Sự phức tạp và khốc liệt về kinh tế đang diễn ra trên toàn cầu. Các doanh nghiệp không ngừng tìm kiếm những phương pháp quản lý hiệu quả để duy trì và phát triển. Một trong những quốc gia nổi bật về khả năng quản lý nhân sự chính là Nhật Bản. Hãy cùng NextX – Phần mềm quản lý nhân sự khám phá những kỹ năng quản lý nhân sự của người Nhật để hiểu rõ hơn về bí quyết thành công của các doanh nghiệp xứ sở mặt trời mọc.
I. Sự tinh tế và lâu dài trong kỹ năng quản lý nhân sự của người Nhật
Trong bối cảnh rối ren về kinh tế như hiện nay, Nhật Bản nổi bật với phương pháp quản lý nhân sự tinh tế và hiệu quả. Một trong những đặc điểm nổi bật trong quản lý nhân sự của các công ty Nhật Bản là chính sách Shushin Koyo (終身雇用) hay chính sách tuyển dụng lâu dài. Điều này không chỉ đảm bảo sự ổn định cho nhân viên. Hình thức đó đã giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.
Xem thêm: Tiết lộ 10 bí quyết giúp quản lý nhân viên hiệu quả
1. Chính sách tuyển dụng lâu dài (Shushin Koyo)
Phần lớn các công ty, các doanh nghiệp Nhật Bản vẫn áp dụng chính sách Shushin Koyo. Tập trung vào việc tuyển dụng những nhân viên có tiềm năng phát triển thay vì chỉ chọn những cá nhân tài năng nhưng không có khả năng thăng tiến. Chính sách này đặt trọng tâm vào thái độ học tập và sự phát triển đồng hành cùng tổ chức. Tạo điều kiện để nhân viên gắn bó lâu dài và cống hiến hết mình.
2. Đào tạo nhân viên toàn diện
Người Nhật rất chú trọng đến việc đào tạo và quản lý nhân viên hiệu quả trở thành những người tổng hợp. Có khả năng học hỏi và làm việc ở bất kỳ bộ phận nào trong công ty. Quy trình đào tạo bắt đầu từ ngày đầu tiên nhân viên bước chân vào công ty, với ít nhất một tháng dành cho việc truyền đạt các kỹ năng quan trọng như Excel, PowerPoint và các phần mềm liên quan khác. Đôi khi, quá trình đào tạo có thể kéo dài cả năm trước khi nhân viên được giao nhiệm vụ thực tế.
3. Đánh giá và phát triển liên tục
Hàng năm, các công ty Nhật Bản thực hiện đánh giá hiệu suất của nhân viên để phân tích điểm mạnh và điểm yếu. Trưởng bộ phận sẽ cùng người quản lý xác định các kỹ năng cần phát triển bao gồm cả kỹ năng cứng và kỹ năng mềm. Nhân viên thường được luân chuyển qua các bộ phận khác nhau sau 1-3 năm để học hỏi thêm về các công việc khác nhau. Tạo điều kiện để họ trở thành những người tổng hợp có thể làm việc linh hoạt.
4. Tinh thần đồng đội và làm việc nhóm
Mặc dù việc đánh giá hiệu suất cá nhân vẫn diễn ra hàng năm, các công ty Nhật Bản đặc biệt coi trọng tinh thần đồng đội. Văn hóa làm việc nhóm được đề cao, với thái độ tiêu cực đối với công việc cá nhân. Thành ngữ “Cọc nhô ra sẽ bị đẩy xuống” (出る杭は打たれる) thể hiện rõ quan điểm này. Nhấn mạnh rằng việc nỗ lực cá nhân quá mức có thể bị phản đối bởi các thành viên trong nhóm.
Xem thêm: 5 kỹ năng cần trau đồi để trở thành nhân viên phát triển sản phẩm giỏi
5. Thăng tiến dựa trên lý thuyết Z của Ouchi
Truyền thống thăng chức sau 8-10 năm làm việc đã dần được thay thế bởi Lý thuyết Z của Ouchi, với việc thăng chức diễn ra sau chỉ 3-5 năm. Điều này không chỉ khuyến khích nhân viên cống hiến hết mình. Mà còn giúp doanh nghiệp giữ chân những nhân tài xuất sắc, đảm bảo sự phát triển bền vững.
II. Tại vì sao cần học hỏi kỹ năng quản lý nhân sự của người Nhật?
Người Nhật nổi tiếng với nền văn hóa làm việc hiệu quả và các kỹ năng quản lý nhân sự của người Nhật, là lý do chúng ta nên học hỏi theo họ. Trước hết, tính kỷ luật cao của người Nhật giúp duy trì trật tự và tạo ra môi trường làm việc ổn định, hiệu quả. Văn hóa làm việc nhóm được đề cao, tăng cường sự đoàn kết. Và giúp giải quyết vấn đề hiệu quả thông qua hợp tác và chia sẻ ý tưởng. Người Nhật cũng chú trọng đào tạo và phát triển nhân viên. Luôn đầu tư vào các chương trình huấn luyện và nâng cao kỹ năng. Từ đó nâng cao năng lực và tạo động lực cho nhân viên phát triển bản thân.
Phương pháp quản lý chất lượng toàn diện (TQM) của Nhật Bản nhấn mạnh vào việc cải tiến liên tục. Và sự tham gia của tất cả mọi người trong tổ chức để nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Nguyên tắc Kaizen khuyến khích mọi người đóng góp ý tưởng cải thiện quy trình. Và công việc hàng ngày, tạo ra sự cải tiến liên tục và nhỏ nhặt. Quản lý Nhật Bản thể hiện sự tôn trọng và quan tâm đến đời sống cá nhân của nhân viên.
Phong các lãnh đạo khiêm tốn, chú trọng lắng nghe ý kiến của nhân viên. Giúp tạo ra sự tin tưởng và tôn trọng từ phía nhân viên. Dù nổi tiếng với văn hóa làm việc chăm chỉ, người Nhật cũng chú trọng đến sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Với các chính sách hỗ trợ nhân viên duy trì sự cân bằng này.
III. Kỹ năng quản lý nhân sự của người Nhật được ứng dụng thế nào?
1. Tạo điều kiện để mọi người thể hiện ý kiến cá nhân
Xem thêm: “Bật mí” 6 cách quản lý nhân viên cứng đầu dành cho doanh nghiệp
Người Nhật coi trọng việc lắng nghe và khuyến khích tất cả các thành viên trong tổ chức thể hiện ý kiến cá nhân. Trong môi trường doanh nghiệp, việc này không chỉ tạo ra cơ hội để mọi người góp ý. Mà còn giúp khai thác được những ý tưởng sáng tạo và giải pháp hiệu quả từ chính những người trực tiếp tham gia vào công việc là khi nhân viên cảm thấy ý kiến của họ được coi trọng. Họ sẽ chủ động hơn trong việc đóng góp ý tưởng và cải tiến quy trình làm việc. Điều này không chỉ thúc đẩy hiệu quả công việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực. Nơi mà mọi người cảm thấy được đánh giá và động viên.
Việc khuyến khích sự đóng góp ý kiến không chỉ giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Mà còn củng cố mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên. Một môi trường làm việc cởi mở và khuyến khích mọi người thể hiện quan điểm giúp xây dựng sự đồng lòng, nâng cao tinh thần đồng đội. Và làm tăng khả năng giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.
2. Sự lắng nghe từ vị trí lãnh đạo
Tinh thần lắng nghe của lãnh đạo là một yếu tố then chốt trong văn hóa quản lý của người Nhật. Lãnh đạo không chỉ đưa ra yêu cầu và chỉ thị mà còn chủ động lắng nghe và quan tâm đến ý kiến và cảm nhận của nhân viên. Ví dụ, các nhà lãnh đạo Nhật Bản thường đặt câu hỏi như “Có điều gì tôi có thể giúp bạn không?”. Để hiểu rõ hơn về những thách thức và nhu cầu của nhân viên.
Sự lắng nghe này giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực. Nơi mà nhân viên cảm thấy được tôn trọng và đánh giá cao. Khi lãnh đạo thể hiện sự quan tâm đến sự phát triển cá nhân của từng nhân viên. Không chỉ tạo ra động lực mạnh mẽ mà còn thúc đẩy nhân viên làm việc với tinh thần tích cực và sáng tạo. Điều này góp phần xây dựng một môi trường làm việc năng động và sáng tạo, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.
3. Làm việc theo nhóm
Các kỹ năng quản lý nhân sự của người Nhật thường áp dụng phương pháp làm việc theo nhóm. Để tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên trong tổ chức. Phương pháp này khuyến khích nhân viên đảm nhận nhiều vai trò khác nhau. Từ đó giúp họ phát triển kỹ năng đa dạng và giảm thiểu sự đơn điệu trong công việc hàng ngày. Việc làm việc trong các nhóm khác nhau không chỉ giúp nhân viên linh hoạt hơn trong việc chuyển đổi công việc. Tăng cường khả năng thay thế khi có thành viên vắng mặt.
Ngoài ra, các nhóm nhân viên tại Nhật Bản thường có khả năng tự kiểm soát chất lượng và sửa chữa các thiết bị của mình. Điều này không chỉ giúp nâng cao chất lượng công việc mà còn tăng cường sự kết nối giữa các thành viên và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Việc áp dụng chiến lược làm việc theo nhóm giúp tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả. Nơi mà sự liên kết mạnh mẽ giữa các nhân viên góp phần vào sự thành công toàn diện của tổ chức.
4. Ưu tiên chuyển bộ phận cho nhân viên tài năng
Một trong những kỹ năng quản lý nhân sự của người Nhật là việc luân chuyển nhân sự. Chính sách này không chỉ giúp tiết kiệm nguồn lực mà còn giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp. Việc chuyển bộ phận cho nhân viên tài năng giúp họ phát triển kỹ năng đa dạng. Và hiểu rõ toàn bộ quy trình công việc của doanh nghiệp. Điều này tạo ra một đội ngũ đa năng và linh hoạt, có khả năng thích ứng với các thay đổi và nâng cao hiệu suất làm việc.
Luân chuyển nhân sự còn mang lại sự đổi mới và ý tưởng mới cho tổ chức. Nhân viên chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác có thể mang theo kiến thức và kinh nghiệm từ các bộ phận trước đó. Từ đó thúc đẩy sự sáng tạo và nâng cao năng suất làm việc. Việc áp dụng chiến lược này không chỉ giúp tăng cường sự phát triển cá nhân. Mà còn góp phần vào sự thành công và bền vững của doanh nghiệp.
5. Xây dựng sự ổn định trong công việc và lòng tin tưởng
Người Nhật đặc biệt chú trọng đến việc xây dựng sự ổn định trong công việc và lòng tin tưởng trong tổ chức. Đảm bảo sự ổn định việc làm không chỉ tạo ra sự yên tâm cho nhân viên. Mà còn giúp họ phát triển và cống hiến nhiều hơn cho công ty. Khi nhân viên cảm thấy an tâm về việc giữ được công việc. Họ sẽ gắn bó lâu dài với tổ chức và làm việc với tinh thần cống hiến.
Sự ổn định việc làm còn cải thiện mối quan hệ giữa cấp lãnh đạo và nhân viên. Giúp tăng cường hoạt động và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Một môi trường làm việc đáng tin cậy và hỗ trợ giúp nhân viên cảm thấy được khuyến khích và ủng hộ. Thúc đẩy sự phát triển cá nhân và tập thể, góp phần vào thành công chung của tổ chức.
6. Quyết định dựa trên sự đồng lòng và hiểu nhau
Quy trình đưa ra quyết định trong các doanh nghiệp Nhật Bản thường dựa trên sự đồng lòng và hiểu biết chung. Hệ thống ringi, ví dụ, là một phương pháp quản lý giúp đảm bảo mọi thành viên đều có tiếng nói thống nhất về mục tiêu và quyết định của công ty. Quy trình này có cấu trúc rõ ràng và được tính toán kỹ lưỡng. Tập trung vào những tác động dài hạn hơn là ảnh hưởng ngắn hạn.
Quá trình đạt đồng thuận giúp đánh giá và thảo luận một cách tổng quan về các quyết định. Mọi người có thể đóng góp ý kiến và ý tưởng của mình. Và quyết định cuối cùng được đưa ra dựa trên sự thống nhất và sự hiểu biết chung. Điều này không chỉ giúp tránh xung đột mà còn đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh. Và hệ quả của quyết định đã được xem xét một cách toàn diện, từ đó giúp tổ chức hoạt động hiệu quả và bền vững.
IV. Kết luận
Sự thành công của các doanh nghiệp Nhật Bản không chỉ nằm ở công nghệ tiên tiến hay sản phẩm chất lượng cao. Mà còn ở những kỹ năng quản lý nhân sự tinh tế và hiệu quả. Áp dụng những kỹ năng quản lý nhân sự của người Nhật có thể là chìa khóa giúp doanh nghiệp của bạn vươn tới tầm cao mới. Nâng cao năng suất và tạo dựng môi trường làm việc lý tưởng. Liệu bạn đã sẵn sàng học hỏi và áp dụng những bí quyết quý giá này vào thực tiễn? Hãy theo dõi trang tin NextX để biết thêm nhiều thông tin hữu ích trong kinh doanh nhé.
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |