Ở công đoạn đóng gói, nhân viên sẽ dựa trên yêu cầu của khách hàng mà thực hiện giao hàng và lắp đặt sản phẩm. Thông thường, một đơn hàng sẽ có khoảng 2-3 sản phẩm với nhiều kích cỡ khác nhau tuỳ thuộc vào doanh nghiệp cung cấp.

Do đó để tiết kiệm thời gian lấy hàng và vận chuyển, nhân viên có thể lựa chọn lấy hàng theo những phương thức sau:

Tổng hợp các đơn hàng và lấy hàng theo thời gian: Bạn có thể tổng hợp các đơn hàng có trong khoảng thời gian nhất định, phân chia theo từng nhóm hàng như chân váy, quần, áo,… và tiến hành lấy hàng. Việc này sẽ tiết kiệm thời gian cũng như tối ưu hoá quá trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng.

Chọn theo khu vực: Mỗi mặt hàng sẽ được sắp xếp ở những khu vực khác nhau. Nhằm thuận tiện cho việc sắp xếp và quản lý đơn hàng. Bạn có thể lấy hàng theo từng khu vực giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển. Đồng thời dễ dàng quản lý lượng hàng chuẩn bị.

Chọn hàng theo từng khu vực: Với phương thức này, mỗi một nhân viên sẽ đóng vai trò chủ yếu trong việc lấy hàng tại khu vực của mình đến khu vực đóng gói và phân phối.

Lấy hàng theo từng đơn hàng: Đây là hình thức dành cho các shop nhỏ lẻ, nhân viên thực hiện lấy hàng theo từng đơn. Việc này sẽ tốn nhiều công sức nhưng sẽ giúp thương hiệu giảm bớt chi phí thuê nhân viên.

Bước 5 Đóng gói đơn hàng online 

Đóng gói sản phẩm một cách an toàn và chuyên nghiệp. Chọn dịch vụ vận chuyển và tạo đơn vận chuyển. Giao sản phẩm cho đơn vị vận chuyển và cung cấp thông tin vận đơn cho khách hàng để theo dõi.

Sau khi đóng gói đầy đủ số lượng sản phẩm có trong đơn hàng, nhân viên sẽ tiến hành đóng gói sản phẩm. Nhìn chung việc đóng gói sản phẩm sẽ gồm các công đoạn như:

  • Lựa chọn loại thùng đóng gói phù hợp
  • Cân hàng hoá
  • Kiểm tra đơn hàng
  • Tiến hành bóc nhãn và đóng gói

Bước 6 Thực hiện các quy trình sau bán hàng

Theo dõi trạng thái đơn hàng trong hệ thống, từ khi được đặt hàng cho đến khi được giao. Cung cấp thông báo cho khách hàng về tình trạng đơn hàng, bao gồm cả thông tin vận đơn và liên lạc khi có thay đổi hoặc vấn đề liên quan đến đơn hàng.

Hỗ trợ khách hàng qua điện thoại, email, trò chuyện trực tuyến. Hoặc hệ thống ticket để giải đáp các câu hỏi, giải quyết các vấn đề và cung cấp hỗ trợ sau bán hàng

Đây là khâu quan trọng để gia tăng tỉ lệ mua lại của khách hàng. Theo đó, sau khi có thông báo gửi hàng thành công. Doanh nghiệp liên hệ với khách hàng để tiếp nhận phản hồi. Đồng thời, bạn cũng cần xử lý các tình huống khách không hài lòng trả lại hàng và yêu cầu hoàn tiền.

Quy trình sau bán hàng cũng thể hiện được sự chu đáo, tận tâm của thương hiệu. Đồng thời cũng là một cách để lại dấu ấn tốt đẹp đối với khách hàng. Do đó, nhân viên cần được đào tạo bài bản khi tiếp nhận các yêu cầu. Hay giải đáp các thắc mắc của khách hàng sau khi mua sắm sản phẩm.

Sử dụng phần mềm kinh doanh online NextX

Quản lý đơn hàng online

Xem thêm Top 11 các mặt hàng kinh doanh online ít vốn bán chạy nhất

Sự bùng nổ của công nghệ 4.0 đã thúc đẩy nhiều ngành hàng kinh doanh áp dụng các công cụ hiện đại hơn. Nổi bật trong số đó chính là các phần mềm quản lý bán hàng đa kênh.

Một trong những phần mềm được nhiều khách hàng tin dùng nhất đó là NextX – Phần mềm quản lý bán hàng đa chức năng với hệ sinh thái . Bạn có thể tham khảo qua các tính năng mà NextX có thể hỗ trợ.

Sự bùng nổ thời công nghệ 4.0 luôn thúc đẩy nhiều ngành nghề kinh doanh online ứng dụng các công nghệ tiên tiến hơn. Nổi bật trong số đó chính là các phần mềm quản lý kinh doanh đa kênh. Một trong những phần mềm được đông đảo khách hàng sử dụng nhất hiện nay là NextX – Phần mềm quản lý bán hàng đa chức năng với hệ sinh thái.

Phần mềm bán hàng NextX giúp quản lý đơn hàng hiệu quả khi kinh doanh online. Với các phần mềm trên, bạn có thể dễ dàng quản lý thông tin đơn hàng, vận đơn, kho vận. Quản lý đa thiết bị từ máy tính, đến điện thoại. Đặc biệt hơn nữa là quản lý hiệu quả dựa trên số liệu thống kê, báo cáo bán hàng.

Quản lý đơn hàng online

Xem thêm Bán online mặt hàng gì? 7 mặt hàng kinh doanh ít vốn thu lợi nhuận khủng

Những ưu điểm khi dùng phần mềm quản lý đơn hàng online

  • Giúp quy trình bán hàng trở nên chuyên nghiệp, giảm thiểu tối đa rủi ro.
  • Tiết kiệm thời gian, chi phí nhân sự cho doanh nghiệp.
  • Quản lý thông tin đơn hàng dễ dàng, nhanh chóng.
  • Cải thiện các dịch vụ hỗ trợ khách hàng.
  • Tích hợp báo cáo tài chính online.

Doanh nghiệp giữ chân khách hàng của mình bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra: 

NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm giám sát nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale, phần mềm tổng đài CSKH Call Center… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty. 

Kết luận 

Bài viết dưới đây NextX nói cho bạn biết những sai lầm khi quản lý đơn hàng online. Bằng cách thiết lập quy trình quản lý đơn hàng chặt chẽ. Bạn có thể nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo sự hài lòng cho khách hàng trong quá trình mua hàng trực tuyến. Khi đó sẽ nhận ra vấn đề của mình và biết đến quy trình quản lý đơn bán hàng online sao cho hiệu quả theo 6 bước.

Ngoài ra để quản lý đơn hàng online một cách hiệu quả. Nhiều doanh nghiệp sử dụng các phần mềm quản lý đơn hàng hoặc hệ thống quản lý kho tích hợp. Để tự động hóa quy trình và giảm thiểu lỗi trong quá trình xử lý đơn hàng. Nắm thêm các kiến thức về quản lý công nợquản lý dòng tiền trong kinh doanh online hiệu quả hãy theo dõi trang tin NextX nhé!

Rate this post

BÀI VIẾT LIÊN QUAN
BÀI VIẾT LIÊN QUAN

BÀI VIẾT LIÊN QUAN
CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM