Bạn đang quản lý một dự án phức tạp và lo lắng về việc dự án có thể bị chậm tiến độ? Làm thế nào để đảm bảo mọi công việc được thực hiện đúng kế hoạch và trong ngân sách? Sơ đồ PERT chính là công cụ mà bạn đang tìm kiếm. Hãy cùng NextX – Phần mềm CRM cho doanh nghiệp tìm hiểu các thể hiện sơ đồ ra sao để đạt được hiệu quả nhất.
I. Sơ đồ PERT là gì?
Xem thêm: Top 8 kinh nghiệm khi làm việc việc làm bán thời gian cho bạn
Sơ đồ PERT (Program Evaluation and Review Technique) là một công cụ quản lý dự án hữu hiệu. Giúp bạn lên bảng kế hoạch công việc, theo dõi và đánh giá tiến độ của một dự án. Nó là một biểu đồ mạng lưới mô tả toàn bộ quá trình thực hiện dự án. Bao gồm các hoạt động, thời gian thực hiện, mối quan hệ giữa các hoạt động và các sự kiện quan trọng. Nói một cách đơn giản, sơ đồ PERT như một bản đồ chỉ dẫn. Giúp bạn nhìn thấy rõ ràng con đường để hoàn thành dự án.
II. Tại sao sơ đồ PERT lại quan trọng?
Sở dĩ sơ đồ PERT quan trọng là vì dựa vào đó bạn sẽ có một cái nhìn tổng quan về toàn bộ dự án của mình. Từ đó dễ dàng xác nhận được các công việc cần thực hiện, trình tự thực hiện và thời gian dự kiến hoàn thành. Sơ đồ PERT còn giúp bạn xác định được những công việc nào có ảnh hưởng lớn nhất đến tiến độ chung của dự án (đường dẫn tới hạn). Và từ đó có thể dễ dàng tập trung được nguồn lực vào các công việc hiện tại.
Nhờ vào sơ đồ, bạn cũng có thể ước tính được mộc thời gian tối thiểu cần thiết để hoàn thành được dự án. Từ đó có thể lập được kế hoạch rõ ràng để thực hiện hiệu quả nhất có thể. Sơ đồ PERT còn giúp bạn phát hiện những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án. Và dựa vào đó để đưa ra các biện pháp phòng ngừa.
Không những vậy, sơ đồ PERT giúp các thành viên trong nhóm dự án hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình. Nhiệm vụ này có thể tăng cường sự phối hợp và làm việc hiệu quả.
III. Các thành phần của sơ đồ PERT
1. Công việc (Task/Activity)
Trong sơ đồ PERT, kỹ năng quản lý công việc được xem như là các bước quan trọng cần hoàn thành để đạt được mục tiêu của dự án. Mỗi công việc là một đơn vị nhỏ hơn của toàn bộ dự án và có thể là bất kỳ hoạt động cụ thể nào. Như nghiên cứu, thiết kế, phát triển hoặc kiểm thử. Mỗi công việc trong sơ đồ thường được mã hóa hoặc ký hiệu bằng một mã số riêng để dễ dàng theo dõi và quản lý. Các mũi tên trên sơ đồ biểu diễn các công việc. Nó cho thấy chúng cần được thực hiện theo một thứ tự nhất định. Điều này phản ánh sự logic và tiến trình của dự án.
2. Sự kiện (Event/Milestone)
Xem thêm: Bật mí 4 phương pháp quản lý thời gian hiệu quả dẫn lối thành công
Sự kiện trong sơ đồ PERT là các điểm đánh dấu quan trọng trong quá trình thực hiện dự án. Thường là điểm bắt đầu hoặc kết thúc của một hoặc nhiều công việc. Sự kiện không tiêu tốn thời gian hay tài nguyên, nhưng chúng đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi tiến trình. Và xác định các mốc thời gian quan trọng của dự án. Các sự kiện này được biểu diễn bằng các hình tròn hoặc hình elip. Và chúng thể hiện sự hoàn thành của một phần quan trọng trong dự án. Giúp quản lý biết được dự án đang tiến triển đến đâu.
3. Mốc thời gian (Time Estimations)
Một trong những yếu tố quan trọng nhất của sơ đồ PERT là việc ước lượng thời gian. Thay vì chỉ sử dụng một ước lượng duy nhất, sơ đồ PERT kết hợp ba ước lượng thời gian khác nhau. Mục đích để tạo ra một bức tranh rõ ràng hơn về tiến độ dự án. Thời gian lạc quan (Optimistic Time – O) là thời gian ngắn nhất có thể để hoàn thành công việc nếu mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Thời gian bi quan (Pessimistic Time – P) là thời gian dài nhất có thể trong trường hợp có nhiều trở ngại.
Thời gian trung bình (Most Likely Time – M) là ước lượng thực tế nhất dựa trên kinh nghiệm. Công thức tính thời gian trung bình (TE) giúp quản lý dự án có được một ước lượng chính xác hơn về quản lý thời gian cần thiết cho mỗi công việc. Mục đích giúp tối ưu hóa tiến độ và quản lý rủi ro.
4. Đường tới hạn (Critical Path)
Đường tới hạn là yếu tố quyết định thời gian hoàn thành toàn bộ dự án. Đây là chuỗi các công việc có tổng thời gian dài nhất từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án mà không có thời gian trễ. Việc xác định đường tới hạn rất quan trọng, vì bất kỳ sự chậm trễ nào trong các công việc trên đường này đều sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ hoàn thành dự án. Phân tích đường tới hạn (Critical Path Analysis – CPA) giúp xác định các công việc cần được ưu tiên. Và tập trung nguồn lực để đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng thời hạn.
5. Thời gian trễ (Slack/Float)
Thời gian trễ trong sơ đồ PERT là khoảng thời gian mà một công việc có thể bị trì hoãn. Mà không ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành của dự án. Đây là yếu tố mang lại sự linh hoạt trong việc phân bổ nguồn lực và điều chỉnh tiến độ công việc khi cần thiết. Có hai loại thời gian trễ: Total Slack là tổng thời gian một công việc có thể bị trì hoãn mà không ảnh hưởng đến ngày kết thúc dự án. Trong khi Free Slack là thời gian một công việc có thể bị trì hoãn. Mà không ảnh hưởng đến ngày bắt đầu của công việc tiếp theo. Việc quản lý tốt thời gian trễ giúp dự án có thêm sự linh hoạt và khả năng đáp ứng trước các thay đổi bất ngờ.
Xem thêm: 8 bí mật quản lý công việc hiệu quả giúp bạn cân bằng cuộc sống
6. Quan hệ phụ thuộc (Dependencies)
Quan hệ phụ thuộc xác định thứ tự thực hiện của các công việc trong sơ đồ PERT. Đảm bảo rằng các công việc được thực hiện theo đúng trình tự logic. Có bốn loại quan hệ phụ thuộc chính: Finish-to-Start (FS), Start-to-Start (SS), Finish-to-Finish (FF) và Start-to-Finish (SF). Mỗi loại quan hệ này thể hiện các điều kiện cần thiết để một công việc có thể bắt đầu. Hoặc kết thúc dựa trên tiến độ của công việc khác. Hiểu rõ các mối quan hệ phụ thuộc giúp quản lý dự án điều phối công việc một cách hiệu quả. Tránh tình trạng tắc nghẽn hoặc trì hoãn không cần thiết.
7. Node (Nút)
Mỗi nút trong sơ đồ PERT đại diện cho một sự kiện hoặc một điểm giao nhau của các công việc. Các nút này thường được đánh số tuần tự để xác định thứ tự diễn ra của các sự kiện trong dự án. Nút đầu tiên thường không có mũi tên đi vào, biểu thị sự khởi đầu của dự án. Trong khi nút cuối cùng thường không có mũi tên đi ra, biểu thị sự hoàn thành của dự án. Các nút giúp cho sơ đồ PERT trở nên trực quan và dễ theo dõi hơn. Giúp quản lý dự án có cái nhìn tổng quan về tiến độ và các mốc quan trọng trong quá trình thực hiện.
IV. Cách vẽ sơ đồ PERT
Bước 1: Xác định và liệt kê các công việc
Bước đầu tiên là chia nhỏ dự án thành các công việc chính. Sau đó tiếp tục chia nhỏ các công việc chính thành các công việc con nếu cần. Ví dụ với buổi sinh nhật, chúng ta có thể liệt kê các công việc như:
- Chọn địa điểm tổ chức
- Lên danh sách khách mời
- Chuẩn bị đồ ăn, thức uống
- Trang trí
- Mua quà sinh nhật
- Lên kế hoạch trò chơi
- Thông báo cho người được tổ chức sinh nhật
Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc
Sau khi có danh sách công việc, chúng ta sẽ xác định xem công việc nào phải hoàn thành trước khi bắt đầu công việc khác. Ví dụ:
- Chúng ta phải chọn địa điểm trước khi lên danh sách khách mời để biết được không gian có thể chứa bao nhiêu người.
- Chúng ta phải mua quà sinh nhật trước ngày tổ chức.
- Chúng ta phải trang trí trước khi khách đến.
Bước 3: Vẽ sơ đồ mạng
Sử dụng các hình tròn để biểu diễn các sự kiện (bắt đầu hoặc kết thúc một công việc) và các mũi tên để biểu diễn các công việc. Ví dụ:
- Sự kiện 1: Bắt đầu lên kế hoạch
- Sự kiện 2: Chọn địa điểm xong
- Sự kiện 3: Danh sách khách mời hoàn tất
- … Nối các sự kiện lại với nhau theo thứ tự thực hiện của các công việc.
Bước 4: Tính toán thời gian
Trong bước này, mục tiêu là tính toán thời gian sớm nhất (TS). Và thời gian muộn nhất (TM) cho từng sự kiện trong dự án để đảm bảo tiến độ tổng thể.
4.1 Tính thời gian sớm (TS)
- Bắt đầu từ sự kiện khởi đầu với thời gian sớm của sự kiện đầu tiên (TS1) bằng 0.
- Các sự kiện tiếp theo sẽ được tính toán theo thứ tự tăng dần của chỉ số sự kiện.
- Nếu chỉ có một công việc dẫn đến sự kiện tiếp theo, thời gian sớm của sự kiện tiếp theo (TSJ) sẽ bằng tổng của thời gian sớm của sự kiện trước đó (TSi) và thời gian thực hiện công việc đó (tij): TSJ = TSi + tijTSJ = TSi + tijTSJ=TSi + tij
- Nếu có nhiều công việc dẫn đến sự kiện tiếp theo, thời gian sớm của sự kiện này sẽ bằng giá trị lớn nhất của tổng thời gian sớm của các sự kiện trước đó và thời gian thực hiện các công việc tương ứng: TSJ = max[(TSi + tij);(TSh + thj);…]TSJ = \max[(TSi + tij); (TSh + thj);…]TSJ = max[(TSi + tij);(TSh + thj);…]
4.2 Tính thời gian muộn (TM)
- Bắt đầu từ sự kiện cuối cùng với thời gian muộn của sự kiện cuối cùng (TMn) bằng với thời gian sớm của nó (TSn).
- Các sự kiện trước đó sẽ được tính toán ngược lại từ sự kiện cuối cùng về sự kiện đầu tiên.
- Nếu chỉ có một công việc sau sự kiện đang xét, thời gian muộn của sự kiện đó (TMj) sẽ bằng thời gian muộn của sự kiện tiếp theo (TMk) trừ đi thời gian thực hiện công việc đó (tjk): TMj = TMk − tjkTMj = TMk – tjkTMj = TMk − tjk
- Nếu có nhiều công việc sau sự kiện đang xét, thời gian muộn của sự kiện này sẽ bằng giá trị nhỏ nhất của các kết quả thời gian muộn của các sự kiện tiếp theo trừ đi thời gian thực hiện các công việc tương ứng: TMj = min [(TMk − tjk);(TMl − tjl);(TMm − tjm);…]TMj = \min[(TMk – tjk); (TMl – tjl); (TMm – tjm); …]TMj = min[(TMk − tjk);(TMl − tjl);(TMm − tjm);…]
Bước 5: Xác định đường găng
Đường găng là chuỗi các công việc liên tục có thời gian dự trữ bằng 0. Nếu bất kỳ công việc nào trên đường găng bị trì hoãn, toàn bộ dự án sẽ bị chậm trễ. Trong ví dụ này, đường găng có thể là: Bắt đầu lên kế hoạch → Chọn địa điểm → Lên danh sách khách mời → Mua quà → Trang trí → Tổ chức sinh nhật.
V. Kết luận
Sơ đồ PERT là một công cụ không thể thiếu đối với các nhà quản lý dự án. Nó giúp bạn có cái nhìn tổng quan về toàn bộ dự án, xác định các công việc quan trọng. Ước tính thời gian hoàn thành và phát hiện các rủi ro tiềm ẩn. Bằng cách áp dụng sơ đồ PERT, bạn có thể tăng khả năng thành công của dự án và tiết kiệm thời gian, chi phí. Hãy theo dõi trang tin NextX để biết thêm nhiều thông tin hữu ích trong kinh doanh nhé.
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
