Làm việc nhóm không chỉ mang lại nhiều lợi ích mà còn đặt ra nhiều khó khăn trong quá trình làm việc. Trong môi trường làm việc, việc gặp phải những khó khăn khi làm việc nhóm là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, bằng cách nhận biết và tìm ra cách khắc phục những thách thức này. Các nhóm có thể đạt được hiệu suất làm việc cao nhất và đạt được mục tiêu của mình một cách hiệu quả nhất. Hãy cùng NextX – Phần mềm quản lý nhân sự khai phá hướng giải quyết những khó khăn này nhé.
1. Khó khăn khi làm việc nhóm là gì?
Làm việc nhóm tức là việc nhiều người cùng hợp tác hoàn thành chung một nhiệm vụ. Đây là một trong những hình thức vô cùng phổ biến hiện nay. Đặc biệt là trong môi trường làm việc nơi công sở. Những dự án lớn không thể nào làm một mình có thể làm được. Vì thế các dự án sẽ luôn cần sự phối hợp của các phòng ban và thành viên. Bên cạnh đó, sẽ có những khó khăn khi làm việc nhóm phát sinh khá phổ biến trong quá trình làm việc nhóm.
Những khó khăn làm việc ấy có thể là xảy ra mâu thuẫn do bất đồng quan điểm. Và cái tôi của mỗi thành viên quá cao không chịu nhường nhịn nhau. Ngoài ra, mâu thuẫn cũng có thể xảy ra các thành viên khác biệt về tính cách. Việc giải quyết những khó khăn này đóng góp một vai trò quan trọng để tạo nên sự vững chắc của doanh nghiệp. Đội viên cứ sự đoàn kết, chung sức làm sẽ gây dựng được môi trường làm việc hiệu quả.
Xem thêm: 7 Lợi ích tuyệt vời của làm việc nhóm giúp bạn nâng cao kỹ năng
Nếu như bầu không khí trong nhóm quá căng thẳng. Thì sẽ làm giảm sút năng suất và tinh thần làm việc của các thành viên. Vậy nên khi làm việc nhóm có những khó khăn gì thì hãy nghĩ đến hướng giải quyết cho khó khăn đó.
2. Những khó khăn khi làm việc nhóm sẽ có bất lợi như thế nào?
- Giảm hiệu suất làm việc: nXung đột ý kiến và bất đồng quan điểm có thể làm giảm hiệu suất làm việc nhóm. Khi các thành viên không cùng quan điểm mục tiêu của dự án hoặc cách giải quyết vấn đề. Thì thời gian và năng lượng sẽ bị lãng phí vào việc tranh luận.
- Mất tinh thần và gây căng thẳng: Không giải quyết vấn đề sẽ làm nhóm không có tinh thần làm việc bởi nhóm chưa có sự thống nhất chung. Bên cạnh đó, sự không công bằng trong việc phân chia công việc và áp lực đến từ những vấn đề không được giải quyết sẽ gây căng thẳng trong nhóm.
- Giảm chất lượng dịch vụ, sản phẩm dự án: Chất lượng sản phẩm có thể bị ảnh hưởng bởi nhóm vẫn còn thiếu sự hợp tác, chưa ổn định giải quyết được khó khăn.
- Mất tín nhiệm từ khách hàng: Nếu nhóm không thể cung cấp sản phẩm đáp ứng được nhu cầu của khách hàng sẽ dẫn đến mất đi sự tín nhiệm, sự hài lòng từ phía khách hàng. Điều này sẽ gây ra mất mát trong doanh số bán hàng và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
- Mất lợi thế cạnh tranh: Nếu nhóm không thể cải thiện sản phẩm hoặc dịch vụ của mình và không thể đáp ứng được yêu cầu của thị trường, có thể mất cơ hội kinh doanh và bị đẩy ra ngoài cạnh tranh.
- Tốn thời gian và nguy cơ mất nguồn lực: Việc phải giải quyết các xung đột và khó khăn có thể làm mất thời gian và nguồn lực của nhóm mà không đem lại giá trị thực sự cho dự án hoặc doanh nghiệp.
3. Những khó khăn khi làm việc nhóm thường gặp
3.1 Xung đột ý kiến
Mỗi cá nhân sẽ có những ý kiến và quan điểm khác nhau sẽ gây lên những khó khăn khi làm việc nhóm. Nhất là về cách tiếp cận và giải quyết vấn đề. Điều này hầu như nhóm nào cũng sẽ gặp phải bởi không phải ai ai cũng có những quan điểm giống nhau. Quan trọng là có chịu lắng nghe nhau không hay mỗi người mỗi ý. Như vậy, sẽ rất khó để giải quyết được vấn đề của dự án và dễ xảy ra xung đột. Nếu không giải quyết xung đột thì sẽ xảy ra tình trạng của các thành viên sẽ căng thẳng với nhau. Lúc đó, các thành viên sẽ thiếu năng suất làm việc, thành phẩm dự án không đạt hiệu quả.
Xem thêm: TOP 5 nhóm khách hàng phổ biến nhất doanh nghiệp cần quan tâm
3.2 Phân chia công việc không đồng đều
Việc phân chia công việc không đồng đều là một trong những vấn đề khá phổ biến trong quá trình làm việc nhóm. Là một trong những khó khăn khi làm việc nhóm vô cùng phổ biển. Thường thì họ sẽ phân việc cho những người có chuyên môn hơn nhiều đầu việc. Một số thành viên có thể đảm nhận nhiều công việc hơn so với người khác. Tuy nhiên, cái này có thể gây ra sự không công bằng và áp lực trong trong nhóm. Điều này sẽ dẫn đến việc không hài lòng và sự căng thẳng. Ngoài ra, nếu chia công việc không rõ ràng và dựa trên chuyên môn của họ thì sẽ không đạt được hiệu quả nhất định.
3.3 Thiếu sự tương tác và tinh thần đồng đội
Khi thiếu sự tương tác và giao tiếp trong nhóm, thông tin quan trọng có thể bị mất hoặc không được chia sẻ đúng cách. Điều này sẽ dẫn đến hiểu lầm và sự không hiệu quả trong công việc.
Làm việc nhóm quan trọng nhất là sự hợp tác, gắn kết giữa các thành viên. Vậy nên, các thành viên bị mất kết nối hoặc tương tác kém thì họ sẽ không có năng suất làm việc.
Nếu không có sự tương tác và kết nối giữa các thành viên thì sẽ rất khó để họ có thể làm việc hiệu quả vì mục tiêu chung.
Khi không có sự hỗ trợ và khích lệ từ các thành viên khác. Sự tin tin và tinh thần làm việc có thể bị suy giảm, làm giảm hiệu suất làm việc của nhóm.
3.4 Những khó khăn khi làm việc nhóm về quản lý thời gian, quản lý dự án
Khó khăn trong quản lý thời gian và quản lý dự án có thể gây ra nhiều vấn đề cho cá nhân và tổ chức. Từ việc không hoàn thành công việc đúng hạn đến việc lãng phí nguồn lực và tăng cường căng thẳng. Việt quản lý thời gian không hiệu quả còn có thể dẫn trễ hạn và không đạt được tiến độ. Điều này sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch làm việc và đưa ra các quyết định quan trọng của nhóm. Vậy nên cần phải cải thiện những khó khăn khi làm việc nhóm trong tổ chức.
Kế hoạch chi tiết và quản lý dự án không hiệu quả có thể dẫn đến mất tổ chức và không đồng nhất trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
3.5 Thiếu trách nhiệm trong công việc
Thiếu trách nhiệm trong công việc là một vấn đề nghiêm trọng. Có thể ảnh hưởng đến hiệu suất và thành công của cả cá nhân và tổ chức. Trong môi trường làm việc sẽ có những người thiếu trách nhiệm, lười biếng trong công việc. Đây cũng là một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến năng suất của nhóm giảm sút trong đội ngũ nhân nhân viên. Việc này, nhóm trưởng cần phân công việc một cách công bằng và rõ ràng. Đặt giới hạn thời gian hoàn thành tránh cho các thành viên lười biếng, không chịu làm việc.
Xem thêm: Phân loại nhóm khách hàng: “Chia để trị” trong kinh doanh
4. Cách giải quyết những khó khăn khi làm việc nhóm
4.1 Thúc Đẩy Sự Tương Tác và Giao Tiếp
Tạo ra một môi trường làm việc cởi mở. Khích lệ sự tương tác và giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm. Xác định các kênh giao tiếp hiệu quả như tạo nhóm chat trên ứng dụng Zalo, Messenger để duy trì liên tục. Mở các cuộc gọi trực tuyến để giao tiếp tương tác với nhóm nhiều hơn. Tạo một môi trường làm việc tích cực, thoải mái để chia sẻ ý kiến và ý tưởng của mình mà không sợ bị phê phán. Ngoài ra, khi giao tiếp với nhau, các thành viên cần phải lắng nghe và nhìn nhận ý kiến của các thành viên khác.
Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra:
NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm giám sát nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale, phần mềm tổng đài CSKH Call Center… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.
4.2 Phân chia công việc hợp lý
Hãy phân chia công việc một cách công bằng và hợp lý cho từng thành viên. Xem xét phân chia theo kỹ năng, kinh nghiệm và chuyên môn của từng cá nhân. Tránh phân công người này nhiều việc người này ít việc hơn. Điều này có thể đảm bảo các thành viên có thể làm đúng với năng lực của mình. Ngoài ra có thể sử dụng công cụ quản lý dự án. Để theo dõi và phân bổ công việc một cách hiệu quả hơn.
Để theo dõi tiến độ công việc và phân bổ nguồn lực hợp lý, Phần mềm quản lý dự án NextX sẽ là một giải pháp tối ưu cho bạn. Phần mềm có tính năng hữu ích như:
- Dễ dàng lên kế hoạch tổng quan cho từng dự án với các thông tin về lộ trình phát triển. Các thành viên, vai trò của từng thành viên trong dự án, mục tiêu, ngày hoàn thành, tầm quan trọng của công việc…
- Tạo nhanh dự án mới, thêm thành viên và phân quyền chi tiết cho từng thành viên trong dự án
- Quản lý thời gian. Thêm lao động cha mẹ và trẻ em vào mọi dự án để đảm bảo không bỏ sót công việc nào.
- Phần mềm quản lý công việc giúp giám sát và theo dõi các dự án một cách kịp thời. Cho phép người quản lý dễ dàng kiểm tra tiến độ mọi lúc, mọi nơi.
- Đánh giá xem dự án sẽ được hoàn thành đúng thời hạn. Hay liệu chi phí có nằm trong ngân sách dự kiến hay không.
- Năng suất làm việc của nhân viên cũng được hiển thị rõ ràng. Cho phép người quản lý thêm căn cứ lương thưởng và ghi chép chính xác.
4.3 Xây Dựng Tinh Thần Đồng Đội
Tạo một môi trường làm việc khuyến khích sự hỗ trợ và động viên giữa các thành viên. Không chỉ làm việc, hãy tạo ra các hoạt động kỹ thuật nhóm như họp mặt thường xuyên, buổi tập huấn. Và bao gồm cả các hoạt động giải trí để tăng cường gắn kết mối quan hệ giữa các thành viên. Bên cạnh đó, hãy luôn tôn trọng lẫn nhau bằng cách lắng nghe và hỗ trợ nhau.
Xem thêm: Làm thế nào để tăng doanh số bán hàng hệ thống CRM lên 30%
4.4 Xác định những khó khăn khi làm việc nhóm và giải quyết xung đột
Hãy mở các buổi họp để thảo luận và giải quyết các vấn đề hoặc xung đột một cách trực tiếp hơn. Tất cả mọi người cùng nhau đưa ra giải pháp đồng nhất. Quản lý hay trưởng nhóm nên khuyến khích thành viên cởi mở, chia sẻ quan điểm với nhau nhiều hơn. Điều này sẽ giúp cho các thành viên thấu hiểu nhau hơn. Việc khó khăn khi làm việc nhóm sẽ được giải quyết ổn thỏa.
Ngoài ra khi có một vấn đề nào đấy xung đột. Trưởng nhóm cần phải xác định, tìm hiểu nguyên nhân chính của cuộc xung đột. Đây chính là một thách thức dành cho người đúng đầu nhóm. Hãy tổ chức buổi trao đổi giữa các thành viên trong nhóm khi có cuộc xung đột xảy ra. Cùng tìm hướng giải quyết nhằm tháo gỡ những hiểu lầm, khúc mắc. Như vậy sẽ giúp hòa giải các thành viên còn làm tăng tính đoàn kết cho nhóm.
4.5 Học Hỏi và Phát Triển
Sau mỗi dự án hoặc quá trình làm việc dài. Hãy tổ chức các buổi đánh giá để xem xét những gì đã hoạt động và những gì có thể cải thiện trong tương lai. Từ đó, sau mỗi lần làm dự án mới công việc sẽ hiệu quả khác hơn rất nhiều.
Khuyến khích tổ chức phản hồi đánh giá mỗi người với nhau. Các thành viên sẽ đánh giá phản hồi nhau trong quá trình làm việc cùng nhau. Lắng nghe phản hồi của nhau và cùng nhau cải thiện. Sử dụng nó để phát triển kỹ năng và hiệu suất làm việc của mình.
5. Kết luận
Mỗi khó khăn khi làm việc nhóm đều là một cơ hội để học hỏi, phát triển. Và định hình lại cách nhìn của chúng ta về sự hợp tác và tổ chức. Bằng cách nhận biết và giải quyết các khó khăn khi làm việc nhóm một cách tích cực và hiệu quả. Qua đó có thể xây dựng một môi trường làm việc tích cực, hỗ trợ và động viên. Giúp nhóm đạt được mục tiêu chung một cách thành công và bền vững. Hãy theo dõi trang tin NextX để biết thêm nhiều thông tin hữu ích trong kinh doanh nhé!
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
