Top 5 công ty triển khai và tư vấn chỉ số KPI uy tín nhất hiện nay

Chỉ số KPI (Key Performance Indicator) được hiểu một cách nôm na là chỉ số đo lường hiệu quả làm việc của nhân viên/ các phòng ban trong doanh nghiệp. Từ đó, đánh giá xem toàn bộ doanh nghiệp làm việc có theo định hướng đề ra và hoạt động có hiệu quả hay không. Sau đây bài viết Next CRM nói về khi triển khai KPI và top 5 công ty tư vấn xây dựng chỉ số KPI uy tín nhất. 

Tìm hiểu đặc điểm của chỉ số trước khi tư vấn triển khai KPI

tư vấn triển khai KPI

Xem thêm Top 7 phần mềm CRM tốt nhất hiện nay tại Việt Nam

KPI phản ánh mục tiêu trong kinh doanh

 Nếu một công ty đặt mục tiêu nghĩa là KPI xoay quanh lợi nhuận và các chỉ số tài chính. Số liệu này phản ánh chiến lược của công ty, doanh nghiệp chẳng hạn như chiến lược tiếp cận thị trường và các mục tiêu.

Tạo KPI chỉ chọn một số liệu đại diện cho kết quả cuối cùng là không hoàn hảo. Vì nó chỉ hiển thị kết quả, không có tiến trình. Và không có giá trị để cải thiện trong tương lai. Do đó, cần nhiều KPI hơn cho thấy nguyên nhân gốc rễ của kết quả cuối cùng do doanh nghiệp thiết lập. Mối quan hệ được thể hiện qua các mối quan hệ giữa “chỉ số dẫn đầu” và “chỉ số hiệu suất”. Một bộ KPI ra được kết quả tốt nhất.

Không phải tất cả những chỉ số đo được đều là chỉ số KPI. Chữ K là cách viết tắt của Key, tức là chỉ có các chỉ số trọng yếu mới là KPI. Do vậy số chỉ số KPI không có nhiều. Muốn biết nó có thực sự là KPI hay không bạn cần trả lời câu hỏi “Liệu bạn có sẵn lòng bỏ một khoản chi phí và công sức lớn cho con số này lên (hoặc giảm) hai lần hay không?”, nếu câu trả lời là có thì nó là KPI. 

KPI được phân cấp và có mối liên hệ với nhau

 KPI được liên kết và phân cấp và để đạt được mục tiêu của công ty. Mỗi bộ phận nên có mục tiêu riêng, khác nhau rồi hỗ trợ mục tiêu của công ty. Bộ phận tài chính cần có mục tiêu. Để đảm bảo cân bằng dòng tiền, bộ phận bảo trì sản xuất cần đảm bảo thiết bị được sử dụng. Liên tục với thời gian ngừng hoạt động dưới 0,1%…. Để đạt được mục tiêu của bộ phận, mỗi nhân viên đều có mục tiêu cá nhân.

KPI là chỉ số đo lường được

 KPI chỉ có hiệu quả khi được xác định và đo lường đúng cách. Ví dụ: “sản phẩm nhà nào cũng thích” là khẩu hiệu chứ không phải KPI. Trừ khi được định nghĩa là có thể đo lường được. Không có cách nào để đo lường mức độ phổ biến hoặc so sánh mức độ phổ biến với những người khác. Mặt khác, các tổ chức nên có các công cụ và khả năng để đo lường số liệu này. Điều đó có nghĩa là bạn cần một hệ thống đo lường hiệu quả.

KPI cần được xác định rõ ràng

Một định nghĩa phải được xác định cho mỗi KPI. Ví dụ: sử dụng thước đo hiệu quả quảng cáo tuyển dụng. Được định nghĩa là tổng chi phí/ tổng ​​số ứng viên. Để xác định xem bạn có muốn đo lường chi phí cho các ứng viên của doanh nghiệp mình hay không. Một ví dụ khác mà mọi doanh nghiệp đều gặp phải là KPI có tên là doanh số bán hàng. Số liệu này có cần được xác định khi tính toán ‘doanh thu’ không?

Việc ký hợp đồng có được tính là ‘doanh thu’ không? Rõ ràng là có thể xảy ra nợ khó đòi. Ở một số công ty, “lợi nhuận” được coi là tính sau khi đã thu tiền. Các khoản tiền bằng với số tiền đã thu theo hợp đồng với khách hàng. Nhưng không thu được khi hợp đồng đã thực hiện đầy đủ được coi là “phải thu khách hàng”. Trong trường hợp “sản phẩm”, sau thời gian không thu nợ thì thời gian này đã được quy định bởi công ty, phần này trở thành “nợ khó đòi”.

Tư vấn cho doanh nghiệp xây dựng triển khai KPI tốt nhất 

tư vấn triển khai KPI

Xem thêm Top 7 phần mềm quản lý kinh doanh tốt nhất hiện nay

Việc KPI giúp đánh giá doanh nghiệp, phòng ban có đi đúng hướng và hiệu quả hay không. Như vậy, một bộ chỉ số KPI tốt cần: 

  • Xây dựng triển khai KPI với các chỉ số đi kèm và mục tiêu kinh doanh rõ ràng. 
  •  Linh hoạt, có thể tùy biến theo thực tiễn của doanh nghiệp cũng như từng cá nhân và phòng ban. 
  •  Giúp các cá nhân nhận thức được vị trí của bản thân trong tổ chức. Từ đó tạo động lực cho họ không ngừng học tập để hoàn thiện bản thân và tổ chức. 

Bí quyết dành cho doanh nghiệp có thể áp dụng để xây dựng tư vấn triển khai KPI hiệu quả:

B1 Xác định bộ phận/ người xây dựng KPI

Có 2 phương pháp chính: 

– Các bộ phận/ phòng/ ban có chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí trong bộ phận/phòng/ban đó. Trong đó đội ngũ quản trị nhân sự đóng vai trò hỗ trợ. Chỉ dẫn về mặt phương pháp để đảm bảo KPIs tuân thủ đúng các nguyên tắc trên. 

Theo phương pháp trên, người thực hiện KPI thường là Trưởng bộ phận/phòng/ban. Đó là những người nắm chắc và toàn diện nhất tất cả những nhiệm vụ. Yêu cầu của từng vị trí chức danh trong bộ phận. Bộ phận naog càng to thì càng chia đều việc xây dựng tư vấn KPI triển khai xuống các cấp dưới. 

 Ưu điểm: Các chỉ số KPI sẽ có tính khả thi cao và phần nào phản ánh được rõ nét chức năng. Nhiệm vụ của từng bộ phận phòng ban khác nhau. 

Nhược điểm: Khi các bộ phận tự đặt ra mục tiêu thường thiếu khách quan và đặt mục tiêu quá thấp. Lời khuyên của tôi là việc sử dụng phương pháp này cần có sự đánh giá của đội ngũ nhân sự và quản lý cấp cao của bạn.

– Nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao để đưa ra bộ chỉ số KPI cho các phòng/ban/bộ phận. Khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo tính khách quan và khoa học. Tuy nhiên, các KPIs đưa ra có thể không sát thực tế. Và có thể không thể hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận. Để khắc phục vấn đề này, các chỉ số KPI cần được đơn vị kinh doanh thẩm định và đánh giá sau khi thiết lập.

tư vấn triển khai KPI

Xem thêm Top 7 phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng tốt nhất hiện nay

B2 Xây dựng các chỉ số KPI

 KPI của bộ phận cụ thể sẽ dựa theo chức năng, nhiệm vụ của bộ phận đó thế nào. Người xây dựng KPI sẽ đặt các chỉ số này theo đặc thù của bộ phận đó. Đây cũng là căn cứ để đề ra KPI của mỗi vị trí chức danh. 

KPI theo các vị trí chức danh: việc đánh giá KPI cho người lao động sẽ dựa trên cơ sở mô tả công việc của họ. Đồng thời các chỉ số KPI cũng cần đáp ứng những tiêu chuẩn liên quan đến SMART. Và phải có nguồn cung cấp thông tin của doanh nghiệp đang sử dụng lao động như thế nào. Ngoài ra thì mỗi kỳ đánh giá sẽ cần tiến hành theo tháng, quý hoặc năm. 

Sau khi đã thống nhất được chỉ số KPI với các mục tiêu của phòng ban,đơn vị. Thì bước cuối cùng là bạn cần áp dụng bộ tiêu chí SMART vào đánh giá theo chỉ số thực hiện công việc: 

 S – Specific Mục tiêu đặt ra cụ thể

Từng thông số của chỉ số phải được phân tách rõ: Tên chỉ số, công thức tính, mục tiêu, đơn vị tính, nguồn tin, số thực hiện và kế hoạch. Việc pha trộn tất cả các thông số sẽ khiến cho việc triển khai KPI và đưa lên hệ thống gặp rất nhiều trở ngại. 

 Tên chỉ số phải đơn giản nhưng vẫn thể hiện đúng bản chất của chỉ số. Ví dụ: Doanh thu và doanh thu xuất khẩu. Điều này giúp triển khai thuận lợi hơn, giảm tranh luận không cần thiết. 

Công thức tính: Công thức tính trình bày ngắn gọn – từ những tham số đã thống nhất như sản lượng, doanh thu. Cuối cùng tổng doanh thu phải là 100%.

Số kế hoạch: Là con số hoặc mốc thời gian, xác định rõ mục tiêu. Ví dụ: Với mục tiêu doanh thu, đơn vị tính = Tỷ đồng, số kế hoạch = 150. Không lẫn lộn số kế hoạch vào đơn vị tính. 

Số thực hiện: Là con số đánh giá việc thực hiện chỉ tiêu. Ví dụ, với chỉ tiêu lợi nhuận, số thực tế trong kỳ là 170 (tỷ đồng). 

 M – Measurable Mục tiêu đo lường được 

Chỉ số KPI phải có để đo lường được. Lý tưởng là từ những hệ thống quản lý hiện có như ERP, CRM hay quản lý chất lượng… Nếu không, phải xác định lại nguồn dữ liệu. Nếu chỉ số không có trong đo lường cũ thì cần thêm. Ví dụ: Chỉ số khách hàng trung thành. Lúc trước chỉ số chưa bao giờ đo lường. Bạn cần phải thay đổi phương pháp đo, ví dụ đánh giá được khách hàng. 

A – Attainable Mục tiêu có thể đạt được 

Việc tư vấn triển khai KPI khi chỉ số phải đảm bảo nằm trong khả năng của công ty hoặc bộ phận. Không được đặt mục tiêu cao hơn mức bình thường. 

 R – Relevant Mục tiêu thực tế 

Tính đến những nhân tố có tác động đến khả năng hoàn thành mục tiêu. Ví dụ, tình hình kinh tế có biến động có thể ảnh hưởng nhiều đến khả năng hoàn thành mục tiêu của các công ty. Nên cân nhắc khi xây dựng chỉ số các kế hoạch tới. 

T – Timebound Mục tiêu đạt được trong khoảng thời gian

KPI phải có mốc thời gian cố định và thường là theo tháng, quý, năm, hoặc một mốc cụ thể của năm. 

Cũng xin lưu ý rằng chỉ số hiệu suất được chọn làm KPI sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, hoạt động dành riêng cho nhân viên và KPI chung của bộ phận. Ví dụ: KPI có thể được sử dụng để đo lường các lĩnh vực như số lần bán, lợi nhuận trên mỗi mặt hàng, chất lượng sản phẩm, dịch vụ khách hàng, thời gian hoàn thành nhiệm vụ, lượt giới thiệu khách hàng, doanh thu của nhân viên.

 Ngay cả những vai trò dường như không đóng góp vào sự tăng trưởng tài chính của công ty cũng nên có KPI phù hợp với mục tiêu và tương lai của công ty. Ví dụ: KPI cho bộ phận kỹ thuật đang cải thiện chất lượng kết nối internet.

B3 Đánh giá mức độ hoàn thành KPI 

Sau khi đã xây dựng KPI theo phòng ban và các vị trí công việc trong doanh nghiệp. Đã đến lúc áp dụng nó vào trong việc quản lý, cả nhân lực và năng suất làm việc. 

Bởi các chỉ số KPI đã được xây dựng dựa trên tiêu chí có thể đo lường. Nên chúng ta đã có cách tiếp cận riêng đối với mỗi mục KPI. Nhìn chung, mọi đầu công việc và KPI đều có thể phân chia thành 3 nhóm chính như sau: 

Nhóm A: Mất nhiều thời gian hơn để thực hiện và có tác động mạnh mẽ hơn đến mục tiêu chung.

Nhóm B: Mất ít thời gian để thực hiện và tác động đến mục tiêu tổng thể và mất nhiều thời gian. Để thực hiện và ít tác động đến mục tiêu tổng thể.

Nhóm C: Ít tốn thời gian, ít ảnh hưởng.

Mỗi KPI này có trọng số khác nhau tùy thuộc vào tầm quan trọng của nó: Ví dụ: A: 50%; B: 30%, C: 20%

Quản lý A có bộ ba KPI gồm A, B, C để đánh giá giai đoạn hoàn thành công việc của nhân viên.

B4 Mối quan hệ giữa đánh giá KPI và khen thưởng

Đối với mỗi giai đoạn hoàn thành KPI, người xây dựng hệ thống sẽ đưa ra mức lương, thưởng cụ thể.

Chính sách này có thể được thống nhất bởi lãnh đạo công ty. Quản lý cao nhất của bộ phận, người chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống KPI hoặc chính nhân viên.

Theo nguyên tắc chung, cuối mỗi giai đoạn đánh giá đều tổ chức họp nghiệm thu định kỳ để đánh giá kết quả công việc. Đánh giá phải khách quan và toàn diện, có tính đến ý kiến ​​của người giám sát, khách hàng, đồng nghiệp và bản thân nhân viên.

B5 Kiểm tra và tối ưu KPI 

 Khi triển khai KPI nên được đo lường và hiệu chỉnh theo thời gian thực. Ban đầu, hãy kiểm tra những chỉ số đã được thiết lập. Để chắc chắn rằng mọi số liệu là chính xác. Hoặc mất mấy tháng đầu để mọi thứ đạt đến điểm hoàn hảo. Nhưng khi đã có được kết quả cuối cùng thì nên kéo dài thời gian thêm khoảng một năm. 

Những lưu ý khi xây dựng tư vấn KPI triển khai

Trước khi tạo hệ thống KPI, các công ty nên tạo một tiêu chuẩn theo ngữ cảnh cho số liệu. Khi đó người triển khai mới hiểu rõ ý nghĩa của từng KPI.  Các chỉ số thường bao gồm các phép so sánh ngầm định (điểm chuẩn) với cán mốc cụ thể.  Mức trung bình của ngành, tốc độ tăng trưởng hàng năm, v.v.. 

Ví dụ: giả sử tốc độ tăng trưởng của ngành là 25%, có thể xây dựng tốc độ tăng trưởng doanh số bán hàng là 30%. Và các công ty muốn đạt được tỷ lệ trên mức trung bình của ngành.

KPI thường được xem ở cấp độ quản lý. Do đó, không nên theo dõi từng KPI ở nhiều nơi. Ví dụ: ở cấp độ chiến lược, các công ty chỉ nên theo dõi và đo lường những số liệu có tác động kinh doanh lớn nhất.

Top 5 công ty triển khai và tư vấn chỉ số KPI uy tín nhất hiện nay

tư vấn triển khai KPI

Xem thêm Top 5 phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center tốt nhất hiện nay

Công ty BrainMark tư vấn cung cấp hệ thống KPI

 Công cụ đo lường hiệu suất làm việc với mục đích ghi nhận khả năng của mỗi nhân viên. Hệ thống BrainMark giúp nhân viên tự cải thiện mình, đó cũng là cách mà doanh nghiệp khen thưởng các cán bộ nhân viên. Mang lại niềm vui cho cán bộ nhân viên khi làm việc tại công ty. Kết quả khi BrainMark triển khai KPI.

BrainMark

Công ty sở hữu phương pháp và quản trị dễ dàng các chỉ số Kpi có thể áp dụng dài hạn. Thiết lập mục tiêu từ công ty đến nhân viên. Mọi cán bộ nhân viên công ty sẽ hiểu rõ và đồng lòng thực hiện mục tiêu dài hạn của công ty. Có hệ thống đánh giá hiệu quả công việc của các bộ phận và nhân viên. Tạo cho công ty tư duy mới và tinh thần trách nhiệm cao, chủ động triển khai công việc

Công ty tư vấn triển khai của OCD về hệ thống KPI

OCD

Bạn đang quan tâm Top 10 chỉ số kpi cho nhân viên kinh doanh marketing sales được dùng nhiều nhất hiện nay

Là một trong những công ty tư vấn đầu tiên cung cấp dịch vụ tư vấn triển khai KPI về hệ thống đánh giá hiệu năng. OCD hiện là công ty tư vấn có bề dày kinh nghiệm hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực hệ thống quản lý doanh nghiệp. OCD đã triển khai thành công nhiều dự án KPI cho nhiều công ty tại Việt Nam.

Với những quy trình tư vấn xây dựng KPI, chỉ đạo chiến lược thống nhất. Xây dựng hoặc chuẩn hóa cơ cấu tổ chức và rà soát và chuẩn hóa các chức năng phòng ban. Từ đó chuẩn hóa hệ thống chức danh, mô tả công việc. Xây dựng các hệ thống đánh giá những tiêu chí cho công việc hiệu quả dựa trên KPI và các quy tắc đánh giá chỉ số.

Công ty dịch vụ tư vấn hệ thống PMS KPI

PMS

Trường Đào tạo và Tư vấn PMS là một trong những đơn vị tư vấn nhân sự hàng đầu cho các công ty. PMS đã có nhiều năm kinh nghiệm tư vấn xây dựng hệ thống KPI thực thi chiến lược theo phương pháp BSC và xây dựng hệ thống KPI đánh giá kết quả công việc, chúng tôi đã thực hiện thành công dự án. Khách hàng đánh giá cao và đánh giá cao PMS vì tính đơn giản, sức mạnh và khả năng định lượng của bất kỳ con số nào. Quan trọng nhất là áp dụng được cho hầu hết các doanh nghiệp, công ty tại Việt Nam.

Công ty tư vấn triển khai KPI ABSoft ERP 

ABSoft

 Xem thêm CRM là gì? Top 7 phần mềm CRM tốt nhất hiện nay tại Việt Nam

ABSoft ERP có đầy đủ các chức năng và đặc tính của hệ thống quản lý thông minh. Nhờ những tính năng vượt trội hơn hẳn các hệ thống kế toán thông thường khác. ABSoft ERP cũng giúp cho doanh nghiệp thiết lập và quản lý hệ thống KPI. Giúp cho việc triển khai các quy trình xử lý công việc trở nên đơn giản hơn: 

 Tính đồng bộ và gắn kết trong công tác quản trị chung: ABSoft ERP tạo ra mối liên hệ giữa các phòng ban trong tổ chức. Các phòng ban chức năng sẽ không hoạt động độc lập mà liên kết với nhau. Mọi chỉ tiêu, phí giao dịch, thông tin, nguồn cung sản phẩm, thời gian xuất hàng, nhập kho, sẽ được gửi về từng phòng ban và các nhân viên ở mỗi phòng chức năng. Nên việc theo dõi và đánh giá kết quả thực thi nhiệm vụ không còn gặp khó khăn. 

Công ty xây dựng KPI tại iHCM 

ihcm

 Xem thêm TOP 6 phần mềm quản lý bán hàng miễn phí tốt nhất hiện nay

Thông qua việc lập KPI và kết quả được phân tích, đo đạc hàng kỳ (theo ngày, tuần, tháng, quý). Việc sử dụng chỉ số KPI giúp tổ chức đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của các phòng ban, đơn vị. Từ đó nhân viên có thêm thu nhập tương ứng. Đây là cách khích lệ, tăng động lực và giữ chân nhân tài. Chỉ số KPI định hướng và biểu hiện hiệu suất hiệu quả

KPI trong iHCM giúp tính toán kết quả, chẳng hạn từ doanh thu của mỗi cá nhân, iHCM cung cấp doanh thu tới các phòng ban, chi nhánh. Trong iHCM còn giúp doanh nghiệp đo lường được kết quả của cá nhân mà qua đó nó sẽ tự tính kết quả ra số liệu tổng hợp KPI gửi tới các bộ phận, phòng ban, chi nhánh. 

Số liệu KPI không chỉ thể hiện cho mỗi quý mà theo luỹ kế. Ví dụ lãnh đạo có thể tính doanh thu của từng cá nhân, từng bộ phận theo các tháng hoặc lũy kế doanh thu.

Bài viết liên quan Top 6 phần mềm quản lý KPI Miễn phí tốt nhất mà bạn phải biết

5/5 - (2 bình chọn)

BÀI VIẾT LIÊN QUAN
BÀI VIẾT LIÊN QUAN

BÀI VIẾT LIÊN QUAN
CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM