Trong một thế giới đầy tiến bộ và phát triển như ngày nay. Với các loại nhân viên khác nhau như nhân viên marketing, nhân viên tư vấn,… Nhưng việc quản lý hàng hóa và dịch vụ vận chuyển trở thành một yếu tố quan trọng đối với thành công của các doanh nghiệp. Đó là nơi mà nhân viên kho sẽ nổi lên như những người hùng vô danh trong ngành công nghiệp. Họ đảm nhận nhiều nhiệm vụ quan trọng.
Để đảm bảo rằng hàng hóa được quản lý và vận hành một cách hiệu quả. Từ việc nhận, kiểm tra, lưu trữ, sắp xếp, đóng gói đến xuất nhập khẩu hàng hóa, nhân viên kho là những người chịu trách nhiệm xử lý mọi khía cạnh của quá trình này. Để tìm hiểu rõ hơn cùng NextX –Phần mềm quản lý bán hàng tạp hóa theo dõi bài viết dưới đây nhé!
Công việc mà nhân viên kho phải làm trong doanh nghiệp
Xem thêm Mách bạn 5 File Excel quản lý bán hàng đơn giản, hiệu quả
Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra:
NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm giám sát nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale, phần mềm tổng đài CSKH Call Center… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.
Nhân viên kho là người làm việc trong một kho hàng hoặc trung tâm phân phối. Công việc của nhân viên kho bao gồm quản lý và điều hành các hoạt động liên quan đến hàng hóa trong kho. Họ đảm nhận nhiều nhiệm vụ như nhận, kiểm tra, lưu trữ, sắp xếp, đóng gói và xuất nhập khẩu hàng hóa.
Quản lý những hồ sơ trong kho
Trong doanh nghiệp thì mỗi kho không chỉ chứa một vài hoặc hàng chục những sản phẩm. Nhưng mà các con số có thể lên tới cả trăm loại sản phẩm. Hoặc thậm chí với khối lượng chục tấn hay hàng trăm tấn, v.v nếu đó là doanh nghiệp lớn.
Do vậy, một nhân viên kho phải theo dõi hồ sơ thường xuyên để nắm vững tình hình.
- Lập hồ sơ thể hiện rõ ràng từng lối đi và những vị trí để từng sản phẩm theo các tiêu chuẩn cụ thể.
- Căn cứ theo các tiêu chí trên mà đánh dấu mã số, kích cỡ, màu sắc và hạn sử dụng đối với từng mặt hàng hoá tại kho.
- Đặt các mã vạch điện tử lên hàng hoá khi có yêu cầu nhằm thuận tiện và dễ dàng tra cứu dữ liệu khi cần thiết bằng thiết bị.
- Nhân viên kho sử dụng các công cụ và thiết bị hỗ trợ như máy móc nâng hạ, máy quét mã vạch, máy in mã vạch để thực hiện các nhiệm vụ trong kho hàng.
- Nếu có các hàng hoá dễ vỡ hay dễ hư hỏng, thì nhân viên kho sẽ ghi vào bảng để bộ phận vận chuyển theo dõi.
Nhân viên kho phải chịu trách nhiệm về hàng hoá đã xuất – nhập kho
- Chịu trách nhiệm ký những chứng từ liên quan đến quá trình xuất – nhập kho hàng hoá theo quy định sẵn có.
- Luôn trực tiếp tham gia, giám sát việc xuất – nhập hàng.
- Kiểm tra về các số lượng phải đầy, chủng loại theo đúng yêu cầu của đơn đặt hàng, sau đó ký xác nhận.
- Lưu lại chứng từ gốc và gửi đến bộ phận kế toán để có cách quản lý thu chi.
- Tiến hành lập chứng từ nhập – xuất kho tương ứng.
- Nếu có hệ thống quản lý, nhân viên kho sẽ lưu lại các thông tin đã nhập hoặc đã xuất để đồng bộ với hệ thống dữ liệu.
- Khi có yêu cầu xuất hàng, nhân viên kho chuẩn bị và đóng gói hàng hóa theo yêu cầu. Họ có trách nhiệm đảm bảo rằng hàng hóa được đóng gói một cách an toàn và bảo đảm tính nguyên vẹn trong quá trình vận chuyển.
Quản lý các hàng hoá tồn kho
- Thường xuyên theo dõi và đối chiếu khối lượng hàng hoá trong kho đối chiếu với thực tế. Theo vòng quay hàng tồn kho một cách lưu động tránh những thiếu xót.
- Lập báo cáo cập nhật tình hình hàng hoá gửi cấp quản lý.
- Cập nhật tình hình hàng hoá lên và đối chiếu, đảm bảo rằng số hàng hoá trong kho luôn nằm ở mức cho phép.
- Nhân viên kho nhận hàng từ các nhà cung cấp hoặc bộ phận mua hàng. Họ kiểm tra số lượng, chất lượng và tính chính xác của hàng hóa theo các thông tin đơn hàng.
- Tiến hành xác minh, kiểm tra và phân loại các hàng hoá cần thanh lý gấp hoặc sắp hết hạn. Sau đó lập danh sách gửi về phòng kế toán để có các biện pháp xử lý kịp thời.
- Nếu phát hiện sự chênh lệch giữa hàng hoá thực tế trong kho và trên chứng từ. Nhân viên kho phản ánh ngay với ban quản lý để được giải quyết kịp thời.
- Nhân viên kho theo dõi số lượng hàng tồn kho, cập nhật thông tin vào hệ thống và thực hiện kiểm kê định kỳ. Để đảm bảo tính chính xác và tránh thiếu sót hoặc thất thoát.
Sắp xếp và bảo quản hàng hoá trong kho
- Phân chia và sắp xếp từng hàng hoá theo các vị trí cụ thể để dễ dàng tìm kiếm.
- Sắp xếp thứ tự hàng hoá trong kho một cách khoa học để đảm bảo không gặp hiện tượng nấm hoặc ẩm ướt.
- Quản lý hàng trong kho bằng việc kiểm kê hàng ngày. Để đảm bảo đúng số lượng, chủng loại hàng theo quy định.
- Giữ cho kho luôn sạch đẹp, đảm bảo vệ sinh.
- Nhân viên kho tuân thủ các quy định an toàn và quy trình làm việc để đảm bảo môi trường làm việc an toàn và tránh tai nạn.
Kiểm kê các số lượng hàng hoá tại kho
- Sau khi kiểm tra xong hoá đơn và chứng từ xuất nhập kho. Sau đó nhân viên kho sẽ tiến hành kiểm tra số lượng hàng hoá sự trùng khớp với số liệu trên hoá đơn hay không.
- Nếu có sự sai lệch, nhân viên kho báo ngay với cấp quản lý để được giải quyết hợp lý. Nếu không có sự khác biệt nhân viên sẽ kiểm tra xem hạn sử dụng có đúng hay không để thay thế.
Những công việc khác của một nhân viên kho
Xem thêm Bật mí 5 mẹo hay giúp quản lý inventory hiệu quả nhất
Bên cạnh những công việc chính khác ở phía trên, bộ phận kho cần phải thực hiện một số đầu việc khác:
- Lập bảng báo cáo công việc theo chỉ đạo của cấp quản lý và lãnh đạo.
- Nhân viên kho phải sắp xếp hàng hóa trên kệ hoặc lưu trữ theo hệ thống nhằm tối ưu hóa không gian và dễ dàng tìm kiếm. Họ gắn nhãn và mã hóa sản phẩm để quản lý hàng hóa một cách hiệu quả.
- Làm việc với nhân viên bán hàng quản lý cửa hàng để kiểm soát chất lượng và số lượng sản phẩm theo định kì.
- Lưu trữ toàn bộ những tài liệu, sổ sách, giấy tờ, v.v. để báo cáo lên cấp trên.
- Thực hiện những công việc được cấp trên đề ra yêu cầu.
- Tham gia và đề xuất những giải pháp để nhằm tối ưu được hiệu quả trong làm việc.
Vai trò làm việc hiệu quả của nhân viên kho
- Sắp xếp và tổ chức kho hàng một cách hợp lý để dễ dàng tìm kiếm và truy xuất hàng hóa. Sử dụng hệ thống mã hóa, nhãn dán và phân loại rõ ràng.
- Sử dụng các công cụ và phần mềm quản lý kho hàng hiện đại. Để giúp bạn quản lý và theo dõi hàng tồn kho một cách chính xác, hiệu quả. Công nghệ như mã vạch, hệ thống quản lý kho tự động (WMS). Và hệ thống quản lý vận chuyển (TMS) có thể giúp tối ưu hóa quá trình làm việc.
- Thực hiện kiểm kê định kỳ để đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế với số lượng ghi nhận trong hệ thống. Điều này sẽ giúp phát hiện và giải quyết sự chênh lệch của hàng hoá. Hỏng hóc hoặc mất mát hàng hóa một cách nhanh chóng.
- Xem xét các quy trình làm việc hiện tại và tìm cách tối ưu hóa chúng. Điều này có thể bao gồm việc tìm hiểu cách làm việc hiệu quả hơn. Tăng cường sự tự động hóa và giảm thiểu thời gian lãng phí.
- Tuân thủ các quy tắc an toàn và bảo mật trong quá trình làm việc. Đảm bảo rằng các hàng hóa sẽ được lưu trữ và vận chuyển một cách an toàn nhất. Tuân thủ những uy định về bảo vệ thông tin và dữ liệu trong kho.
- Làm việc cùng với các thành viên khác trong nhóm, bao gồm các bộ phận khác như mua, bán hàng và vận chuyển. Giao tiếp một cách hiệu quả và cộng tác với nhau. Để đảm bảo rằng mọi hoạt động trong kho hàng được thực hiện một cách suôn sẻ.
Các quy định cần tuân thủ của một nhân viên kho
Xem thêm Bật mí 6 hoạt động bán hàng trực tiếp nghệ thuật đỉnh cao doanh nghiệp
Nhân viên kho cần tuân thủ một số quy định an toàn quan trọng. Để đảm bảo môi trường làm việc an toàn và giảm thiểu nguy cơ tai nạn. Dưới đây là một số quy định an toàn mà nhân viên kho cần tuân thủ:
Sử dụng thiết bị bảo hộ cá nhân
Nhân viên kho cần sử dụng các thiết bị bảo hộ cá nhân như mũ bảo hiểm, kính bảo hộ, khẩu trang, găng tay, giày bảo hộ và áo bảo hộ tương ứng với các công việc và môi trường làm việc của họ.
Đảm bảo sự an toàn trong quá trình nâng hạ và di chuyển hàng hóa
Nhân viên kho cần tuân thủ quy tắc an toàn khi sử dụng máy móc nâng hạ và các thiết bị di chuyển hàng hóa để tránh tai nạn và chấn thương.
Phòng cháy, chữa cháy
Nhân viên kho cần biết vị trí và cách sử dụng các thiết bị PCCC (phòng cháy chữa cháy) trong kho. Họ phải tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy. Bao gồm kiểm tra và bảo dưỡng thiết bị PCCC định kỳ và tham gia các cuộc diễn tập phòng cháy chữa cháy.
An toàn về sức khỏe
Nhân viên kho cần tuân thủ các quy định về an toàn về sức khỏe. Như việc sử dụng chất tẩy rửa an toàn, quy trình xử lý và loại bỏ chất thải có hại. Và bảo vệ khỏi các chất độc hại có thể có mặt trong kho hàng.
Quản lý vật liệu nguy hiểm
Trong trường hợp kho hàng chứa vật liệu nguy hiểm, nhân viên kho cần tuân thủ các quy định về quản lý vật liệu nguy hiểm, bao gồm việc lưu trữ, vận chuyển và xử lý an toàn của chúng.
Bảo vệ môi trường
Nhân viên kho cần tuân thủ các quy định về bảo vệ môi trường, bao gồm việc loại bỏ chất thải đúng cách, sử dụng các phương pháp tái chế và tái sử dụng khi áp dụng.
Tuân thủ quy tắc an toàn công việc
Nhân viên kho cần tuân thủ các quy tắc an toàn công việc cụ thể được đề ra bởi tổ chức hoặc công ty. Bao gồm việc sử dụng đúng cách các thiết bị và công cụ. Đảm bảo không làm việc trong tình trạng mệt mỏi. Hoặc bị ảnh hưởng bởi chất kích thích, và thông báo sự cố an toàn ngay lập tức.
Những lưu ý nên tránh khi làm nhân viên kho
Xem thêm Mẹo chăm sóc khách hàng sau bán hàng cực kỳ đơn giản với 8 bước
- Khi kiểm tra hàng hoá, bạn sẽ kiểm tra kỹ số lượng, chủng loại và cả hạn sử dụng của hàng hoá. Tránh tình trạng quên bảo dưỡng định kỳ các máy móc. Dẫn đến không thể kiểm soát được hạn sử dụng hàng hoá gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
- Bạn phải thường xuyên giám sát các hoạt động của người đang làm trong công ty nếu bạn làm chức vụ quản lý. Khi xảy ra trường hợp xấu, nhân viên sẽ hay đổ lỗi cho người khác. Vì vậy, bạn cần phải có sự tinh ý trong quan sát mới biết chính xác nguyên nhân bắt nguồn từ ai.
- Cần đảm bảo tồn kho dưới mức tối thiểu. Nếu hàng tồn kho nằm dưới mức quy định sẽ rất dễ xảy ra trường hợp không kịp cung cấp hàng hoá.
- Bạn cần phải dán nhãn và phân loại các mẫu, các mặt hàng hợp lí. Nếu như hàng hoá không được sắp xếp một cách logic sẽ rất dễ xảy ra tình trạng khó lấy hàng hoá, tốn nhiều diện tích kho, phát sinh chi phí để quản lý.
- Bạn cần phải nhập dữ liệu vào một cách chuẩn xác. Vì chỉ cần một sơ suất nhỏ, chênh lệch 1 đơn vị thôi, doanh nghiệp sẽ phải điều chuyển toàn bộ nhân viên trong kho để kiểm tra lại các tài liệu, hồ sơ liên quan.
Mức lương và những phúc lợi của bộ phận kho có gì hấp dẫn?
- Với các nội dung phía trên, chắc hẳn bạn cũng đã hiểu rõ chức năng nhiệm vụ của bộ phận kho là gì rồi. Nhân viên kho là một công việc không quá khó vì không đòi hỏi cao về bằng cấp.
- Hiện nay mức lương trung bình của nhân viên kho trên thị trường dao động khoảng 5 – 8 triệu đồng/ tháng. Tuỳ theo quy mô doanh nghiệp và kinh nghiệm làm việc. Bạn có thể thoả thuận hoặc đề nghị điều chỉnh mức lương này.
- Bên cạnh đó, nhân viên kho sẽ được phụ cấp theo năng lực và kinh nghiệm làm việc. Trong trường hợp tăng ca, doanh nghiệp sẽ có thêm các khoản chi phí khác hỗ trợ bạn.
Kết luận
Bài viết trên NextX giới thiệu đến bạn về một nhân viên kho hàng tại doanh nghiệp. Sẽ cần phải làm những công việc gì. Ngoài những yếu tố tìm hiểu về công việc đảm nhận thì có thể không nhìn thấy. Nhưng đó là một phần quan trọng của sự thành công của mọi doanh nghiệp. Sự tận tụy, trách nhiệm và chuyên môn của nhân viên kho. Giúp duy trì sự luồn thông suốt. Của hàng hóa và hỗ trợ hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả. Ngoài ra để tìm hiểu về tính năng quản lý kho trên CRM, công cụ nắm bắt dễ dàng dữ liệu hơn hãy theo dõi trang tin NextX nhé!
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
