Bật mí 5 mẹo hay giúp quản lý inventory hiệu quả nhất

Trong hoạt động kinh doanh, quản lý inventory là một trong những yếu tố quan trọng. Giúp doanh nghiệp đạt được lợi nhuận cao hơn và tăng cường năng lực cạnh tranh. Tuy nhiên, quản lý inventory không phải là điều đơn giản, đặc biệt là với 4 loại inventory chính. Để giúp các doanh nghiệp quản lý inventory hiệu quả hơn. Trong bài viết này, NextX  – Phần mềm quản lý dự án sẽ chia sẻ cho bạn một số mẹo hữu ích. Từ đó, giúp các doanh nghiệp đạt được sự thành công trong hoạt động kinh doanh của mình.

Inventory là gì?

Inventory tạm dịch là “hàng tồn kho” hoặc “hàng tồn”. Là tất cả các sản phẩm, vật liệu, nguyên liệu, phụ kiện, và các mặt hàng khác mà doanh nghiệp đang giữ và chưa bán được tại một thời điểm nhất định. Inventory là một trong những tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Và có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, bao gồm sản xuất, bán hàng, và dịch vụ. Một quản lý inventory tốt sẽ giúp doanh nghiệp đạt được lợi nhuận cao, tăng cường năng lực cạnh tranh. Quản lý inventory cũng đòi hỏi sự quan tâm chăm sóc và sự hiểu biết về các phương pháp. Để đảm bảo rằng inventory được quản lý và kiểm soát một cách chặt chẽ.

4 loại hàng tồn kho cơ bản

Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra:

NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm giám sát nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale, phần mềm tổng đài CSKH Call Center… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.

Raw materials inventory – Nguyên liệu thô

Là tất cả các loại nguyên liệu thô, vật liệu và sản phẩm chưa qua xử lý được sử dụng để sản xuất các sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp. Nguyên liệu thô có thể bao gồm các loại vật liệu như kim loại, gỗ, nhựa, cao su, vải, giấy, hóa chất, v.v.

Maintenance, repair and operating (MRO) inventory – Vật tư

Là tất cả các vật liệu, dụng cụ và thiết bị không phải là sản phẩm chính của doanh nghiệp. Nhưng được sử dụng để bảo trì, sửa chữa và duy trì hoạt động của các thiết bị sản xuất hoặc cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp.

MRO có thể gồm các loại vật tư như dầu mỡ, bánh xe, bộ lọc, đai ốc, pin, bóng đèn,… Ngoài ra, MRO inventory còn bao gồm các dịch vụ bảo trì, sửa chữa và bảo dưỡng thiết bị.

Work-in-progress (WIP) inventory – Bán thành phẩm

Là tất cả các sản phẩm đang được sản xuất hoặc chưa sản xuất hoàn thành tại một thời điểm nhất định. Gồm các sản phẩm đang được sản xuất, đã được sản xuất một phần và chưa hoàn thành. Hoặc đã hoàn thành sản xuất nhưng chưa được bán.

Finished goods inventory – Thành phẩm

Là tất cả các sản phẩm đã được sản xuất hoàn thành và sẵn sàng để bán hoặc giao hàng cho khách hàng. Gồm các sản phẩm hoàn thiện, đã được đóng gói và sẵn sàng để được vận chuyển tới khách hàng.

Các biện pháp quản lý hàng tồn kho

Phương pháp ABC (Activity-Based Costing)

Là một phương pháp phân tích chi phí dựa trên hoạt động. Nó giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về tổng chi phí của một sản phẩm hoặc dịch vụ. Phương pháp này sử dụng các chỉ tiêu hoạt động để phân loại chi phí. Và tập trung vào các sản phẩm hoặc dịch vụ có giá trị cao hơn.

Theo phương pháp ABC, các sản phẩm hoặc dịch vụ được phân loại thành 3 nhóm A, B và C dựa trên giá trị của chúng. Nhóm A là các sản phẩm có giá trị cao. Chiếm một phần lớn trong tổng doanh thu của doanh nghiệp. Nhóm B là các sản phẩm có giá trị trung bình. Và chiếm một phần trung bình trong tổng doanh thu. Nhóm C là các sản phẩm có giá trị thấp, chiếm một phần nhỏ trong tổng doanh thu.

Các bước thực hiện phương pháp ABC như sau:

Xác định các hoạt động sản xuất và dịch vụ 

Để áp dụng phương pháp ABC, doanh nghiệp cần xác định các hoạt động liên quan đến sản xuất và dịch vụ của mình.

Phân tích chi phí hoạt động

Tiếp theo, doanh nghiệp phân tích chi phí cho mỗi hoạt động được xác định ở bước trên. Chi phí này bao gồm cả chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.

Phân tích giá trị sản phẩm hoặc dịch vụ

Sau khi phân tích chi phí hoạt động, doanh nghiệp tiếp tục phân tích giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ của mình.

Phân loại sản phẩm hoặc dịch vụ

Cuối cùng, dựa trên giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ và chi phí hoạt động. Doanh nghiệp phân loại sản phẩm hoặc dịch vụ thành các nhóm A, B và C.

Phương pháp ABC giúp doanh nghiệp tập trung quản lý và kiểm soát các sản phẩm hoặc dịch vụ có giá trị cao hơn. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất. Giảm thiểu chi phí tồn kho và tối ưu hóa quy trình cung ứng sản phẩm. Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp ABC cần phải được thực hiện một cách cẩn thận và chính xác. Để đảm bảo tính chuẩn xác và hiệu quả của phương pháp này.

Sử dụng hệ thống quản lý kho hiện đại 

Là một giải pháp tuyệt vời để quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Giúp doanh nghiệp quản lý và kiểm soát hàng tồn kho một cách chặt chẽ và chính xác hơn. Dưới đây là một số chi tiết về cách sử dụng hệ thống quản lý kho hiện đại:

Hệ thống quản lý kho được tích hợp với các phần mềm quản lý doanh nghiệp khác như ERP (Enterprise Resource Planning) hay WMS (Warehouse Management System) giúp doanh nghiệp quản lý và kiểm soát hàng tồn kho một cách tự động và nhanh chóng.

Cung cấp các tính năng quản lý thông minh. Như quản lý theo lô hàng, vị trí, đơn đặt hàng, ngày sản xuất,… Cung cấp các thông tin tồn kho và báo cáo tồn kho chi tiết. Để doanh nghiệp có thể theo dõi số lượng hàng tồn kho, giá trị tồn kho,… Cung cấp tính năng quản lý theo dõi mức độ tồn kho. Và đưa ra các cảnh báo khi hàng tồn kho xuất hiện tình trạng quá mức hoặc thiếu hụt hàng hoá. Giúp doanh nghiệp quản lý và kiểm soát hàng tồn kho một cách chính xác và hiệu quả.

Cung cấp tính năng dự đoán nhu cầu sản phẩm. Để doanh nghiệp có thể lên kế hoạch sản xuất và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả. Tính năng này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng hàng tồn kho quá lớn hoặc thiếu hụt hàng hoá.

Cung cấp tính năng quản lý đặt hàng và quản lý vận chuyển hàng hóa. Giúp doanh nghiệp quản lý quy trình sản xuất và cung ứng hàng hóa một cách chặt chẽ và hiệu quả.

Phương pháp FIFO (First-In, First-Out)

Là một trong những phương pháp quản lý hàng tồn kho phổ biến nhất và hiệu quả nhất. Phương pháp này áp dụng nguyên tắc hàng đầu tiên vào hàng đầu tiên ra. Tức là sản phẩm được nhập vào kho trước đó sẽ được bán ra trước.

Áp dụng phương pháp FIFO trong quản lý hàng tồn kho có rất nhiều ưu điểm. Như giúp giảm thiểu chi phí lưu trữ, đảm bảo sản phẩm được bán ra sớm nhất nhưng vẫn đảm bảo chất lượng . Dưới đây là một số lợi ích của việc áp dụng phương pháp FIFO trong quản lý hàng tồn kho:

Giảm thiểu chi phí lưu trữ

Khi áp dụng phương pháp FIFO, sản phẩm được nhập vào kho trước sẽ được bán ra trước. Điều này giúp giảm thiểu chi phí lưu trữ cho các sản phẩm đã tồn đọng lâu trong kho.

Đảm bảo sản phẩm được bán ra sớm nhất

Khi sử dụng phương pháp FIFO, sản phẩm được nhập vào kho trước đó sẽ được bán ra trước. Giúp đảm bảo sản phẩm được bán ra sớm nhất và tối ưu hóa doanh số bán hàng.

Đảm bảo chất lượng sản phẩm

Sản phẩm được nhập vào kho trước đó sẽ được bán ra trước, giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm có thời hạn sử dụng như thực phẩm, thuốc,…

Dễ dàng quản lý hàng tồn kho

Khi sử dụng phương pháp FIFO, người quản lý kho sẽ dễ dàng quản lý số lượng hàng tồn kho. Và đảm bảo các sản phẩm được bán ra đúng thời điểm.

Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp FIFO cũng có một số hạn chế. Như việc không tối ưu hóa giá trị của sản phẩm và không phù hợp với các sản phẩm có tính chất đặc trưng như sản phẩm theo mùa, v.v.

Nhìn chung, FIFO là một trong những phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất. Tuy nhiên, người quản lý kho cần phải đánh giá kỹ các ưu điểm và hạn chế của phương pháp này. Để áp dụng phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp và sản phẩm.

Đưa ra các chính sách giảm giá

Là một trong những chiến lược hiệu quả để giảm thiểu tồn kho và tăng doanh số bán hàng. Dưới đây là một số chi tiết về cách đưa ra các chính sách giảm giá trong quản lý hàng tồn kho:

Giảm giá cho hàng tồn kho lâu ngày

Đây là chính sách giảm giá dành cho các sản phẩm trong kho lâu ngày và khó bán. Chính sách này giúp doanh nghiệp giảm thiểu các chi phí liên quan đến việc lưu trữ hàng tồn kho và tăng doanh số bán hàng.

Giảm giá cho hàng tồn kho mùa

Đây là chính sách giảm giá dành cho các sản phẩm trong kho không bán được trong mùa hiện tại. Và cần phải xử lý để chuẩn bị cho mùa kế tiếp. Giúp doanh nghiệp giảm thiểu các chi phí liên quan đến việc lưu trữ hàng tồn kho và tăng doanh số bán hàng trong mùa kế tiếp.

Giảm giá cho hàng tồn kho số lượng lớn

Đây là chính sách giảm giá dành cho các sản phẩm trong kho có số lượng lớn. Và cần phải được xử lý để giảm thiểu thiệt hại về tài sản. Chính sách này giúp doanh nghiệp tăng doanh số bán hàng và giảm thiểu tồn kho.

Giảm giá cho hàng tồn kho hết hạn sử dụng

Dành cho các sản phẩm trong kho đã hết hạn sử dụng hoặc sắp hết hạn sử dụng. Chính sách này giúp doanh nghiệp giảm thiểu thiệt hại về tài sản và tăng doanh số bán hàng.

Giảm giá cho hàng tồn kho bị lỗi

Đây là chính sách giảm giá dành cho các sản phẩm trong kho bị lỗi hoặc không đạt tiêu chuẩn chất lượng. Chính sách này giúp doanh nghiệp giảm thiểu thiệt hại về tài sản và tăng doanh số bán hàng.

Việc đưa ra các chính sách giảm giá trong quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp giảm thiểu tồn kho, tăng doanh số bán hàng và giảm thiểu thiệt hại về tài sản. Tuy nhiên, việc đưa ra các chính sách giảm giá cần được tính toán kỹ lưỡng để đảm bảo không gây thiệt hại cho doanh nghiệp và tạo ra giá trị cho khách hàng. Ngoài ra, các chính sách giảm giá cần được quảng bá rộng rãi và một cách hiệu quả để thu hút được sự quan tâm của khách hàng.

Sử dụng các kỹ thuật thu thập dữ liệu

Dưới đây là một số kỹ thuật thu thập dữ liệu được sử dụng trong quản lý hàng tồn kho:

Sử dụng hệ thống phần mềm quản lý kho (WMS)

Hệ thống quản lý kho (WMS) là một công cụ quản lý kho hiệu quả. Cho phép quản lý và theo dõi dữ liệu hàng tồn kho một cách tự động và chính xác. WMS cho phép người quản lý kho thu thập dữ liệu về số lượng hàng tồn kho. Hơn nữa là vị trí của hàng trong kho, thời gian hàng được nhập và xuất, v.v.

Sử dụng hệ thống mã vạch (Barcode)

Là một công cụ quản lý kho giúp thu thập dữ liệu về số lượng hàng tồn kho và vị trí của hàng trong kho. Khi hàng hóa được nhập vào kho, mỗi sản phẩm sẽ được gắn một mã vạch riêng biệt. Để thuận tiện trong việc quản lý và theo dõi.

Sử dụng các công cụ thu thập dữ liệu tự động (Auto-ID)

Giúp thu thập và ghi lại thông tin về hàng tồn kho một cách tự động. Các công cụ này có thể bao gồm máy quét mã vạch, máy đọc thẻ RFID, máy tính di động,…

Sử dụng hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM)

Giúp quản lý thông tin liên quan đến hàng tồn kho từ nguồn cung cấp đến khách hàng cuối cùng. SCM cho phép người quản lý kho thu thập dữ liệu về số lượng hàng tồn kho, thời gian hàng hóa được vận chuyển và xuất kho, v.v.

Sử dụng các phương tiện ghi âm hoặc ghi hình

Giúp quản lý kho theo dõi và thu thập dữ liệu về các hoạt động trong kho. Bao gồm việc nhập và xuất hàng, di chuyển hàng trong kho, v.v.

Việc sử dụng các kỹ thuật thu thập dữ liệu trong quản lý hàng tồn kho giúp người quản lý kho thu thập và quản lý thông tin về hàng tồn kho một cách chính xác và hiệu quả. Để thu thập một cách hiệu quả, người quản lý kho cần phải có kế hoạch thu thập rõ ràng. Sử dụng các phương pháp thu thập dữ liệu phù hợp và đảm bảo tính xác thực và độ tin cậy của dữ liệu thu thập được.

Lời kết

Tuy nhiên, việc quản lý inventory không chỉ đơn giản là áp dụng những mẹo trên. Mà còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô của doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, đặc thù của sản phẩm, v.v. Do đó, để quản lý inventory hiệu quả, người quản lý cần phải có kiến thức, kinh nghiệm và sự tận tâm với công việc.

Hy vọng bài viết này của Trang tin NextX  đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về quản lý inventory. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các chiến lược quản lý inventory hiệu quả. Hãy tiếp tục tìm kiếm và đọc các bài viết khác trên trang web của chúng tôi. Chúc bạn thành công trong khâu quản lý hàng tồn kho và phát triển doanh nghiệp của mình!

Bài tham khảo:Top 7 Phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất hiện nay