One-on-One Meeting là gì? 3 Sự thật cần biết trước khi tổ chức 1:1

Trong môi trường doanh nghiệp ngày nay, việc tổ chức các cuộc họp One-on-One Meeting giữa quản lý. Và nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ chặt chẽ và năng động. One-on-One Meeting, hay còn được gọi là cuộc họp 1:1, không chỉ là nơi để đánh giá hiệu suất công việc. Mà còn là một không gian đối thoại chuyên sâu, nơi mà nhân viên có thể chia sẻ ý kiến, lo ngại và cảm xúc về công việc của mình. Bài viết dưới đây, NextX – Phần mềm CRM muốn giới thiệu đến bạn về khái niệm, tầm quan trọng của One-On-One.

Khái niệm One-on-One Meeting 

One-on-One Meeting là một loại cuộc họp giữa hai người. Thường là giữa một người quản lý và một nhân viên, diễn ra để thảo luận về các vấn đề công việc. Đặt ra mục tiêu, đánh giá hiệu suất, cung cấp phản hồi và hỗ trợ cá nhân. Đây là một cơ hội để hai người tạo ra một không gian nói riêng để trao đổi, thảo luận. Và làm việc cùng nhau một cách chi tiết và có ý nghĩa.

Xem thêm: Rèn luyện EQ cao bằng cách hiểu rõ “luật hai tám”

Trong một cuộc họp One-on-One Meeting, người quản lý thường sẽ cung cấp sự hướng dẫn và hỗ trợ để giữ chân nhân viên. Đồng thời lắng nghe và cung cấp phản hồi về công việc và tiến độ của nhân viên. Cuộc họp này có thể diễn ra định kỳ, ví dụ như hàng tuần hoặc hàng tháng. Và có thể là một dịp để nhân viên bày tỏ quan điểm, thảo luận về các vấn đề. Và cùng nhau giải quyết các thách thức trong công việc.

Xu hướng One-on-One Meeting

Trong một nghiên cứu gần đây, các cuộc họp One-on-One (1:1). Đang trở thành một xu hướng suy giảm đáng báo động trong các tổ chức. Thống kê từ Hypercontext cho thấy, tỷ lệ nhân viên được tham gia vào các cuộc họp này với quản lý của họ đã giảm xuống 12% so với năm 2019. Năm 2022, chỉ có 83% quản lý tiếp tục tổ chức các cuộc họp này cho đội ngũ của mình.

Các cuộc họp One-on-One là cơ hội quan trọng để xây dựng mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên. Cũng như để thảo luận về mục tiêu công việc, đánh giá hiệu suất và cung cấp hỗ trợ cá nhân. Đây là không gian để nhân viên có thể yêu cầu hỗ trợ, đưa ra đề xuất cải tiến. Và thể hiện những gì họ cần để thành công trong vai trò của mình.

Sự suy giảm này có thể phần nào được giải thích bởi các yếu tố như sự thay đổi trong cách làm việc từ xa, quá tải công việc. Hoặc sự gián đoạn trong quá trình quản lý do tác động của đại dịch và các thay đổi kinh doanh.

Tuy nhiên, việc duy trì các cuộc họp One-on-One định kỳ là rất quan trọng. Để tăng cường sự hài lòng và hiệu suất của nhân viên. Đồng thời giúp tổ chức giải quyết các vấn đề sớm hơn và thúc đẩy môi trường làm việc tích cực. Các tổ chức nên đánh giá lại và khôi phục sự quan tâm đến các cuộc họp One-on-One. Như một công cụ quan trọng trong quản lý nhân sự hiệu quả.

Tầm quan trọng của One-on-One Meeting

Tầm quan trọng của One-on-One Meeting trong môi trường doanh nghiệp hiện đại là rất lớn. Và có ảnh hưởng đáng kể đến sự thành công của tổ chức cũng như sự phát triển cá nhân của nhân viên. Dưới đây là một số điểm nổi bật về tầm quan trọng của One-on-One Meeting:

Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra: 

NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng,phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm giám sát nhân viên thị trường,phần mềm quản lý telesale, phần mềm tổng đài CSKH Call Center… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty. 

Xây dựng mối quan hệ tin cậy giữa quản lý và nhân viên

Để xây dựng mối quan hệ tin cậy giữa cách quản lý nhân viên, việc tổ chức One-on-One Meeting là rất quan trọng. Trong các cuộc họp này, quản lý và nhân viên có thể tạo ra một không gian riêng tư để thảo luận, chia sẻ và kết nối với nhau. Nhờ đó, mối quan hệ giữa hai bên được củng cố. Tạo nên sự tin tưởng và hiểu biết sâu sắc về mục tiêu và nhu cầu trong công việc. One-on-One Meeting là cơ hội để tăng cường sự gắn kết và cảm thông. Đóng góp tích cực vào sự thành công và phát triển bền vững của tổ chức.

Tăng cường hiệu suất làm việc

Tăng cường hiệu suất làm việc thông qua các cuộc họp One-on-One. Là một lợi ích quan trọng của việc xây dựng mối quan hệ tin cậy giữa quản lý và nhân viên. Trong các cuộc họp này, quản lý có thể hiểu rõ hơn về năng lực. Mục tiêu và khó khăn của từng nhân viên, từ đó cung cấp hỗ trợ và phản hồi phù hợp. Đây là cách giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên và đóng góp vào thành công của tổ chức.

Định hướng và phát triển năng lực

Trong One-on-One Meeting, nhân viên có cơ hội quan trọng. Để định hướng và phát triển năng lực của mình. Qua các cuộc họp này, nhân viên được hướng dẫn rõ ràng về các mục tiêu công việc. Và nhận được phản hồi xây dựng từ quản lý về tiến bộ và hiệu suất làm việc. Đây là dịp để nhân viên trao đổi về các cơ hội phát triển năng lực cá nhân và sự tiến bộ trong công việc. Việc định hướng và phát triển này giúp nhân viên tự tin hơn trong vai trò của mình. Đồng thời tạo đà để đạt được những mục tiêu cá nhân và đóng góp tích cực vào sự phát triển của tổ chức. One-on-One Meeting đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự nghiệp. Và sự thành công cá nhân của từng thành viên trong tổ chức.

Xem thêm: Mối quan hệ giữa CRM và tự động hóa tiếp thị trong doanh nghiệp

Giải quyết vấn đề và xử lý xung đột

Khi có bất kỳ vấn đề hoặc xung đột nào xảy ra, đó là cơ hội để giải quyết một cách xây dựng và hiệu quả. Nhân viên có thể tự tin trao đổi và thảo luận về các vấn đề gặp phải với quản lý. Trong một không gian riêng tư và không có áp lực từ người khác. Qua đó, các vấn đề có thể được phân tích và giải quyết sớm trước khi trở thành những mối bất đồng lớn hơn. Việc thường xuyên tổ chức One-on-One Meeting đảm bảo rằng các vấn đề được xử lý một cách hiệu quả. Và giúp duy trì mối quan hệ làm việc tích cực giữa quản lý và nhân viên.

Gợi cảm hứng và tăng động lực

Trong các cuộc họp này, nhân viên được quan tâm và lắng nghe. Có không gian để chia sẻ ý kiến và nhận được sự đánh giá từ quản lý. Sự quan tâm này giúp thúc đẩy động lực của nhân viên và làm tăng sự cam kết của họ đối với công việc và tổ chức. Khi nhân viên cảm thấy được coi trọng và có vai trò quan trọng. Họ sẽ cảm thấy động viên hơn để hoàn thành nhiệm vụ và đóng góp tích cực vào sự phát triển của tổ chức. One-on-One Meeting là một công cụ quan trọng. Để tạo ra môi trường làm việc tích cực và giữ chân nhân viên tốt trong tổ chức.

Tạo môi trường làm việc tích cực

Việc tổ chức các cuộc họp One-on-One thường xuyên là một biểu hiện của cam kết của tổ chức đối với sự phát triển và hỗ trợ cho nhân viên. Bằng cách cung cấp không gian để quản lý và nhân viên trao đổi, chia sẻ và phản hồi. Tổ chức thể hiện rằng họ quan tâm đến sự tiến bộ và nhu cầu của mỗi cá nhân. Mục đích để giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực. Nơi mà sự giao tiếp và hợp tác được đánh giá cao.

Việc tổ chức One-on-One Meeting thường xuyên không chỉ đem lại lợi ích cho cá nhân. Mà còn thúc đẩy sự phát triển toàn diện của tổ chức. Nhân viên họ sẽ cảm thấy được quan tâm và đánh giá. Do đó họ có xu hướng cam kết và ở lại với tổ chức trong thời gian dài hơn. Một môi trường làm việc tích cực không chỉ thu hút nhân viên tài năng. Mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững của tổ chức trong thị trường cạnh tranh ngày nay.

Cách tổ chức One-on-One Meeting hiệu quả

Đưa ra sự chuẩn bị trước khi cuộc họp diễn ra

Trước khi bắt đầu một cuộc họp 1:1, quản lý cần xác định rõ mục tiêu của cuộc họp để định hướng cho cuộc trao đổi. Việc này giúp đảm bảo cuộc họp tập trung vào các vấn đề quan trọng và mang ý nghĩa. Ngoài ra, quản lý cũng cần chuẩn bị trước một số câu hỏi hoặc chủ đề để thảo luận trong cuộc họp. Bao gồm tiến độ công việc, khó khăn đang gặp phải, nhu cầu hỗ trợ, cải tiến và mục tiêu cá nhân của nhân viên. Việc chuẩn bị này giúp đảm bảo cuộc họp diễn ra có cấu trúc. Và mang lại cơ hội cho các thảo luận sâu sắc về các vấn đề quan trọng.

Cuối cùng, quản lý nên tạo môi trường thoải mái cho nhân viên. Để họ cảm thấy tự tin khi chia sẻ ý kiến và nhận phản hồi. Có thể bao gồm việc chọn một không gian yên tĩnh và riêng tư, đảm bảo sự tôn trọng và lắng nghe chân thành. Và khuyến khích nhân viên tham gia tích cực vào cuộc họp.

Xem thêm: Kick Off là gì? 6 bước tổ chức Kick Off Meeting hiệu quả, thành công

Cần làm gì trong lúc đang họp 1:1

Trong quá trình họp One-on-One, việc người quản lý tạo ra một môi trường thân thiện và cởi mở là rất quan trọng. Bằng cách tạo sự thoải mái và không gò bó, người quản lý khuyến khích nhân viên tự do chia sẻ suy nghĩ, ý kiến. Và các thắc mắc mà không sợ bị đánh giá hay chỉ trích. Việc này giúp tạo ra một không gian nơi mà các ý tưởng có thể được trao đổi một cách tự nhiên. Và xây dựng một mối quan hệ tốt hơn giữa quản lý và nhân viên.

Đồng thời, việc cung cấp phản hồi mang tính xây dựng là một phần quan trọng của cuộc họp One-on-One. Bằng cách đưa ra những lời nhận xét tích cực và gợi ý cách để nhân viên phát triển. Người quản lý không chỉ thúc đẩy sự tiến bộ cá nhân mà còn truyền cảm hứng. Để nhân viên duy trì nỗ lực trong công việc của họ.

Sau One-on-One Meeting

Sau khi kết thúc cuộc họp One-on-One, quản lý cần tập trung vào việc theo dõi. Và ghi chép lại các điểm quan trọng và cam kết đã được thảo luận. Việc này giúp đảm bảo rằng những cam kết được đề cập sẽ được theo dõi và thực hiện theo kế hoạch. Ghi chú không chỉ đơn thuần là một công cụ để lưu giữ thông tin quan trọng. Đây còn là một phương tiện hữu ích để nhắc nhở và đánh giá tiến trình của nhân viên sau cuộc họp One-on-One.

Đồng thời, quản lý cũng nên cung cấp phản hồi liên tục cho nhân viên ngay sau cuộc họp One-on-One. Việc này giúp nhân viên hiểu rõ hơn về những điểm mạnh và cần cải thiện của mình. Phản hồi định kỳ và mang tính xây dựng giúp nhân viên đánh giá hiệu suất công việc và tạo cơ hội để điều chỉnh và phát triển.

Bên cạnh đó, sau cuộc họp One-on-One, quản lý cần xem xét việc cung cấp hỗ trợ liên tục cho nhân viên. Việc này có thể bao gồm cung cấp tài liệu học tập, nguồn lực. Và tài nguyên cần thiết để nhân viên có thể đạt được mục tiêu của mình. Hỗ trợ nhân viên vượt qua khó khăn và phát triển là một yếu tố quan trọng. Để duy trì sự tiến bộ và nâng cao hiệu suất làm việc.

Kết luận

Cuộc họp One-on-One Meeting cung cấp một cơ hội tuyệt vời để xây dựng một môi trường làm việc tích cực. Nơi mà sự đồng cảm và sự quan tâm được thể hiện một cách rõ ràng. Đây là một hoạt động quan trọng trong quản lý nhân sự, giúp tăng cường sự hài lòng của nhân viên. Và đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc của toàn tổ chức. Tuy nhiên, mặc dù tiềm năng của One-on-One Meeting là rất lớn. Số lượng các cuộc họp này đang dần giảm theo thời gian. Đặt ra câu hỏi về tầm quan trọng và tính hiệu quả của chúng trong bối cảnh công việc hiện đại. Hãy theo dõi trang tin NextX để biết thêm nhiều thông tin hữu ích hơn trong kinh doanh nhé.