8 bí mật quản lý công việc hiệu quả giúp bạn cân bằng cuộc sống

Trong thế giới xô bồ ngày nay, năng lực quản lý công việc hiệu quả là chìa khóa quan trọng. Giúp chúng ta duy trì sự tổ chức và tiến triển trong cả công việc và cuộc sống cá nhân. Quản lý công việc không chỉ là kỹ năng, mà còn là một nghệ thuật. Đòi hỏi sự sắp xếp thông minh, quyết định linh hoạt để đạt được sự hiệu quả cao.

Với những thách thức đa dạng và ngày càng tăng của cuộc sống hàng ngày; quản lý công việc trở thành một thách thức không nhỏ. Bài viết này NextX Phần mềm quản lý bán hàng sẽ đưa bạn vào thế giới của quản lý công việc hiệu quả. Giúp bạn tối ưu hóa thời gian, tăng cường sản xuất và đạt được mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp một cách mạnh mẽ.

Lợi ích của kỹ năng quản lý công việc hiệu quả

lợi ích quản lý công việc

Xem thêm: Chìa khóa quản lý dòng tiền – đòn bẩy phát triển bền vững doanh nghiệp

Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra:

NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS,  phần mềm quản lý telesale,… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.

Để giúp bạn hiểu lý do tại sao bạn cần kết hợp ngay các kỹ năng quản lý công việc vào lịch làm việc của mình. NextX sẽ trình bày 4 lợi ích lớn nhất mà kỹ năng này có thể mang lại. 

Hiểu rõ công việc 

Khi quản lý, tổ chức công việc, hãy thu thập thông tin một cách cụ thể và chính xác. Điều này sẽ giúp bạn thiết lập thứ tự và thời gian làm việc hiệu quả hơn. Điều này cho phép bạn tránh những lo lắng; lường trước các tình huống có thể xảy ra; tìm ra giải pháp tốt nhất. 

Nâng cao hiệu quả công việc 

Kỹ năng quản lý công việc giúp loại bỏ những công việc dư thừa gây lãng phí thời gian và không hiệu quả. Điều này cho phép bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất; cũng như ưu tiên những nhiệm vụ cần hoàn thành ngay lập tức. Nếu luôn bận rộn, bạn cần đảm bảo hiệu quả công việc không bị ảnh hưởng. Bởi bạn có thể ảnh hưởng những công việc không cần thiết; gây lãng phí thời gian và cản trở tiến độ của bạn. 

Tăng khả năng tập trung

Sắp xếp công việc một cách khoa học là cách bạn tự nhủ không nên dành thời gian trò chuyện, lướt mạng và buôn chuyện. Áp lực về thời gian và deadline đòi hỏi bạn phải cực kỳ tập trung để tránh bị “trễ” và cản trở sự tiến bộ của mình. 

Việc chú ý đến công việc sẽ giúp bạn dễ dàng phát hiện ra vấn đề hơn khi chúng xảy ra. Điều này cho phép bạn đưa ra dự đoán; lên kế hoạch giải pháp hiệu quả và giảm thiểu rủi ro. 

Tiết kiệm chi tiết

Quản lý lao động hiệu quả giúp chi phí phân bổ cho từng nhiệm vụ hợp lý hơn mà không gây ra tình trạng thiếu hụt trước mắt. Điều này sẽ đẩy nhanh đáng kể tiến độ công việc của bạn.

Phương pháp tối ưu hóa quản lý công việc hiệu quả

phương pháp quản lý công việc

Xem thêm: Top 8 kinh nghiệm khi làm việc việc làm bán thời gian cho bạn

Quản lý công việc hiệu quả với phương pháp Kanban

Được đánh giá là phương pháp quản lý hữu hiệu trong công việc. Nguyên tắc của phương pháp được đặt trên 3 cột rất đơn giản:

  • To do (kế hoạch): Sắp xếp và lên kế hoạch theo ngày và tuần sẽ được đặt tại ô to do. Điều này sẽ giúp bạn theo dõi được trình tự công việc; thực hiện công việc một cách hiệu quả hơn.
  • Doing (thực hiện): Bạn sẽ ghi lại công việc và thời gian tương ứng với công việc tại cột Doing khi đưa ra quyết định thực hiện. Khi đó công việc sẽ được quản lý chặt chẽ và không bị chồng chéo lên nhau. 
  • Done (đã hoàn thành): Tại cột Done bạn sẽ ghi lại những đầu việc đã hoàn thành để dễ dàng theo dõi và đánh giá. Điều này sẽ tạo thêm động lực cho bạn khi đã hoàn thành tiến độ. 

Quản lý công việc hiệu quả với ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower là một phương pháp quản lý công việc và quản lý thời gian hiệu quả. Được tạo bởi người được biết đến với khả năng quản lý thời gian xuất sắc. Phương pháp này giúp người sử dụng ưu tiên công việc dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp của chúng. Ma trận này chia công việc thành 4 ô; mỗi ô đại diện cho một nhóm công việc cụ thể. Dưới đây là chi tiết về Ma trận Eisenhower:

  • Công Việc Quan Trọng và Khẩn Cấp (Ô 1):

Mô Tả: Những công việc quan trọng và khẩn cấp nhất thuộc vào ô này.

Ưu Tiên: Đây là những công việc bạn nên tập trung hoàn thành ngay lập tức. Điều này có thể bao gồm các nhiệm vụ cần phải được giải quyết ngay trong thời gian ngắn.

  • Công Việc Quan Trọng Nhưng Không Khẩn Cấp (Ô 2):

Mô Tả: Những công việc quan trọng nhưng không gấp thuộc vào ô này.

Ưu Tiên: Đây là những công việc đòi hỏi sự lập kế hoạch và tổ chức. Có thể được ưu tiên để làm sau khi hoàn thành công việc khẩn cấp.

  • Công Việc Khẩn Cấp Nhưng Không Quan Trọng (Ô 3):

Mô Tả: Những công việc có tính khẩn cấp nhưng không quan trọng thuộc vào ô này.

Ưu Tiên: Cố gắng giải quyết hoặc ổn định những công việc này một cách hiệu quả. Có thể giao cho người khác hoặc đưa vào kế hoạch để xử lý sau.

  • Công Việc Không Quan Trọng và Không Khẩn Cấp (Ô 4):

Mô Tả: Những công việc không quan trọng và không gấp thuộc vào ô này.

Ưu Tiên: Cố gắng tránh hoặc giảm thiểu thời gian và tài nguyên cho những công việc này.

Ma trận Eisenhower giúp người sử dụng nhận biết và ưu tiên công việc dựa trên mức độ ảnh hưởng và cấp độ khẩn cấp. Từ đó tối ưu hóa thời gian và năng suất làm việc.

8 kỹ năng quản lý công việc hiệu quả mà bạn cần có

kỹ năng quản lý công việc

Xem thêm: Top 9 phần mềm chấm công tốt nhất tại Việt Nam

Phân chia công việc theo tính chất

Kỹ năng đầu tiên trong quản lý công việc là phân loại công việc. Quản lý công việc hiệu quả đòi hỏi sự hiểu biết rõ ràng về khả năng phân loại công việc theo nguyên tắc tầm quan trọng của từng sự kiện. Việc quan trọng và khẩn cấp xếp trước, tiếp theo là việc quan trọng nhưng không khẩn cấp; việc khẩn cấp nhưng không quan trọng; cuối cùng là việc không quan trọng nhưng không khẩn cấp. 

Việc đặt ra mục tiêu sẽ khiến bạn phấn đấu và làm việc với sự nhiệt tình để đạt được hiệu suất tốt nhất. Không có mục tiêu rõ ràng thì giống như bạn đang ở trong bóng tối, không biết đi đâu và đi như thế nào. 

Đừng tiếp quản mọi thứ 

Một cách hiệu quả để quản lý công việc của bạn là không thực hiện quá nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Điều này có thể ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ kế hoạch của bạn. Tại thời điểm này, việc giao tiếp giữa nhân viên và người quản lý để xem xét khối lượng công việc và thời hạn phù hợp là rất quan trọng. 

Nếu bạn cảm thấy khối lượng công việc của mình quá nhiều, đừng ngại nhờ đồng nghiệp giúp đỡ. Làm việc cùng nhau làm tăng sự gắn kết, tạo ra sự tương tác tốt hơn và tăng năng suất. 

Khả năng lập kế hoạch 

Sử dụng các kỹ năng lập kế hoạch để kiểm soát  khối lượng công việc và đảm bảo tiến độ hoàn thành tối ưu. Vì vậy, hãy dành thời gian để lên kế hoạch cho những công việc sắp tới của mình. 

Bạn cũng nên đặt ra mục tiêu cho riêng mình cho từng công việc. Mục đích là “hướng dẫn” giúp bạn làm việc hiệu quả. Nó cũng thúc đẩy bạn làm việc chăm chỉ hơn và tập trung hơn.  

Ngoài ra, cần phải phân loại công việc. Điều quan trọng là phải ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng ngay lập tức; tiếp theo sẽ là các nhiệm vụ ít quan trọng hơn. Điều này có nghĩa là bạn không phải tốn quá nhiều thời gian để giải quyết những công việc ít quan trọng hơn mà không mang lại nhiều hiệu quả. 

Sau khi công việc hoàn thành, tỷ lệ hoàn thành cần được đánh giá lại; dựa trên các tiêu chí của mục tiêu đã đặt ra trước đó. Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn biết liệu kết quả có hiệu quả hay không. Từ đó, bạn có được kinh nghiệm và kỹ năng cần cải thiện để có thể thực hiện thành công các nhiệm vụ khác trong tương lai.

Đặt giới hạn thời gian cho mỗi nhiệm vụ 

Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao một số người có thể hoàn thành công việc của mình trong 24 giờ làm việc trong khi những người khác lại cảm thấy họ không có đủ thời gian? Khi đã đặt ra thời gian cho một công việc cụ thể; bạn phải luôn chăm chỉ và tập trung hoàn thành công việc đó đúng thời hạn đã định. Điều này tạo ra động lực hạn chế sự trì hoãn, chần chừ và thúc đẩy năng suất làm việc tối ưu.  

Thiết lập chế độ nhắc nhở công việc 

Những người có kỹ năng quản lý công việc hiệu quả thường đặt ra những lời nhắc nhở cụ thể. Ngay cả khi bạn phân loại và sắp xếp các nhiệm vụ của mình theo mức độ ưu tiên; bạn vẫn có thể không hoàn thành được các nhiệm vụ cần hoàn thành. Nếu có quá nhiều và bộ não của bạn có thể không phải lúc nào cũng ghi nhớ chính xác. Vì vậy, bạn nên sử dụng kết hợp các công cụ và phần mềm nhắc nhở. Phương pháp truyền thống là sử dụng giấy ghi chú và dán lịch trình của bạn trước bàn làm việc. 

Hơn nữa, việc áp dụng các công cụ quản lý cũng là một phương pháp quản lý công việc khoa học. Ví dụ: SMS, email, ghi chú điện thoại. Điều này có nghĩa là tiến độ hoàn thành nhiệm vụ không bao giờ bị trì hoãn. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng xác định những nhiệm vụ còn tồn đọng cần hoàn thành ngay lập tức. 

Luôn chuẩn bị sẵn một cuốn sổ để ghi chép 

Bất chấp sự hỗ trợ của máy tính, những nhân viên tài năng vẫn thường mang theo sổ ghi chép bên mình. Đây là một lựa chọn quản lý công việc hiệu quả mà bạn không muốn bỏ lỡ. Sổ ghi chép này cho phép bạn theo dõi tất cả các nhiệm vụ; cuộc hẹn của mình một cách chính xác và cập nhật. Ngoài ra, nếu có chuyện gì xảy ra hoặc kế hoạch của bạn thay đổi, bạn cần ghi lại cẩn thận. Và trong trường hợp, nếu muốn so sánh, đánh giá lại tiến độ công việc của mình thì cần có bằng chứng cụ thể.

Đánh giá từng giai đoạn công việc

Để quản lý công việc một cách hiệu quả, bạn cần nhìn nhận và đánh giá công việc của mình ở từng giai đoạn; tích lũy kinh nghiệm qua từng giai đoạn. Điều này sẽ cho phép bạn biết liệu công việc có được thực hiện tốt hay không; điều gì đang cản trở quá trình làm việc; liệu phương pháp đó có thực sự đúng hay không… 

Trong quá trình đánh giá công việc, nhân viên cũng nên sử dụng hệ thống bảng biểu, đồ thị; để so sánh các giai đoạn và đưa ra cái nhìn tổng quan trực quan nhất về công việc được thực hiện. 

Bạn sẽ thấy rằng để công việc của mình diễn ra suôn sẻ; bạn không chỉ cần một kế hoạch cụ thể và mục tiêu chi tiết mà còn cần chia thời gian của mình một cách hợp lý. Sau khi đọc những thông tin trên, tôi hy vọng bạn  hiểu  quản lý công việc hiệu quả là như thế nào. Nếu bạn muốn có thêm nhiều bí quyết cho sự nghiệp của mình thì đừng quên cập nhật tin tức NextX thường xuyên nhé.

Có thể bạn quan tâm: Cẩm nang tìm hiếu chứng khoán “3 không” dành cho tấm chiếu mới

Rate this post

BÀI VIẾT LIÊN QUAN
BÀI VIẾT LIÊN QUAN

BÀI VIẾT LIÊN QUAN
CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM