2 khâu xây dựng quy trình quản lý nhân sự trong công ty hiệu quả

Quy mô và độ phức tạp của doanh nghiệp ngày càng tăng. Đặt ra nhiều thách thức trong quản lý nhân sự. Quy trình quản lý nhân sự không hiệu quả có thể ảnh hưởng tiêu cực đến kinh doanh. Xây dựng một quy trình hiệu quả đòi hỏi sự chú trọng vào giao tiếp, đào tạo nhân sự, tạo môi trường làm việc tích cực và tích hợp công nghệ. Hãy cùng NextXPhần mềm CRM cho doanh nghiệp khám phá chiến lược tiên tiến trong bài viết dưới đây để tối ưu hóa hiệu suất và đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp của bạn.

Quy trình quản lý nhân sự là gì?

quan-ly-nhan-vien

Xem thêm: Bật mí cho bạn 5 bước quản trị nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra:

NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS,  phần mềm quản lý telesale,… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.

Quy trình quản lý nhân sự là một hệ thống tổ chức và thực hiện các hoạt động liên quan đến nguồn nhân lực trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Đây là một loạt các bước, quy tắc, và tiêu chuẩn được thiết lập để quản lý và phát triển nguồn nhân lực một cách hiệu quả.

Quy trình này thường bao gồm các hoạt động như tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân sự, đánh giá hiệu suất, quản lý tiền lương và phúc lợi, giải quyết xung đột, và duy trì một môi trường làm việc tích cực. Mục tiêu của quy trình quản lý nhân sự là tối ưu hóa sự đóng góp của nhân viên. Đảm bảo họ được phát triển và giữ lại trong tổ chức. Đồng thời hỗ trợ đạt được các mục tiêu kinh doanh tổng thể.

Mục đích của quản trị nhân sự là gì?

Quản trị nguồn nhân lực là một nhiệm vụ đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong tổ chức. Sự thiếu hụt một quy trình quản lý nhân sự cụ thể có thể dẫn đến sự không đồng nhất trong quản lý, tạo ra những hiểu lầm không cần thiết và gây ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả kinh doanh. Ngược lại, một quy trình quản lý nhân sự chi tiết mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp.

Giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình tương tác giữa nhân viên và bộ phận nhân sự.

Cải thiện thời gian phản hồi từ phòng nhân sự về các thắc mắc của nhân viên.

Quản lý nhân sự chi tiết đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường hiệu suất làm việc và chất lượng dịch vụ khách hàng.

Nâng cao tinh thần trách nhiệm trong nội bộ doanh nghiệp.

Cách xây dựng quy trình quản lý nhân sự trong công ty

Khâu 1: Thiết lập các quy chế, hệ thống tuyển dụng nhân sự

Quy chế quản lý nhân sự

Xây dựng chính sách hợp lý và phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc củng cố mối quan hệ tích cực giữa nhân viên và lãnh đạo công ty. Mặc dù mỗi doanh nghiệp có những quy chế quản lý khác nhau. Nhưng mục tiêu chung là đảm bảo nhân viên làm việc trong môi trường thoải mái và an toàn. Hỗ trợ họ có những lợi ích về vật chất đầy đủ.

Các quy chế này bao gồm:

Chính sách tuyển dụng: Bao gồm chính sách tuyển chọn. Hướng dẫn nhân viên mới và thử việc, tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.

Chính sách đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: Được thiết lập để nâng cao năng lực và chuyên môn của nhân viên. Bao gồm kế hoạch đào tạo và phát triển theo hướng chiến lược của doanh nghiệp.

Chính sách đãi ngộ và tiền lương: Bao gồm lương thưởng, phúc lợi, hình thức thanh toán, chu kỳ trả lương, số ngày nghỉ phép, chế độ du lịch, và nghỉ dưỡng.

Một quy chế quản lý đúng đắn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro. Mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật. Nó còn giúp công ty thu hút nhân tài thông qua chính sách ưu đãi hấp dẫn. Tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững.

Hệ thống văn bản quy phạm nội bộ

Hoạt động quan trọng không thể thiếu trong mọi quy trình quản lý nhân sự là việc xây dựng hệ thống văn bản nội bộ trong doanh nghiệp. Hệ thống này bao gồm tổng thể các quy định, quy trình, quy chế, và các văn bản bắt buộc chung tương ứng với từng doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động hoặc hành vi cụ thể.

Hệ thống văn bản nội bộ chia thành hai loại chính:

Văn bản định chế: Bao gồm các chính sách, quy chế, quy định, quy trình, hướng dẫn và sổ tay.

Văn bản cá biệt: Bao gồm văn bản thông thường như chỉ định, quyết định, công văn, thông báo, nội quy, cùng với văn bản trao đổi nghiệp vụ như công văn, thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, thư công tác.

Việc xây dựng hệ thống văn bản quy phạm nội bộ đúng đắn là rất quan trọng. Vì đây được coi là hành lang pháp lý hỗ trợ công tác điều hành và quản lý hoạt động. Nó giúp nhà lãnh đạo quản lý ở tầm vĩ mô. Mà không cần can thiệp quá sâu vào công việc hàng ngày của từng nhân viên. Hơn nữa, nó giúp nhân viên nội bộ phối hợp và điều chỉnh hành vi. Suy nghĩ của họ phù hợp với môi trường làm việc và mục tiêu của doanh nghiệp.

Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp là tổng hợp giá trị văn hóa được hình thành qua quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Những giá trị này trở thành những quy tắc và tập quán quan trọng trong mọi hoạt động, đồng thời định hình hành vi và tư duy của tất cả thành viên trong tổ chức trong việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.

Mỗi doanh nghiệp đều có quá trình hình thành và hướng phát triển riêng biệt, do đó văn hóa doanh nghiệp đó sẽ tạo nên sự đặc biệt so với các đối thủ. Để xây dựng sự đặc biệt này, cần tập trung vào hai yếu tố chính:

Sứ mệnh và tầm nhìn: Bao gồm các mục tiêu đặt ra theo từng giai đoạn của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.

Giá trị hiện tại: Bao gồm đội ngũ nhân sự, môi trường làm việc, hình thức và phương pháp làm việc, quan hệ với khách hàng, và văn hóa giao tiếp.

Để xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực đáp ứng quy trình quản lý nhân sự hiệu quả hơn cần thực hiện những bước sau:

  • Xác định quan điểm, mục tiêu, định hướng hoạt động kinh doanh.
  • Soạn thảo, xây dựng các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp thông qua thống nhất bộ quy tắc ứng xử cho các cá nhân thuộc doanh nghiệp bao gồm quy chế, quy định, khẩu hiệu, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, triết lý kinh doanh, đội ngũ nhân sự.
  • Đánh giá quá trình thực hiện văn hóa doanh nghiệp.
  • Củng cố, điều chỉnh phù hợp các khía cạnh của văn hóa doanh nghiệp.

Khâu 2: Thực thi quy trình quản lý nhân sự

Bước 1: Tuyển dụng nhân sự

tuyen-dung

Xem thêm: 5 “nỗi khổ” khó nói của chủ kinh doanh bất động sản

Quy trình tuyển dụng là bước đầu tiên quan trọng trong quản lý nhân sự doanh nghiệp, được linh hoạt áp dụng tùy thuộc vào yêu cầu và quy định cụ thể của từng công ty. Nhà quản lý cần xây dựng quy trình chặt chẽ để đảm bảo hiệu quả, bao gồm:

Lập kế hoạch tuyển dụng: Xác định vị trí, thời gian, và yêu cầu ứng viên.

Thông báo tuyển dụng: Soạn thông báo và chọn phương tiện truyền thông phù hợp.

Thu nhận và chọn lọc hồ sơ: Lựa chọn hồ sơ phù hợp và lên kế hoạch phỏng vấn.

Phỏng vấn sơ bộ: Hẹn lịch với ứng viên để xác định thông tin và loại trừ hồ sơ không đạt yêu cầu.

Kiểm tra: Đánh giá trình độ chuyên môn thông qua các bài kiểm tra phù hợp.

Phỏng vấn tuyển chọn: Khai thác thông tin và thương lượng về lương thưởng, chế độ.

Tập sự thử việc: Ứng viên trải qua thử thách để đánh giá đáp ứng nhu cầu công việc.

Quyết định tuyển dụng: Lựa chọn ứng viên, ký kết hợp đồng và giải đáp thắc mắc của ứng viên.

Bước 2: Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Thực tế đã chứng minh rằng cạnh tranh giữa các doanh nghiệp thực sự tập trung vào chất lượng nguồn nhân lực. Nhận thức về tầm quan trọng này đã dẫn đến việc đặt hoạt động đào tạo. Và phát triển nguồn nhân lực vào tầm ngắm như một chiến lược đầu tư dài hạn. Được thực hiện có kế hoạch và đồng bộ.

Qua quá trình này, nhân viên có thể hiểu rõ hơn về bản chất công việc. Nâng cao kiến thức và kỹ năng cần thiết. Điều này không chỉ giúp họ có tinh thần trách nhiệm và động lực cao hơn. Mà còn tăng khả năng thích ứng với môi trường công nghệ và yêu cầu công việc thay đổi. Từ đó, cơ hội thăng tiến cũng được mở ra.

Tuy nhiên, để thực hiện hoạt động này một cách hiệu quả. Doanh nghiệp cần phải thiết lập một quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực có kế hoạch và thống nhất. Quy trình này bao gồm những bước sau:

Xác định nhu cầu đào tạo

Có ba cách tiếp cận để xác định nhu cầu đào tạo cụ thể như sau:

Phân tích ở mức tổ chức: Bao gồm việc xác định sự hỗ trợ từ nhà lãnh đạo, đồng đội, chiến lược tổ chức và nguồn lực cho đào tạo.

Phân tích ở mức thực hiện: Bao gồm việc phát triển danh mục nhiệm vụ. Nhận biết kiến thức, kỹ năng và thái độ cần thiết cho công việc.

Phân tích ở mức cá nhân: Qua đánh giá kết quả công việc, kiến thức, năng lực và thái độ cá nhân. Nhận ra những vấn đề khác nhau trong quá trình đào tạo.

Để đánh giá nhu cầu đào tạo, có thể sử dụng nhiều phương pháp. Như phỏng vấn, phiếu điều tra, kiểm tra và phân tích vấn đề của nhóm làm việc. Xác định đúng mục tiêu và nhu cầu đào tạo giúp nâng cao hiệu quả của quá trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Tạo điều kiện cho sự phát triển của nhân viên và thể hiện năng lực cá nhân đáp ứng đúng yêu cầu của công việc.

Xây dựng chương trình đào tạo

Chương trình đào tạo là một hệ thống các môn học và bài giảng. Nhằm truyền đạt đúng kiến thức và kỹ năng cần thiết cho nhân viên. Phù hợp với mục tiêu đào tạo đã đề ra. Trong quá trình thiết kế chương trình đào tạo, cần xem xét các yếu tố sau:

Xác định nội dung đào tạo: Sắp xếp và phân loại theo một hệ thống phù hợp để đảm bảo tính liên kết giữa các phần.

Xây dựng nguyên tắc về phản hồi, thực hành: Đặt ra các nguyên tắc về phản hồi, thực hành. Và giải thích ý nghĩa của việc đào tạo để đảm bảo sự tham gia và ứng dụng hiệu quả.

Cân nhắc số lượng học viên: Điều chỉnh số lượng học viên để phù hợp với chương trình đào tạo. Và đảm bảo tương tác cá nhân.

Cân nhắc về giới hạn của tổ chức: Xem xét vấn đề tài chính, cán bộ giảng dạy, thời gian. Và các phương tiện cần thiết để quyết định liệu đào tạo nên tổ chức tại công ty hay từ bên ngoài.

Xác định phương pháp đào tạo phù hợp: Chọn lựa phương pháp đào tạo phù hợp với các nội dung khác nhau. Bao gồm đào tạo tiếp nhận thông tin, kỹ năng, và thái độ giao tiếp.

nhan-vien

Xem thêm: Quản lý doanh nghiệp là gì? Các quy trình và quản lý hiệu quả

Thực hiện việc đào tạo

Mục tiêu của quá trình đào tạo là thay đổi và nâng cao kiến thức, kỹ năng, hành vi. Và thái độ của học viên. Với những mục tiêu và mức độ đào tạo khác nhau. Sẽ áp dụng các phương pháp phù hợp như sau:

Đào tạo nhà quản trị, chuyên viên: Sử dụng phương pháp nghiên cứu tình huống, tổ chức hội nghị, thực tập sinh, kỹ thuật nghe nhìn, trò chơi quản trị, mô hình ứng xử, và đào tạo bàn giấy.

Đào tạo nhân viên trực tiếp sản xuất/nhân viên nghiệp vụ: Áp dụng đào tạo học nghề, kèm cặp tại chỗ, đào tạo chính quy. Hoặc sử dụng phương pháp mô phỏng bằng dụng cụ đào tạo.

Đánh giá chương trình đào tạo

Bước kết thúc trong quá trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là kiểm định kết quả của chương trình sau khi triển khai, qua việc xem xét các điểm sau đây:

Phản ứng và thái độ của học viên.

Thành tựu đạt được trong quá trình học tập.

Sự áp dụng hiệu quả của kiến thức học được trong thực tế.

Tác động của chương trình đào tạo lên tổ chức.

Nhu cầu học tập cho tương lai của học viên.

Bước 3: Hoạch định nguồn nhân lực

Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực

Nhà quản lý cần đặt ra các vấn đề sau đây để định hình chiến lược nhân sự:

Xác định mục tiêu kinh doanh cụ thể và rõ ràng.

Đặc điểm chi tiết của các công việc và hoạt động kinh doanh cần thực hiện.

Quyết định chi tiết về sản phẩm và dịch vụ, cũng như quy mô thực hiện chúng.

Dựa trên thông tin trên, xác định số lượng nhân viên cần thiết cho từng vị trí. Và xác định chất lượng nhân viên (bao gồm phẩm chất và kỹ năng) để đáp ứng chính xác nhu cầu công việc. Đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực theo thời gian.

Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Đây là giai đoạn mà doanh nghiệp thực hiện phân tích chi tiết về ưu và nhược điểm của nguồn nhân lực hiện tại. Từ đó đưa ra những quyết định điều chỉnh thông minh thông qua đánh giá các khía cạnh sau:

Về mặt hệ thống, doanh nghiệp đánh giá cẩn thận về số lượng và chất lượng của nhân viên. Bao gồm kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất, và năng lực. Đồng thời, xem xét cơ cấu tổ chức với các yếu tố như loại hình hoạt động, phân đội trách nhiệm, quyền hạn, và mối quan hệ giữa các bộ phận. Cuối cùng, việc xem xét chính sách quản lý nguồn nhân lực cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình này.

Về mặt quá trình, doanh nghiệp đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên đối với công việc. Phong cách quản lý, môi trường làm việc. Và những hoạt động cụ thể. Điều này cũng bao gồm việc đối mặt với thách thức trong quản trị nguồn nhân lực và xác định cách giải quyết chúng.

Ra quyết định điều chỉnh nguồn nhân lực

Sau quá trình phân tích kỹ lưỡng, người quản lý cần tiến hành một so sánh chi tiết giữa nhu cầu về nhân lực và tình trạng hiện tại của nguồn nhân lực trong công ty. Dựa trên so sánh này, nhà quản lý có thể đưa ra quyết định. Và đề xuất các giải pháp điều chỉnh nguồn nhân lực một cách hợp lý. Nhằm tránh tình trạng quá mức hoặc thiếu hụt nhân lực.

Lập kế hoạch thực hiện

Sau khi hoàn thiện kế hoạch điều chỉnh, nhà quản lý thực hiện triển khai các hoạt động liên quan. Bao gồm kế hoạch tuyển dụng, tái cấu trúc tổ chức. Cơ hội thăng tiến và kế hoạch giảm nhân sự. Mục tiêu là thực hiện các điều chỉnh này một cách linh hoạt và hợp lý. Tránh gây ra sự bất mãn trong đội ngũ nhân viên.

Đánh giá kế hoạch

Bước cuối cùng trong quá trình hoạch định nguồn nhân lực là đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch, xác định những sai sót so với mục tiêu ban đầu, phân tích nguyên nhân, và đưa ra giải pháp khắc phục. Đồng thời, quản lý cần lập kế hoạch rút kinh nghiệm và điều chỉnh cho những hoạch định sắp tới.

Kết luận

Qua bài viết trên mong rằng những thông tin hữu ích đối với bạn. Giúp bạn hiểu rõ quy trình quản lý nhân sự là gì? Cũng như cách thức xây dựng quy trình quản lý nhân sự hiệu quả. Đừng quên theo dõi trang tin NextX để cập nhật nhiều bài viết hay bạn nhé!

Có thể bạn quan tâm: Điểm danh 8 app giao hàng siêu tốc được tin dùng nhất hiện nay

Rate this post

BÀI VIẾT LIÊN QUAN
BÀI VIẾT LIÊN QUAN

BÀI VIẾT LIÊN QUAN
CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM