Làm Business Analyst cần kỹ năng gì? Các tác vụ của BA (chuyên viên phân tích)

Trong mỗi dự án, BA – Business Analyst cần làm 6 nghiệp vụ lớn, mỗi nghiệp vụ bao gồm những tác vụ cụ thể. Cùng NextCRM tìm hiểu sâu hơn về các tác vụ của BA trong bài viết này nhé!

Vậy những tác vụ của BA là gì?

Elicitation and Collaboration – Các tác vụ của BA liên quan đến con người

Đúng như tên gọi, Elicitation có nghĩa là khai thác thông tin, Collaboration có nghĩa là cộng tác. Một phần rất lớn, rất quan trọng trong công việc của BA, cũng như bất cứ công việc nào khác, chính là làm việc với những con người. Họ có thể là đồng nghiệp, cấp trên, cấp dưới, khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, chính quyền …

Và một thực tế hiển nhiên là không ai có thể làm việc một mình. Để hoàn thành những công việc nói chung và một dự án phức tạp như của BA nói riêng, chúng ta chắc chắn phải hợp tác với rất nhiều người, hơn nữa còn phải hợp tác thật tốt, thật hiệu quả.

Vậy để khai thác thông tin và cộng tác với các bên trong dự án, BA phải làm những tác vụ gì? Đó là 5 tác vụ dưới đây của BA:

• Prepare for Elicitation – Chuẩn bị khai thác thông tin
• Conduct Elicitation – Tiến hành khai thác thông tin
• Confirm Elicitation Results: Xác nhận thông tin đã khai thác
• Communicate Business Analysis Information: Truyền đạt lại thông tin phân tích nghiệp vụ
• Manage Stakeholder Collaboration: Điều phối sự hợp tác với các bên

Trong nghiệp vụ này, các bạn có thể thấy rất nhiều từ “thông tin”. Phối hợp với những người khác chính là để trao đổi thông tin.

Xem thêm: 10 trách nhiệm hàng đầu của BA – chuyên viên phân tích nghiệp vụ 

Đối với BA, thông tin chính là nguồn tài nguyên quý giá.

BA cần thông tin về mục tiêu dự án, yêu cầu của Chủ đầu tư, yêu cầu từ người dùng để thiết kế ra giải pháp đáp ứng mục tiêu, yêu cầu. BA sau đó phải gửi thông tin đã tiếp nhận cho người cung cấp thông tin đó. Để xác nhận xem thông tin đã đúng, đủ chưa. BA tiếp đến lại gửi thông tin đã xác nhận, đã phân tích và thiết kế cho đội kỹ thuật để họ xây nên giải pháp hoàn chỉnh.

Nếu có điểm nào kỹ thuật cần làm rõ, BA cần nắm rõ câu trả lời hoặc xác nhận lại với khách hàng, cứ thế liên tục trong suốt quá trình làm dự án. BA giống như cây cầu nối giữa hiện tại và tương lai, mà nếu không đủ vững, sẽ không thể dẫn tổ chức đi đến nơi họ mong muốn.

Áp dụng thực tế:

Có câu “Thất bại trong chuẩn bị có nghĩa là bạn đang chuẩn bị cho thất bại”. Khâu chuẩn bị trước khi thực hiện thu thập thông tin là rất quan trọng. Có như vậy buổi khảo sát mới diễn ra suôn sẻ, không tốn thời gian. Người đặt câu hỏi là BA nhìn cũng chuyên nghiệp, chỉn chu, khiến người được hỏi tin tưởng chia sẻ.

Sau khi có thông tin mà không lấy được xác nhận chính thức của bên gửi thông tin thì cũng rất dễ bị dính phốt khi họ lật bánh tráng. Rồi nhiều khi nghĩ cũng tủi, trong lúc có một BA đang cặm cụi hết mình cho dự án thì những người khác lại bận rộn việc khác. Chẳng phản hồi. Lúc này BA phải ra sức dí, kéo họ vào lại, cho họ thấy họ quan trọng cỡ nào, cuộc sống không thể thiếu họ.

BA đa tác vụ như 1 Google “sống”

Khi đã có được thông tin, BA có thể “được” các bên coi như những Google sống. Có điều gì thắc mắc đều có thể hỏi Business Alysist. BA cũng chịu trách nhiệm đưa thông tin rõ ràng chính xác, có lưu trữ căn cứ chứng minh đầy đủ. Chứ không giải thích hết thì dùng hình, hoặc dùng nhiều chữ, nhiều hình hơn nữa.

Mong rằng bài viết được chia sẻ hôm nay đã mang đến cho bạn đọc những thông tin hữu ích. Vẫn còn rất nhiều kiến thức sẽ được đề cập tại phần tiếp theo của series “Các tác vụ của BA”.  

Tham khảo thêm:

Phần mềm CRM cho ngành điện máy điện lạnh bếp

Phần mềm CRM cho vận tải

CRM ngành ô tô

Nguồn: I am a Business Analyst – IABA