80% thời gian làm việc của nhân viên kinh doanh để thực hiện công việc lặp đi lặp lại mà không tham gia vào công việc ra số cốt lõi, điều này gây lên sự lãng phí về tính hiệu quả làm việc của nhân viên kinh doanh mà doanh nghiệp hay chính nhân viên kinh doanh đó không hề hay biết. Một giải pháp cho vấn đề này là Sales Automation.
Trong series bài về kiến thức CRM ( phần mềm CRM) NextX sẽ đi từ khái niệm Sales Automation và các kiến thức liên quan đến Sales Automation. Sales Automation và Marketing Automation luôn đi song hành cùng nhau. Để cập nhật thêm những thông tin hay trong Trang tin NextX cùng tìm hiểu thêm!
Nếu bạn đang có câu hỏi liên quan đến những vấn đề sau thì tự động hóa bán hàng chính là câu trả lời cho bạn:
- Lỡ mất cơ hội chốt một hợp đồng béo bở vì quên follow up khách hàng?
- Tốn nhiều thời gian để nhập thông tin khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau vào hệ thống CRM?
- Không thể nhìn thấy vấn đề trong quy trình bán hàng của bạn dẫn đến tỉ lệ chốt sale thấp?
- Không thể phân được khách hàng nào là tiềm năng còn khách hàng nào là không?
- Không thể thống nhất được lịch hẹn gặp với khách hàng tiềm năng?
- Mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm file khách hàng hoặc những thông tin khác?
Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra:
NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm giám sát nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale, phần mềm tổng đài CSKH Call Center… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.
SALES AUTOMATION LÀ GÌ – TỰ ĐỘNG HÓA BÁN HÀNG LÀ GÌ ?
Sales automation hay còn được gọi là CRM tự động hóa bán hàng là hệ thống giúp nhân viên kinh doanh tự động hóa bán hàng qua hệ thống phần mềm CRM hay phần mềm chăm sóc khách hàng việc tự động lên hợp đồng, lên báo giá, gửi email, gửi sms cho khách hàng qua hệ thống phần mềm trước đây hay gần đây là phải qua mobile app nhân viên, tất cả thao tác phải qua mobile app, đó chính là xu thế.
Sale Automation được sử dụng nhằm mục đích lưu trữ và quản lý các nhiệm vụ mà đại diện bán hàng và người quản lý thực hiện hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng, tổ chức hoạt động kinh doanh tố hơn qua các hệ thống chuyển đổi số Phần mềm bán hàng đa kênh.
SALES AUTOMATION GIÚP ÍCH GÌ?
Sales Automation – Tự động hóa bán hàng có thể nâng cao độ chính xác và nhất quán bằng cách loại bỏ những sai sót của con người và đơn giản hóa các thủ tục, đặc biệt nhất là cung cấp dịch vụ tốt hơn. Nó có thể tăng khả năng nhân rộng bằng cách linh động hóa các hoạt động thiết yếu trong khi vẫn duy trì chất lượng thực thi cao.
Sale Automation mang lại lợi ích cho doanh nghiệp và đặc biệt là nhân viên Sale. Nó giúp bạn gia tăng lợi nhuận của bạn theo nhiều cách. Sau đây là 8 lợi ích tuyệt vời mà Sale Automation mang lại cho bạn
Phân loại khách hàng – cá nhân hóa khách hàng
Qua bộ lọc, đưa khách hàng vào các nhóm, tự động chấm điểm khách hàng theo các tiêu chí như doanh số, số lần tương tác, số lần truy cập web, số lần mở email qua automation… hay đơn giản tự động gắn thẻ khách hàng giúp việc lọc khách hàng đơn giản hơn khi không có hệ thống phần mềm CRM.
Thông tin về khách hàng
Hệ thống đưa các thông tin khách hàng đa chiều, hay còn gọi là 360 độ khách hàng, tất cả những giao dịch từ gọi điện, sms, email hay các tương tác giao dịch với khách như đi café ăn uống, hợp đồng… đều được lưu trên hệ thống.
Theo sát khách hàng
Sale Automation đưa ra quy trình tự động hóa chăm sóc khách hàng đa kênh qua email, sms, zalo, landing page hay facebook. Các hệ thống sẽ được cấu hình một cách tự động theo các tiêu chí cá nhân hóa khách hàng ví dụ như tự động gửi email chúc mừng sinh nhật khách, hoặc khi khách thanh toán dịch vụ sẽ tự động có tin nhắn sms hay zalo gửi cho khách xác nhận dịch vụ đã được thanh toán. Chính việc này làm trải nghiệm khách hàng sẽ tốt hơn
Ghi âm và phân tích cuộc gọi
Các hệ thống automation sẽ tự đông ghi âm cuộc gọi theo khách hàng, tự động tạo ticket khi có than phiền dịch vụ hay vấn đề của khách, ngoài ra với một số CRM trên thị trường như NextCRM hoàn toàn có thể phân tích ghi âm cuộc gọi để chuyển dữ liệu thành text, từ đó phân tích ngữ nghĩa để đưa ra những vẫn đề trong tất cả các cuộc gọi tổng đài theo 1 khoảng thời gian, từ đó sẽ giúp việc truy xuất lại file ghi âm nhanh hơn.
phẩm nào giúp kết thúc giao dịch nhanh hơn.
Hệ thống báo cáo linh động
Khi doanh nghiệp áp dụng phần mềm CRM một cách bài bản sẽ ra được các hệ thống báo cáo liên quan đến tình hình bán hàng của doanh nghiệp, dự đoán được doanh số trong thời gian tới qua các cơ hội bán hàng hay đơn giản là các hệ thống báo cáo thông minh giúp nhà quản trị đưa ra được chiến lược tốt nhất và phân tích rõ nhu cầu và chân dung khách hàng cụ thể.
Cải tiến trong quá trình bán hàng khi sử dụng hệ thống Sales Automation:
Các mẫu Form điền thông tin online tự động thu thập dữ liệu để đánh giá và dự báo những thứ như đặc điểm khách hàng hoặc phân khúc thị trường có thể thâm nhập trong ngành và tiềm năng hiện tại và tương lai của khách hàng.
Từ đó, Automation giúp các doanh nghiệp dự báo xu hướng thị trường theo khu vực, có thể được sử dụng để thay đổi hạn ngạch bán hàng một cách tự động. Sử dụng phân tích nâng cao để tự động hóa và hệ thống hóa các chiến lược sales-call.
Tính năng Webhook – Automation cho phép bạn kết nối với cơ sở dữ liệu quản lý thông tin khách hàng với Website, Landing page, kênh Social Media hoặc các sàn TMĐT tự động cập nhật thông tin khách hàng.
Với tính năng này Automation giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức nhập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, giảm sai sao thông tin tối đa và giúp bạn theo dõi thông tin khách hàng một cách dễ dàng
Tính năng tự động nhắc lịch Auto-Reminder tự động gửi thông báo đến nhân viên sale theo thời gian được lên sẵn để nhắc team sale chăm sóc khách hàng thường xuyên, giúp tạo mối quan hệ tốt với khách hàng, từ đó tăng tỉ lệ khách hàng quay lại mua và giới thiệu cho những người mua khác.
Chiến lược tận dụng hệ thống Sales Automation hiệu quả
Các doanh nghiệp phải chuẩn bị trước để thực hiện chiến lược tự động hóa bán hàng được thành công. Tùy thuộc vào độ phát triển của doanh nghiệp, văn hóa làm việc, quy trình quản lý, và tiềm lực công nghệ, cùng những khía cạnh khác, bạn có thể chọn 1 trong 3 hướng đi dưới đây:
Các tổ chức có thể cải tiến và tự động hóa các quy trình bằng cách đưa chúng lên các tiêu chuẩn tốt nhất trước khi tự động hóa chúng.
Bạn có thể tự động hóa nhanh chóng và sửa chữa sau đó bằng cách sử dụng các nguồn tài nguyên hiện tại để xác định nhanh chóng điểm yếu cần khắc phục, tiếp theo là tối ưu hóa quy trình.
Bạn cũng có thể sửa chữa bằng cách sử dụng các dịch vụ – Agency bên ngoài, nâng cao quy trình trước khi chuyển giao nó cho các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài.
Sau khi đã chọn được phương hướng dựa trên tình trạng phát triển hiện tại của doanh nghiệp của bạn, bạn có thể tiến hành theo ba bước sau đây:
Xem thêm Mẫu kế hoạch kinh doanh
Bước 1: Thiết lập và đơn giản hóa hành trình mua hàng của khách hàng
Loại bỏ các quy trình phê duyệt, nhập dữ liệu đầu vào không cần thiết cũng như loại bỏ các các thủ tục và báo cáo dư thừa. Sau đó đơn giản hóa các mẫu đơn từ thủ tục và chính sách bằng cách hoạch định rõ phương hướng phát triển phù hợp nhất với tình hình hiện tại của doanh nghiệp.
Bước 2: Chuẩn hóa các chính sách và phân loại các quy trình một cách rõ ràng
Các phương pháp thực hành tốt nhất hiện có và các quy trình ở trạng thái lý tưởng phải được lập thành văn bản trong các quy trình vận hành tiêu chuẩn. Họ nên củng cố nhu cầu của khách hàng và chuẩn hóa cấu trúc để giảm số lượng báo cáo.
Doanh nghiệp nên phát huy những gì sẵn có và những quy trình đang được thực hiện tốt mang lại hiệu quả để chuẩn hóa các thủ thuật trong quá trình vận hành. Bạn nên cắt giảm số lượng những báo cáo không cần thiết về nhu cầu khách hàng mà thay vào đó hãy triển khai sử dụng một khuôn mẫu tự động hóa chuẩn trong toàn doanh nghiệp.
Bước 3: Chuyển các hoạt động cá nhân sang khách hàng hoặc nhà cung cấp dịch vụ
Thay vì quá tập trung vào các hoạt động chăm sóc khách hàng trực tiếp, mà thay vào đó hãy tận dụng các công cụ tự động hóa để tương tác và tăng mức độ hài lòng của khách hàng.
Thực thi chiến lược kinh doanh của bạn
Hầu hết các doanh nghiệp khi bắt đầu hướng tới sales automation thường nghĩ rằng họ cần có tiềm lực công nghệ lớn mạnh để có thể xây dựng các hệ thống phức tạp cũng như là đắt đỏ. Tuy nhiên việc tiến hành áp dụng công nghệ Automation sẽ bao gồm tác động nhanh và tác động lâu bền. Nên sẽ có ba hướng tiếp cận để bạn cân nhắc:
- Phương thức Startup tập trung vào hiệu quả kinh doanh nhất thời và dẫn đến chi phí bảo trì cao;thường sẽ không bền lâu.
- Phương thức All-in-one tập trung vào tích hợp toàn diện và dẫn đến chi phí phát triển cao.
- Một phương pháp được đề xuất nhiều hơn đó là phương thức Stable island là cách tiếp cận đảo ổn định, cân bằng giữa hiệu ứng và kiến trúc nhất quán để tạo ra các sản phẩm cuối cùng khả thi. Thuật ngữ “Stable island” đề cập đến các sản phẩm cuối cùng có thể tồn tại được.
Chiến lược Sale Automation thành công thường sẽ tận dụng phương thức Stable island bằng cách tái thiết kế, thực hiện linh hoạt, xây dựng năng lực và nguồn lực, lên kế hoạch gia tăng giá trị cốt lõi, và phải có đội ngũ IT kinh nghiệm.
Không thể lơ là việc tái thiết kế quy trình, vì Automation chỉ có thể đem lại hiệu quả cao nhất khi kết hợp với quy trình làm việc linh hoạt. Nhiều doanh nghiệp do bỏ qua bước này nên dù áp dụng công cụ sales automation vẫn không thể đạt hiệu quả như mong đợi và thậm chí là thất bại hoàn toàn.
Vậy thì đâu là phương án có thể tối ưu việc tự động hóa bán hàng?
6 chiến thuật tối ưu tự động hóa bán hàng sales automation hiệu quả nhất cho doanh nghiệp tổ chức kinh doanh
Chúng tôi đã giới thiệu về tất cả liên quan đến khái niệm sales automation là gì, các lợi ích có được khi áp dụng sales automation, vậy chúng ta hãy cũng review về các chiến thuật có thể áp dụng rất tốt cho sales automation nhé
Chiến thuật 1: Xây dựng quy trình bán hàng hệ thống
Chắc chắn đầu tiên là phải xây dựng được quy trình hệ thống bán hàng, sự kết nối giữa các phòng ban để đảm bảo nhân viên kinh doanh có thể hoạt động tốt nhất, chính vì vậy yếu tố về quy trình là yếu tố sẽ được đưa lên hàng đầu, nếu quy trình không tốt thì không thể đảm bảo được. Các quy trình phê duyệt hợp đồng, quy trình chia lead tự động thông minh, quy trình làm báo giá, quy trình chuyển thông tin giữa các phòng ban để hỗ trợ bộ phận kinh doanh một cách tốt nhất.
Chiến thuật 2: Lập kế hoạch xây dựng và đào tạo đội ngũ
Xây dựng và đào tạo đội ngũ kinh doanh cũng là yếu tố then chốt trong vấn đề phát triển hệ thống tự động hóa bán hàng, các nhân viên kinh doanh phải là những đội quân tinh nhuệ, chứ không phải ô hợp, hoạt động trên mô hình tổ chức và được đào tạo bài bản về kiến thức, kỹ năng cũng như tư duy hệ thống sản phẩm
Chiến thuật 3: Tối ưu sản phẩm, cải tiến liên tục, sản phẩm phải tốt
Điều này nghe có vẻ rát vô lý, nhưng thực tế là yếu tố tự động hóa bán hàng không thể thành công được nếu không thể thực hiện được nếu sản phẩm không tốt, lỗi liên tục. Chính điều này làm phân tâm nhân viên kinh doanh chốt hợp đồng, hay làm loạn quy trình quản lý kinh doanh của cả một hệ thống, chính vì thế với chúng tôi việc sản phẩm ngon, sản phẩm tốt là ưu tiên số 1.
Xem thêm Mối quan hệ giữa CRM và tự động hóa tiếp thị trong doanh nghiệp
Chiến thuật 4: Chất lượng dịch vụ sau bán hàng
Tương tự như yếu tố về sản phẩm, chất lượng dịch vụ sau bán hàng là rất quan trọng, chính điều này sẽ thúc đẩy việc tự động hóa bán hàng tốt hơn khi kinh doanh không bị phân tâm trong quá trình chăm sóc khách hàng, có thể cross sales upsales từ đó tạo động lực cho kinh doanh tập trung hóa vào việc thực thi sales automation
Chiến thuật 5: Linh hoạt trong chiến thuật áp dụng Sales Automation
Các vấn đề triển khai được giảm thiểu nhờ mô hình hoạt động kép kết hợp sự nhanh nhẹn và tự động hóa. Sản xuất lặp đi lặp lại các sản phẩm cuối thông qua các nhóm được triển khai nhiều lần với các KPI được chia sẻ, đồng thời khuyến khích thử nghiệm và cải tiến thông qua huấn luyện và phản hồi.
Chiến thuật 6: Áp dụng phần mềm CRM, nhưng phải trên mobile app
Công nghệ là yếu tố then chốt trong quá trình vận hành sales automation, đơn giản nếu không thể in hợp đồng ngay trên mobile app, không tạo được báo giá ngay trên mobile app, hay admin không kiểm soát được đơn hàng nhập từ nhân viên kinh doanh hay không định vị vị trí của nhân viên thị trường thì không thể nào giải quyết phát triển và thúc đẩy tự động hóa bán hàng được. Đặc biệt, phần mềm này phải tiện dụng và đầy đủ chức năng, việc tiện dụng thì mobile app là yếu tố tiên quyết. Còn đầy đủ chức năng có thể dùng thử hệ thống.
Trên thị trường hiện này có những đơn vị làm hệ thống phần mềm CRM giải quyết triệt để bài toán sales automation như Next CRM, Salesforce, Sugar CRM, vTigerCRM hoặc tham khảo thêm bài viết Top 7 phần mềm CRM tốt nhất hiện nay tại Việt Nam
KẾT LUẬN
Sales Automation là công cụ tuyệt vời cho tất cả các nhà quản lý, các doanh nghiệp hay nhân viên kinh doanh, marketing muốn chuyên nghiệp hơn, các hệ thống báo cáo thời gian thực như thời đại chuyển đổi số 4.0 ngày nay.
Khi kết hợp quy trình vận hành và làm việc linh hoạt cùng hệ thống Sales Automation sẽ giúp giảm tải phần lớn những trở ngại trong quá trình thực hiện. Một mô hình bán hàng tự động hóa giúp tạo ra dây chuyền cộng tác ăn ý giữa các bộ phận, từ đó có thể tiếp thu ý kiến khách hàng một cách cởi mở và mang đến những trải nghiệm cho khách hàng.
Xem thêm: NextCRM – Tự động hóa Marketing & Sales với chương trình CRM
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
