Mách bạn 7 bước trong quy trình bán lẻ trải nghiệm mua sắm tốt nhất 

Cửa hàng có một quy trình bán lẻ chính là một hệ thống các bước và hoạt động được tổ chức một cách logic. Có mục tiêu nhằm tạo ra trải nghiệm mua sắm tốt nhất cho khách hàng. Quy trình này sẽ bao gồm các hoạt động từ khi khách hàng tiếp cận sản phẩm hoặc dịch vụ. Cho đến khi hoàn thành giao dịch và cung cấp dịch vụ hậu mãi. Xây dựng một quy trình bán lẻ hiệu quả giúp tổ chức quản lý tốt hơn. Tăng cường sự nhất quán, giảm thiểu sai sót trong quá trình bán hàng tốt nhất. Cùng NextX – Phần mềm CRM cho doanh nghiệp biết nhiều hơn về quy trình bán lẻ mà bạn chưa hiểu rõ. 

Khái niệm trong quy trình bán lẻ là gì?

Xem thêm Top 7 phần mềm tạo website bán hàng miễn phí mà bạn phải biết

Quy trình bán lẻ (retail process) là một chuỗi các hoạt động và quy trình bán hàng. Được thực hiện trong quá trình bán các sản phẩm hoặc dịch vụ trực tiếp cho khách hàng cuối cùng. Nó bao gồm các bước từ khi khách hàng tiếp cận sản phẩm hoặc cửa hàng bán lẻ. Cho đến khi giao dịch được hoàn tất và các dịch vụ hậu mãi được cung cấp. Mục tiêu chính của quy trình bán lẻ là tạo ra trải nghiệm mua sắm tốt nhất. Cho khách hàng, đạt được doanh số bán hàng cao.

Nói một cách ngắn gọn, đây là quy trình từ khi khách hàng tiềm năng. Phát hiện thấy nhu cầu của khách hàng về sản phẩm đến khi mua hàng thực sự. Bởi vì đây quy trình bán hàng của doanh nghiệp là hành trình khách hàng tiềm năng. Nên các nhân viên bán hàng cần có quy trình bài bản. Để hướng khách hàng đi đúng hướng của doanh nghiệp của mình.

Các quy trình bán lẻ từng bước được xây dựng 

Xem thêm Tổng hợp 3 loại chi phí bán hàng trên shopee được cập nhật mới nhất

Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra: 

NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm giám sát nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale, phần mềm tổng đài CSKH Call Center… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty. 

Xác định mục tiêu trong quy trình bán lẻ 

Đầu tiên, xác định mục tiêu chính của quy trình bán hàng. Điều này có thể là tăng doanh số, cải thiện trải nghiệm khách hàng, tăng cường khả năng kiểm soát. Hoặc bất kỳ mục tiêu nào khác liên quan đến hoạt động bán hàng của bạn. 

• Xác định được chân dung của khách hàng mục tiêu một cách rõ ràng nhất. Bạn hãy xây dựng chân dung khách hàng theo hệ thống 5W1H để thể hiện các đặc điểm về độ tuổi, giới tính, sở thích, nhu cầu, … Sau khi bạn đã có được chân dung khách hàng, thì sẽ tiếp cận họ như thế nào. Ví dụ thì bạn có thể mường tượng ra các dịch vụ hosting giá rẻ và chất lượng sẽ hướng đến các tệp khách hàng tiềm năng đang có nhu cầu xây dựng lên. Do đó, các đơn vị kinh doanh hosting sẽ tập trung xác định đối tượng khách hàng đang có các nhu cầu sử dụng dịch vụ trên nhằm khai khác và tiếp cận.
• Thiết lập các kế hoạch kinh doanh bán hàng chi tiết bao gồm thời gian, địa điểm, phương thức bán hàng, …

Phân tích quy trình bán lẻ hiện tại

Đánh giá và phân tích quy trình bán hàng hiện tại của bạn. Xác định các bước hiện tại, các hoạt động, các vấn đề và các điểm mạnh yếu của quy trình. Điều này giúp bạn hiểu rõ quá trình hiện tại và tìm ra các cải tiến cần thiết.

Định nghĩa các bước trong quy trình bán lẻ

Xác định những bước cụ thể trong quy trình bán hàng. Bắt đầu từ việc tiếp nhận đơn hàng, xử lý thanh toán, quản lý hàng tồn kho. Tương tác với khách hàng, giao hàng và quản lý dịch vụ khách hàng sau bán hàng. Mô tả chi tiết các hoạt động, trình tự, tương tác và thông tin cần thiết trong từng bước.

Xác định vai trò và trách nhiệm trong quy trình bán lẻ

Biết được giá trị với trách nhiệm của các bộ phận chăm sóc khách hàng và nhân viên trong quy trình bán hàng. Điều này sẽ giúp đảm bảo rõ ràng về ai chịu trách nhiệm. Thực hiện từng bước và đảm bảo sự phân công công việc hiệu quả. 

Thiết kế các quy trình mới

Dựa trên phân tích và các yêu cầu mục tiêu, thiết kế quy trình bán hàng mới. Tạo ra sơ đồ quy trình bán hàng lẻ với các bước, quy trình, tương tác và thông tin cần thiết. Đảm bảo rằng quy trình mới tương thích với mục tiêu của bạn và giải quyết các vấn đề hiện tại.

Kiểm tra và điều chỉnh

Áp dụng quy trình mới và theo dõi hiệu quả của nó. Thu thập phản hồi từ nhân viên và khách hàng, và sửa đổi quy trình nếu cần. Điều này giúp đảm bảo rằng quy trình hoạt động tốt. Từ đó đáp ứng tốt những yêu cầu trong kinh doanh.

Đào tạo và triển khai 

Cuối cùng, đào tạo nhân viên và triển khai quy trình mới. Đảm bảo rằng tất cả nhân viên hiểu và tuân thủ quy trình mới. Cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cần thiết để đảm bảo sự thực hiện chính xác và hiệu quả của quy trình bán hàng. Cũng như cần phải quản lý nhân viên bán hàng một cách chặt chẽ. Tránh những sai xót để hiệu quả hơn trong mô hình kinh doanh. Doanh nghiệp cũng nên sử dụng phần mềm quản lý kinh doanh hiệu quả hơn.

Nếu việc quản lý hàng hóa hay bán hàng gặp khó khăn thì NextX – phần mềm quản lý doanh thu hiệu tốt nhất cho doanh nghiệp.  Nền tảng NextX bán hàng là hệ thống phần mềm quản lý bán hàng đa kênh. Tích hợp trên sàn thương mại điện tử, mạng xã hôi, website bán hàng như: Zalo, Tiktok, Facebook, SMS, Lazada, Tiki, Shopee,. .. NextX là hệ thống phần mềm chạy Cloud theo mô hình hiện đại SaaS đa nền tảng gồm: ứng dụng Mobile App,  Website, Desktop. Ngoài ra, giải pháp phần mềm quản lý bán hàng NextX có thể tuỳ chỉnh, cài đặt riêng theo đặc thù của mỗi doanh nghiệp.

Những hoạt động trong quy trình bán lẻ hiện nay 

Xem thêm Bật mí các chương trình sale thu hút khách hàng cực hiệu quả

Nghiên cứu trên thị trường và kế hoạch hóa

Đây là giai đoạn nghiên cứu và phân tích thị trường để hiểu nhu cầu, sở thích và xu hướng của khách hàng. Dựa trên thông tin thu thập được, doanh nghiệp lập kế hoạch, xác định mục tiêu và phát triển chiến lược bán hàng.

Mua hàng và quản lý hàng hóa

Quy trình này liên quan đến việc mua hàng từ các nhà cung cấp, kiểm tra và kiểm soát chất lượng hàng hóa, quản lý kho hàng và lưu trữ sản phẩm một cách hiệu quả. Ngoài ra không chỉ như thế, mà cửa hàng hay doanh nghiệp cần quan tâm về ngày lô date của các sản phẩm. 

Thiết kế cửa hàng và trưng bày sản phẩm

Mục tiêu là tạo ra một môi trường mua sắm thu hút và thuận tiện cho khách hàng. Cửa hàng được thiết kế sao cho hợp lý, trưng bày sản phẩm một cách hấp dẫn. Và sắp xếp các khu vực để dễ dàng tìm kiếm sản phẩm.

Tiếp xúc và tư vấn khách hàng

Nhân viên bán hàng gặp gỡ khách hàng, tư vấn và cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ. Họ giúp khách hàng lựa chọn sản phẩm phù hợp với nhu cầu và mong muốn của họ.

Xử lý giao dịch và thanh toán

Bước này bao gồm tiếp nhận đơn hàng và xử lý giao dịch mua hàng. Nhân viên bán hàng tạo hóa đơn, tính toán giá cả và xử lý thanh toán từ khách hàng. Điều này có thể bao gồm sử dụng tiền mặt, thẻ tín dụng, ví điện tử. Hoặc những phương thức thanh toán khác có trong quy trình bán lẻ. Điều này cũng dễ khi cửa hàng quản lý doanh thu bán hàng một cách tốt nhất.

Dịch vụ và giao hàng sau bán hàng 

Nếu khách hàng yêu cầu giao hàng, sản phẩm sẽ được giao đến địa chỉ chỉ định. Sau khi giao hàng, doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ chăm sóc khách hàng sau bán hàng. Như bảo hành, bảo trì hoặc đổi/ trả hàng để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

Quản lý và theo dõi hiệu suất trong quy trình bán lẻ

Quy trình bán lẻ cần được quản lý và theo dõi hiệu suất để đánh giá kết quả kinh doanh. Các chỉ số kinh doanh như doanh số, lợi nhuận, tỷ lệ chuyển đổi. Và sự hài lòng của khách hàng được theo quy trình bán lẻ. Đây là một chuỗi các hoạt động và quy trình được thực hiện trong quá trình bán hàng sản phẩm. Hoặc dịch vụ trực tiếp cho khách hàng cuối cùng. Nó bao gồm các bước từ khi khách hàng tiếp cận sản phẩm.  Hoặc cửa hàng bán lẻ cho đến khi giao dịch được hoàn tất và các dịch vụ hậu mãi được cung cấp. Mục tiêu chính của quy trình bán lẻ là tạo ra trải nghiệm mua sắm tốt nhất cho khách hàng. Và đạt được doanh số bán hàng cao hơn khi có một quy trình bán lẻ. 

Những khó khăn trong việc xây dựng quy trình bán lẻ

Doanh nghiệp có thể gặp phải nhiều khó khăn khi xây dựng một quy trình quản lý cửa hàng bán lẻ chuẩn. Mỗi một nhân viên sẽ có những kỹ năng bán hàng khác nhau. Bởi vậy, họ sẽ có những phương pháp tiếp cận. Và xây dựng quy trình vận hành cửa hàng bán lẻ khác nhau cho doanh nghiệp. Việc chuẩn hoá quy trình bán hàng cho doanh nghiệp sẽ vấp phải nhiều luồng ý kiến.

Cạnh đó, cần theo dõi bán hàng có rất nhiều sơ đồ trong quy trình bán hàng và lý thuyết về việc thiết kế chuẩn. Việc xây dựng những lý thuyết thích hợp với đặc thù doanh nghiệp sẽ cần nhiều thời gian và công sức.

Cuối cùng, để tăng cường tính hiệu quả của quy trình bán hàng. Cần có sự kết hợp những hành vi khách hàng cụ thể và rõ ràng. Điều này dẫn đến không chỉ việc thiết lập mà duy trì sơ đồ quy trình bán lẻ ngày càng phức tạp hơn. Ví dụ về quy trình bán hàng có khó khăn:

• Hành vi và nhu cầu của con người thay đổi nhanh chóng.
• Sự ra đời của các hình thức marketing mới. Ví dụ các kênh truyền thông xã hội Facebook mới được áp dụng vào quy trình bán lẻ trong vài năm của thể kỷ 20.
• Các công nghệ mới có thể được áp dụng nhằm tiêu chuẩn hoá và tối ưu các quy trình bán hàng.

Bởi vậy, không có những quy trình bán lẻ chung cho toàn bộ các công ty. Thay vào đó, doanh nghiệp cần phải thiết lập quy trình sale cho chính công ty mình. Tuỳ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, kênh bán hàng và thị trường mục tiêu.

Hình thức trong sơ đồ của quy trình bán lẻ

Xem thêm 5 bước phân tích và xác định khách hàng mục tiêu chuẩn

• Hình thức bán lẻ truyền thống phổ biến nhất, trong đó sản phẩm được bày bán tại một địa điểm cố định. Khách hàng có thể đến cửa hàng để mua hàng. Trực tiếp xem và chạm vào sản phẩm trước khi quyết định mua.
• Việc bán hàng trong siêu thị một hình thức bán lẻ lớn. Với nhiều khu vực trưng bày và bán hàng. Khách hàng có thể tự do di chuyển trong siêu thị và lựa chọn sản phẩm từ các kệ hàng. Siêu thị thường cung cấp nhiều loại hàng hóa khác nhau.
• Quy trình bán lẻ cũng có cửa hàng tự chọn (self-service store).  Đây là một hình thức bán lẻ mà khách hàng tự lấy hàng từ kệ hàng và tự thanh toán mà không cần sự trợ giúp từ nhân viên bán hàng. 
• Với sự phát triển của Internet, mua sắm trực tuyến đã trở thành một hình thức quy trình bán lẻ phổ biến. Khách hàng có thể mua hàng thông qua các trang web. Hay ứng dụng di động hoặc các nền tảng thương mại điện tử.
• Một số doanh nghiệp sử dụng mô hình bán lẻ qua đại lý. Trong đó sản phẩm được bán thông qua các đại lý hoặc nhà phân phối. Đại lý đóng vai trò làm trung gian giữa doanh nghiệp và khách hàng cuối cùng. Hình thức này sẽ thường được sử dụng trong những ngành công nghiệp. Đặc biệt như ngành ô tô hoặc ngành hàng tiêu dùng.
• Kết hợp nhiều kênh bán hàng như cửa hàng truyền thống. Mua sắm trực tuyến và bán qua đại lý của doanh nghiệp. Khách hàng có thể lựa chọn mua hàng từ nhiều kênh khác nhau tùy theo sự thuận tiện và sở thích cá nhân.

Kết luận 

Bài viết trên NextX giới thiệu đến bạn những quy trình lẻ chi tiết này có thể được tùy chỉnh. Có thể điều chỉnh sao cho phù hợp với mong muốn và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp bán lẻ. Bằng cách tuân thủ các bước trên. Bạn có thể xây dựng một sơ đồ quy trình bán hàng tại cửa hàng  cụ thể và tối ưu hóa hoạt động bán hàng của mình. Ngoài ra muốn tìm hiểu thêm về làm web bán hàng hãy theo dõi trang tin NextX nhé!

Có thể bạn quan tâm Mách bạn 7 bí kíp giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của khách hàng