Trong cuộc sống hiện đại ngày nay, khả năng thực hiện nhiều công việc cùng lúc hay còn gọi là “multitasking” đã trở thành một kỹ năng quan trọng và không thể thiếu. Với tốc độ phát triển chóng mặt của công nghệ và nhịp sống nhanh, việc nắm bắt và áp dụng multitasking một cách hiệu quả sẽ giúp chúng ta tối ưu hóa thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc. Vậy multitasking là gì và những lợi ích của nó mang lại là gì? Hãy cùng NextX – Phần mềm quản lý công việc tìm hiểu thông qua bài viết này nhé.
I. Tìm hiểu sơ lược về Multitasking
1. Multitasking là gì?
Multitasking, hay đa nhiệm là khả năng thực hiện nhiều công việc cùng một lúc. Thường được áp dụng trong nhiều lĩnh vực như công việc, học tập, và các hoạt động hàng ngày. Khả năng này đòi hỏi sự tập trung cao độ, khả năng sắp xếp và quản lý thời gian hợp lý, cũng như tư duy linh hoạt để chuyển đổi qua lại giữa các công việc.
Ví dụ như:
Nhiều người thường nghe nhạc khi làm việc hoặc học tập. Điều này giúp họ có thêm tinh thần và hoàn thành công việc tốt hơn khi không nghe nhạc.Hoặc một số người còn tận dụng thời gian xem TV để tập thể dục. Chẳng hạn như chạy bộ trên máy chạy bộ hoặc thực hiện các bài tập YOGA. Sử dụng các ứng dụng học ngoại ngữ hoặc nghe podcast về ngôn ngữ mới khi đi bộ giúp bạn học tập mà không làm gián đoạn hoạt động thể chất hàng ngày.
2. Các hình thức chính của Multitasking
Xem thêm: Quản lý công việc đạt năng suất cao với phần mềm CRM
Theo nghiên cứu của Hiệp hội tâm lý học Hoa Kỳ, có 3 hình thức chính của Multitasking phổ biến:
Đa nhiệm đồng thời (Simultaneous Multitasking): Đây là hình thức Multitasking dễ nhận biết nhất, bao gồm việc thực hiện đồng thời 2 hay nhiều công việc vật lý cùng một lúc.
Ví dụ như:
Vừa nấu ăn vừa nghe điện thoại
Vừa nấu ăn vừa xem tivi
Nói chuyện điện thoại trong lúc lái xe
Đa nhiệm luân phiên (Sequential Multitasking): Đây là hình thức mà bạn chỉ thực hiện một nhiệm vụ về thể chất, nhưng bộ não đang tư duy về một vấn đề khác. Như là tham gia các cuộc họp nhưng đang nghĩ về một công việc chưa hoàn thiện.
Ví dụ như:
Đi học nghe giảng nhưng tay lại làm việc riêng
Vừa xem phim vừa chơi điện thoại
Đa nhiệm liên tục (Continuous Multitasking): Là hình thức “Tận dụng thời gian nhàn rỗi” để thực hiện các công việc nhỏ đan xen trong khi chờ thời gian cho các hoạt động chính.
Ví dụ như:
Kiểm tra Email trong khi báo cáo đang được in
Nghe podcast khi đang chờ xe bus
Trò chuyện điện thoại trong lúc kẹt xe
Xem thêm: 6 Nhiệm vụ của quản lý bán hàng mà bạn cần phải biết trong công việc
II. Lợi ích nổi bật của Multitasking
1. Tăng cường năng suất
Multitasking cho phép tận dụng các khoảng thời gian chờ đợi hoặc rảnh rỗi để thực hiện các công việc khác, giúp tối ưu hóa thời gian. Nhiều nghiên cứu còn cho thấy rằng Multitasking có thể giúp con người cảm giác thỏa mãn hơn về công việc. Từ đó gia tăng hiệu quả công việc. Khi thực hiện đa nhiệm còn giúp bạn tăng khả năng hoàn thành công việc. Bạn có thể hoàn thành nhiều công việc hơn trong cùng một khoảng thời gian. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn phải đối mặt với nhiều nhiệm vụ cấp bách và cần hoàn thành nó trong thời gian ngắn. Bằng cách sắp xếp và xử lý công việc một cách linh hoạt. Bạn sẽ đảm bảo rằng mọi thứ được hoàn thành đúng hạn.
Tận dụng tối đa khả năng suy nghĩ kích thích bộ não bạn hoạt động hiệu quả hơn. Khi bạn xử lý nhiều thông tin cùng lúc, não bộ bạn sẽ trở nên linh hoạt hơn, nhạy bén hơn. Từ đó giúp bạn suy nghĩ nhanh và đưa ra quyết định một cách hiệu quả. Khả năng này không chỉ giúp tăng năng suất mà còn cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề.
Ví dụ:
Giả sử bạn là một quản lý dự án phải theo dõi tiến độ của nhiều nhóm khác nhau. Bằng cách áp dụng multitasking, bạn có thể theo dõi các cuộc họp trực tuyến của từng nhóm, đồng thời cập nhật và điều chỉnh kế hoạch dự án trên các phần mềm quản lý. Nhờ đó, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về tiến độ công việc và có thể điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.
2. Phát triển kỹ năng quản lý thời gian
Multitasking yêu cầu bạn phải đồng thời thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau trong cùng một khoảng thời gian. Điều này đòi hỏi khả năng sắp xếp, ưu tiên và tổ chức công việc một cách hiệu quả để đảm bảo mọi nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn. Khi bạn thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc, bạn cần phải xác định công việc nào quan trọng nhất và cần được hoàn thành trước. Điều này giúp bạn học cách đánh giá mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng nhiệm vụ, từ đó phân bổ thời gian hợp lý hơn. Multitasking giúp bạn có thể tận dụng thời gian chờ đợi của một công việc để làm một công việc khác. Từ đó có thể giảm thiểu thời gian “chết”.
3. Tăng cường khả năng giải quyết vấn đề
Tận dụng Multitasking, bạn thường xuyên phải chuyển đổi qua lại giữa các nhiệm vụ khác nhau. Điều này yêu cầu bạn phải nhanh chóng thích nghi và đưa ra các quyết định tức thì. Qua thời gian, kỹ năng này giúp bạn trở nên linh hoạt và nhạy bén hơn. Khi đối mặt với nhiều vấn đề cùng lúc, bạn sẽ phải tìm ra những cách tiếp cận mới và sáng tạo để giải quyết chúng.
4. Giảm căng thẳng và áp lực
Thay vì tập trung vào một nhiệm vụ lớn và cảm thấy áp lực với deadline gấp. Bạn có thể chia nhỏ công việc thành các phần nhỏ hơn và xử lý chúng đồng thời. Việc này giúp bạn giảm đi sự áp đặt bởi một công việc lớn. Khi bạn có khả năng đa nhiệm tốt, bạn có thể làm việc cùng lúc mà không cảm giác bị quá tải. Điều này giúp giảm bớt căng thẳng do bị đè nén bởi nhiều công việc phải làm.
5. Cải thiện khả năng giao tiếp và làm việc nhóm
Multitasking giúp cho bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn. Khi bạn tham gia vào một dự án nhóm và phải đồng thời viết báo cáo và chuẩn bị bài thuyết trình, khả năng multitasking giúp bạn sắp xếp thời gian hợp lý để hoàn thành cả hai nhiệm vụ mà không bỏ lỡ thời hạn. Multitasking còn giúp bạn nâng cao khả năng lắng nghe và phản hồi nhanh. Ví dụ trong các cuộc họp, bạn có thể vừa lắng nghe ý kiến của các thành viên khác vừa ghi chú lại các điểm quan trọng. Điều này giúp bạn đưa ra phản hồi kịp thời và chính xác, từ đó nâng cao hiệu quả của cuộc họp. Từ đó tăng sự tương tác giữa các thành viên, giúp các thành viên gắn kết hơn. Tăng hiệu quả hoạt động làm việc nhóm.
Xem thêm: 6+ Thủ thuật quản lý công việc cá nhân khoa học có thể bạn chưa biết
III. Những lưu ý khi thực hiện Multitasking
1. Lựa chọn công việc phù hợp
Không phải tất cả công việc đều phù hợp để Multitasking. Một số công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ và không nên bị phân tâm bởi các hoạt động khác. Ví dụ như: phẫu thuật, lái xe, viết lách sáng tạo, v.v. Cần ưu tiên những công việc liên quan đến nhau để tiết kiệm thời gian chuyển đổi và tăng hiệu quả. Tránh multitasking cho các công việc quan trọng, hãy tập trung hoàn toàn vào nó và tránh bị xao nhãng bởi các hoạt động khác.
2. Quản lý thời gian hiệu quả
Cần xác định công việc nào được hoàn thành trước và tập trung vào những công việc quan trọng nhất. Cần phân chia thời gian hợp lý cho các công việc tránh việc nhảy từ công việc này sang công việc khác mà không có kế hoạch. Cũng có thể sử dụng các công cụ quản lý thời gian như lịch, danh sách việc cần làm, ứng dụng nhắc nhở, v.v. để theo dõi tiến độ công việc và tránh bỏ sót nhiệm vụ. Hạn chế những hoạt động gây xao nhãng như kiểm tra mạng xã hội, chơi game, xem phim, v.v. khi đang thực hiện công việc.
Xem thêm: 4 Cách lập bảng kế hoạch công việc giúp tối ưu hiệu suất làm việc
3. Tránh tình trạng quá tải
Nếu bạn cảm thấy căng thẳng, mệt mỏi hoặc mất tập trung. Hãy tạm dừng công việc và nghỉ ngơi. Điều này giúp cơ thể có thể thư giãn đôi chút để có thể tiếp tục công việc một cách hiệu quả hơn. Bạn cũng đừng ngại từ chối những yêu cầu hoặc công việc mới nếu bạn cảm thấy quá tải. Ưu tiên việc đảm bảo sức khỏe tinh thần, đảm bảo ngủ đủ giấc, ăn uống đầy đủ chất dinh dưỡng và dành nhiều thời gian cho các hoạt động giải trí để duy trì sức khỏe tinh thần tốt.
IV. kết luận
Multitasking là một kỹ năng quan trọng và hữu ích trong cuộc sống hiện đại, giúp chúng ta tối ưu hóa thời gian và tăng cường năng suất làm việc. Tuy nhiên, để thực hiện multitasking một cách hiệu quả, chúng ta cần phải nắm vững các kỹ thuật và phương pháp hợp lý, đồng thời tránh những tình huống có thể gây ra sự phân tán sự chú ý hoặc quá tải. Bằng cách áp dụng multitasking thông minh, chúng ta có thể phát triển kỹ năng quản lý thời gian, nâng cao khả năng giải quyết vấn đề, giảm căng thẳng và cải thiện khả năng giao tiếp và làm việc nhóm. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết, hy vọng rằng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn. Hãy theo dõi NextX – Trang tin để biết thêm nhiều thông tin hữu ích nha.
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |