Quản lý công việc đạt năng suất cao với phần mềm CRM

Bạn có bao giờ gặp khó khăn trong quản lý công việc? Hơn 30 đầu việc khác nhau nhưng không biết bắt đầu từ đâu hoặc chưa biết ưu tiên công việc nào làm trước, công việc nào làm sau.

Dưới đây, NextCRM sẽ hướng dẫn xây dựng và quản lý công việc để giúp bạn cân bằng công việc một cách dễ dàng hơn thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý công việc.

Quản lý công việc là gì?

Quản lý công việc là quản lý các khía cạnh của công việc, bao gồm: trạng thái công việc, mức độ ưu tiên, thời gian, nguồn lực,… Nó bao gồm lập kế hoạch, giao việc, theo dõi và báo cáo. Quản lý công việc có thể giúp đạt được mục tiêu của cá nhân, nhóm làm việc hoặc doanh nghiệp và chia sẻ kiến thức về việc đạt được mục tiêu công việc chung. Quản lý công việc có thể thực hiện thông qua các phần mềm quản lý công việc hoặc dự án.

Các bước quản lý công việc hiệu quả

Quản lý công việc bao gồm những bước cơ bản:

  • Tạo nhiệm vụ, công việc:  Đặt mục tiêu dự án của bạn, biến chúng thành các nhiệm vụ có thể thực hiện. Và thêm các chi tiết có liên quan như thời gian thực hiện nhiệm vụ, ước tính thời gian, các yếu tố phụ thuộc, trạng thái thực hiện nhiệm vụ, v.v.
  • Sắp xếp và ưu tiên: Xem xét tất cả các yếu tố có thể ảnh hưởng đến công việc và deadlines của bạn. Sau đó thiết lập thứ tự mà bạn sẽ làm việc và hoàn thành từng công việc.
  • Giám sát và update quá trình thực hiện các công việc: Quá trình quản lý công việc thực sự bắt đầu sau khi bạn tạo ra một tác vụ. Bất kỳ hoạt động nào cũng cần được kiểm soát để đảm bảo rằng nhiệm vụ đã được theo dõi và ghi lại chính xác cho đến khi hoàn thành.
  • Báo cáo kết quả thực hiện công việc

Lơi ích của quản lý công việc

Hoàn thành công việc hiệu quả

Bạn luôn cần đặt thời gian cho từng nhiệm vụ của mình và tập trung vào những đầu việc quan trọng nhất. Và để đạt được lợi ích này, bạn cần theo dõi, đo lường xem bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho từng nhiệm vụ bạn làm. Một tips nhỏ là hãy hạn chế số giờ dành cho các hoạt động vui chơi, giải trí, không quan trọng. Như vậy, bạn có thể thêm nhiều thời gian hơn cho công việc quan trọng và deadlines gần nhất. Từ đó công việc hiệu quả hơn và hoàn thành công việc trong khoảng thời gian đã dự tính.

Kiểm soát ngân sách

Để đảm bảo bạn không vượt quá ngân sách như đã dự định, bạn có thể chia toàn bộ ngân sách theo từng nhiệm vụ, từng loại công việc hợp lý hơn. Do đó, cho dù bạn cần chi tiền cho các khoản dự tính, công việc của bạn vẫn luôn được gắn với ngân sách đã dự trù.

Công việc được phân chia rõ ràng và hợp lý hơn

Sẽ thật lúng túng và thiếu tổ chức khi được giao nhiệm vụ vào lao ngay vào làm mà không có một kế hoạch cụ thể. Công việc gì nên làm trước? Công việc gì nên để sau? Đó là lý do bạn nên biết cách tổ chức công việc, sắp xếp theo mức độ khẩn cấp, ít quan trọng.

Quản lý công việc đạt năng suất cao với phần mềm NextCRM

NextCRM là một trong những phần mềm đi đầu về quản lý trong kinh doanh.

quan-ly-cong-viecKhi sử dụng NextCRM, bạn có thể tối ưu quy trình trên thông qua 4 bước tự động trên hệ thống:

  • Hệ thống tự động phân loại các nhóm công việc (công việc khách hàng và công việc nội bộ)
  • Hệ thống đưa ra các cảnh báo về tiến độ công việc, thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc, các công việc hết hạn, còn hạn, và sắp phải làm. Ngoài ra với việc phân tích số liệu công việc thì hệ thống có thể cảnh báo các công việc nào có khả năng chậm tiến độ.
  • Hệ thống tự động lên lịch chăm sóc khách hàng hoặc các giao dịch với khách hàng tùy theo từng hợp đồng, từng khách hàng cụ thể do cấu hình từ trước. Hệ thống có thể thiết lập tự động nhắc việc trước khoảng thời gian người dùng tự cài đặt
  • Thống  kê công việc, dự án dưới dạng biểu đồ Gant và Kanban một cách trực quan nhất trên hệ thống.

Xem thêm: Phần mềm CRM – Quản lý công việc

Phần mềm bán hàng đa kênh chuyên sâu NextApp

 

BÀI VIẾT LIÊN QUAN
BÀI VIẾT LIÊN QUAN

BÀI VIẾT LIÊN QUAN
CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM