7 bước xây dựng quy trình bán hàng chuẩn trong kinh doanh

Bán hàng là một phần không thể thiếu trong quá trình hoạt động kinh doanh. Giúp các doanh nghiệp thu về lợi nhuận khủng nếu như có một chiến lược bán hàng tốt. Việc xây dựng quy trình bán hàng chuẩn cần phải được lên kế hoạch một cách chi tiết và bài bản. Hãy cùng NextX – Phần mềm CRM cho spa tìm hiểu ngay quy trình bán hàng ngay nhé. 

1. Quy trình bán hàng chuẩn là gì?

Quy trình bán hàng chuẩn là chuỗi các bước hoặc hoạt động mà một doanh nghiệp hoặc tổ chức thực hiện để tìm kiếm. Tiếp cận, tạo nhu cầu và hoàn tất giao dịch bán hàng với khách hàng. Quy trình này thường bao gồm nhiều giai đoạn từ khi sản phẩm hoặc dịch vụ được giới thiệu. Cho đến khi giao dịch được hoàn tất và sản phẩm hoặc dịch vụ được giao hàng.

NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng,phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm giám sát nhân viên thị trường,phần mềm quản lý telesale, phần mềm tổng đài CSKH Call Center… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty. 

2. Tại sao cần phải xây dựng quy trình bán hàng chuẩn?

• Tăng hiệu quả: Một quy trình bán hàng chuẩn giúp tối ưu hóa quá trình bán hàng bằng cách loại bỏ sự mơ hồ và không hiệu quả. Điều này giúp tăng cường hiệu suất làm việc của kpi nhân viên bán hàng và giảm thời gian và chi phí đối với doanh nghiệp.
• Tăng cơ hội thành công: Bằng cách có quy trình bán hàng rõ ràng và có cấu trúc. Doanh nghiệp có thể tối ưu hóa cơ hội thành công bằng cách đảm bảo rằng mọi bước quan trọng trong quá trình bán hàng. 
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Một quy trình bán hàng chuẩn giúp đảm bảo rằng trải nghiệm mua hàng của khách hàng là một quá trình mượt mà và dễ dàng. Điều này có thể tạo ra ấn tượng tích cực và tăng cơ hội cho việc. 
• Dễ dàng quản lý và đánh giá: Có một quy trình bán hàng chuẩn giúp quản lý dễ dàng hơn bằng cách cung cấp một cấu trúc để theo dõi bán hàng và đánh giá hiệu suất bán hàng. Điều này có thể giúp các nhà quản lý xác định điểm mạnh và điểm yếu của quy trình. Thực hiện các điều chỉnh cần thiết để cải thiện hiệu suất.
• Tạo nền tảng cho mở rộng: Khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng, có một quy trình bán hàng chuẩn. Giúp tạo nền tảng cho sự mở rộng một cách dễ dàng và hiệu quả. Nó cho phép doanh nghiệp tái tạo mô hình bán hàng thành công. Mở rộng sang các thị trường mới hoặc mở rộng dịch vụ.

Xem thêm: TOP 5 KPI đánh giá nhân viên bán hàng cơ bản và hiệu quả nhất

3. Những khó khăn khi xây dựng quy trình bán hàng chuẩn

• Phức tạp của quy trình: Quy trình bán hàng có thể rất phức tạp và bao gồm nhiều bước và phần tử khác nhau. Điều này có thể làm cho việc xác định và xây dựng quy trình trở nên phức tạp hơn. 
• Sự thay đổi liên tục: Môi trường kinh doanh luôn thay đổi, bao gồm sự thay đổi trong nhu cầu của khách hàng. Công nghệ mới, và cạnh tranh. Do đó, việc duy trì một quy trình bán hàng chuẩn. Có thể đòi hỏi sự linh hoạt và khả năng thích ứng với sự thay đổi.
• Khó khăn trong việc đồng nhất: Doanh nghiệp có thể hoạt động ở nhiều vị trí khác nhau, với nhiều nhóm và cá nhân khác nhau. Điều này có thể tạo ra thách thức trong việc đồng nhất quy trình bán hàng trên toàn bộ tổ chức.
• Sự phản đối từ nhân viên: Một số nhân viên có thể không muốn thay đổi hoặc không tin tưởng vào quy trình bán hàng mới. Đặc biệt là nếu họ đã thực hiện công việc theo cách của riêng họ trong một thời gian dài.
• Thiếu tài nguyên: Xây dựng và triển khai một quy trình bán hàng chuẩn có thể đòi hỏi nhiều tài nguyên. Bao gồm thời gian, nhân lực và ngân sách. Thiếu tài nguyên có thể làm trì hoãn hoặc làm giảm hiệu quả của quy trình.
• Thách thức về tính đồng nhất và cải tiến: Một khi quy trình đã được xây dựng. Việc duy trì tính đồng nhất và tiến hành cải tiến liên tục là một thách thức khác. 

Xem thêm: 4 đặc điểm nổi bật và hữu ích của CRM có thể bạn chưa biết

4. 7 bước trong quy trình bán hàng chuẩn

4.1 Tiếp cận và tiếp thị

4.2 Tư vấn và tìm hiểu nhu cầu

Để tư vấn và tìm hiểu nhu cầu của bạn, bạn có thể cung cấp thêm thông tin cụ thể về vấn đề mà bạn đang quan tâm. Điều này giúp tôi hiểu rõ hơn về tình hình của bạn và từ đó đưa ra những gợi ý và giải pháp phù hợp. Bạn có thể chia sẻ vấn đề mà bạn đang gặp phải. Mục tiêu muốn đạt được, sở thích và nhu cầu cá nhân của bạn. Thông tin càng chi tiết sẽ giúp tôi cung cấp sự tư vấn chính xác và hiệu quả hơn.

4.3  Gặp gỡ và thảo luận

Gặp gỡ và thảo luận về các sản phẩm là một phần quan trọng của quy trình bán hàng và tiếp thị. Đây là cơ hội để bạn trình bày và giới thiệu sản phẩm của mình cho khách hàng. Đồng thời lắng nghe phản hồi của họ và giải đáp mọi thắc mắc. Lời khuyên để tổ chức cuộc gặp gỡ và thảo luận sản phẩm hiệu quả:

• Chuẩn bị kỹ lưỡng nội dung thảo luận.
• Tạo ấn tượng đầu tiên tích cực: Đảm bảo bạn có một bài thuyết trình hoặc một cách giới thiệu sản phẩm mạnh mẽ. Để gây ấn tượng với khách hàng ngay từ đầu.
• Lắng nghe và tương tác: Hãy lắng nghe kỹ nhu cầu và quan điểm của khách hàng. Hỏi về họ cần gì và cách họ sẽ sử dụng sản phẩm của bạn để có thể tìm ra cách phù hợp nhất để giúp họ.
• Tạo ra sự tương tác: Sử dụng các mẫu sản phẩm, minh họa. Hoặc demo để minh họa tính năng và lợi ích của sản phẩm một cách cụ thể và sống động.
• Giải đáp mọi thắc mắc: Đảm bảo bạn có đầy đủ kiến thức để trả lời mọi câu hỏi hoặc thắc mắc của khách hàng một cách chắc chắn và chuyên nghiệp.
• Tạo một môi trường thoải mái và hòa mình: Đừng làm khách hàng cảm thấy bị áp đặt hoặc bị giày vò. Hãy tạo ra một môi trường thảo luận mở cửa và thoải mái để họ có thể chia sẻ ý kiến và cảm nhận.

4.4  Đề xuất và đàm phán

Chúng tôi cần tiến hành đàm phán với các nhà cung cấp và đối tác để tìm kiếm những sản phẩm phù hợp và hấp dẫn cho khách hàng. Trước hết, chúng tôi sẽ tiến hành nghiên cứu và phân tích xu hướng thị trường. Để hiểu rõ nhu cầu và sở thích của khách hàng hiện tại và tiềm năng. Sau đó, chúng tôi sẽ liên hệ và đàm phán với các nhà cung cấp và đối tác để thảo luận về việc hợp tác. Đưa các sản phẩm mới vào danh mục của công ty.

Chúng tôi đề xuất tạo ra một kế hoạch chi tiết về việc mở rộng danh mục sản phẩm. Bao gồm thời gian, ngân sách, chiến lược tiếp thị và cách tiếp cận khách hàng. Chúng tôi cũng sẽ thảo luận về các điều khoản hợp đồng và chính sách đại lý để đảm bảo sự hợp tác hiệu quả và lợi ích cho cả hai bên.

4.5 Xử lý đơn hàng

• Xác nhận thông tin đơn hàng: Kiểm tra lại thông tin đơn hàng như số lượng sản phẩm, địa chỉ giao hàng, thông tin thanh toán… để đảm bảo không có sai sót.

• Chuẩn bị sản phẩm: Kiểm tra sản phẩm cẩn thận trước khi đóng gói để đảm bảo không có sản phẩm bị hỏng hoặc thiếu sót.

• Đóng gói sản phẩm: Đóng gói sản phẩm một cách cẩn thận và đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.

• Giao hàng: Chuyển sản phẩm cho đơn vị vận chuyển hoặc tự giao hàng tới địa chỉ của khách hàng.

• Kiểm tra trạng thái vận chuyển: Theo dõi trạng thái vận chuyển của đơn hàng để đảm bảo đến đúng thời gian và địa điểm.

• Xác nhận giao hàng: Liên hệ với khách hàng để xác nhận việc giao hàng thành công và hỏi ý kiến phản hồi từ khách hàng về dịch vụ của bạn.

• Hoàn tất giao dịch: Sau khi khách hàng đã nhận được sản phẩm và hài lòng với dịch vụ. Hoàn tất giao dịch và cung cấp hóa đơn đầy đủ cho khách hàng.

4.6  Giao hàng và hoàn thành giao dịch

Giao hàng và hoàn thành giao dịch là bước quan trọng trong quy trình bán hàng. Nó đóng vai trò quyết định trong việc tạo ra trải nghiệm tích cực cho khách hàng.

4.7  Hỗ trợ sau bán hàng

Hỗ trợ sau bán hàng là một phần không thể thiếu của việc xây dựng mối quan hệ lâu dài. Và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Dưới đây là một số cách bạn có thể cung cấp hỗ trợ sau bán hàng:

• Dịch vụ hỗ trợ khách hàng: Tạo ra một kênh liên lạc dành riêng cho khách hàng để họ có thể liên hệ với bạn để đặt câu hỏi. Yêu cầu hỗ trợ hoặc phản hồi. Đảm bảo rằng kênh này được duy trì một cách chuyên nghiệp và phản hồi nhanh chóng.
• Hướng dẫn sử dụng sản phẩm: Cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng sản phẩm hoặc video hướng dẫn để giúp khách hàng làm quen. Và sử dụng sản phẩm một cách hiệu quả.
• Giải quyết vấn đề và khiếu nại: Đối mặt với mọi vấn đề hoặc khiếu nại từ khách hàng một cách kịp thời và chuyên nghiệp. Lắng nghe và xử lý mọi phản hồi một cách tích cực. Xây dựng, và cố gắng giải quyết vấn đề một cách hài hòa và sáng tạo.
• Chính sách đổi trả và bảo hành: Cung cấp thông tin rõ ràng về chính sách đổi trả và bảo hành của bạn. Hãy đảm bảo rằng khách hàng hiểu rõ về quyền lợi của họ và biết cách liên hệ với bạn nếu họ cần hỗ trợ.

Xem thêm: TOP 5 phần mềm SMS Marketing miễn phí nhiều tính năng nhất hiện nay

5. Quy trình bán hàng chuẩn INP 

Quy trình bán hàng chuẩn INP (Impact, Negotiate, Propose). Là một quy trình bán hàng thông qua việc tạo ra sự ảnh hưởng đến khách hàng. Đàm phán và đề xuất các giải pháp để tạo ra giá trị cho họ. 

Quy trình bán hàng INP tập trung vào việc tạo ra giá trị cho khách hàng thông qua sự ảnh hưởng. Đàm phán và đề xuất một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Để thành công, người bán hàng cần có kiến thức sâu về sản phẩm dịch vụ. Kỹ năng giao tiếp tốt và kỹ năng quản lý bán hàng  tư duy logic và sáng tạo.

5.1 Sơ đồ quy trình bán hàng chuẩn INP 

• Thu thập thông tin khách hàng: Bắt đầu bằng việc thu thập thông tin chi tiết về khách hàng. Bao gồm tên, thông tin liên lạc, nhu cầu và mong muốn.
• Liên lạc và tiếp thị: Sử dụng thông tin thu thập được để liên lạc và tiếp thị sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn đến khách hàng tiềm năng thông qua các kênh. Như email, điện thoại, mạng xã hội, và hội chợ triển lãm.
• Xác định nhu cầu: Gặp gỡ và tư vấn với khách hàng để hiểu rõ nhu cầu cụ thể của họ và cách sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Có thể giải quyết các vấn đề hoặc đáp ứng nhu cầu đó.
• Đề xuất giải pháp: Dựa trên nhu cầu và yêu cầu của khách hàng. Đề xuất một giải pháp cụ thể và phù hợp nhất cho họ. Bao gồm cả các sản phẩm, dịch vụ và điều kiện mua hàng.
• Thương lượng và đàm phán: Thảo luận và đàm phán về các điều khoản và điều kiện của giao dịch.
• Xác nhận và thanh toán: Xác nhận đơn hàng với khách hàng. Xác định phương thức thanh toán và tiến hành thu tiền.
• Giao hàng và cung cấp dịch vụ: Chuẩn bị và giao hàng cho khách hàng theo thỏa thuận. Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng nếu cần.
• Theo dõi và phản hồi: Theo dõi quá trình bán hàng, thu thập phản hồi từ khách hàng. Đánh giá hiệu suất để cải thiện quy trình trong tương lai.

Xem thêm: TOP 8 Phần mềm quản lý dự án xây dựng phổ biến nhất hiện nay

6. Kết luận

Trong bài viết này, trang tin NextX đã giới thiệu cho bạn về quy trình bán hàng chuẩn là gì. Cũng như 7 bước xây dựng quy trình bán hàng chuẩn trong kinh doanh. Mong rằng với những chia sẻ trên mang đến cho bạn đọc có thêm nhiều kiến thức bổ ích hơn. Hãy tiếp tục theo dõi trang để không bỏ lỡ bất kì bài viết nào nhé.

NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho bất động sản Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho bảo hiểm Phần mềm CRM cho vận tải logistic Phần mềm CRM cho dược phẩm Phần mềm CRM cho ô tô xe máy Phần mềm CRM quản lý Spa >>Phòng Marketing: Phần mềm quản lý khách hàng >>Phòng kinh doanh: Phần mềm quản lý kinh doanh Phần mềm quản lý công việc Phần mềm định vị nhân viên thị trường Phần mềm quản lý dự án >>Phòng nhân sự: Phần mềm quản lý nhân sự Phần mềm giám sát nhân viên Phần mềm quản lý chấm công Phần mềm quản lý telesale Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Phần mềm chăm sóc khách hàng Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH Phần mềm DMS HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG Phần mềm quản lý bán hàng