Bật mí 4 phương pháp quản lý thời gian hiệu quả dẫn lối thành công

Mọi người thường lầm tưởng về định nghĩa quản lý thời gian. Chẳng hạn như có thể hoàn thành mọi thứ trong ngày khi quản lý thời gian hiệu quả; hay việc quản lý thời gian chỉ dành cho những người rất bận rộn. Có vô số những mẹo vặt giúp làm việc tối ưu với việc phân bổ thời gian, tuy nhiên phần lớn đều không hiểu rõ bản chất của những mẹo đó. Do vậy mà những nỗ lực trở nên vô nghĩa khi xây dựng thời gian biểu phù hợp. Trong bài viết dưới đây, NextX sẽ cùng bạn tìm hiểu những điều cơ bản về phương pháp quản lý thời gian hiệu quả.

Mục đích của việc quản lý thời gian

Mục đích của quản lý thời gian là quản lý các đầu việc ưu tiên. Lượng thời gian mỗi người cần trong một ngày là như nhau và không thể tăng hay giảm. Nói cách khác, quản lý thời gian hiệu quả là sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên một cách khoa học; theo trọng tâm của riêng bạn. Bạn cũng nên ước tính trước mỗi nhiệm vụ sẽ cần bao nhiêu thời gian; và tập trung hoàn thành nó trong khoảng thời gian đã định. 

Hãy tưởng tượng bạn đang lãng phí thời gian mỗi ngày nếu ưu tiên những việc không quan trọng hoặc khẩn cấp. Để quản lý thời gian hiệu quả, việc xác định các nhiệm vụ quan trọng và cấp bách cần được ưu tiên là rất quan trọng.

Quản lý thời gian hiệu quả mang lại lợi ích gì?

Xem thêm: Quản lý công việc đạt năng suất cao với phần mềm CRM

Lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả có thể giúp bạn tận dụng tối đa thời gian và sức lực của mình. Giúp cuộc sống cân bằng và đạt được sự đạt được thành công mong muốn. Đồng thời tạo ra sự giàu có và hạnh phúc.  

• Tăng năng suất làm việc: Quản lý thời gian cho phép bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và cấp bách nhất. Nhờ đó bạn có thể làm việc hiệu quả hơn. Và hoàn thành được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. 
• Đạt được mục tiêu của mình: Nếu lập kế hoạch và ưu tiên công việc một cách hợp lý. Bạn có thể dễ dàng tiến tới mục tiêu của mình và đạt được thành công trong cuộc sống cũng như công việc.  
• Giảm căng thẳng: Quản lý thời gian giúp bạn tránh được áp lực, căng thẳng; do phải chật vật hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn. Bạn sẽ có thể làm việc an toàn và thoải mái hơn.  
• Tạo sự cân bằng: Quản lý thời gian cho phép bạn phân bổ đủ thời gian cho công việc, gia đình và cuộc sống cá nhân. Từ đó tạo ra sự hài hòa và cân bằng trong mọi khía cạnh của cuộc sống. 
• Cải thiện chất lượng cuộc sống: Nếu sử dụng thời gian một cách khôn ngoan và hiệu quả; bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động thú vị. Chẳng hạn như thư giãn và du lịch, cải thiện chất lượng cuộc sống.  
• Xây dựng thói quen tích cực: Quản lý thời gian hợp lý giúp bạn phát triển những thói quen tích cực trong công việc và cuộc sống. Từ đó phát triển tính tự chủ và kỷ luật tự giác.

Phương pháp quản lý thời gian khoa học hiệu quả của người thành công

Xem thêm: Top 8 kinh nghiệm khi làm việc việc làm bán thời gian cho bạn

Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra:

NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm giám sát nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale, phần mềm tổng đài CSKH Call Center… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.

Công cụ quản lý thời gian: Time Management Matrix hay ma trận Eisenhower

Được giới thiệu trong cuốn sách “ 7 thói quen của người thành đạt”, mô hình quản lý thời gian hữu hiệu. Nó giúp phân loại công việc theo tiêu chí từ quan trọng đến không quan trọng. Từ đó giúp bạn đưa ra được đâu là việc nên thực hiện trước. 

• Việc quan trọng và khẩn cấp: Là việc vừa ảnh hưởng tới tương và cần giải quyết ngay trước các hành động khác. Chẳng hạn như ôn bài để ngày mai kiểm tra.

• Việc quan trọng, nhưng không khẩn cấp: Công việc ảnh hưởng tới tương lai nhưng chưa nhất thiết phải hoàn thành ngay. Chẳng hạn như tập thể dục để khỏe mạnh hơn.

• Việc không quan trọng, nhưng khẩn cấp: Công việc dạng như khi bạn gặp người nổi tiếng  đi qua và phải chạy ra xem ngay. Nhiều người ưu tiên làm những việc như này trước vì nó mang lại cảm giác cấp bách. Tuy nhiên ta không nên quay cuồng mất thời gian vào việc không có ích cho tương lai.

• Việc không quan trọng, không khẩn cấp: Đây là những việc có thể bỏ qua nếu không cần thiết và được xếp cuối cùng. Chẳng hạn như bạn xem phim hay lướt Facebook. Trước khi làm việc ở mục này, bạn nên hoàn thành các đầu mục công việc quan trọng hơn trước. Để không hối hận vì đã dành một ngày vào việc vô ích chỉ để thư giãn.

Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả Pomodoro

Phương pháp Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian phổ biến. Được giới thiệu bởi nhà nghiên cứu và tác giả người Ý Francesco Cirillo vào những năm 1980. Phương pháp này chia thời gian làm việc thành các đợt ngắn gọi là “Pomodoro”; mỗi đợt có thời gian làm việc tập trung và thời gian nghỉ ngơi.

Dưới đây là cách phương pháp Pomodoro thực hiện:

• Đặt mục tiêu công việc: Chọn một công việc cụ thể mà bạn muốn hoàn thành.
• Đặt bộ hẹn (Pomodoro): Đặt một đồng hồ báo thức hoặc sử dụng ứng dụng Pomodoro để đặt thời gian làm việc tập trung, thường là 25 phút.
• Làm việc: Tập trung hoàn toàn vào công việc cho đến khi hết thời gian của một “Pomodoro.”
• Nghỉ ngơi: Sau khi hoàn thành một “Pomodoro,” nghỉ ngơi ngắn, thường là 5 phút. Sử dụng thời gian này để đứng dậy, vận động, và giải tỏa căng thẳng.
• Lặp lại: Lặp lại chu kỳ trên. Sau mỗi bốn “Pomodoro,” bạn nên có một khoảng nghỉ dài hơn, thường là 15-30 phút.

Phương pháp quản lý thời gian The 2 – Minute

Phương pháp “The 2-Minute Rule” là một chiến lược quản lý thời gian đơn giản. Được giới thiệu bởi David Allen trong cuốn sách nổi tiếng của ông “Getting Things Done” (Lấy Điều Gì Đó Đã Được Làm). Quy tắc này giúp bạn xác định cách xử lý những công việc nhỏ và ngắn gọn ngay tại thời điểm chúng xuất hiện; Thay vì để chúng tích tụ và tạo thành gánh nặng lớn hơn. Dưới đây là cách thực hiện phương pháp “The 2-Minute Rule”:

• Nhận diện công việc nhỏ

Khi bạn gặp phải một công việc hoặc nhiệm vụ nhỏ mà bạn có thể hoàn thành trong vòng 2 phút hoặc ít hơn; đánh giá xem liệu bạn có thể thực hiện ngay lập tức hay không.

• Ngay lập tức hoặc lập lịch

Nếu công việc có thể hoàn thành trong 2 phút hoặc ít hơn; hãy thực hiện nó ngay lập tức thay vì đặt lại. Nếu công việc đòi hỏi thời gian lâu hơ;, quyết định liệu bạn có thể dành thêm thời gian ngay bây giờ hay bạn sẽ lập lịch nó cho sau.

Thuyết “Hũ dưa muối” (Pickle Jar Theory) quản lý thời gian hiệu quả

Lý thuyết “hũ dưa muối” là một giải pháp quản lý thời gian đơn giản và cực kỳ hữu ích. Về cơ bản, lý thuyết này dựa trên ý tưởng cho rằng thời gian giống như hũ dưa chua và có giới hạn về thời gian. 

Lý thuyết này giúp bạn nhìn thấy một cách trực quan điều gì là quan trọng; điều gì không có trong danh sách việc cần làm của bạn. 

Khi thực hành phương pháp này, chiếc hũ sẽ là một ngày của bạn. Đổ đầy lọ dưa bằng cách thêm hạt cát, sỏi, đá và nước. Tìm hiểu cách sắp xếp thứ tự ưu tiên; lập kế hoạch cho ngày của bạn bằng cách đổ đầy nước vào bình theo thứ tự sau: 

• Đá: Nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày (phải làm trước). 
• Sỏi: Nhiệm vụ quan trọng tiếp theo (bao gồm cả việc có thể ủy quyền cho người khác).  
• Hạt cát: nhiệm vụ nhỏ và đa dạng. 
• Nước: Thời gian dành cho cuộc sống cá nhân, bao gồm cả gia đình và bạn bè. 

Khi bạn đã phân loại nhiệm vụ của mình; hãy tạo lịch trình và sắp xếp chúng theo nhu cầu và mục tiêu của bạn. Để rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, phương pháp này chính là chìa khóa quan trọng của bạn.

Những tips quản lý thời gian hiệu quả 

Xem thêm: 6 nguyên tắc vàng đầu tư tài chính cá nhân khiến “tiền đẻ ra tiền”

Nếu bạn hiểu thời gian hoạt động như thế nào, bạn có thể làm chủ được nó. Tuy nhiên, nếu kỹ năng quản lý thời gian và phương pháp thực hiện của bạn chưa đủ tốt; bạn cần những mẹo sau để tối ưu hóa việc sử dụng thời gian của mình. 

Hiểu sự khác biệt giữa “khẩn cấp” và “quan trọng” 

Sự khác nhau giữa “khẩn cấp” và “quan trọng” được cho là chìa khóa để ưu tiên thời gian; khối lượng công việc và tìm ra cách tiếp cận phù hợp để giải quyết vấn đề. Để hiểu được sự khác biệt này, bạn cần phân biệt giữa nhiệm vụ quan trọng và cấp bách. Vậy công việc quan trọng và cấp bách là gì? Điều quan trọng là việc không hoàn thành nó sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng không chỉ cho bạn mà còn cho nhiều người khác. Bạn cần phải cẩn thận với những nhiệm vụ cấp bách; nhưng việc bạn có thực hiện ngay hay khá quan trọng. 

Lập kế hoạch hiệu quả 

Để hoàn thành công việc của mình một cách tốt nhất và tiết kiệm thời gian, bạn cần lập kế hoạch một cách hiệu quả. Để lập kế hoạch hiệu quả, bạn nên làm theo các bước sau: 

• Đặt mục tiêu lớn nhất của bạn. 
• Xác định các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành để đạt được mục tiêu của mình. 
• Chuẩn bị với các nguồn lực. Nguồn lực là những kỹ năng, kiến ​​thức và chuyên môn cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ. 
• Tạo một lịch trình cụ thể và tính toán thời gian của bạn 
• Quyết định phương pháp theo dõi của bạn. 

Hãy ngừng “đa nhiệm” ngay lập tức. 

Đa nhiệm là hành động hoàn thành nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Nhiều người tự tin rằng họ có thể xử lý nhiều công việc cùng một lúc. Thực hiện quá nhiều nhiệm vụ cùng một lúc sẽ làm giảm chỉ số IQ và EQ của bạn; lãng phí thời gian và giảm năng suất tổng thể của bạn.

Quản lý căng thẳng

Áp lực, căng thẳng trong công việc ảnh hưởng đến tinh thần. Điều này ảnh hưởng rất lớn tới hiệu suất cũng như chất lượng công việc của bạn. Biết cách giải quyết căng thẳng có thể giúp bạn tránh rơi vào tình trạng căng thẳng kéo dài và mất kiểm soát trong công việc. Căng thẳng kéo dài gây ra nhiều vấn đề cho sức khỏe thể chất và tinh thần. Tìm hiểu cách quản lý và giảm căng thẳng, lo lắng; để cải thiện hiệu suất công việc của bạn. 

Đối phó với kẻ trộm thời gian 

Kẻ trộm thời gian có ở khắp mọi nơi trong cuộc sống. Kẻ trộm thời gian bao gồm những việc vặt cá nhân; câu hỏi với khách hàng; câu hỏi với đồng nghiệp; tin nhắn từ bạn bè và những cuộc điện thoại lãng phí. 

Vậy làm thế nào để đối phó với những kẻ trộm thời gian? Đầu tiên, bạn cần có ý tưởng rõ ràng về ai đang đánh cắp thời gian của bạn. Tiếp theo, hãy lập kế hoạch loại bỏ những kẻ đánh cắp thời gian này khỏi cuộc sống của bạn. Bằng cách loại bỏ những điều này, bạn có thể lấy lại thời gian và kiểm soát thời gian của mình một cách hiệu quả.  

Thời gian là có hạn. Quản lý thời gian hiệu quả sẽ không giúp bạn có nhiều thời gian hơn trong ngày; nhưng nó sẽ giúp bạn nhận ra liệu việc bạn đang làm có quan trọng hay không. Tất nhiên, điều gì quan trọng với bạn là tùy thuộc vào bạn. Chỉ cần nó quan trọng với bạn, bạn sẽ có những ngày ý nghĩa và hiệu quả, mang lại cho bạn hạnh phúc trong tương lai. Theo dõi tin tức NextX để cập nhật thêm thông tin hữu ích bạn nhé.

Có thể bạn quan tâm: TOP 5 Tựa Sách Chăm Sóc Khách Hàng Bán Chạy Nhất