Việc nói chuyện với đối phương qua phương thức qua điện thoại dễ dàng giao tiếp, tiện lợi, nhanh gọn. Từ đó giúp bạn dễ dàng “tiếp nhận” dù họ ở bất kỳ nơi đâu. Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại cũng cần thời gian và kinh nghiệm để phát triển. Bạn có thể cải thiện kỹ năng này bằng cách thực hành thường xuyên và chú ý đến phản hồi của người khác để điều chỉnh và hoàn thiện phong cách giao tiếp của mình qua điện thoại. Từ đó cùng NextX – Phần mềm quản lý telesale tìm hiểu bài viết dưới đây để trau dồi kỹ năng giao tiếp qua điện thoại giúp cho cuộc trò chuyện đáng nhớ và hiệu quả hơn.
Gợi ý cải thiện kỹ năng giao tiếp qua điện thoại hiệu quả
Xem thêm Mobile CRM là gì? 9 tiêu chí lựa chọn CRM Mobile App cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra:
NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm quản lý telesale,… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại là một kỹ năng telesale quan trọng. Trong mọi điều kiện của môi trường làm việc và trong cuộc sống hàng ngày.
Kỹ năng nói chuyện qua điện thoại với ngôn ngữ cơ thể
Dù qua điện thoại các yếu tố như giọng nói, tốc độ. Và cách diễn đạt vẫn có thể phản ánh thông điệp của bạn. Điều này thì bạn nên thể hiện nói chậm rãi, rõ ràng và tỉnh táo. Hãy cảm thông và lắng nghe chăm chỉ các cuộc trò chuyện. Vì không thể nhìn thấy biểu cảm hoặc ngôn ngữ cơ thể của người khác qua điện thoại. Giọng nói và ngôn ngữ cơ thể của bạn trở thành yếu tố quan trọng. Để truyền đạt những thông điệp và tạo sự hiểu nhất có thể. Sử dụng giọng điệu phù hợp và biểu cảm giọng nói để truyền đạt ý kiến và tình cảm.
Ngôn từ phù hợp trong kỹ năng giao tiếp qua điện thoại
Xem thêm Phần mềm CRM – Bí quyết giữ chân khách hàng – tăng doanh số
Sử dụng những từ ngữ phù hợp và lịch sự, tránh dùng ngôn ngữ không chuyên nghiệp hoặc gây hiểu lầm. Đặc biệt, khi trò chuyện với khách hàng hoặc đối tác kinh doanh. Với kỹ năng giao tiếp này thì hãy sử dụng ngôn từ chuyên nghiệp và lịch sự.
Nghe và hiểu rõ vấn đề khi nói chuyện qua điện thoại
Lưu ý khi giao tiếp qua điện thoại hãy lắng nghe kỹ và đảm bảo bạn hiểu rõ thông điệp của người khác trước khi đưa ra phản hồi. Hỏi thêm câu hỏi nếu cần để đảm bảo sự hiểu rõ và tránh hiểu lầm. Khả năng lắng nghe điện thoại là một kỹ năng giao tiếp qua điện thoại quan trọng khi nói chuyện với đối phương. Hãy lắng nghe chăm chỉ và cố gắng hiểu rõ thông điệp của người đang nói chuyện. Đặt câu hỏi và xác nhận hiểu biết để đảm bảo sự hiểu rõ.
Nâng cao kỹ năng lắng nghe qua điện thoại
Tránh những thứ xao nhãng hoặc làm nhiều việc cùng một lúc trong khi nói chuyện qua điện thoại. Tập trung vào cuộc trò chuyện và tạo một môi trường yên tĩnh để nghe và nói. Trong một số trường hợp, có thể xảy ra xung đột hoặc khó khăn trong cuộc trò chuyện qua điện thoại. Kỹ năng xử lý tình huống giao tiếp qua điện thoại xung đột giúp bạn hiểu vấn đề, trở kịp một cách tỉnh táo và xây dựng các giải pháp hoặc thỏa thuận hợp tác.
Cung cấp thông tin rõ ràng trong kỹ năng giao tiếp qua điện thoại
Khi bạn đưa thông tin qua điện thoại, hãy đảm bảo rằng bạn cung cấp thông tin một cách rõ ràng và chi tiết. Tránh sử dụng ngôn ngữ không rõ ràng hoặc mập mờ. Điều này sẽ có thể gây ra hiểu lầm và các khó khăn trong cuộc nói chuyện. Kỹ năng nói chuyện điện thoại diễn đạt rõ ràng là khả năng truyền đạt thông điệp. Một cách dễ hiểu và chi tiết mà không có sự hiểu nhầm. Sử dụng ngôn từ ngắn gọn, rõ ràng và cung cấp thông tin cần thiết một cách mạch lạc.
Tự tin và lịch sự trong cách giao tiếp
Hãy nói chuyện với sự tự tin, lịch sự và tử tế khi nói chuyện với ai đó qua điện thoại. Giới thiệu bản thân một cách rõ ràng và khi kết thúc cuộc gọi. Hãy chúc mừng hoặc cảm ơn đối tác của bạn. Sẵn sàng truyền đạt thông điệp của mình một cách rõ ràng và chắc chắn. Tự tin trong giọng nói và lựa chọn từ ngữ sẽ tạo sự tin tưởng và tạo ấn tượng tốt đối với người nghe.
Rèn luyện các kỹ năng giao tiếp qua điện thoại
Cách telesale hiệu quả qua điện thoại cần được thực hành để trở nên thành thạo hơn. Bạn có thể thực hành bằng cách tham gia vào các cuộc gọi tập trung. Hoặc thực hiện các bài tập mô phỏng trong các tình huống giao tiếp qua điện thoại. Giao tiếp qua điện thoại có thể đa dạng với nhiều loại người và tình huống khác nhau. Kỹ năng tự thích ứng giúp bạn thích nghi với phong cách giao tiếp của người khác, điều chỉnh tốc độ và cách diễn đạt thông điệp để tương thích và hiệu quả trong từng tình huống.
Người gọi cần kỹ năng giao tiếp qua điện thoại những gì?
Xem thêm Top 11 phần mềm quản lý công việc được sử dụng nhiều nhất hiện nay
Chọn thời điểm gọi điện phù hợp
Lựa chọn thời điểm và thời lượng bao lâu cho cuộc gọi. Là cách liên lạc qua điện thoại đầu tiên mà bạn nên cân nhắc. Bởi vì người nghe có nhấc máy hay không và cuộc gọi có đạt được hiệu quả. Mong muốn hay không phần lớn phụ thuộc vào thực tế này. Về mặt thời gian, ngoại trừ những cuộc gọi khẩn cấp. Thì nên tránh gọi điện cho đối phương vào những thời điểm nhạy cảm như đêm khuya hay trong giờ ăn. Để tránh làm gián đoạn sinh hoạt thường ngày. Và gây khó chịu cho người cầm điện thoại nghe máy. Ngoài ra, nếu nội dung cần diễn đạt không thể tóm tắt bằng một ngắn gọn nên hỏi trước xem người kia có thực sự sẵn sàng trả lời điện thoại hay không.
Hãy bắt đầu bằng lời chào kỹ năng giao tiếp qua điện thoại
Bất kể doanh nghiệp của bạn là gì, một lời chào là điều cần thiết trong bất kỳ cuộc trò chuyện nào. Tùy vào đối tượng khán giả mà bạn có thể mở đầu bằng những nội dung khác nhau. Nếu người đối diện là khách hàng thì ngoài lời chào bạn còn phải giới thiệu tên mình và mục đích cuộc gọi. Một lời chào không chỉ giúp bạn thể hiện sự lích sự và tôn trọng với người cầm điện thoại mà còn giúp bắt đầu cuộc trò chuyện suôn sẻ và vui vẻ hơn.
Chào hỏi là kỹ năng giao tiếp qua điện thoại cơ bản nhất trong giao tiếp qua điện thoại mà chúng ta không nên bỏ qua. Từ đó chăm sóc khách hàng qua điện thoại dễ dàng hơn bao giờ hết, không chỉ khách hàng mà những người thân, bạn bè,…cũng cảm thấy dễ chịu.
Chuẩn bị những nội dung gì mà bạn muốn nói trong giao tiếp
Đừng để mình rơi vào thế bị động nếu bạn là người gọi điện nhưng mà bạn không biết nói gì. Trước hết là khả năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại. Việc nói chuyện với bạn có thể khiến khách hàng bị khó chịu và tránh lãng phí thời gian cho cả hai bên nếu bạn chần chừ thì sẽ bị ngắt lời. Tốt hơn hết bạn nên sắp xếp suy nghĩ của mình hoặc viết ra những điều đã nói và diễn đạt chúng một cách tự nhiên nhất có thể.
Giọng nói vừa phải và rõ ràng giọng điệu dễ nghe
Về bản chất, giao tiếp qua điện thoại không rõ ràng như giao tiếp trực diện nên trong quá trình trao đổi. Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại phải được rèn luyện với giọng điệu chậm rãi, rõ ràng. Giọng nói vừa phải, chậm và không được quá nhanh so với. Khi nói, bạn cần tập trung vào câu chuyện, không nên nói linh tinh ngoài lề với công việc kinh doanh của mình. Nếu cẩn thận hơn, bạn có thể hỏi xem người kia có nghe rõ hay không kịp thời thay đổi.
Nói lời chào tạm biệt khi kết thúc cuộc nói chuyện
Một lời chúc tốt đẹp, một lời tạm biệt thân thiện hay một lời cảm ơn ai đó. Đây đều là những điều lịch sự sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt người cầm nghe điện thoại. Ngoài ra, đó cũng là tín hiệu cần thiết để giúp cả hai bên biết rằng cuộc trò chuyện đến đây kết thúc. Nếu nội dung vừa thảo luận quá dài nên tóm tắt lại một số điểm chính trước khi kết thúc bài nói. Để cho người nghe có thể nhanh chóng tóm tắt những điều cần nhớ.
Kỹ năng nói chuyện qua điện thoại khi là người nghe
Xem thêm Tăng cơ hội chốt Sales trở nên nhanh chóng nhờ phương pháp
Bắt máy nhanh nhất nếu có thể
Khi đã sẵn sàng gọi, hãy nhấc máy ngay để cho người gọi sẽ không phải đợi quá lâu. Nếu cuộc gọi đến vào thời điểm bạn không có mặt. Hãy thể hiện phép lịch sự gọi lại và nêu lý do bạn không thể trả lời sớm hơn. Đây là cách giao tiếp qua điện thoại quan trọng mà bạn cần nắm vững. Nếu muốn được coi là một người thông minh và nhiệt tình.
Thái độ tích cực trong kỹ năng giao tiếp qua điện thoại
Dù không được thể hiện rõ ràng như trong hội thoại trực tiếp. Nhưng người nghe sẽ vẫn có thể cảm nhận được thái độ của chính mình trong cuộc trò chuyện. Phản hồi nhanh, cởi mở và hài lòng trong các cuộc trò chuyện, họ cảm thấy dễ dàng chia sẻ hơn và được tôn trọng hơn. Ngay cả khi người gọi là người lạ hoặc những người đưa ra những lời đề nghị không cần thiết. Bạn cũng không nên cáu kỉnh hoặc tức giận vô cớ. Hãy từ chối một cách lịch sự và nói lời tạm biệt. Khi nói, hãy chú ý và tập trung lắng nghe người nói. Sẽ là thô lỗ nếu bạn nghe lén cuộc trò chuyện trong khi ăn, uống hoặc làm việc riêng. Đừng thiếu tôn trọng người nghe, dù hành động đó của bạn là vô ý hay cố ý.
Kỹ năng cần thiết không để đối phương độc thoại
Giao tiếp chủ động là một kỹ năng nói chuyện qua điện thoại quan trọng mà nhiều người thường sẽ bỏ qua. Trên thực tế, nếu người gọi đã chịu khó chuẩn bị nội dung để chia sẻ với bạn thì người nghe cũng nên đáp lại bằng cách tiếp nhận lời nói và lắng nghe. Phản hồi hoặc chia sẻ cảm xúc của mình. Những câu trả lời ngắn gọn như “có”, “tiếp tục”, “đã hiểu” “ vâng”… Dù ngắn đến đâu thì chúng đều là dấu hiệu cho người đối diện thấy rằng bạn đang tích cực lắng nghe.
Chuẩn bị sẵn giấy bút để sử dụng khi cần thiết
Đối với những bài phát biểu quan trọng, chẳng hạn như đưa ra công việc. Ý tưởng hay thông tin cần thiết, việc chuẩn bị giấy và bút trước khi nghe cũng là một mẹo hữu ích. Điều này cho phép bạn nhanh chóng lưu lại những số điện thoại. Hoặc thông tin quan trọng trong cuộc trò chuyện, tránh tình trạng mất thông tin. Ngoài ra, kỹ năng giao tiếp qua điện thoại này sẽ giúp bạn chủ động hơn. Trong việc giải đáp các thắc mắc của người gọi.
Nhắc lại những nội dung cuộc trò chuyện
Khi kết thúc cuộc gọi, bạn nên nhắc lại những điểm chính vừa nghe để xác nhận với người gọi nếu họ bỏ sót điều gì khác. Ngoài ra, kỹ năng giao tiếp qua điện thoại như vậy còn cho thấy bạn đã lắng nghe rất kỹ cuộc trò chuyện. Điều này giúp người gọi cảm thấy hài lòng và được đánh giá cao.
Bạn chỉ nên kết thúc cuộc gọi khi cả hai bên không còn mối quan tâm hay thắc mắc nào dành cho bên kia nữa. Điều quan trọng nữa là phải nói lời cảm ơn hoặc tạm biệt trước khi tắt máy.
Kết luận
Bài viết dưới đây NextX cho bạn nhớ rằng, như với bất kỳ kỹ năng nào khác. Việc cải thiện kỹ năng giao tiếp qua điện thoại cũng đòi hỏi thời gian và sự kiên nhẫn. Tuy nhiên, với thực hành và ý thức cải thiện, bạn sẽ ngày càng trở nên thành thạo hơn trong kỹ năng giao tiếp qua điện thoại. Ngoài ra nếu bạn là doanh nghiệp cũng cần những phần mềm chăm sóc khách hàng bằng các quy trình sales. Hãy theo dõi trang tin NextX về phần mềm CRM cho doanh nghiệp tốt nhất dành cho bạn.
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
