Nguyên tắc Kaizen là một khái niệm quan trọng trong quản lý và cải tiến liên tục. Đặc biệt được áp dụng rộng rãi trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh. Trong bối cảnh hiện nay, khi các doanh nghiệp đang tìm kiếm những phương pháp hiệu quả để nâng cao năng suất và chất lượng. Kaizen đã trở thành một yếu tố quan trọng giúp đẩy mạnh sự phát triển bền vững. Hãy cùng NextX – Phần mềm CRM tìm hiểu chi tiết về nguyên tắc này và cách áp dụng nó vào thực tiễn doanh nghiệp. 

1. Khái niệm về nguyên tắc kaizen

Nguyên tắc Kaizen là một triết lý cải tiến liên tục trong quản lý và sản xuất. Được phát triển và ứng dụng mạnh mẽ ở Nhật Bản. “Kaizen” là một thuật ngữ tiếng Nhật gồm hai chữ “Kai” (cải thiện) và “Zen” (tốt hơn), khiến nó có nghĩa là “cải thiện để tốt hơn”. Nguyên tắc Kaizen tập trung vào việc thúc đẩy sự cải tiến liên tục thông qua những cải tiến nhỏ. Từng bước một, hướng tới mục tiêu nâng cao hiệu quả, chất lượng và năng suất trong mọi hoạt động của tổ chức.

Nguyên tắc kaizen là gì? Những đặc điểm theo triết lý của người Nhật

Xem thêm: “Bật mí” 6 cách quản lý nhân viên cứng đầu dành cho doanh nghiệp

Kaizen bắt nguồn từ một số nguồn khác nhau, nhưng được phát triển rộng rãi. Và trở nên nổi bật trong các doanh nghiệp Nhật Bản sau Thế chiến II. Các tình huống khó khăn sau chiến tranh đã thúc đẩy các tổ chức Nhật Bản tìm cách cải thiện hiệu suất. Và chất lượng để tái thiết và cạnh tranh trên thị trường quốc tế. Kaizen trở thành một trong những chìa khóa quan trọng. Giúp các công ty Nhật Bản phục hồi và phát triển.

2. Các đặc điểm của nguyên tắc kaizen

Kaizen tập trung vào việc thúc đẩy sự cải tiến liên tục thông qua những cải thiện nhỏ, từng bước một. Thay vì chờ đợi các cải tiến lớn và đột phá, Kaizen khuyến khích việc tìm cách cải thiện nhỏ. Để tăng cường hiệu quả và chất lượng trong các hoạt động hàng ngày. Kaizen đòi hỏi sự tham gia tích cực từ tất cả các thành viên trong tổ chức. Từ cấp quản lý cao nhất cho đến cấp nhân viên cơ sở. Mọi người đều được khuyến khích đóng góp ý kiến và tham gia vào quá trình cải tiến.

Nguyên tắc Kaizen thúc đẩy việc tạo ra một môi trường làm việc khuyến khích sự sáng tạo. Và đề cao việc tìm kiếm cách để cải thiện. Việc tạo ra một không gian mở, không sợ phạm sai lầm và thử nghiệm là quan trọng trong Kaizen. Kaizen coi trọng vai trò của con người trong quá trình cải tiến. Việc tôn trọng và động viên nhân viên để tham gia vào quá trình cải tiến. Sẽ tạo ra một môi trường làm việc tích cực và giúp cải thiện hiệu suất tổ chức.

Các quyết định cải tiến trong Kaizen dựa trên dữ liệu và đánh giá kết quả. Để đảm bảo tính hiệu quả và đáng tin cậy. Việc thu thập và phân tích dữ liệu là cần thiết để đưa ra những cải tiến có cơ sở và mang lại giá trị thực cho tổ chức. Kaizen không chỉ là một chiến lược tạm thời mà là một phần của văn hóa tổ chức. Việc xây dựng một văn hóa làm việc tích cực và cải tiến liên tục là mục tiêu cuối cùng của nguyên tắc Kaizen.

3. Các nguyên tắc kaizen

3.1 Tập trung vào nhu cầu của khách hàng

Trong quản trị kinh doanh hiện đại, sản xuất và cung cấp dịch vụ phải luôn định hướng theo thị trường. Và đáp ứng nhu cầu của khách hàng là nguyên tắc hàng đầu không thể thay đổi. Điều này cũng được áp dụng tuyệt đối trong triết lý Kaizen. Mặc dù các công cụ Kaizen chủ yếu tập trung vào cải tiến sản phẩm và quản lý chất lượng. Mục tiêu cuối cùng vẫn là phục vụ khách hàng và gia tăng giá trị sản phẩm. Để đạt được sự hài lòng tối đa từ khách hàng. Người hưởng lợi cuối cùng là khách hàng, vì vậy bất kỳ hoạt động nào không đóng góp vào việc tăng giá trị sản phẩm. Và không nâng cao sự hài lòng của khách hàng đều không được chấp nhận và sẽ bị loại bỏ.

Nguyên tắc kaizen là gì? Những đặc điểm theo triết lý của người Nhật

Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra: 

NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm giám sát nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale, phần mềm tổng đài CSKH Call Center… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.

3.2 Cải tiến không ngừng

Theo triết lý Kaizen, hoàn thành một công việc không chỉ đơn thuần là kết thúc. Mà là hoàn thành ở giai đoạn hiện tại trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Nguyên tắc này tin rằng các tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã sản phẩm. Và chi phí hiện tại sẽ không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trong tương lai. Thay vì tạo ra các sản phẩm hoàn toàn mới, tập trung vào cải tiến sản phẩm hiện có. Sẽ mang lại hiệu quả cao hơn, cả về chi phí và thời gian. Vì vậy, quá trình cải tiến sản phẩm và dịch vụ cần được lập kế hoạch và thực hiện một cách liên tục và rõ ràng.

Trong các nhà máy tại Nhật Bản, nhiều dòng sản phẩm và nhãn hiệu điện tử mới. Đã chiếm lĩnh thị trường toàn cầu với tốc độ chóng mặt và doanh số tăng đều đặn liên tục. Vậy tại sao các sản phẩm “Made in Japan” lại thu hút như vậy? Thực ra, chỉ có một số ít sản phẩm thực sự mới. Phần lớn là những sản phẩm được cải tiến nhẹ nhàng. Để phù hợp với thị hiếu và túi tiền của khách hàng ngày nay.

Bí quyết ở đây chính là các nhà sản xuất luôn tận dụng những cơ hội mới trên thị trường. Liên tục đa dạng hóa sản phẩm và cung cấp nhiều sự lựa chọn mới cho người tiêu dùng. Quá trình đánh giá và cải tiến liên tục của các kỹ sư Nhật đã đem lại những sản phẩm. Và thương hiệu “đổi mới” hàng đầu thế giới như SONY, HONDA, TOYOTA. 

3.3 Xây dựng “văn hóa chịu trách nhiệm”

Đây là một thuật ngữ quản lý kinh doanh hiện đại được nhiều học giả. Và nhà quản trị doanh nghiệp nghiên cứu và áp dụng thành công. Nó yêu cầu mỗi cá nhân trong tổ chức phải chấp nhận trách nhiệm cá nhân và hoàn thành nhiệm vụ được giao một cách có trách nhiệm. Đây cũng là phương châm “lỗi thì do tôi, thành công là của tập thể”.

Một tổ chức cần xây dựng một môi trường văn hoá không đổ lỗi. Nơi mọi người chấp nhận trách nhiệm của mình. Tập thể nên cùng nhau sử dụng năng lực của từng thành viên để sửa lỗi và hoàn thiện sản phẩm dịch vụ. Qua đó, tổ chức có thể xây dựng thương hiệu uy tín hơn và đứng vững trên thị trường.

Xem thêm: 10 cách quản lý nhân viên hiệu quả mà nhà quản lý không thể bỏ lỡ

3.4 Thúc đẩy môi trường văn hoá mở

Sự cởi mở được coi là một điểm mạnh để nhân viên sửa chữa sai sót nhanh nhất. Xây dựng một môi trường văn hoá mở giúp nhân viên trong công ty dám nhìn thẳng vào sai sót. Chỉ ra các điểm yếu trong quá trình hoạt động. 

Thật sai lầm nếu mỗi nhân viên đều coi kiến thức là của riêng mình. Nhà quản lý cần xây dựng tốt hệ thống thông tin quản lý nội bộ. Trong đó các kênh thông tin cần hỗ trợ đắc lực để nhân viên chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm. Giữa các bộ phận, giữa đồng nghiệp, nhân viên với lãnh đạo và ngược lại trong toàn công ty.

3.5 Phương pháp làm việc đồng đội

Xây dựng các đội làm việc hiệu quả là một phần quan trọng trong cơ cấu tổ chức của công ty. Mỗi đội cần được ủy quyền một cách rõ ràng. Trưởng nhóm là người có khả năng tổng quan, hiểu rõ nhiệm vụ và yêu cầu. Và có kỹ năng tập hợp, đánh giá và phân bổ các thành viên theo năng lực để thực hiện dự án một cách hiệu quả.

Mỗi thành viên trong đội cần nỗ lực hợp tác để xây dựng danh tiếng của đội. Đạt được kết quả tốt và liên tục cải tiến theo phương pháp QCC (Quality Control Circle – Vòng kiểm soát chất lượng). Khi hoàn thành nhiệm vụ, mỗi đội cần đánh giá và xếp hạng các thành viên. Tôn trọng uy tín và đặc điểm cá nhân của từng thành viên.

3.6 Quản lý ma trận

Theo nguyên tắc này, việc thực hiện Kaizen dựa trên việc kết hợp nguồn lực. Từ các bộ phận và phòng ban trong công ty, bao gồm việc tận dụng các nguồn lực bên ngoài công ty. Một ví dụ cụ thể là Tập đoàn Boeing đã hợp tác giữa các bộ phận nội bộ của công ty. Khách hàng tiềm năng và các nhà cung cấp để chung tay sản xuất thế hệ máy bay mới Boeing 777, bao gồm phần thân và cánh máy bay.

Kết quả của việc này đã mang lại nhiều lợi ích cho Boeing: không chỉ giảm đáng kể chu kỳ sản xuất. Và chi phí so với các thế hệ máy bay lớn trước đó như Boeing 747. Mà còn kiểm soát lãng phí về nguyên vật liệu, thời gian và nhân công. Rõ ràng là khách hàng đã hài lòng tối đa với sản phẩm của công ty.

3.7 Xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp tích cực

Người Nhật thường không ưa thích sự đối đầu và quan hệ kẻ thù. Mà họ khuyến khích cá nhân tập trung vào hiệu suất công việc. Họ cũng không thích văn hoá đổ lỗi, mà luôn ủng hộ văn hoá tập thể, đảm bảo sự thống nhất trong tổ chức.

Vì vậy, các nhà lãnh đạo Nhật Bản thường thiết lập các chương trình đào tạo kỹ năng để giữ chân nhân viên. Đặc biệt là cho những người quản lý và lãnh đạo, những người có trách nhiệm cao nhất trong việc đảm bảo giao tiếp và trao đổi thông tin hiệu quả.

Nhiều người phương Tây khi gia nhập các công ty Nhật thường ngạc nhiên khi thấy các công ty ở đây dành rất nhiều thời gian và tài nguyên cho các chương trình đào tạo như vậy. Tuy nhiên, điều bất ngờ là kết quả của việc này thường là một khoản đầu tư. Để xây dựng niềm tin, sự trung thành và cam kết lâu dài của nhân viên đối với công ty.

3.8 Phát triển nhận thức về sự nghiêm túc và tự động

Tính kỷ luật tự giác đã tự nhiên hình thành trong tâm hồn người Nhật. Thông qua hệ thống giáo dục tại các trường học, nhà thờ và các tổ chức xã hội. Người Nhật thường tự nguyện thích nghi với các nghi lễ và quy định xã hội nhằm duy trì sự thoải mái và vững tin vào sức mạnh bản thân. Tuy nhiên, đẳng cấp của sự kỷ luật này có thể thấy qua cách họ sẵn sàng hy sinh bản thân. Để đạt được sự đồng thuận với đồng nghiệp và tuân thủ cương lĩnh của công ty. Người Nhật luôn kiểm soát bản thân, sẵn sàng đặt lợi ích của công ty, nhóm. Hoặc cấp trên trên gia đình và cá tính riêng của mình.

3.9 Cung cấp thông tin đến mọi nhân viên

Thông tin đóng vai trò quan trọng nhất trong hoạt động sản xuất kinh doanh hiện đại. Việc truyền đạt thông tin từ người quản lý tới nhân viên phải đảm bảo tính kịp thời, chính xác, đầy đủ và phù hợp với đối tượng. Khi nhận nhiệm vụ từ người quản lý, nhân viên cần hiểu rõ mục tiêu và yêu cầu. Và có trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện các công việc cụ thể hướng đến mục tiêu cao nhất.

Các nghiên cứu từ các nhà quản lý doanh nghiệp đã xác nhận rằng. Để đạt được kết quả xuất sắc như mong đợi, nhân viên cần hiểu sâu sắc về nhiệm vụ, giá trị, sản phẩm, kết quả kinh doanh, quản lý nhân sự và các kế hoạch của công ty. Do đó, việc chia sẻ thông tin với tất cả nhân viên là một cách. Để mỗi thành viên có thể chia sẻ những khó khăn và thách thức của công ty.

Nguyên tắc kaizen là gì? Những đặc điểm theo triết lý của người Nhật

3.10 Thúc đẩy năng suất và hiệu quả

Áp dụng các nguyên tắc của triết lý Kaizen sẽ thúc đẩy năng suất. Và hiệu quả làm việc của công ty thông qua việc áp dụng một số phương pháp như sau:

  • Đầu tư vào đào tạo nhân viên để họ có thể thực hiện nhiều vai trò và nâng cao khả năng đáp ứng công việc.
  • Thúc đẩy sự nhiệt tình và đam mê làm việc thông qua khuyến khích và tạo ra môi trường động lực.
  • Thúc đẩy ý thức trách nhiệm và cam kết đối với công việc của mỗi nhân viên.
  • Dành quyền quyết định cho các nhóm làm việc cụ thể để tăng tính linh hoạt. Và phản ứng nhanh hơn đối với các thay đổi.
  • Thúc đẩy nhân viên đưa ra các quyết định quan trọng và phản hồi tích cực.
  • Tận dụng tài nguyên có sẵn như thông tin, ngân sách, trí lực, sức lực và thời gian một cách hiệu quả.
  • Khuyến khích nhân viên tham gia đưa ra ý kiến và phản hồi để cải thiện quá trình làm việc.
  • Tạo cơ hội cho nhân viên trải nghiệm nhiều vai trò khác nhau để phát triển kỹ năng và kiến thức.
  • Động viên và công nhận những thành tựu và nỗ lực của nhân viên.
  • Sử dụng các công cụ và quy trình quản lý chất lượng để liên tục cải tiến và thích nghi với môi trường thay đổi.

4. Kết luận

Trên cơ sở những nguyên tắc Kaizen này, các tổ chức có thể xây dựng một môi trường làm việc tích cực, sáng tạo và luôn khát khao cải thiện. Việc áp dụng Kaizen không chỉ là một chiến lược kinh doanh mà còn là một triết lý sống. Bằng việc tạo điều kiện để mọi cá nhân trong tổ chức đóng góp ý kiến và tham gia vào quá trình cải tiến. Chúng ta có thể đạt được những thành tựu vượt bậc và tiến xa trên con đường phát triển bền vững. Hãy theo dõi trang tin NextX để biết thêm nhiều thông tin hữu ích hơn trong kinh doanh nhé.