Trong thế giới kinh doanh hiện đại, việc đo lường và đánh giá hiệu suất là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự phát triển bền vững và thành công lâu dài. KPI (Key Performance Indicators) hay chỉ số hiệu suất chủ chốt, đóng vai trò then chốt trong việc xác định và đo lường các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ cách xác định KPI một cách đúng đắn và hiệu quả. Bài viết này, NextX sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn từng bước chi tiết về cách xác định KPI đúng cách, giúp bạn theo dõi và cải thiện hiệu suất công việc một cách hiệu quả nhất.
I. Hiểu về KPI
1. KPI bao gồm những gì?
Giống như Peter Drucker đã từng nói: “You can’t improve what you don’t measure”. Tạm dịch: “Bạn không thể cải thiện những gì bạn không đo lường”. Vì vậy, để điều hành tốt một doanh nghiệp mà không có KPI thì giống như lái một chiếc xe mà đôi mắt bạn nhắm nghiền vậy. Bạn thực sự không biết là nó sẽ đi đâu và rất có thể nó sẽ có một cái kết không có hậu. Tuy nhiên, thiết lập một KPI và điều hướng nó là một KPI tốt là không hề dễ. Một KPI tốt cần phải đáp ứng một số tiêu chí nhất định để đảm bảo tính hiệu quả trong việc đo lường và quản lý hiệu suất. Dưới đây là một số yếu tố cần đảm bảo:
- Rõ ràng cụ thể. Điều này giúp mọi người trong tổ chức biết chính xác mục tiêu cần đạt được. Ví dụ như “Tăng doanh thu lên 20%”. Nó cụ thể hơn việc nếu bạn chỉ nói: “Cải thiện doanh thu”.
- KPI phải được đo lường thông qua các số liệu cụ thể.
- KPI nên liên kết đến mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp. Nếu nó không liên quan có thể dẫn đến việc lãng phí nguồn lực và thời gian.
- KPI cần phải thực tế và khả thi. Nếu KPI quá cao hoặc không thực tế, nó có thể gây ra sự thất vọng và giảm động lực làm việc.
- Và KPI cần phải có thời gian cụ thể để đo lường hiệu suất làm việc.
2. Sự khác biệt của KPI và số liệu
Số liệu là những giá trị hoặc dữ liệu thô được thu thập để mô tả một hiện tượng hoặc hoạt động nào đó. Số liệu có thể ở dạng định lượng hoặc định tính, và có thể thu thập được từ nhiều nguồn khác nhau. Chẳng hạn như hệ thống giao dịch, khảo sát khách hàng hoặc quan sát.
Còn KPI là một tập hợp con được chọn lọc của các số liệu được sử dụng để đo lường hiệu suất của một tổ chức hoặc quy trình cụ thể. KPI được lựa chọn dựa trên tầm quan trọng của chúng đối với mục tiêu chiến lược của tổ chức. Nó được sử dụng để theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả hoạt động.
Sự khác biệt được dựa trên các yếu tố:
II. Các bước để xác định đúng KPI
Bước 1: Xác định mục tiêu kinh doanh
Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ các mục tiêu chiến lược của mình trong ngắn hạn và dài hạn. Đây sẽ là cơ sở để xác định KPI phù hợp nhằm đo lường mức độ đạt được các mục tiêu này. Việc liên kết KPI với mục tiêu kinh doanh là một yếu tố cốt lõi trong việc quản lý hiệu suất của doanh nghiệp. Khi KPI được thiết lập một cách chặt chẽ và liên kết trực tiếp với các mục tiêu chiến lược. Những lợi ích đáng kể sau:
- Cải thiện quá trình ra quyết định thông qua các chỉ số KPI. Nhà quản lý có thể nhanh chóng phát hiện được các vấn đề và cơ hội. Từ đó, điều chỉnh chiến lược và hành động một cách kịp thời.
- Tăng cường sự tập trung của nhân viên
- Tối ưu hóa nguồn lực
Ví dụ: Tăng doanh thu bán hàng hàng năm lên 20%. Mở rộng thị phần thêm 15% trong 2 năm tới. Cải thiện dịch vụ khách hàng lên mức 90% trong vòng 6 tháng.
Xem thêm: 2 điểm quan trọng nhất khi áp dụng KPI vào doanh nghiệp
Bước 2: Đánh giá hiệu suất hiện tại
Đây là bài kiểm tra thực tế để xác định KPI phù hợp. Nó giống như thiết lập GPS. Để đến đích, trước tiên bạn cần xác định vị trí và hiệu suất hiện tại của mình. Giai đoạn này là giai đoạn bạn tận dụng các dữ liệu đã có của bạn để hiểu điểm xuất phát của bạn. Đi sâu vào nó giúp bạn đánh giá cơ sở của bạn và sử dụng thông tin chi tiết này để các định KPI nào sẽ tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Bước 3: Xác định KPI có liên quan
KPI phải được dựa trên mục tiêu và tiềm năng sẵn có của doanh nghiệp. Chúng cần liên kết chặt chẽ với các mục tiêu lớn hơn của tổ chức. Các chỉ số này cần phải đo lường được bằng số liệu cụ thể. Điều này cho phép theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả chính xác. Những KPI này phải thực tế và khả thi, nghĩa là tổ chức phải có đủ nguồn lực và điều kiện để đạt được các chỉ số này.
Ví dụ về KPI cho các lĩnh vực kinh doanh khác nhau:
Tiếp thị: Tối ưu tỷ lệ chuyển đổi, số lượng khách hàng tiềm năng mới, chi phí trên mỗi khách hàng tiềm năng,…
Bán hàng: Doanh số bán hàng tháng, tỷ lệ chốt đơn, giá trị trung bình của đơn hàng,…
Dịch vụ khách hàng: Tỷ lệ hài lòng của khách hàng, thời gian giải quyết khiếu nại, tỷ lệ giữ chân khách hàng,…
Bước 4: Thiết lập mô hình SMART KPI của bạn
Sau khi thực hiện các bước trên, thì đã đến bước bạn thực sự thiết lập KPI cho doanh nghiệp của bạn. Thiết lập KPI tuân theo mô hình SMART. Đây là một tiêu chí được sử dụng rộng rãi trong quản lý và thiết lập các mục tiêu cụ thể để đo lường cho doanh nghiệp.
- S – Specific (Cụ thể)
Mục tiêu phải rõ ràng, không mơ hồ, chung chung. Nó trả lời cho câu hỏi: “Mục tiêu là gì? Ai sẽ thực hiện? Ở đâu? Khi nào?
- M – Measurable (Có thể đo lường được)
Sử dụng các số liệu để đánh giá tiến độ của công việc. Thay vì những KPI tổng thể mà không thể nắm bắt. Đặt ra các mục tiêu số hóa ví dụ như: “Giảm chi phí vận hành đi 15%”.
- A – Achievable (Có thể đạt được)
Mục tiêu quá dễ để đạt được sẽ không tạo động lực và có thể gây chán nản cho nhân viên. Mục tiêu quá khó để đạt được cũng tạo sự chán nản cho nhân viên và không kích thích tinh thần làm việc. Nên việc xác định KPI phù hợp với mức độ, năng lực là vô cùng quan trọng.
- R – Relevant (Có liên quan)
Các mục tiêu đề ra phải phù hợp với chiến lược tổng thể của tổ chức và các mục tiêu cá nhân. Các mục tiêu KPI nhỏ góp phần hỗ trợ vào các mục tiêu lớn hơn của doanh nghiệp.
- T – Time -bound (Có giới hạn thời gian)
Mục tiêu phải có một khung thời gian cụ thể để đạt được. Tạo cảm giác cấp bách giúp tạo động lực vào việc hoàn thành mục tiêu.
Bước 5: Xem xét và điều chỉnh KPI
Việc theo dõi và điều chỉnh KPI thường xuyên là rất quan trọng. Điều này đảm bảo rằng các chỉ số này luôn phản ánh đúng tình hình và mục tiêu của doanh nghiệp. Đánh giá định kỳ KPI giúp phát hiện sớm những vấn đề tiềm ẩn. Từ đó đưa ra các điều chỉnh kịp thời để duy trì hiệu suất và tiến độ đạt mục tiêu.
Việc điều chỉnh KPI không chỉ giới hạn ở việc thay đổi các chỉ số đo lường, mà còn có thể bao gồm việc cập nhật chiến lược kinh doanh, thay đổi quy trình làm việc, hoặc tăng cường đào tạo cho nhân viên. Bằng cách này, doanh nghiệp sẽ luôn linh hoạt và thích nghi tốt với các biến động, đảm bảo rằng các nỗ lực đều hướng đến mục tiêu chung một cách hiệu quả nhất.
III. Công cụ theo dõi KPI
1. Các công cụ KPI phổ biến
Theo dõi KPI là một phần quan trọng trong việc quản lý hiệu suất doanh nghiệp. Hiện nay có nhiều công cụ hỗ trợ việc này, giúp doanh nghiệp theo dõi và phân tích các chỉ số hiệu quả. Dưới đây là một số gợi ý về các công cụ phổ biến:
Google Analytics: Đây là một công cụ miễn phí, mạnh mẽ của Google dùng để theo dõi và phân tích lưu lượng truy cập trang web. Nó cung cấp dữ liệu chi tiết về hành vi người dùng, nguồn lưu lượng, tỷ lệ chuyển đổi và nhiều chỉ số khác.
Tableau: Là công cụ trực quan hóa dữ liệu mạnh mẽ, cho phép người dùng tạo các báo cáo và bảng điều khiển tương tác từ các dữ liệu phức tạp. Nó hỗ trợ nhiều nguồn dữ liệu mạnh mẽ và có thể tích hợp dễ dàng với các hệ thống khác nhau.
Microsoft Power BI: Là một bộ công cụ phân tích kinh doanh cho phép bạn trực quan hóa dữ liệu và chia sẻ thông tin chi tiết trong tổ chức của mình. Nó cung cấp các công cụ mạnh mẽ để tạo báo cáo và bảng điều khiển tương tác.
Klipfolio: Đây là một công cụ bảng điều khiển thời gian thực, cho phép người dùng tạo và chia sẻ các bảng điều khiển KPI tùy chỉnh. Nó hỗ trợ kết nối với nhiều nguồn dữ liệu và cung cấp các công cụ trực quan hóa mạnh mẽ.
Xem thêm: Top 5 công ty tư vấn KPI cho doanh nghiệp uy tín nhất hiện nay
2. Phần mềm quản lý KPI
Bên cạnh các công cụ phổ biến thì có các Phần mềm giúp bạn quản lý KPI một cách tối ưu hơn. Nó được coi là giải pháp ưu việt nhất tính đến thời điểm hiện tại. Nó giúp doanh nghiệp kiểm soát được hiệu suất làm việc trong thời gian thực. Nổi bật trong đó có thể kể đến là Phần mềm quản lý KPI của NextX. Phần mềm này bao gồm các tính năng như:
- Thông tin được lưu trữ trên cùng 1 hệ thống theo thời gian thực
- Hệ thống báo cáo được tổng hợp tự động – kịp thời – dễ dàng truy cập
- Có thể so sánh với các KPI với nhau
- Dễ dàng theo dõi số liệu thống kê trên điện thoại và máy tính
Cùng nhiều các tính năng khác được tích hợp trong Phần mềm quản lý KPI của NextX. Đây cũng là một biện pháp giúp bạn có thể theo dõi KPI và quản lý hiệu quả. Không phải tự mình tốn thời gian để có thể sử dụng các công cụ. Tìm kiếm cách để sử dụng các công cụ. Trong khi đó sử dụng phần mềm giúp bạn tiết kiệm thời gian, dễ dàng sử dụng với giao diện dễ dàng sử dụng, khả năng tùy biến cao, bảo mật dữ liệu,…
Kết luận
KPI là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp theo dõi và đạt được các mục tiêu chiến lược của mình. Việc xác định KPI đúng cách không chỉ giúp bạn đánh giá hiệu suất hiện tại mà còn đưa ra những điều chỉnh kịp thời để cải thiện trong tương lai. Bằng cách tuân thủ các bước đã nêu trong bài viết, từ việc xác định mục tiêu kinh doanh đến việc lựa chọn các KPI phù hợp và thường xuyên đánh giá lại, bạn có thể đảm bảo rằng doanh nghiệp của mình luôn đi đúng hướng và đạt được kết quả mong muốn. Hãy nhớ rằng, việc theo dõi và cải thiện KPI là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực không ngừng. Đừng quên theo dõi NextX – Trang tin để biết thêm nhiều thông tin hữu ích nha!!
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |