Trên thị trường hiện nay, việc quản lý nhân sự từ xa đang trở thành một xu hướng ngày càng phổ biến. Đặc biệt là trong bối cảnh dịch bệnh toàn cầu, nhiều doanh nghiệp đang chuyển đổi sang mô hình làm việc từ xa để đảm bảo sự an toàn và linh hoạt cho nhân viên. Tuy nhiên, quản lý hiệu quả các nhân viên làm việc từ xa đòi hỏi những kỹ năng và công cụ phù hợp. Bài viết dưới đây, NextX – Phần mềm quản lý nhân sự giới thiệu về những cách quản lý nhân sự từ xa giúp bạn tối ưu được quy trình quản lý.
1. Những thách thức khi lựa chọn quản lý nhân sự từ xa
Để giải thích các ý về thách thức khi quản lý nhân sự từ xa thành các đoạn văn dài hơn. Chúng ta có thể mở rộng mỗi ý thành một đoạn mô tả chi tiết hơn về các khía cạnh cụ thể của vấn đề. Dưới đây là cách phân bổ các ý thành các đoạn văn:
1.1 Thách thức trong giao tiếp và liên lạc
Việc quản lý KPI nhân sự từ xa đặt ra một thách thức đáng kể trong việc giao tiếp và liên lạc. Với nhân viên làm việc từ xa, việc truyền tải thông tin. Và ý tưởng trở nên phụ thuộc nhiều vào các công nghệ kết nối từ xa. Như email, chat, video call, hay các nền tảng hợp tác như Microsoft Teams, Slack, hay Zoom. Tuy nhiên, một số rào cản có thể xuất hiện do sự chậm trễ trong phản hồi. Múi giờ khác nhau giữa các vị trí làm việc và sự thiếu điều kiện giao tiếp trực tiếp. Các nhà quản lý cần phải đảm bảo rằng các thông điệp được truyền tải rõ ràng. Và hiệu quả để tránh hiểu lầm và tăng cường sự đồng thuận trong nhóm.
1.2 Thách thức trong quản lý thời gian và tự quản lý
Một trong những khía cạnh quan trọng của làm việc từ xa. Là khả năng tự quản lý thời gian của nhân viên. Việc thiếu sự giám sát trực tiếp có thể dẫn đến các vấn đề về tổ chức công việc và việc hoàn thành nhiệm vụ. Nhân viên cần có khả năng tự chủ và tổ chức để hoàn thành công việc đúng thời hạn. Đồng thời, các nhà quản lý cần cung cấp hướng dẫn rõ ràng. Và hỗ trợ đặt ra những tiêu chí đánh giá nhân viên để giúp họ phát triển các kỹ năng tự quản lý hiệu quả.
1.3 Thách thức trong cảm giác cô đơn và thiếu sự kết nối
Làm việc từ xa có thể tạo ra cảm giác cô đơn và thiếu sự kết nối xã hội cho các nhân viên. Thiếu môi trường làm việc chung có thể ảnh hưởng đến tinh thần làm việc. Và sự tương tác giữa các thành viên trong nhóm. Việc thiếu giao tiếp trực tiếp cũng có thể làm mất đi sự gắn kết. Và sự hiểu biết đối với mục tiêu và giá trị của tổ chức. Để giải quyết vấn đề này, các tổ chức có thể tổ chức các hoạt động kết nối trực tuyến. Tạo ra môi trường làm việc ảo tích cực và đảm bảo rằng các nhân viên có thể tham gia vào các hoạt động xã hội nhóm.
1.4 Thách thức về bảo mật và quyền riêng tư
Việc quản lý thông tin và dữ liệu từ xa đặt ra các vấn đề về bảo mật và quyền riêng tư. Với việc sử dụng các công nghệ kết nối từ xa. Tổ chức phải đảm bảo rằng thông tin của nhân viên được bảo vệ an toàn và không bị xâm phạm. Các biện pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập. Và giám sát liên tục là rất cần thiết để đảm bảo tính riêng tư của thông tin trong môi trường làm việc từ xa.
1.5 Thách thức trong đánh giá hiệu suất và công việc
Việc đo lường hiệu suất và đặt ra tiêu chí đánh giá nhân sự từ xa. Có thể gặp phải nhiều khó khăn hơn so với nhân viên làm việc tại văn phòng. Việc theo dõi hoạt động và kết quả công việc từ xa đòi hỏi sự sáng tạo trong thiết lập mục tiêu và phương pháp đo lường. Các nhà quản lý cần phải thiết lập các chỉ số hiệu suất rõ ràng. Và sử dụng các công cụ đánh giá phù hợp để đảm bảo tính công bằng và khách quan trong quá trình đánh giá.
1.6 Thách thức trong hỗ trợ kỹ thuật từ xa
Việc giải quyết các vấn đề kỹ thuật từ xa có thể là một thách thức đối với nhân viên làm việc từ xa. Việc truy cập vào hỗ trợ kỹ thuật và giải quyết sự cố có thể không nhanh chóng. Như khi ở trong môi trường văn phòng. Để giải quyết vấn đề này, các tổ chức cần cung cấp các tài nguyên. Và hỗ trợ kỹ thuật dựa trên mạng để đảm bảo rằng nhân viên từ xa. Để họ có thể giải quyết các vấn đề kỹ thuật một cách nhanh chóng và hiệu quả. Điều này có thể bao gồm cung cấp hướng dẫn sử dụng cho các công nghệ và phần mềm, thiết lập các trang hỗ trợ trực tuyến. Và có sẵn nhân viên hỗ trợ kỹ thuật để giải quyết các vấn đề khi cần thiết.
Xem thêm: 5 thách thức lớn về quản lý nhân sự trong thời đại số
2. Các cách quản lý nhân sự từ xa hiệu quả
2.1 Hiểu rõ và áp dụng thành thạo 6 nguyên tắc quản lý doanh nghiệp hoạt động từ xa
Để quản lý nhân sự từ xa hiệu quả, các nhà quản trị cần nắm chắc 6 nguyên tắc cơ bản sau đây. Để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
2.1.1 Nguyên tắc Assume Remote
Tất cả thành viên trong doanh nghiệp cần được trang bị đầy đủ thông tin về công việc mặc dù họ không ngồi cùng một nơi làm việc. Điều này đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ kế hoạch và tiến độ công việc. Mục đích để hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả. Bằng cách áp dụng nguyên tắc này, nhà quản trị có thể đạt được sự đồng thuận và sự phối hợp trong công việc từ xa.
2.1.2 Nguyên tắc toàn vẹn
Nguyên tắc này đòi hỏi sự trách nhiệm đối với công việc của từng cá nhân, dù làm việc ở bất kỳ địa điểm nào. Nhân viên cần cam kết làm việc hết sức mình để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn và chất lượng. Đây là nền tảng quan trọng để xây dựng một tổ chức từ xa hiệu quả.
2.1.3 Nguyên tắc loại bỏ sự mất tập trung
Nhà quản trị cần giúp nhân viên tập trung vào công việc một cách nghiêm túc. Đặc biệt khi làm việc từ xa và không có sự giám sát trực tiếp. Việc loại bỏ các yếu tố gây mất tập trung như môi trường ồn ào. Ảnh hưởng từ bên ngoài sẽ giúp tăng hiệu quả làm việc của nhân viên.
2.1.4 Nguyên tắc đồng bộ thông tin
Việc áp dụng nguyên tắc giao tiếp đồng bộ sẽ giúp các thành viên của tổ chức có thể tương tác. Và trao đổi thông tin một cách nhanh chóng dù ở bất kỳ đâu. Điều này giải quyết được hạn chế về thời gian và không gian trong làm việc từ xa.
Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra:
NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm giám sát nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale, phần mềm tổng đài CSKH Call Center… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.
2.1.5 Nguyên tắc minh bạch, trung thực
Đây là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất khi làm việc từ xa. Nhà quản trị cần đảm bảo nhân viên làm việc từ xa luôn minh bạch và trung thực trong công việc. Việc này giúp duy trì sự tin tưởng và tính chuyên nghiệp trong tổ chức.
2.1.6 Nguyên tắc bảo mật thông tin
Bảo mật thông tin là một yếu tố quan trọng trong quản lý nhân sự từ xa. Nhà quản trị cần áp dụng các biện pháp bảo mật. Để đảm bảo an toàn cho thông tin nội bộ của doanh nghiệp. Bao gồm thông tin khách hàng, sản phẩm và dịch vụ. Điều này giúp tránh các rủi ro liên quan đến an ninh thông tin và bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp.
2.2 Đặt ra các mục tiêu và quản lý một cách minh bạch và chặt chẽ
Sau khi đã nắm được chắc 6 nguyên tắc vận hành doanh nghiệp từ xa. Nhà quản trị sẽ tiến đến bước tiếp theo trong việc tìm hiểu. Và áp dụng cách quản lý nhân sự từ xa hiệu quả, đó chính là xác định mục tiêu rõ ràng.
Bản chất của cách quản lý nhân viên làm việc từ xa chỉ đơn giản là một hình thức làm việc. Nhưng mục tiêu cốt lõi của nhà quản trị khi áp dụng các biện pháp này. Là nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc của nhân viên. Với những điều này, kết quả thu được vẫn là mục tiêu cuối cùng.
Sau khi nhận thức được điều này, nhà quản trị sẽ tiến hành trao đổi với các phòng ban một cách rõ ràng hơn. Mục tiêu là đảm bảo mọi người hướng về cùng một mục tiêu chung. Và thống nhất các hoạt động và nỗ lực để đạt được kết quả mong đợi. Việc xác định và phân bổ rõ ràng mục tiêu là yếu tố then chốt để định hướng. Và thúc đẩy sự phát triển của tổ chức trong môi trường làm việc từ xa hiện nay.
2.3 Đặt ra các hướng dẫn và chính sách đặc biệt khi quản lý nhân viên làm việc trực tuyến
Tương tự như việc thiết lập các quy định khi làm việc trực tiếp tại công ty. Việc lập ra các quy định khi làm việc online cũng là một trong những bước quan trọng trong quản lý nhân sự từ xa.
Các chính sách quy định về lương thưởng, điều kiện làm việc, trang phục, môi trường làm việc, giờ làm việc,… Cần được thiết lập rõ ràng và thông báo đến tất cả nhân viên trong các phòng ban. Điều này giúp xây dựng nền tảng vững chắc cho kỷ luật làm việc từ xa. Đảm bảo sự đồng nhất và tuân thủ các quy định quản lý từ xa một cách hiệu quả.
2.4 Thực hiện các đợt kiểm tra và đánh giá định kỳ toàn diện
Trong quản lý nhân viên làm việc từ xa, một điều quan trọng cần lưu ý là nhà quản trị cần có cái nhìn tổng thể. Và toàn diện về công việc mà nhân viên đang thực hiện, đặc biệt là kết quả của công việc.
Mục tiêu cốt lõi là nâng cao hiệu suất làm việc, như đã đề cập trước đó. Nhà quản trị cần tích cực tiến hành kiểm tra và đánh giá định kỳ. Để kịp thời xử lý những rủi ro nếu có trong quá trình làm việc.
Việc thực hiện kiểm tra và đánh giá định kỳ kết hợp với việc trao thưởng để động viên những cá nhân. Phòng ban có thành tích tốt trong công việc là một cách thông minh. Để nhà quản trị nâng cao hiệu quả quản lý nhân viên từ xa. Bằng cách này, sẽ tạo động lực cho nhân viên. Và đẩy mạnh sự phát triển của tổ chức trong môi trường làm việc từ xa.
2.5 Tận dụng tối đa các công cụ quản lý từ xa
Xem thêm: “Bật mí” 6 cách quản lý nhân viên cứng đầu dành cho doanh nghiệp
Ngoài những cách sử dụng và quản lý nhân sự từ xa thủ công như trên. Bạn có thể lưu ý cân nhắc sử dụng những phần mềm có hỗ trợ quản lý nhân sự từ xa. Ví dụ như phần mềm quản lý nhân sự NextX là một nền tảng phần mềm quản lý nhân sự từ xa tiên tiến. Mang đến nhiều lợi ích đáng kể cho các tổ chức. Và doanh nghiệp trong việc quản lý nhân sự làm việc từ xa. Dưới đây là những lợi ích chính khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự từ xa của NextX:
- Tăng tính linh hoạt và tiện lợi cho nhân viên, cho phép họ làm việc từ bất kỳ đâu với chỉ cần kết nối internet.
- Việc theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên từ xa giúp tăng hiệu quả công việc và sự tập trung trong hoạt động.
- Các công cụ giao tiếp trong phần mềm như email, chat, video call giúp tăng tính đồng bộ và sự phối hợp trong tổ chức.
- Hỗ trợ tổ chức và quản lý thông tin dễ dàng và hiệu quả, đảm bảo sự minh bạch và trao đổi thông tin hiệu quả.
- Bảo mật và an toàn dữ liệu giúp giảm thiểu các rủi ro liên quan đến bảo mật thông tin nhân viên và tổ chức.
- Tiết kiệm chi phí về văn phòng và hạ tầng công nghệ, tạo điều kiện cho một môi trường làm việc bền vững và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp trong thời đại kỹ thuật số.
3. Kết luận
Với những thách thức và cơ hội mà việc quản lý nhân sự từ xa mang lại. Các công ty cần đưa ra các giải pháp và chiến lược phù hợp. Đồng thời, việc áp dụng các công nghệ thông tin. Và các phương pháp quản lý hiện đại sẽ giúp tăng cường hiệu quả hoạt động của tổ chức. Với việc đầu tư vào quản lý nhân sự từ xa một cách chuyên nghiệp. Các doanh nghiệp có thể tận dụng tốt lợi ích của mô hình làm việc mới này. Và đạt được sự phát triển bền vững trong thời đại số ngày nay. Hãy theo dõi trang tin NextX để biết thêm nhiều thông tin hữu ích hơn trong kinh doanh nhé.
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |