Quản lý công nợ phải thu là một yếu tố quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Đây là các khoản tiền mà khách hàng nợ doanh nghiệp sau khi đã nhận hàng hoặc dịch vụ nhưng chưa thanh toán. Quản lý công nợ phải thu hiệu quả không chỉ giúp cải thiện dòng tiền mà còn giảm thiểu rủi ro tài chính. Và tăng cường khả năng thanh khoản của doanh nghiệp. Trong bài viết này, NextX – Phần mềm quản lý bán hàng sẽ dẫn bạn đi tìm hiểu chi tiết về công nợ phải thu. Cách quản lý và những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp.
I. Định nghĩa quản lý công nợ phải thu
1. Công nợ phải thu là gì?
Công nợ phải thu là một loại tài sản của doanh nghiệp, đại diện cho các khoản nợ phát sinh từ các giao dịch chưa được thanh toán hoặc các nghĩa vụ tài chính mà khách hàng hay con nợ còn nợ doanh nghiệp. Đây là khoản tiền mà doanh nghiệp kỳ vọng sẽ thu hồi trong tương lai.
Công nợ phải thu được ghi nhận như một tài sản của doanh nghiệp. Với công nợ phải thu ngắn hạn được coi là tài sản ngắn hạn và công nợ phải thu dài hạn. Được coi là tài sản dài hạn trên bảng cân đối kế toán. Việc quản lý công nợ phải thu hiệu quả là rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và tình hình tài chính doanh nghiệp. Quản lý kém hiệu quả có thể gây hậu quả nghiêm trọng đến doanh thu và lợi nhuận.
2. Quản lý công nợ phải thu là gì?
Quản lý công nợ phải thu là quá trình theo dõi, ghi nhận và xử lý các khoản nợ của khách hàng doanh nghiệp. Nhằm đảm bảo các khoản nợ này được thu hồi đầy đủ và đúng hạn. Quá trình này bao gồm việc thiết lập các chính sách tín dụng, giám sát việc thanh toán của khách hàng, gửi nhắc nhở thanh toán. Và thực hiện các biện pháp thu hồi nợ khi cần thiết. Mục tiêu của quản lý công nợ phải thu là duy trì dòng tiền ổn định. Giảm thiểu rủi ro nợ xấu và tối ưu hóa lợi nhuận của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra:
NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm giám sát nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale, phần mềm tổng đài CSKH Call Center… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.
II. Phân loại quản công nợ phải thu
1. Quản lý công nợ phải thu ngắn hạn
Công nợ phải thu ngắn hạn là những khoản nợ mà doanh nghiệp dự kiến thu hồi trong vòng một năm. Để quản lý hiệu quả công nợ phải thu ngắn hạn, các hoạt động cụ thể sau đây thường được thực hiện:
- Xác định các điều kiện tín dụng cụ thể như hạn mức tín dụng, điều kiện thanh toán, và lãi suất áp dụng.
- Thiết lập tiêu chuẩn phê duyệt khách hàng dựa trên khả năng thanh toán và uy tín tài chính của họ. Để đảm bảo rằng các khoản nợ mới được cấp tín dụng có rủi ro được kiểm soát.
- Thường xuyên theo dõi các khoản nợ phải thu để đảm bảo rằng các khách hàng đang thực hiện thanh toán đúng hạn.
- Sử dụng các hệ thống phần mềm hoặc công nghệ để tự động hóa việc giám sát. Và nhận diện các khoản nợ có nguy cơ.
- Liên hệ với khách hàng trước khi đến hạn thanh toán. Hoặc ngay sau khi quá hạn để nhắc nhở họ về việc thanh toán.
- Sử dụng hình thức liên lạc phù hợp như email, điện thoại. Hoặc thậm chí là gặp trực tiếp để tạo áp lực thanh toán đối với khách hàng.
- Thực hiện các biện pháp thu hồi nợ như đàm phán với khách hàng. Để tìm ra giải pháp phù hợp cho cả hai bên.
- Thỏa thuận lại thời gian trả nợ hoặc các phương án thanh toán linh hoạt. Để đảm bảo rằng các khoản nợ được thu hồi một cách hiệu quả.
- Trong trường hợp không thể đàm phán thành công, áp dụng các biện pháp pháp lý. Như gửi thông báo khởi kiện hoặc thuê luật sư để đòi lại số tiền nợ.
2. Quản lý công nợ phải thu dài hạn
Công nợ phải thu dài hạn là những khoản nợ mà doanh nghiệp dự kiến thu hồi trong thời gian trên một năm. Quản lý công nợ dài hạn đòi hỏi sự cẩn trọng. Và các chiến lược khác biệt so với quản lý công nợ ngắn hạn. Dưới đây là các hoạt động quan trọng trong quản lý công nợ phải thu dài hạn:
- Thực hiện đánh giá chi tiết về khả năng tài chính và uy tín của khách hàng. Để xác định khả năng thanh toán dài hạn của họ.
- Dựa trên kết quả đánh giá, quyết định việc cung cấp tín dụng dài hạn cho khách hàng, xác định điều kiện và hạn mức tín dụng phù hợp.
- Soạn thảo và ký kết các hợp đồng rõ ràng, chi tiết và chặt chẽ.
- Quy định rõ các điều khoản thanh toán, lãi suất, các khoản phí. Và các điều kiện khác liên quan để tạo ra một cơ chế thanh toán đáng tin cậy.
- Thực hiện việc rà soát định kỳ các khoản nợ dài hạn. Để đảm bảo rằng khách hàng vẫn duy trì được khả năng thanh toán theo kế hoạch.
- Điều chỉnh kế hoạch thanh toán hoặc áp dụng các biện pháp khắc phục. Nếu có bất kỳ biến động nào trong tình hình tài chính của khách hàng.
- Tạo ra các quỹ dự phòng rủi ro để đối phó với các vấn đề quản trị rủi ro tài chính.
- Dự phòng cho các trường hợp nợ xấu không mong muốn. Hoặc các trường hợp khách hàng gặp khó khăn về tài chính.
III. Quy trình thực hiện quản lý công nợ phải thu
1. Tạo một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh
Cần thiết lập một quy trình quản lý công nợ phải thu theo tiêu chuẩn của doanh nghiệp. Đảm bảo rằng mọi hoạt động liên quan đến công nợ được thực hiện theo quy trình đã được xác định trước. Từ việc ghi nhận các khoản nợ đến việc thu hồi chúng.
Xác định cách thức nhắc nhở khách hàng và thời gian nhắc nhở cụ thể. Cũng là một phần quan trọng của hệ thống này. Quy trình nhắc nhở cần phải được thiết kế sao cho phù hợp với nhu cầu và tình trạng cụ thể của từng khách hàng. Việc xác định thời gian nhắc nhở đúng đắn giúp đảm bảo rằng các khoản nợ được thanh toán đúng hạn. từ đó giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp. Kế toán công nợ cần nắm rõ quy trình kế toán để thực hiện công việc một cách chính xác và hiệu quả. Bao gồm kiểm soát chứng từ, luân chuyển chứng từ và quy trình thanh toán.
2. Xem lại khoản phải thu định kỳ, thường xuyên
Điều đầu tiên, cần thực hiện việc kiểm soát thời hạn phải thu của các khoản nợ. Điều này đòi hỏi sự thường xuyên và định kỳ trong việc theo dõi thời hạn thanh toán của các khoản nợ từ khách hàng.
Một phương tiện hữu ích để kiểm soát thời hạn phải thu. Là sử dụng các chỉ số như vòng quay các khoản phải thu. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể đo lường sự linh hoạt của quá trình thu hồi nợ. Và xác định các vấn đề cụ thể liên quan đến thời gian thanh toán của khách hàng.
Thêm vào đó, việc tính toán và phân loại khách hàng dựa trên tuổi nợ. Cũng là một phần quan trọng của quá trình này. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể đánh giá được mức độ rủi ro của từng khoản nợ. Và áp dụng các biện pháp phòng tránh và xử lý phù hợp.
Đồng thời, việc lập biên bản xác nhận công nợ của từng khách hàng định kỳ. Là một bước quan trọng trong quá trình quản lý công nợ phải thu. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể xác nhận rằng các khoản nợ đã được ghi nhận và xử lý đúng cách. Đồng thời cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ cho cấp quản lý cao hơn. Để đánh giá tình hình công nợ và đưa ra các quyết định quản lý hợp lý.
3. Gửi hóa đơn, các chứng từ đến khách hàng nhanh chóng
Để đảm bảo quản lý công nợ phải thu được thực hiện một cách hiệu quả, việc gửi hóa đơn. Và các chứng từ đến khách hàng nhanh chóng là rất quan trọng. Đầu tiên, cần đảm bảo rằng hóa đơn được gửi đến khách hàng đúng thời gian và địa chỉ. Việc này giúp khách hàng nhận được hóa đơn đúng kịp thời. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thanh toán. Và giảm thiểu rủi ro về việc trễ hạn thanh toán.
Đồng thời, việc thực hiện kiểm soát chặt chẽ đường đi của hóa đơn. Cũng là một bước quan trọng để tránh sai sót và chậm trễ. Các phòng ban liên quan, như phòng kế toán và phòng giao hàng. Cần phối hợp chặt chẽ để đảm bảo rằng hóa đơn được xác nhận. Kiểm tra và gửi đi một cách chính xác và kịp thời.
Việc thực hiện kiểm soát đúng đắn không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác. Và đúng đắn của hóa đơn mà còn giúp tăng cường uy tín và niềm tin từ phía khách hàng. Điều này là quan trọng để duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Đảm bảo rằng các giao dịch kinh doanh được diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả.
4. Gọi điện thoại nhắc nợ
Đầu tiên, khi gọi điện thoại nhắc nợ, cần nhắc nhở khách hàng về thời hạn thanh toán. Và những khoản nợ cần được thanh toán trước thời hạn. Việc này giúp khách hàng nhận thức rõ về trách nhiệm thanh toán của mình. Tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình quản lý công nợ.
Thời điểm thực hiện cuộc gọi điện thoại nhắc nợ cũng rất quan trọng để tăng hiệu quả. Việc chọn thời điểm phù hợp giúp đảm bảo rằng khách hàng sẽ chủ động. Và sẵn lòng nghe và xử lý các vấn đề liên quan đến khoản nợ của mình. Ví dụ, tránh gọi vào những thời điểm bận rộn của khách hàng như đầu ngày làm việc, cuối giờ làm việc hoặc vào cuối tuần. Thay vào đó, lựa chọn thời gian trong khoảng giữa buổi sáng. Hoặc giữa buổi chiều có thể tăng khả năng tiếp cận và hiệu quả của cuộc gọi.
5. Duy trì nhật ký thu nợ
Cần lưu nhật ký khi theo dõi cuộc gọi hoặc email đã được gửi đi và phản ứng của khách hàng. Giúp doanh nghiệp theo dõi và ghi nhận lại mọi thông tin liên quan đến việc thu hồi nợ từ khách hàng một cách chi tiết và rõ ràng.
Thêm vào đó, việc ghi chú các vướng mắc trong quá trình thu nợ cũng là một phần quan trọng của quá trình này. Các vướng mắc này có thể bao gồm các tình huống như thiếu hàng, thiếu chứng từ. Hoặc phản ứng tiêu cực từ phía khách hàng. Việc ghi chú và phản ánh những vướng mắc này giúp cho bộ phận liên quan có thể xử lý kịp thời và hiệu quả. Từ đó giảm thiểu rủi ro và tăng cường khả năng thu hồi nợ đối với doanh nghiệp.
6. Kế toán công nợ cần có nghiệp vụ chuyên môn tốt
Đầu tiên, họ cần phải ghi chép hoặc nhập liệu đầy đủ. Và chính xác về từng đối tượng khách hàng và các khoản phải thu. Việc này đảm bảo rằng thông tin về công nợ được ghi nhận một cách toàn diện và chính xác. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình quản lý và theo dõi công nợ.
Ngoài ra, kế toán công nợ cũng cần lập biên bản đối chiếu công nợ. Và đề xuất các biện pháp đôn đốc thu hồi nợ khi cần thiết. Bằng cách này, họ có thể xác định rõ ràng các khoản nợ còn tồn đọng, so sánh với thông tin trong hệ thống và đề xuất các biện pháp xử lý. Để đảm bảo rằng các khoản nợ được thu hồi một cách kịp thời và hiệu quả.
7. Duy trì tốt các mối quan hệ
Thông qua việc này, các đơn hàng từ bộ phận kinh doanh được ghi nhận ngay vào phần mềm quản lý doanh thu một cách chính xác và kịp thời. Đồng thời, các khoản nợ từ khách hàng cũng được quản lý và theo dõi đúng cách từ bộ phận kế toán công nợ. Sự phối hợp chặt chẽ giữa hai bộ phận này không chỉ tạo ra một quy trình làm việc mạch lạc. Mà còn giúp tối ưu hóa hiệu quả của cả hai bộ phận. Kế toán công nợ cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận kinh doanh. Để đảm bảo rằng thông tin về các đơn hàng. Và các khoản nợ được truyền đạt một cách chính xác và nhanh chóng.
Bằng cách này, doanh nghiệp có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực và phát triển bền vững. Sự liên kết và hợp tác giữa các bộ phận giúp doanh nghiệp. Tăng cường khả năng nắm bắt cơ hội, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa quy trình làm việc.
8. Sử dụng phần mềm NextX bán hàng có chức năng quản lý công nợ
Phần mềm quản lý công nợ NextX cho phép ghi nhận và theo dõi các khoản nợ. Từ khách hàng một cách tự động và có hệ thống. Việc này giúp giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình quản lý công nợ.
Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp các báo cáo chi tiết về tình trạng công nợ của từng khách hàng. Từ đó giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ tin cậy và phân loại khách hàng. Dựa trên hành vi thanh toán của họ. Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng các chiến lược quản lý công nợ hiệu quả và tối ưu hóa quá trình thu hồi nợ.
IV. Kết luận
Quản lý công nợ phải thu là một công việc quan trọng. Giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động tài chính ổn định và bền vững. Bằng cách áp dụng các biện pháp quản lý công nợ phải thu hiệu quả. Doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro, cải thiện dòng tiền và tăng cường khả năng thanh khoản. Để đạt được những mục tiêu này, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình quản lý công nợ phải thu rõ ràng và chặt chẽ. Đồng thời thường xuyên đánh giá và điều chỉnh phù hợp với thực tế kinh doanh. Hãy theo dõi trang tin NextX để biết thêm nhiều thông tin hữu ích trong kinh doanh nhé.
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
