Trong thương mại hay trong quá trình xuất nhập khẩu, thuật ngữ po được sử dụng rất thường xuyên. Tuy nhiên để quản lý Po đơn đặt hàng hiệu quả thì không phải ai cũng làm được. NextX – phần mềm quản lý kinh doanh sẽ giúp bạn hiểu bản chất của Po và hiểu được nguyên tắc quản lý po. Hãy theo dõi bài viết dưới đây nhé! Để cập nhật thêm những thông tin hay trong Trang tin NextX cùng tìm hiểu thêm!
Po (purchase order) là gì?
Xem thêm Xu hướng bán hàng online và sự thay đổi trong thói quen mua sắm
PO hay Purchase Order được hiểu là đơn đặt hàng. Po là một loại tài liệu được sử dụng nhiều nhất trong thương mại. Tài liệu này được người mua cấp cho người bán số lượng sản phẩm, chủng loại sản phẩm mà mình muốn nhập về. Kèm theo giá hàng hóa đã được hai bên thỏa thuận.
Loại chứng từ này được người bán xác nhận việc mua hàng hóa, xác nhận đã cung cấp hàng hóa/ dịch vụ cho người mua khi có đủ chữ ký hai bên. Có thể hiểu là hợp đồng mua bán giữa hai bên và có ràng buộc pháp lý.
Đối với đơn đặt hàng po đã được ký xác nhận, được coi là tài liệu để kiểm tra thông tin được thể hiện trên đó.
Mục đích khi sử dụng po – đơn đặt hàng
Mẫu PO đặt hàng được sử dụng nhiều khi người mua muốn mua hàng hóa, vật tư với số lượng lớn. Đồng nghĩa với việc, nhà cung cấp hàng hóa, người vận chuyển đã mua trước khi thực hiện thanh toán. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc tránh khỏi những sai sót không đáng có.
Ngoài ra, đơn đặt hàng PO còn giúp quản lý và theo dõi hàng tồn kho. Giúp bên cung cấp có thể so sánh số lượng hàng tồn kho đã đặt với số lượng hàng đã vận chuyển.
Biểu mẫu đơn đặt hàng cũng cung cấp tính năng theo dõi quá trình thanh toán. Và được thực hiện trên các đơn hàng cụ thể. Người mua sẽ giữ bản sao các đơn đặt hàng để kịp thời theo dõi quá trình vận chuyển, thanh toán.
Các loại đơn đặt hàng Po
Đơn đặt hàng điện tử
Nhiều mẫu PO đặt hàng không còn sử dụng bằng giấy tờ truyền thống. Thay vào đó là những mẫu PO đặt hàng điện tử được thực hiện qua internet. Những mẫu đơn đặt hàng điện tử được sử dụng rộng rãi khi mua bất kỳ loại hàng hóa dịch vụ nào.
Xem thêm: Mô hình Kano là gì? Khám phá công cụ cực hay dành cho PO
Đơn đặt hàng truyền thống
Hầu hết các công ty thương mại vẫn có hồ sơ đặt hàng trên giấy. Vì vậy họ cần định dạng đơn đặt hàng chính xác. Nhiều người dùng muốn định dạng chuyên nghiệp cho đơn đặt hàng của họ vì nhiều lý do. Các doanh nghiệp có thể muốn theo dõi toàn diện về việc mua hàng của họ. Hoặc họ có thể muốn biết các yêu cầu cơ bản trên một đơn đặt hàng. Po cũng có thể là một phần của tài liệu kinh doanh của công ty, ghi lại tất cả các giao dịch của doanh nghiệp trong khi đẩy nhanh quá trình. Và tạo ấn tượng tốt với khách hàng của doanh nghiệp bạn.
Nội dung trên Po gồm những gì?
Xem thêm 7 chiến lược kinh doanh online tăng doanh số bán hàng cực hiệu quả
- Phần tiêu đề (Header): Phần này hiển thị thông tin về công ty mua hàng. Bao gồm tên công ty, địa chỉ công ty, thông tin liên hệ, ngày đặt hàng và số đơn đặt hàng.
- Thông tin người bán (Vendor information): Phần này được sử dụng để nhập thông tin người nhận mà đơn đặt hàng sẽ được gửi đến. Trong phần này, bạn phải liệt kê tên đầy đủ của công ty của người bán, địa chỉ của công ty đó và tên liên hệ của công ty bạn.
- Thông tin giao hàng: Ở đầu phần này, hai bên sẽ thống nhất và điền thời gian giao hàng, địa điểm nhận hàng. Xác nhận phương thức giao hàng và các điều kiện giao hàng.
- Thời gian và điều kiện thanh toán: Theo như tên gọi, phần này cần ghi rõ ngày đến hạn, phương thức thanh toán và các thỏa thuận khác (nếu có) đối với hàng hóa sau khi giao hàng xong. Cả hai bên sẽ đồng ý với các điều khoản này.
- Những thông tin khác: Đây là thông tin về các sản phẩm có trong đơn hàng của doanh nghiệp. Hãy chắn chắn là nhập các thông số kỹ thuật của sản phẩm như mã sản phẩm, tên sản phẩm hoặc mô tả sản phẩm, số lượng mong muốn, đơn giá và ngày giao hàng cho từng sản phẩm.
Phân biệt hóa đơn Invoice và đơn đặt hàng PO
Giống nhau
Đơn đặt hàng (PO) và hóa đơn mua hàng (Invoice) có một điểm chung. Cả hai đều là hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý. Nói cách khác, khi lập kế hoạch thực hiện hợp đồng mua bán, cả người mua và nhà cung cấp đều phải thực hiện công việc đã cam kết trong đơn đặt hàng hoặc hóa đơn.
Xem thêm: Tất tần tật về mẹo bán hàng Shopee cho người mới bắt đầu
Khác nhau
- Đơn đặt hàng (PO) được tạo bởi người mua khi đặt hàng hóa hoặc dịch vụ. Trong khi đó, hóa đơn (Invoice) do người bán lập nhằm mục đích lưu lại quá trình mua/ bán đã diễn ra và phải thanh toán khi chuyển hàng. Mẫu PO đặt hàng sẽ được gửi cho bên bán và hóa đơn thì được gửi lại cho bên mua.
- Đơn hàng chỉ được tạo khi Người mua có nhu cầu đặt hàng. Hóa đơn được tạo khi người mua mua hàng thành công. Hóa đơn được xuất tự động và thực hiện quản lý công nợ.
- Đặc điểm của PO là thường yêu cầu chi tiết về các thông tin bắt buộc trong hợp đồng mua bán sản phẩm, dịch vụ. Trong khi đó, Invoice sẽ thường chỉ dùng để xác nhận quá trình bán hàng. Cũng như giữ lại tài liệu cho quá trình kết toán.
Purchase Order hoạt động như thế nào?
Tùy thuộc vào loại mô hình kinh doanh, quy trình mua hàng bằng cách đặt hàng sẽ khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung các bước tạo đơn đặt hàng (PO) theo quy trình này:
Bước 1
Người mua tìm hiểu và quyết định mua sản phẩm và dịch vụ của bất kỳ doanh nghiệp nào.
Bước 2
Bên mua hàng sẽ xuất mẫu purchase order excel cho bên bán để bắt đầu các bước mua hàng.
Bước 3
Bên bán hàng sẽ nhận mẫu PO đặt hàng và xác nhận với bên mua hàng. Để xem có thể đáp ứng được điều kiện đặt đơn hàng hay không. Nếu bên bán không thể thực hiện được các nhu cầu của bên mua thì đơn đặt hàng (purchase order) sẽ bị hủy.
Bước 4
Nếu bên bán xác nhận giao dịch. Bên mua sẽ chuẩn bị đơn hàng hoặc lên lịch sản xuất dựa trên số lượng hàng trong đơn hàng để đảm bảo giao hàng kịp thời, đầy đủ số lượng hàng hóa mà Bên mua yêu cầu.
Bước 5
Sau khi tạo đủ số lượng đơn hàng. Bên bán có thể ủy thác cho bên Logistics chuyên về vận chuyển. Để cung cấp dịch vụ vận chuyển cho số lượng đơn đặt hàng (Purchase Order) do Bên mua gửi.
Bước 6
Bên bán hàng lập hóa đơn cho đơn đặt hàng.
Bước 7
Thực hiện quá trình thanh toán sau kh kiểm tra hàng hóa. Các hoạt động này đều dựa theo các điều khoản được ghi trong hợp đồng/ đơn đặt hàng po.
Đối với các nhà bán lẻ, đơn hàng hay đơn mua hàng được quản lý nhanh chóng trong phần mềm quản lý bán hàng để quản lý và nhập kho hiệu quả.
Những đơn đặt hàng như vậy là một trong những tài liệu quan trọng nhất đối với một công ty. Vì vậy việc quản lý đơn hàng phù hợp là yếu tố then chốt để giảm thiểu rủi ro có thể phát sinh khi làm việc với nhà cung cấp.
Nguyên tắc và bí quyết quản lý PO tối ưu nhất
PO là một trong những tài liệu quan trọng nhất đối với một công ty. Do đó, việc quản lý hợp lý các đơn đặt hàng là yếu tố then chốt để giảm thiểu rủi ro. Dưới đây là một số nguyên tắc mà bạn cần nắm rõ để quản lý các mẫu đơn đặt hàng tốt nhất.
Thực hiện phân tích và tùy chỉnh các quy trình làm việc
Xem thêm Loyalty App là gì? Lĩnh vực nào cần sử dụng Loyalty app?
Quy trình công việc có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô và loại hình kinh doanh, thậm chí giữa các phòng ban. Điều quan trọng là phải có một phương pháp đánh giá các hoạt động quản lý hàng tồn kho hiện tại và phân tích các vấn đề một cách có hệ thống.
Cố gắng tìm ra những điểm nghẽn trong quy trình hiện tại. Tham khảo ý kiến của những người ra quyết định và các bên liên quan.
Cung cấp hướng dẫn bằng văn bản về xử lý đơn đặt hàng
Bạn nên trực tiếp đưa ra các hướng dẫn cụ thể và bản mô tả vai trò của từng cá nhân hoặc bộ phận trong chuỗi cung ứng. Cách tốt nhất là cung cấp hướng dẫn bằng văn bản để dễ dàng theo dõi và đối chiếu.
Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng tất cả các bên tham gia mua bán đều tuân theo quy trình giống nhau. Để đảm bảo sự hợp tác suôn sẻ và tránh những hiểu lầm không đáng có.
Sử dụng Phần mềm quản lý bán hàng
Xem thêm:4 loại lãng phí khi kinh doanh quản lý bán hàng siêu thị, tạp hóa
Thu thập thông tin chi tiết và đáng tin cậy về hoạt động của nhà cung cấp với phần mềm quản lý bán hàng.
Đánh giá hiệu quả hoạt động của từng nhà cung cấp với số liệu thống kê rõ ràng. Dễ dàng so sánh và lựa chọn đơn vị tốt nhất cho mỗi thương vụ.
Một số thuật ngữ khác về đơn đặt hàng Po mà bạn cần biết
Ngoài khái niệm về Purchase order – PO đã được chia sẻ ở bài viết trên. Thì PO còn được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
PO trong xuất nhập khẩu
PO cũng được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Vậy PO trong xuất nhập khẩu là gì? PO trong xuất nhập khẩu được hiểu là một hợp đồng mua bán hàng hóa trong đó hai bên cung cấp đầy đủ các thông tin liên quan đến hợp đồng của mình.
PO trong lĩnh vực bưu chính viễn thông
PO nghĩa là bưu điện nơi diễn ra các giao dịch như nhận và vận chuyển hàng hóa, thư từ.
PO trong thanh toán thường ngày
PO hay Payoneer trong phần thanh toán cho phép người dùng rút tiền từ tài khoản Paypal. Payonee cung cấp ghi nợ trực tiếp, thanh toán, chuyển tiền quốc tế, thương mại điện tử, thanh toán trực tuyến và hơn thế nữa.
PO trong giao thông vận tải
PO ở đây cũng là đơn đặt hàng nhưng là một dạng hợp đồng mua bán và có những đặc điểm chính như sau:
- Có giá trị lớn
- Là một trong những giao dịch đầu tiên và không có nhiều thông tin về đối tác
- Ít có sự tin tưởng của doanh nghiệp
- Có quan hệ với đấu giá vận chuyển
- Giao dịch chuỗi (liên kết với nhà cung cấp và giao dịch dài hạn)
Trong một số trường hợp PO được hiểu theo nhiều cách khác. Nhưng po được hiểu theo nghĩa phổ biến nhất đó là đơn đặt hàng, mẫu đơn đặt hàng hoặc Purchase order.
Kết luận
Như vậy, NextX đã giới thiệu cho các bạn những thông tin chi tiết về đơn đặt hàng po. Hi vọng bài viết đã giải đáp những thắc mắc về Po la gi, những nguyên tắc để quản lý po hiệu quả. Chúc các bạn thành công!
Bài viết liên quan: Top 15 ý tưởng kinh doanh sáng tạo, mới lạ nhất không cần nhiều vốn
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
