Trong thời đại ngày nay việc quản lý data khách hàng trở nên dễ dàng hơn. Khi các phần mềm hỗ trợ quản lý được ra đời. Tuy nhiên vẫn còn gặp khó khăn trong việc quản lý data khách hàng. Chính vì thế hãy cùng NextX Phần mềm quản lý kpi  tìm hiểu ngay cách quản lý dữ liệu khách hàng sao cho tối ưu nhất trong doanh nghiệp ngay nhé.

1. Quản lý data khách hàng là gì?

Là quá trình tổ chức, bảo quản và sử dụng thông tin về khách hàng một cách hiệu quả và an toàn. Điều này bao gồm việc thu thập, lưu trữ, cập nhật và bảo vệ các dữ liệu. Liên quan đến khách hàng của một doanh nghiệp hoặc tổ chức.

quản lý data

NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng,phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm giám sát nhân viên thị trường,phần mềm quản lý telesale, phần mềm tổng đài CSKH Call CenterHàng đầu cho các doanh nghiệp vừa và lớn. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One. Bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.

1.1 Lợi ích của việc quản lý data khách hàng

  • Hiểu rõ hơn về khách hàng: Dữ liệu khách hàng giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các đặc điểm của khách hàng. Điều này giúp tạo ra các chiến lược kinh doanh và tiếp thị được tùy chỉnh. Từ đó tối ưu hóa các cấp độ trải nghiệm khách hàng và giá trị cho khách hàng.
  • Tăng cơ hội bán hàng: Bằng cách phân tích dữ liệu khách hàng. Doanh nghiệp có thể nhận biết các cơ hội bán hàng mới. Dự đoán xu hướng mua hàng. Tạo ra các chiến lược bán hàng phù hợp để tăng doanh số bán hàng.
  • Tối ưu hóa chiến lược tiếp thị: Dữ liệu khách hàng cung cấp thông tin giá trị về hiệu quả của các chiến lược tiếp thị. Giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khách hàng mục tiêu. Kênh tiếp cận hiệu quả nhất và nội dung tiếp thị phù hợp.
  • Tăng trung thành của khách hàng: Việc quản lý dữ liệu khách hàng giúp tạo ra trải nghiệm cá nhân hóa. Tối ưu hóa dịch vụ cho từng khách hàng. Từ đó tăng cơ hội để khách hàng trở thành những người ủng hộ thương hiệu và quay lại mua sắm.
  • Nâng cao chất lượng dịch vụ: Dữ liệu khách hàng cung cấp thông tin về phản hồi và đánh giá của khách hàng. Giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của họ. Từ đó cải thiện chất lượng dịch vụ và sản phẩm.
  • Giảm chi phí và tăng hiệu quả: Quản lý dữ liệu khách hàng giúp tổ chức và tự động hóa quy trình làm việc. Giảm thiểu thời gian và chi phí tổ chức thông tin khách hàng. Từ đó tăng hiệu suất và lợi nhuận.

1.2 Khó khăn khi quản lý data khách hàng

  • Dữ liệu phức tạp: Dữ liệu khách hàng thường rất phức tạp và đa dạng. Bao gồm thông tin cá nhân, lịch sử mua hàng, giao dịch, phản hồi, … việc quản lý và xử lý dữ liệu này đòi hỏi sự chú ý và cẩn thận.
  • Bảo mật thông tin: Dữ liệu khách hàng thường chứa thông tin nhạy cảm như thông tin cá nhân, thẻ tín dụng, … Việc bảo vệ bí mật và đảm bảo an toàn cho dữ liệu là một việc cực kỳ quan trọng.
  • Dữ liệu phân tán: Dữ liệu khách hàng thường phân tán trên nhiều hệ thống, ứng dụng và nền tảng khác nhau. Tích hợp và truy cập dữ liệu một cách hiệu quả có thể là một thách thức.
  • Cập nhật dữ liệu: Dữ liệu khách hàng luôn cần được cập nhật và kiểm tra để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy. Việc không cập nhật dữ liệu đúng cách. Có thể dẫn đến thông tin không chính xác hoặc lỗi trong quá trình tiếp cận khách hàng.

Để giải quyết những khó khăn trên. Các doanh nghiệp cần áp dụng công nghệ và hệ thống quản lý dữ liệu chuyên nghiệp. Kỹ thuật tiên tiến và quy trình làm việc hiệu quả. Để quản lý dữ liệu khách hàng một cách hiệu quả và đáng tin cậy.

quản lý data

Xem thêm: Bật mí mẹo 7 bước SEO Tiktok lên hot search nhanh chóng đơn giản

2. Các loại data khách hàng

  • Data nhân khẩu học: Thông tin cơ bản: Tên, tuổi, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, email. Nơi ở, thu nhập,..
  • Data hành vi: Lịch sử mua hàng kênh mua hàng. Hành vi trên website: Trang web đã truy cập, thời gian truy cập, hành động thực hiện trên website. Tương tác với thương hiệu: Mức độ tương tác với thương hiệu trên mạng xã hội, email.
  • Data tâm lý: Sở thích: Sở thích về sản phẩm, thương hiệu, phong cách sống. Nhu cầu về sản phẩm, dịch vụ, trải nghiệm. Mong muốn về giá cả, chất lượng, dịch vụ khách hàng. Thái độ đối với thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ.
  • Data dự đoán: Khả năng mua hàng: Khả năng mua hàng sản phẩm hoặc dịch vụ trong tương lai. Giá trị khách hàng: Giá trị tiềm năng của khách hàng đối với doanh nghiệp. Mức độ rủi ro khách hàng hủy bỏ dịch vụ hoặc mua hàng từ đối thủ cạnh tranh. Xu hướng hành vi: Xu hướng hành vi mua hàng trong tương lai.

Ngoài ra, data khách hàng còn có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau như:

  • Mức độ quan tâm: Khách hàng tiềm năng, khách hàng hiện tại, khách hàng cũ.
  • Giá trị: Khách hàng VIP, khách hàng trung bình, khách hàng bình dân.
  • Ngành nghề: Khách hàng thuộc ngành nghề A, ngành nghề B, v.v.
  • Sản phẩm/dịch vụ: Khách hàng sử dụng sản phẩm/dịch vụ A, sản phẩm/dịch vụ B.

Xem thêm: Quy trình quản lý vật tư diễn ra thế nào? Thực hiện bao nhiêu bước?

3. Các cách quản lý data khách hàng

3.1 Coi trọng bảo mật thông tin khách hàng

Coi trọng bảo mật thông tin trong quản lý data khách hàng là việc doanh nghiệp thực hiện các biện pháp. Để bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng khỏi bị truy cập trái phép. Sử dụng, tiết lộ, thay đổi hoặc phá hủy. Thông tin khách hàng có thể bao gồm tên, tuổi, địa chỉ, số điện thoại, email, thông tin tài chính.

3.1.1  Lý do nên coi trọng bảo mật thông tin khách hàng

Tuân thủ luật pháp: Nhiều quốc gia có luật yêu cầu doanh nghiệp phải bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng. Vi phạm luật này có thể dẫn đến các hậu quả nghiêm trọng. Như phạt tiền, thậm chí là kiện tụng.

Bảo vệ danh tiếng: Rò rỉ thông tin khách hàng có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến danh tiếng của doanh nghiệp và dẫn đến mất khách hàng.

Tăng cường lòng tin của khách hàng: Khách hàng sẽ tin tưởng hơn vào doanh nghiệp nếu họ biết rằng thông tin của họ được bảo mật an toàn.

Giảm thiểu rủi ro tài chính: Rò rỉ thông tin khách hàng có thể dẫn đến tổn thất tài chính cho doanh nghiệp. Do gian lận, trộm cắp thông tin thẻ tín dụng, v.v.

3.1.2 Các biện pháp bảo mật thông tin khách hàng

Kiểm soát truy cập: Doanh nghiệp cần hạn chế quyền truy cập vào thông tin khách hàng chỉ cho những nhân viên cần thiết.

Mã hóa dữ liệu: Doanh nghiệp cần mã hóa dữ liệu khách hàng để bảo vệ dữ liệu khỏi bị truy cập trái phép.

Bảo vệ hệ thống: Doanh nghiệp cần bảo vệ hệ thống máy tính khỏi phần mềm độc hại. Tấn công mạng và các mối đe dọa bảo mật khác.

Nâng cao nhận thức về bảo mật: Doanh nghiệp cần nâng cao nhận thức về bảo mật cho nhân viên. Khuyến khích họ thực hành các biện pháp bảo mật tốt khi quản lý data.

Theo dõi và giám sát: Doanh nghiệp cần theo dõi và giám sát hệ thống của mình để phát hiện và ngăn chặn các vi phạm bảo mật.

3.2 Tạo sự lòng tin cho khách hàng

Niềm tin của khách hàng là nền tảng cho sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Khi có được lòng tin từ khách hàng: Họ sẽ mua hàng nhiều lần, giới thiệu sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp cho người thân. Mua hàng từ bạn nhiều hơn, trả mức giá cao hơn cho sản phẩm và dịch vụ của bạn…

Xem thêm: TOP 12 tiêu chí đánh giá nhân viên bán hàng cụ thể và chi tiết nhất

3.2.1 Một số cách để tạo niềm tin cho khách hàng nhiều hơn

  • Cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao: Đây là yếu tố quan trọng nhất để tạo dựng niềm tin. Khách hàng sẽ tin tưởng bạn hơn nếu họ biết rằng bạn cung cấp sản phẩm và dịch vụ đáp ứng hoặc vượt quá mong đợi của họ.
  • Cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời: Dịch vụ khách hàng tốt là chìa khóa để giữ chân khách hàng và xây dựng lòng trung thành. Hãy đảm bảo rằng nhân viên của bạn luôn thân thiện, hữu ích và sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng.
  • Trung thực và minh bạch: Hãy luôn trung thực với khách hàng về sản phẩm, dịch vụ và giá cả của bạn. Tránh đưa ra những lời hứa hẹn mà bạn không thể thực hiện được.
  • Tôn trọng khách hàng: Hãy luôn đối xử với khách hàng một cách tôn trọng. Bất kể họ là ai hay họ mua bao nhiêu.
  • Giữ lời hứa: Hãy đảm bảo rằng bạn luôn giữ lời hứa với khách hàng. Doanh nghiệp nói điều gì đó hãy đảm bảo rằng sẽ thực hiện lời nói đó.
  • Xin lỗi khi bạn mắc sai lầm: Ai cũng mắc sai lầm. Điều quan trọng là bạn phải thừa nhận sai lầm của mình và xin lỗi khách hàng một cách chân thành. Hãy cho họ thấy rằng bạn quan tâm đến việc giải quyết vấn đề và làm cho họ hài lòng.

3.3 Hãy thu thập những dữ liệu cần thiết

Không phải dữ liệu nào của khách hàng cũng thực sự cần thiết. Đôi khi doanh nghiệp thu thập quá nhiều dữ liệu của khách hàng. Nhưng lại không dùng đến và bỏ phí nó. Việc này ảnh hưởng đến sự riêng tư của khách hàng. Đôi lúc khách hàng còn cảm thấy khó chịu. Vậy nên hãy thu thập những thông tin dữ liệu cần thiết để phục vụ cho việc tạo ra các chiến lược kinh doanh.

3.3.1 Các cách thu thập thông tin dữ liệu khách hàng

Form đăng ký: Bạn có thể sử dụng form đăng ký trên website hoặc trong cửa hàng để thu thập dữ liệu nhân khẩu học và thông tin liên lạc của khách hàng.

Khảo sát: Bạn có thể gửi khảo sát qua email, bưu điện hoặc thực hiện trực tuyến để thu thập dữ liệu về nhu cầu, mong muốn và hành vi của khách hàng.

Phỏng vấn: Bạn có thể phỏng vấn khách hàng qua điện thoại hoặc trực tiếp để thu thập dữ liệu chi tiết hơn.

Phân tích web: Bạn có thể sử dụng các công cụ phân tích web để theo dõi khách hàng trên website của bạn.

Mạng xã hội: Bạn có thể theo dõi các tương tác của khách hàng với thương hiệu của bạn trên mạng xã hội.

Chương trình khách hàng thân thiết: Bạn có thể thu thập dữ liệu khách hàng thông qua chương trình khách hàng thân thiết.

3.4 Sử dụng các phần mềm quản lý dữ liệu

Ngày nay việc sử dụng các phần mềm trong doanh nghiệp đã không còn xa lạ gì. Các phần mềm ấy giúp thu thập thông tin dữ liệu khách hàng. Phân tích, quản lý data khách hàng hiệu quả hơn. Bởi khách hàng chính là tài sản quý giá của doanh nghiệp.

3.4.1 Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng các phần mềm CRM

  • Tăng doanh thu: Thu hút khách hàng tiềm năng. Giữ chân khách hàng hiện tại, CRM giúp doanh nghiệp giữ chân khách hàng hiện tại. ằng cách cung cấp dịch vụ khách hàng tốt. Xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng và đáp ứng nhu cầu của họ. 
  • Tăng lợi nhuận: Giảm chi phí tiếp thị và bán hàng: CRM giúp doanh nghiệp giảm chi phí tiếp thị và bán hàng bằng cách tự động hóa các quy trình. Theo dõi hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị và bán hàng Tăng hiệu quả hoạt động CRM giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả hoạt động bằng cách tự động hóa các quy trình. Theo dõi hiệu quả của các hoạt động bán hàng và dịch vụ khách hàng. 
  • Tăng lòng trung thành của khách hàng: Cung cấp dịch vụ khách hàng tốt, CRM giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khách hàng tốt. Bằng cách theo dõi các tương tác với khách hàng. Xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng CRM giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ phù hợp. 
  • Cải thiện hiệu quả hoạt động: Tự động hóa các quy trình, CRM giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình như quản lý danh bạ. Theo dõi tương tác khách hàng, tạo báo cáo và phân tích dữ liệu. Theo dõi hiệu quả của các hoạt động: CRM giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả của các hoạt động tiếp thị. Từ đó có thể điều chỉnh các chiến lược quản lý data và hoạt động của doanh nghiệp để đạt hiệu quả tối ưu.

3.5 Hướng dẫn quản lý dữ liệu khách hàng

Đào tạo quản lý data khách hàng (CRM) cho nhân sự là một việc làm quan trọng. Giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sử dụng CRM và đạt được nhiều lợi ích từ việc quản lý data khách hàng.

Xem thêm: 10 Chỉ số đo lường chất lượng dịch vụ tuyệt đối không thể bỏ qua

3.5.1 Đối tượng tham gia

  • Nhân viên bán hàng: Nhân viên bán hàng cần sử dụng CRM để quản lý data khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại. Theo dõi tiến trình bán hàng và tạo báo cáo bán hàng.
  • Nhân viên marketing: Nhân viên marketing cần sử dụng CRM để quản lý data trong các chiến dịch marketing. Theo dõi hiệu quả của các chiến dịch marketing và thu thập data khách hàng tiềm năng.
  • Nhân viên chăm sóc khách hàng: Nhân viên chăm sóc khách hàng cần sử dụng CRM. Để quản lý các tương tác với khách hàng. Giải quyết các vấn đề của khách hàng và thu thập phản hồi của khách hàng.
  • Lãnh đạo doanh nghiệp: Lãnh đạo doanh nghiệp cần hiểu biết về CRM để có thể đưa ra quyết định chiến lược về việc sử dụng CRM.

3.5.2 Hình thức đào tạo

Đào tạo quản lý data khách hàng cho nhân sự có thể được thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, bao gồm:

  • Đào tạo trực tiếp: Đây là hình thức đào tạo truyền thống, trong đó giảng viên sẽ trực tiếp truyền đạt kiến thức cho học viên.
  • Đào tạo trực tuyến: Đây là hình thức đào tạo thông qua internet. Học viên có thể học mọi lúc mọi nơi.
  • Đào tạo kết hợp: Đây là hình thức đào tạo kết hợp giữa đào tạo trực tiếp và đào tạo trực tuyến.

4. Kết luận

Trong bài viết này, trang tin NextX đã giới thiệu cho bạn 5 cách quản lý data khách hàng sao cho hiệu quả. Để sử dụng hợp lý hơn. Mong rằng với những chia sẻ trên mang đến cho bạn đọc có thêm nhiều kiến thức bổ ích hơn. Hãy tiếp tục theo dõi trang để không bỏ lỡ bất kỳ bài viết nào nhé.